LKSEKPV6.0产品使用手册知识文档1.0.doc

蓝凌标准产品知识文档用户操作手册〔编号：KM0101〕 / 变更记录修订版本号日期修订人图、表、段落号AMD标题或简单描述1.02006—11—22邓红云全文修改.1.02006—12—7樊若言M格式、语法、错字修改.1.02007—2—13许丹红M整合附注：A – 增加M – 修改D – 删除文档审批记录版本号审核日期审批人标题或简单描述1.02007—03—07杨建宏手册内容审核.1.02007—03—07邓红云手册内容审核.1.02007-3-8樊若言手册格式审核.目 录1 知识文档51.1 功能描述51.2 使用说明6 创建文档6 审批文档12 转移文档12 删除文档13 修改权限13 创建新版本15 点评文档15 推荐文档16 阅读文档16 订阅文档16 搜索文档16 收藏文档161.3 维护配置16 其他配置16 参数配置16 审批记录配置17 附件打印配置18 关键必填项配置18 流程设置19 默认流程设置19 全局附件安全设置20 知识管理支撑21 类别设置22 辅类别设置22 主类别设置23 修改主类别31 修改类别名称32 删除类别33 移动类别34 刷新类别351.4 角色说明与分配建议361 知识文档1.1 功能描述知识文档是企业电子文档的主要存放仓库,通过系统提供的层级分类功能,管理和沉淀企业知识.主要功能：l 文档分类维护：包括文档逻辑目录分类设置,目录改名操作.l 文档的版本管理：文档作者和具有文档"可编辑者"权限的用户,可执行文档升级版本操作.用户看到的永远是最新版本的文档,同时通过最新版本文档界面可以查阅到历史版本文档.l 文档的权限控制：可以自由设定文档的可阅读者和可编辑者.l 审批文档：在系统提供的功能下,可设定某一分类下的文档的审批流程,审批通过后的文档不允许再编辑,通过升级版本来更新文档.l 点评文档：被授权的用户可执行点评文档的操作,对文档发表意见或看法.l 推荐文档：被授权的用户可执行文档的推荐操作,推荐的方式是推荐到本模块的推荐栏、新闻系统和个人.l 发布文档到新闻系统：有两种方式,一种是新建文档时设置了在文档审批通过后自动发布到新闻,另一种是文档发布后被授权的用户可通过手动方式发布到新闻系统.l 阅读文档：有阅读权限的用户可以阅读文档正文,系统能自动统计每篇文档的访问人数和记录访问用户列表.l 收藏文档：可以将需要的文档收藏到自己的收藏夹,以便查阅.l 订阅文档：提供对新增文档的订阅功能〔与订阅系统关联〕.l 查阅文档：提供目录树查询或搜索查询两种方式.l 搜索文档：根据关键字进行文档快速搜索,也可以根据输入搜索条件进行文档的高级搜索.知识文档的主页界面如下图所示.〔知识文档图：知识文档模块主页面〕1.2 使用说明1.2.1 创建文档展开左边导航树,选择"主目录"目录树,主文档页面如下图所示.〔知识文档图：主文档页面〕知识文档中包含主文档、版本、权限、流程、发布、推荐、阅读信息、附件打印记录、关联机制内容.提示：一般设置所有用户都可创建知识文档.[新建]创建知识文档,点击[新建]按钮,打开创建知识文档页面,如下图所示.〔知识文档图：新建文件页面〕[暂存]点击[暂存]按钮,将文档保存在草稿箱.由作者本人在"我的文档"—"草稿箱"查看草稿状态的文档.在对文档进行修改后,点击[提交]按钮可重新提交文档.[提交]知识文档信息输入完毕,点击[提交]按扭,保存并提交知识文档.如果已经设置审批节点,审批人将收到审批通知,文档被放置在"待审"文件夹.否则文档自动发布,由可阅读者阅读、点评.[预览]点击[预览]按扭,浏览当前知识文档.浏览后可继续编辑当前文档.[关闭]点击[关闭]按扭,退出创建知识文档窗口.1.2.1.1.1 "主文档"标签页在"主文档"标签页,文档信息如下：文档标题：输入文档标题.录入者：由系统自动记录当前文档录入用户.录入时间：由系统自动记录当前文档录入时间.所属部门：输入当前文档的所属部门.当点击所属部门右边的"选择",从弹出的地址本中选择所属部门.文件 输入当前文档的作者.文件作者默认是文件的录入人,可以点击文件作者右边"选择",从弹出的地址本中选择文件作者.主类别：选择当前文档分类.点击所属类别"选择",从弹出的已有类别表中选择文件所属类别.辅类别：选择当前文档辅分类.资料说明：输入当前文档说明.关键字：输入当前文档关键字,以供查询使用.文档存放期限：输入文档存放期限.过期文档放在"已过期"目录.文件内容：可使用文字编辑、表格编辑、编辑、插入图片、Flash功能,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"文本编辑".参考附件：查看在主类别中的上载的参考附件.文件附件：上载当前文档的附件.订阅点评：如果选中"有人点评时通知我",则当有人点评当前知识文档时,系统将发送通知给文档的录入者.1.2.1.1.2 "版本"标签页在创建文档时,"版本"标签页无任何信息,页面如下图所示.〔知识文档图：版本标签页〕对于已发布的文档,系统开始记录版本信息,页面如下图所示.〔知识文档图：记录版本信息页面〕创建新版本,具体操作请参考"创建新版本".1.2.1.1.3 "权限"标签页"权限"标签页,页面如下图所示.〔知识文档图：新建文件权限部分页面〕在创建知识文档时,系统将自动读取当前类别中的有关"权限"的设置信息.重新设置文档的可阅读者、可编辑者、文档的附件权限,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"权限设置".1.2.1.1.4 "流程"标签页"流程"标签,页面如下图所示.〔知识文档图：新建文件流程部分页面〕在创建知识文档时,系统将自动读取当前类别中的有关"流程"的设置信息.如果当前分类的审批设置为"允许起草人修改流程",则文档起草人可以对流程节点进行修改.提示：设置节点处理人,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"流程定义".1.2.1.1.5 "发布"标签页"流程"标签,页面如下图所示.〔知识文档图："流程"标签页面〕在创建知识文档时,系统将自动读取当前类别中有关"发布"的设置信息.如果当前分类的设置为"不允许修改",则文档起草人不再修改当前页面.提示：关联部分请参考"类别设置"—"主类别设置"—"发布"标签页.已发布的文档,系统将记录发布信息,如下图所示.〔知识文档图：记录发布信息页面〕1.2.1.1.6 "推荐"标签页"推荐"标签页,页面如下图所示.〔知识文档图："推荐"标签页〕推荐文档,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"推荐".1.2.1.1.7 "阅读信息"标签页"阅读信息"标签页,页面如下图所示.〔知识文档图："阅读信息"标签页〕创建文档时,阅读信息页面无信息记录.发布后的文档,将记录用户的阅读信息,包括文档被阅读次数和阅读用户列表.单击显示阅读用户信息,单击隐藏阅读用户信息.1.2.1.1.8 "附件打印记录"标签页"附件打印记录"标签页,页面如下图所示.〔知识文档图："附件打印记录"标签页〕在"附件打印配置"中设置需要创建附件打印记录,在主文档中将显示"附件打印记录"标签页,该标签页记录打印信息.当用户进行打印操作时,系统记录文档附件名称,打印时间,打印人和打印的IP地址.1.2.1.1.9 "关联机制"标签页单击"流程"标签,打开"流程"标签页页面,如下图所示.〔知识文档图："关联机制"标签页〕关联机制继承类别设置的关联,关联机制信息继承类别中设置的信息.在关联标签页只能对关联信息栏进行添加、删除、编辑和搜索操作.当前功能点描述可参考"主类别设置"—"关联"标签页.1.2.2 审批文档审批文档,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"审批".1.2.3 转移文档展开左边导航树,选择"主目录"目录树,用[转移]功能实现主文档的类别转移.选定需要转移类别的文档,点击[转移]按钮,进入选择其他类别页面,如下图所示.〔知识文档图：选择类别〕重新选择类别,点击[选择]按钮确定转移类别操作.转移类别后的文档已归类到新类别中,可在分类文件夹中查看.1.2.4 删除文档展开左边导航树,选择"主目录"目录树,用[删除]功能实现主文档的删除.选定需要删除的文档,点击[删除]按钮,系统出现提示对话框,如下图所录.〔知识文档图：删除文档提示框〕[确定]点击[确定]按钮,删除该文档.[取消]如果点击[取消]按钮,取消删除操作.1.2.5 修改权限打开发布后的文档,如下图所示.〔知识文档图：已经发布的文件页面〕文档的可编辑者、录入者、管理员都可以打开文档,点击[修改权限]按钮修改文件权限.修改权限页面如下图所示：〔知识文档图：修改文档权限页面〕修改权限,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"附件权限".选择完毕,点击[确定]按钮,可保存修改信息.1.2.6 创建新版本[新版本]录入者、管理员、可编辑者打开主文档,可以创建当前文档的新版本.点击[新版本]按钮,创建新版本文档.创建新版本是拷贝上一版本的文档,保存为新版本的草稿文档,在发布后成为新版本文档.新版本文档将继承最近的旧版文档的部分信息,创建者可加以修改,系统自动将版本号加一.因为文档版本号控制为唯一,所以只要有用户对当前文档已经点击[新版本]按钮,在新版本文档没有正式发布前,其他用户不能再次创建当前文档的新版本,只有当新版本文档审批结束后或创建人点击[撤消新版]按钮,撤消新版本文档,方可创建当前文档新版本.创建新版本时,作者未执行文档提交就关闭文档,则当前新版本文档会作为草稿存在作者的草稿箱中.新版本的文档,提交后需要按照流程设置进行审批,否则自动发布.新版本的填写和审批方法可以参考"创建文档"操作.提示：为了防止有些用户在创建新版本文档时,新版本文档以草稿状态一直存放在草稿箱中,导致其他人都无法创建新版本,管理员可通过打开原文档,点击[撤消草稿]按钮,对草稿状态的新版本进行撤消,就能由其他人创建新版本了.1.2.7 点评文档对已发布的文档进行点评,具体操作可参考《LKS-EKP 产品使用手册_通用操作》-"点评".。