文件编号及文件档案管理规定.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页 共1页质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008) 文件序号： 11.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”； 3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系 要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。

b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称： 文件编号： 版本： 修改码： ；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“〔第二版〕”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系 要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“〔第二版〕”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份” J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年 “模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》” 《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008” ；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号” HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。

YB－月报代号例如：公司2008年“爱情海”项目的第3期监理月报的编号为：“XCJ-YB-2008”；（第3期，总第27期）（6）监理/代建档案编号：“XCJ—J/DD（年份＋HT＋合同顺序号）－归档年份”J/DD－监理或代建档案代号；卷？－第几卷例如：公司2008年归档2006年第5个监理合同项目的监理档案编号为“XCJ—JD（06HT05）－2008（卷一）”，余类推4.文件档案管理规定4.1 文件档案存档保管按《文件控制程序》（XCJ-CX4.2.3-2008）第5.1条和GB/T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》执行；4.2 文件资料要求专人管理，及时整理，建立卷盒，分类编目，分类归档；4.3 公司存档保管的文件档案，由办公室设专门的档案室和档案柜存放，并由专人保管；4.4 文件档案由各部门做好文件的编目、分类和存档，需公司存档的，应送办公室一份存档；4.5 工程项目的监理/代建工程档案是文件档案的主要组成之一，监理/代建工程档案由项目监理/代建部做好整理、分类、编目归档和使用期的保管工作，工程竣工后报送公司办公室存档4.5.1 监理过程工程档案按顺序统一划分为五个分卷：一、第一卷 监理手册及工程验收；二、第二卷 合同预算及投资控制；三、第三卷 进度控制；四、第四卷 质量技术；五、第五卷 综合五个分卷。

需要存放工程设计图纸及设计文件档案的，列入第四卷 质量技术分卷档案内；监理过程工程档案五个分卷参见本规定附件5：“监理过程工程档案卷内资料目录”；4.5.2 监理/代建工程档案存档后统称监理/代建档案，统一使用硬面档案卷，内页装订使用A4复印纸；4.5.3 监理/代建工程档案封面及内页档案卷内目录格式见附件1：“监理档案封面及内容”；4.5.4 监理/代建工程档案各卷可由一册或多册组成，每个档案的每册装订页数不超过200页，每页应有连号页码；同时应有文件资料总目录，本卷目录和本册目录；4.5.5 监理/代建工程档案，应按厦门市规定时间由项目监理/代建 部整理上报业主和有关部门，并同时报送公司一份存档；4.5.6 应用计算机进行辅助管理的部门和监理/代建项目，其监理/代建档案资料应利用计算机进行处理并及时备份1份，将计算机存盘资料和其它声像资料一并作为监理/代建档案报送存档4.6 各类档案应妥善加以保护，防止损坏；4.7 档案保存期参照厦门市工程建设档案保存时间和有关规定执行；4.8 超过保存期的档案,可作销毁处理,销毁程序按《文件控制程序》（XCJ-CX4.2.3-2008）执行5. 附件5.1 附件1：《监理/代建档案案卷封面》5.2 附件2: 《监理/代建工程档案卷内目录》5.3 附件3：《监理/代建工程档案卷内备考表》5.4 附件4：《案卷脊背》，见GB/T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》5.5 附件5：《监理工程过程档案内容》5.6 附件6：《监理工程竣工档案内容》5.7 附件7：《代建工程竣工档案内容》附件5厦门协诚工程建设监理有限公司 监理工程过程档案内容目录第1页共7页序号资料名称依据及表单号备 注一、第一卷 监理手册及工程验收1监理业务手册（1）监理业务手册（2）监理大纲（3）监理合同（4）监理规划（5）监理工作总结（6）业主对监理工作的鉴定与评价（7）其他2建设前期资料（1）规划许可证（2）施工中标通知书（3）《施工监理项目登记表》（4）《工程项目主要监理班子人员登记表》含上岗证及人员变更通知（5）《建设工程项目开工备案表》（6）《工程项目主要施工人员登记表》（7）《工程项目建设单位现场管理人员登记表》（8）勘察、设计、施工总分包资质证书（9）监理资质证书（10）其他3工程竣工验收资料（1）竣工质量等级核验资料·《单位工程质量验收记录表》·《分部工程验收汇总表》·《质量保证资料核查记录》·《单位工程观感质量检查记录》·《工程初验报告》厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第2页共7页序号资料名称依据及表单号备 注·《工程质量评估报告》（2）竣工验收及备案资料·《建设工程竣工验收通知单》·《建设工程竣工验收报告》·工程施工许可证·勘察单位质量检查报告·设计单位质量检查报告·施工单位竣工报告·监理单位质量评定报告·建设单位按合同约定支付工程款证明·规划房产部门出具的认可证明·公安消防、人防、环保、电梯、起重机械等管理部门认可文件或准用证·房屋建筑工程质量保修书·住宅使用说明书·《建设工程竣工验收备案申请表》·《建设工程竣工验收备案证明书》二、第二卷 合同预算及造价控制1合同协议文件（1）监理合同存第一卷（2）施工合同·总包施工合同、中标通知书·分包施工合同、中标通知书·专业分包合同、中标通知书厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 。