物资采购管理平台建设以及工程物资管理办法.doc

物资采购管理平台建设方案以及工程物资管理办法 XXX集团物资采购管理平台建设方案为了规范集团公司物资采购行为，提高物资采购管理效率，增加物资采购透明度，降低物资采购成本，集团公司计划推行基于ERP管理模式的规范化、透明化物资采购管理形式，逐步建立物资采购管理平台，以达到信息共享、互相监督的目的一．物资采购管理现状目前，集团公司的物资采购主要分为两种管理模式，一种是由集团公司进行投资的项目，采取各单位申请，集团公司领导审批，经营管理部具体负责的模式；另一种即各分（子）公司的物资采购由各公司独立进行，集团公司对于此类采购业务缺乏有效监管两种管理模式的共同存在，不利于集团公司解决采购过程中出现的市场调研不充分、价格不透明、采购流程不规范、采购物资质量得不到保证等问题二、物资采购统一管理建设方案为了集中管理各单位的物资采购，有效降低企业采购成本，筛选优质供应商，集团公司根据各单位实际情况，拟推出统一管理建设方案该方案建议如下：1、物资采购应当坚持公开透明原则、公平竞争原则和诚实信用原则，严格执行集团公司的有关规定2、各分、子公司根据本公司物资实际需求提出采购请示报告，请示报告的内容包括物品的名称、规格型号、数量、价格、具体用途等，报各公司分管领导批示。

3、集团公司经营管理部对采购请示报告进行审查，确定物资的采购型号、数量等是否符合相关设计、技术、审计要求；具体采购过程由使用单位、经营管理部共同组成采购小组，具体办理采购事宜采购人员在办理采购事宜前，要详细查阅有关技术资料和技术要求，结合各分、子公司实际情况，落实供应商资料库信息、业务往来历史数据，调研市场行情，推荐优质供应商，指导采购业务的进行；本着货比三家的原则，与有关厂家联系，必要时进行实地考察，了解产品的价格、质量、性能等，并出具采购调研报告，提交集团公司领导研究通过后，方可组织采购4、凡适于招标的，由采购小组组织评委进行招投标，程序严格按照招投标管理制度进行5、对暂时由各分、子公司进行的采购，集团公司依据供应商资料库推荐合适供应商的同时对采购业务全程进行监督，对数量、价格不合理的及时进行核实和汇报6、对审核通过的采购请示报告，要按照《合同法》规定与供应商签订严密的购销合同，并按规定办理合同会签；经营管理部重点对具有以下特点的采购业务进行监督：（1）采购合同的签订没有选择具有多次合作经历和良好信誉的供应商，而选择新供应商的采购行为；（2）采购价格、数量、频率较以往采购明显有差异的；（3）历史采购业务存在问题，继续进行类似采购的；（4）采购到货周期、付款方式等有较大变动的。

7、采购物资一经到货，采购小组应立即组织人员进行验收验收包括实物验收和技术验收实物验收要根据订货合同、装箱单的内容与实物逐样核对，验收结果认真填写实物验收单技术验收要根据产品的技术要求对产品的性能和质量进行详细检查，检查结果认真填写技术验收单对验收不合格的产品，要及时做出退货、换货、索赔处理验收合格后财务资产管理中心与供应商依据相关规定进行挂账和结算三、物资采购管理平台功能描述相对集中的物资采购管理模式的成功推行，应建立物资统一采购管理平台，可及时掌握各单位的运行状况、投资资金的使用情况，为下一步投资决策提供辅助信息，同时也为集团公司优化物资配置，提高物资管理效率提供依据物资管理平台可以实现下面几个内容：1、该平台具备能够囊括所有采购物资业务往来记录、数据具体详实的数据库体系，具备各领导逐级审批电子化流程的功能2、通过物资信息平台建立与供应商的联系，准确、快捷的获取得供应商数据，并制定集团公司统一的物资编码和标准，各分（子）公司可参照执行3、实现物资的基本信息管理，对资产的购置、使用等情况进行监控4、准确、实时掌握资产的净值、总量、使用和分布情况，及时发现闲置或浪费等情况，实现资产的优化配置和合理使用，提高资产使用率。

5、提供采购物资的分析工具，依据决策要求提供资产数据的统计、分析，充份利用数据库中存储的相关数据进行数据挖掘工作，为下一步的投资提供依据四、物资采购管理平台推广1、该软件的设计必须符合实际应用，经营管理部、财务部门、各分子公司可依据各自管理需要和特点，对采购信息管理平台软件提出能够有效管理物资采购信息的具体要求，能够让最终投入使用的软件功能齐全，使用简便，操作起来得心应手2、物资采购信息管理平台应用后，各相关单位和部门应由软件设计公司对使用人员进行软件的培训，尽快适应平台办公3、物资采购管理平台统一要求将所有的物资采购历史数据录入，建立完善数据库，方便采购部门、财务部门、各分管领导的信息查阅和管理该平台对各分、子公司采购部门来说可以便捷查询历史业务往来数据，掌握采购价格波动规律，提高工作效率；各分、子公司管理层可以即时掌握采购、仓储实时数据，合理调度安排生产；集团决策层可以全面了解集团公司的一线业务数据和物资管理现状，从而做出准确的企业发展战略决策物资采购信息管理平台正常运转后，将切实规范物资采购流程，严格审批权限，简化物资采购手续，提升集团公司的运转效率，促进集团健康快速发展 工程物资管理办 1 总 则1.1 本办法适用于公司各生产单位的工程物资管理。

1.2 实行科学管理，严格按照程序组织订货、采购、运输、收发、贮存工作，防止物资积压，降低物资损耗，节省流通费用，加速物资和资金周转1.3 监督施工生产单位合理使用物资、能源加强定额管理，严格验收、发放、回收和核销制度开展节能节约、代用和综合利用措施，节能降耗，降低企业成本 2 物资管理机构职责2.1.1 指导公司各单位贯彻执行国家、行业、企业有关物资管理的方针、政策、法律、法规、规范、规章、标准和制度2.1.2 参加编制公司物质和节能管理办法，并参加实施、监督和检查2.1.3 负责对全公司各生产单位的物资采购、供应、验收、贮存、使用等物资管理、成本管理和节能降耗工作的指导、协调和检查工作组织TQC攻关活动，负责推广典型经验，促进全公司物资供应和物资现代化管理工作2.1.4 负责全公司物资方面贯标工作和管理，负责分管程序《物资机械采购控制程序》的编制、修订和检查指导实施工作，履行其它程序中的相应职责2.1.5掌握全公司周转材料的数量、动态，依据变化情况及时调整台帐；负责公司周转料租赁费的验工计价工作2.1.6 负责全公司周转材料的购置、评估、处理工作，负责公司资产清查和内部预算中有关物资方面的工作。

2.1.7 组织开展全公司物资执法大监察活动，并负责监察材料的总结、上报工作2.1.8 负责全公司各种物资统计报表的收集、保管和上报工作组织开展物资大清查，并统计上报2.1.9 定期或不定期组织物资管理的检查和评比活动2.1.10负责物资招标采购的管理工作，参与物资集中和招标采购，指导基层单位的物资采购工作2.1.11 协助主管部门对基层单位的物资人员进行培训2.2.1组织实施上级颁布的物资管理标准、制度、办法，按照公司物资管理办法的要求，实现物资计划采购、检验、发放的有效控制，确保使用的物资符合标准的物资成本管理工作，制定本单位物资成本管理措施，并负责实施2.2.3 负责本单位的物资管理工作，履行主责程序文件的相应职责2.2.4负责物资采购计划、供应、验收、贮存、发放、使用等日常管理工作2.2.5 负责对所辖项目的物资管理工作进行监督、协调、检查2.2.7负责顾客提供产品的供应和管理工作2.2.8 负责本单位物资采购计划的编制及组织供应工作，确保现场需要2.2.9 负责本单位周转料具的购置、建帐、租赁、使用、保管、摊销、报废等工作2.2.10 负责收集填报公司要求提报的物资统计报表2.2.11负责本单位物资的招标采购工作。

3工程物资计划及统计管理3.1.1 物资需用计划编制程序：生产单位施工技术部门按照公司下达的年度施工生产计划，依据工程设计文件或施工图纸中的实物工作量、施组和物耗定额，按实计算工程量，编制单位工程主要物资需用计划物资需用计划应在开工前一次编制完成，经技术负责人审核，主管领导审批后报送物资部门，做为编制采购计划的依据3.1.2物资需用计划的内容：工程消耗的各种原材料、半成品均应编制物资需用计划物资需用计划应包括封皮、物资需求汇总表及大型工程分部工程物资需求明细表等，其基本内容应包含：⑴．工程项目名称、施工单位、计划供货时间⑵．物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式⑶．合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规范、图集、图纸或样品生产厂等⑷．对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准⑸．制表人及审批人签字3.1.3对于施工过程中的设计变更，应做到变更内容和变更需求计划同时编制、审批，报送物资部门因施工图不能一次到齐，按照到一批编一批的原则进行3.1.4 对于构成工程实体的主要材料，严格按照设计工程量和项目执行的定额标准，计算计划需用量对于无定额依据的，应注明用途，按实际需用量核算。

及审核.2条款），并将所有同规格、类型的物资需用计划进行汇总，便于集中采购、统一分配，做为编制采购计划的依据3.2.2依据汇总的物资需用计划和施组安排，核减库存和其他资源后，按照管理权限，编制工程物资采购计划，由各单位主管生产领导审批后，组织采购订货对于符合招标采购条件的物资（详见5.1.3条款），应进行招标采购，并签订供货合同3.2.3 工程物资采购计划应包含的基本内容：⑴．工程项目名称、施工单位、计划供货时间；⑵．物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式；⑶．合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规范、图集、图纸或样品生产厂等；⑷．对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准；⑸．制表人及审批人签字3.2.4 物资采购计划应考虑合理的物资储备，减少不必要的资金占用，在保证现场施工需要的前提下，应适量减少库存在条件许可的情况下，个别品种的物资可以“零库存”申请计划时，必须充分考虑顾客提供产品不能及时到达或规格品种不全等因素，减少其对现场施工进度和工程成本的不利影响3.2.5 工程物资需用计划和采购计划的调整⑴．设计变更或洽商造成的“工程物资需用计划”和“工程物资采购计划”的调整，按照原编制审核程序进行。

⑵．各施工项目物资管理办法中应对因设计变更或施工任务调整而需调整物资计划的程序进行规定，明确因调整不及时而影响现场施工或造成库存积压的责任3.3.1公司各单位必须建立、健全原始记录台帐，定期统计工程消耗用料，分析节超情况，并按时上报各类报表要求规范化、准确化、严肃化3.3.2 报表数据应实事求是反映当期状况，报表数据应同单位实物、台帐及各业务口保持一致并理解台帐和报表中各项指标的含义，正确反映。