公文的分类、特征和规范化.ppt

第二章第二章 公文的分类、特征和规范公文的分类、特征和规范化化§2.1 公文的分类§2.2 公文的特征§2.3 公文的规范化2.1 公文的分类公文的分类§2.1.1 按公文性质分类法定行政公文法定行政公文事务性公文事务性公文规范性公文规范性公文 按照按照按照按照《《《《国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法》》》》的定义，的定义，的定义，的定义，是指是指是指是指“ “行政机关在行政管理过程中形成的具有行政机关在行政管理过程中形成的具有行政机关在行政管理过程中形成的具有行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具行公务活动的重要工具行公务活动的重要工具行公务活动的重要工具 ” 机关和企事业单位因工作交流和业务往来的需机关和企事业单位因工作交流和业务往来的需机关和企事业单位因工作交流和业务往来的需机关和企事业单位因工作交流和业务往来的需要而使用的文书。

要而使用的文书要而使用的文书要而使用的文书 国务院制发的国务院制发的《《行政法规制定程序条例行政法规制定程序条例》》和和《《规章制定程序条例规章制定程序条例》》中规定的法规和规章，中规定的法规和规章，以及企事业单位制定的规章制度以及企事业单位制定的规章制度国家行政机关国家行政机关国家行政机关国家行政机关共产党机关共产党机关共产党机关共产党机关解放军机关解放军机关解放军机关解放军机关《《《《国家行政机关国家行政机关国家行政机关国家行政机关公文处理办法公文处理办法公文处理办法公文处理办法》》》》《《《《中国共产党机关中国共产党机关中国共产党机关中国共产党机关公文处理条例公文处理条例公文处理条例公文处理条例 》》》》《《《《中国人民解放军机中国人民解放军机中国人民解放军机中国人民解放军机关公文处理条例关公文处理条例关公文处理条例关公文处理条例 》》》》1313种种种种1414种种种种1212种种种种命令命令命令命令（令）、（令）、（令）、（令）、决定决定决定决定、、、、公告、公告、公告、公告、通告通告通告通告、、、、通知通知通知通知、、、、通报通报通报通报、议案、、议案、、议案、、议案、报告报告报告报告、、、、请示请示请示请示、、、、批复批复批复批复、、、、意见意见意见意见、、、、函函函函、、、、会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要决议决议决议决议 、、、、决定决定决定决定 、、、、指示指示指示指示 、、、、意见意见意见意见 、、、、通知通知通知通知 、、、、通报通报通报通报 、、、、公报公报公报公报 、、、、报告报告报告报告 、、、、请示请示请示请示 、、、、批复批复批复批复 、条例、条例、条例、条例 、规定、规定、规定、规定 、、、、函函函函 、、、、会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 命令命令命令命令、通令、、通令、、通令、、通令、决定决定决定决定、、、、指示指示指示指示、、、、通知通知通知通知、、、、通报通报通报通报、、、、报告报告报告报告、、、、请示请示请示请示、、、、批复批复批复批复、、、、函函函函、、、、通告通告通告通告、、、、会议纪会议纪会议纪会议纪要要要要 三大系统的法定公文种类三大系统的法定公文种类三大系统的法定公文种类三大系统的法定公文种类事务性文书事务性文书事务性文书事务性文书规范性公文规范性公文规范性公文规范性公文机关、企事业单位机关、企事业单位机关、企事业单位机关、企事业单位国务院、省、自治区、直国务院、省、自治区、直国务院、省、自治区、直国务院、省、自治区、直辖市和较大的市人民代表辖市和较大的市人民代表辖市和较大的市人民代表辖市和较大的市人民代表大会及其常务委员会、经大会及其常务委员会、经大会及其常务委员会、经大会及其常务委员会、经济特区所在地的省、市的济特区所在地的省、市的济特区所在地的省、市的济特区所在地的省、市的人民代表大会及其常务委人民代表大会及其常务委人民代表大会及其常务委人民代表大会及其常务委员会、自治州、自治县的员会、自治州、自治县的员会、自治州、自治县的员会、自治州、自治县的人民代表大会人民代表大会人民代表大会人民代表大会国务院部门、省、自国务院部门、省、自国务院部门、省、自国务院部门、省、自治区、直辖市和较大治区、直辖市和较大治区、直辖市和较大治区、直辖市和较大的市的人民政府的市的人民政府的市的人民政府的市的人民政府主要有：会议记录、主要有：会议记录、主要有：会议记录、主要有：会议记录、大事记、简报、调大事记、简报、调大事记、简报、调大事记、简报、调查报告、计划、总查报告、计划、总查报告、计划、总查报告、计划、总结、述职报告等。

结、述职报告等结、述职报告等结、述职报告等法规法规法规法规规章规章规章规章一般称一般称一般称一般称“ “条例条例条例条例” ”，也，也，也，也可以称可以称可以称可以称“ “规定规定规定规定” ”、、、、“ “办法办法办法办法” ”等等等等 规章的名称一般称规章的名称一般称规章的名称一般称规章的名称一般称“ “规定规定规定规定” ”、、、、“ “办法办法办法办法” ” 2.1.2 按行文关系划分按行文关系划分上行文上行文平行文平行文下行文下行文 下级机关向上级机关的行文如议案、下级机关向上级机关的行文如议案、报告、请示报告、请示 同级机关单位和不相隶属机关单位之间同级机关单位和不相隶属机关单位之间的行文如函、通知如函、通知 上级领导机关给所属的下级机关行文上级领导机关给所属的下级机关行文如通知、批复、决定等如通知、批复、决定等2.1.3 文种的选用文种的选用训练：训练：§ §一、联系行文实际选择文种一、联系行文实际选择文种一、联系行文实际选择文种一、联系行文实际选择文种§ §1 1、、、、X X市人民政府为适应城市建设需要，拟在原某林场建市人民政府为适应城市建设需要，拟在原某林场建市人民政府为适应城市建设需要，拟在原某林场建市人民政府为适应城市建设需要，拟在原某林场建一座一定规模的植物园，为此，致辞该省人民政府请求一座一定规模的植物园，为此，致辞该省人民政府请求一座一定规模的植物园，为此，致辞该省人民政府请求一座一定规模的植物园，为此，致辞该省人民政府请求批准。

应当使用什么文种？批准应当使用什么文种？批准应当使用什么文种？批准应当使用什么文种？§ §2 2、、、、X X市教育局决定在召开本市教育系统市教育局决定在召开本市教育系统市教育局决定在召开本市教育系统市教育局决定在召开本市教育系统20092009年度工作会年度工作会年度工作会年度工作会议，要求市属县（市）区教育主管部门领导参加议，要求市属县（市）区教育主管部门领导参加议，要求市属县（市）区教育主管部门领导参加议，要求市属县（市）区教育主管部门领导参加§ §3 3、、、、X X市轻工局党委研究决定，对市轻工局党委研究决定，对市轻工局党委研究决定，对市轻工局党委研究决定，对20082008年度成绩显著的所年度成绩显著的所年度成绩显著的所年度成绩显著的所属单位予以表彰属单位予以表彰属单位予以表彰属单位予以表彰§ §4 4、中共、中共、中共、中共X X市轻工局委员会告知本局所属的一轻工公司好市轻工局委员会告知本局所属的一轻工公司好市轻工局委员会告知本局所属的一轻工公司好市轻工局委员会告知本局所属的一轻工公司好各单位党支部，决定任免一家公司的经理各单位党支部，决定任免一家公司的经理各单位党支部，决定任免一家公司的经理。

各单位党支部，决定任免一家公司的经理§5 5、、 X X市轻工局答复批准市工业产品物资公司关于在珠市轻工局答复批准市工业产品物资公司关于在珠市轻工局答复批准市工业产品物资公司关于在珠市轻工局答复批准市工业产品物资公司关于在珠海成立分公司的请示海成立分公司的请示海成立分公司的请示海成立分公司的请示§ §6 6、、、、X X市教育局局长在本市教育系统市教育局局长在本市教育系统市教育局局长在本市教育系统市教育局局长在本市教育系统20082008年度工作会议上年度工作会议上年度工作会议上年度工作会议上所作的工作报告所作的工作报告所作的工作报告所作的工作报告§ §7 7、、、、X X市人民政府为了巩固城市绿化工作成果，制发一公市人民政府为了巩固城市绿化工作成果，制发一公市人民政府为了巩固城市绿化工作成果，制发一公市人民政府为了巩固城市绿化工作成果，制发一公布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界§ §8 8、国务院同意财政部、国务院同意财政部、国务院同意财政部、国务院同意财政部《《《《关于全国利改税工作会议的报告关于全国利改税工作会议的报告关于全国利改税工作会议的报告关于全国利改税工作会议的报告》》》》，先发出，希望遵照执行。

先发出，希望遵照执行先发出，希望遵照执行先发出，希望遵照执行§ §9 9、、、、《《《《辽宁省科学技术协会条例辽宁省科学技术协会条例辽宁省科学技术协会条例辽宁省科学技术协会条例》》》》已经辽宁省第八届人大已经辽宁省第八届人大已经辽宁省第八届人大已经辽宁省第八届人大常委会第二十四次会议通过，现予以公布，自常委会第二十四次会议通过，现予以公布，自常委会第二十四次会议通过，现予以公布，自常委会第二十四次会议通过，现予以公布，自19971997年年年年1 1月月月月1 1日起施行日起施行日起施行日起施行§二、案例分析二、案例分析二、案例分析二、案例分析§例例例例1 1：：：： § 关于甘肃省天水市秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区的批复关于甘肃省天水市秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区的批复关于甘肃省天水市秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区的批复关于甘肃省天水市秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区的批复 民函民函民函民函〔〔〔〔2004200420042004〕〕〕〕244244244244号号号号§ §甘肃省人民政府：甘肃省人民政府：甘肃省人民政府：甘肃省人民政府：§ § 你省你省你省你省《《《《关于天水市秦城区北道区更名的请示关于天水市秦城区北道区更名的请示关于天水市秦城区北道区更名的请示关于天水市秦城区北道区更名的请示》》》》（甘政发（甘政发（甘政发（甘政发【【【【20032003】】】】9797号号号号））））收悉收悉收悉收悉 。

经国务院批准，同意将秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积经国务院批准，同意将秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积经国务院批准，同意将秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积经国务院批准，同意将秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区§ § 民政部民政部民政部民政部§ § 二二二二OOOO四年九月三十日四年九月三十日四年九月三十日四年九月三十日 问题：这则批复有何不妥？问题：这则批复有何不妥？§例2：§ §国务院办公厅关于增设上海嘉定等出口加工区的复函国务院办公厅关于增设上海嘉定等出口加工区的复函国务院办公厅关于增设上海嘉定等出口加工区的复函国务院办公厅关于增设上海嘉定等出口加工区的复函§ § 国办函国办函国办函国办函〔〔〔〔2005200520052005〕〕〕〕53535353号号号号§ §海关总署：海关总署：海关总署：海关总署：§ § 你署你署你署你署《《《《关于增设出口加工区的请示关于增设出口加工区的请示关于增设出口加工区的请示关于增设出口加工区的请示》》》》（署加发（署加发（署加发（署加发〔〔〔〔2005200520052005〕〕〕〕204204204204号）收悉。

号）收悉号）收悉号）收悉经国务院批准，现复函如下：经国务院批准，现复函如下：经国务院批准，现复函如下：经国务院批准，现复函如下：§ … …… …§ 国务院办公厅国务院办公厅国务院办公厅国务院办公厅§ § 二二二二OOOO五年六月三日五年六月三日五年六月三日五年六月三日问题：这则文件有何不妥？问题：这则文件有何不妥？2.2 公文的特征公文的特征 是执政者意志法制化的书面体现，是执政者意志法制化的书面体现，是传达贯彻方针政策、法律法规，是传达贯彻方针政策、法律法规，实施领导管理的重要工具实施领导管理的重要工具 一是法定作者，二是法定的效力和一是法定作者，二是法定的效力和权威，三是法定的形成、发布范围权威，三是法定的形成、发布范围和规定程序。

和规定程序 按照国家规定的规范制发，必须遵按照国家规定的规范制发，必须遵守规定的格式和行文程序，在构思、守规定的格式和行文程序，在构思、格式、语言上具有特定的规范模式格式、语言上具有特定的规范模式2.3 公文的稿本公文的稿本§2.3.1 公文的文稿公文的文稿§2.3.1.1 2.3.1.1 草稿草稿草稿草稿§1 1）含义）含义）含义）含义§ 草稿是未成熟的文书原始稿件定稿之前的草稿是未成熟的文书原始稿件定稿之前的草稿是未成熟的文书原始稿件定稿之前的草稿是未成熟的文书原始稿件定稿之前的历次修改稿都称之为草稿历次修改稿都称之为草稿历次修改稿都称之为草稿历次修改稿都称之为草稿§2 2）特点）特点）特点）特点§ 一是未定型；二是非正式、无效力一是未定型；二是非正式、无效力一是未定型；二是非正式、无效力一是未定型；二是非正式、无效力§3 3）种类：）种类：）种类：）种类： 将草稿打印多份，发给有关方面或将草稿打印多份，发给有关方面或会议，便于讨论会议，便于讨论 对草稿提出意见，进行修改而形成对草稿提出意见，进行修改而形成的文稿下级机关向上级机关报送审批的文稿。

下级机关向上级机关报送审批的文稿 草稿完成后需要征求有关部门或人员草稿完成后需要征求有关部门或人员的意见，交给相关人员、部门的意见，交给相关人员、部门§2.3.1.2 2.3.1.2 定稿定稿定稿定稿§ 定稿是指公文草稿经过修改并由领导人审阅、定稿是指公文草稿经过修改并由领导人审阅、定稿是指公文草稿经过修改并由领导人审阅、定稿是指公文草稿经过修改并由领导人审阅、签发或会议讨论通过的最后完成的定型文稿签发或会议讨论通过的最后完成的定型文稿签发或会议讨论通过的最后完成的定型文稿签发或会议讨论通过的最后完成的定型文稿§ 定稿具有法定效力，是制作正本的唯一依据定稿具有法定效力，是制作正本的唯一依据定稿具有法定效力，是制作正本的唯一依据定稿具有法定效力，是制作正本的唯一依据§ 定稿需要与正式文件的存本一同存档定稿需要与正式文件的存本一同存档定稿需要与正式文件的存本一同存档定稿需要与正式文件的存本一同存档定定稿稿纸纸首首页页的的样样式式定定稿稿首首页页样样式式2.3.2 文本文本§2.3.2.1 2.3.2.1 正本正本正本正本§1 1）含义）含义）含义）含义 § 根据定稿制发，具有标准规范的格式和生效标根据定稿制发，具有标准规范的格式和生效标根据定稿制发，具有标准规范的格式和生效标根据定稿制发，具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力。

志，具有法定效力志，具有法定效力志，具有法定效力§2 2）特点）特点）特点）特点§根据定稿制作根据定稿制作根据定稿制作根据定稿制作 § 发给主送机关发给主送机关发给主送机关发给主送机关§ 具有行政和法律效力具有行政和法律效力具有行政和法律效力具有行政和法律效力§2.3.2.2 2.3.2.2 副本副本副本副本§1 1）含义）含义）含义）含义 § 根据正本复制、誊抄的其它文本称为副本根据正本复制、誊抄的其它文本称为副本根据正本复制、誊抄的其它文本称为副本根据正本复制、誊抄的其它文本称为副本副本内容如果与正本完全相同，统称为副本；如副本内容如果与正本完全相同，统称为副本；如副本内容如果与正本完全相同，统称为副本；如副本内容如果与正本完全相同，统称为副本；如果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录副本§2 2）特点）特点）特点）特点§ 第一，主送件事正本，抄送件应视为副本。

第一，主送件事正本，抄送件应视为副本第一，主送件事正本，抄送件应视为副本第一，主送件事正本，抄送件应视为副本§ 第二，除发出和留存本外，其它供机关内部第二，除发出和留存本外，其它供机关内部第二，除发出和留存本外，其它供机关内部第二，除发出和留存本外，其它供机关内部作参考资料使用的多余份数，应视为副本作参考资料使用的多余份数，应视为副本作参考资料使用的多余份数，应视为副本作参考资料使用的多余份数，应视为副本§ 第三，根据正式文件进行复制的一切文本，第三，根据正式文件进行复制的一切文本，第三，根据正式文件进行复制的一切文本，第三，根据正式文件进行复制的一切文本，应视为副本应视为副本应视为副本应视为副本§2.3.2.3 2.3.2.3 存本存本存本存本§ 是指发文机关留存在本机关的除了草稿、定是指发文机关留存在本机关的除了草稿、定是指发文机关留存在本机关的除了草稿、定是指发文机关留存在本机关的除了草稿、定稿以外的印制本稿以外的印制本稿以外的印制本稿以外的印制本§ 存本具有除印章和签署之外、正本所有的其存本具有除印章和签署之外、正本所有的其存本具有除印章和签署之外、正本所有的其存本具有除印章和签署之外、正本所有的其它所有的文件格式和附加标记。

它所有的文件格式和附加标记它所有的文件格式和附加标记它所有的文件格式和附加标记§ 存本与定稿相对照，检查文件发出后是否达存本与定稿相对照，检查文件发出后是否达存本与定稿相对照，检查文件发出后是否达存本与定稿相对照，检查文件发出后是否达到预期目的到预期目的到预期目的到预期目的§ 存本与定稿要一并归档保存存本与定稿要一并归档保存存本与定稿要一并归档保存存本与定稿要一并归档保存§2.3.2.4 2.3.2.4 复制本复制本复制本复制本§ 根据正本复印、翻印、缩微等复制出来的文根据正本复印、翻印、缩微等复制出来的文根据正本复印、翻印、缩微等复制出来的文根据正本复印、翻印、缩微等复制出来的文本主要在于便利收文机关贯彻执行、转发、批本主要在于便利收文机关贯彻执行、转发、批本主要在于便利收文机关贯彻执行、转发、批本主要在于便利收文机关贯彻执行、转发、批转公文§ 复制件作为正式公文使用时，应加盖复印机复制件作为正式公文使用时，应加盖复印机复制件作为正式公文使用时，应加盖复印机复制件作为正式公文使用时，应加盖复印机关印章，具有同等行政和法律效力。

关印章，具有同等行政和法律效力关印章，具有同等行政和法律效力关印章，具有同等行政和法律效力2.4 公文的规范化公文的规范化§ 公文是具有相当严格的规范体制的文书公文是具有相当严格的规范体制的文书公文是具有相当严格的规范体制的文书公文是具有相当严格的规范体制的文书《《《《国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法》》》》和和和和《《《《中华人民共中华人民共中华人民共中华人民共和国国家标准和国国家标准和国国家标准和国国家标准————国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式》》》》对公对公对公对公文规范作了细致的规定文规范作了细致的规定文规范作了细致的规定文规范作了细致的规定§ 公文的运用必须严格遵循这些规范公文的运用必须严格遵循这些规范公文的运用必须严格遵循这些规范公文的运用必须严格遵循这些规范2.4.1 公文的纸张、排版和印装格式公文的纸张、排版和印装格式§2.4.1.1 2.4.1.1 纸张纸张纸张纸张§ 公文用纸采用国际标准公文用纸采用国际标准公文用纸采用国际标准公文用纸采用国际标准A4A4型纸型纸型纸型纸（（（（210mmx297mm210mmx297mm）。

§张贴的公文用纸大小根据实际情况确定张贴的公文用纸大小根据实际情况确定张贴的公文用纸大小根据实际情况确定张贴的公文用纸大小根据实际情况确定§ 公文用纸天头（上白边）为公文用纸天头（上白边）为公文用纸天头（上白边）为公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm;37mm±1mm;订口订口订口订口（左白边）为（左白边）为（左白边）为（左白边）为28mm±1mm28mm±1mm；版心为；版心为；版心为；版心为156mmx156mmx§225mm225mm（不含页码）不含页码）不含页码）不含页码）A4型公文用纸页边及版心尺寸型公文用纸页边及版心尺寸§2.4.1.2 2.4.1.2 排版排版排版排版§ 正文用正文用正文用正文用3 3号仿宋字，文中有小标题可用号仿宋字，文中有小标题可用号仿宋字，文中有小标题可用号仿宋字，文中有小标题可用3 3号小号小号小号小标宋体字或黑体字，一般每面排标宋体字或黑体字，一般每面排标宋体字或黑体字，一般每面排标宋体字或黑体字，一般每面排2222行，每行行，每行行，每行行，每行2828字§2.4.1.3 2.4.1.3 印装印装印装印装§ 双面印刷，页码套正，左侧装订。

双面印刷，页码套正，左侧装订双面印刷，页码套正，左侧装订双面印刷，页码套正，左侧装订排排排排版版版版示示示示例例例例正页页码正页页码的位置的位置小标题：小标题：3号黑体号黑体正文：正文：3号号仿宋体仿宋体2.4.2 公文格式公文格式§ 公文格式是指公文全部文面组成要素的排列公文格式是指公文全部文面组成要素的排列公文格式是指公文全部文面组成要素的排列公文格式是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标志规则顺序和标志规则顺序和标志规则顺序和标志规则§ 公文文面区分为眉首、主体和版记三部分公文文面区分为眉首、主体和版记三部分公文文面区分为眉首、主体和版记三部分公文文面区分为眉首、主体和版记三部分眉首眉首主体主体版记版记§2.4.2.1 2.4.2.1 眉首眉首眉首眉首§ 眉首一般又公文份数序号、密级和保密期限眉首一般又公文份数序号、密级和保密期限眉首一般又公文份数序号、密级和保密期限眉首一般又公文份数序号、密级和保密期限 、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、会签人等部分组成。

会签人等部分组成会签人等部分组成会签人等部分组成§1 1）公文份数序号）公文份数序号）公文份数序号）公文份数序号§ 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号§ 带有密级的公文必须编份数序号带有密级的公文必须编份数序号带有密级的公文必须编份数序号带有密级的公文必须编份数序号§ 用阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第用阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第用阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第用阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第1 1行§ 所编份数的位数至少不少于两位所编份数的位数至少不少于两位所编份数的位数至少不少于两位所编份数的位数至少不少于两位§2 2）秘密等级和保密期限）秘密等级和保密期限）秘密等级和保密期限）秘密等级和保密期限§ 涉及国家秘密的公文应按规定分别标明涉及国家秘密的公文应按规定分别标明涉及国家秘密的公文应按规定分别标明涉及国家秘密的公文应按规定分别标明“ “绝绝绝绝密密密密” ”、、、、“ “机密机密机密机密” ”或或或或“ “秘密秘密秘密秘密” ”。

§ 保密期限是对公文密级的时效加以规定说明保密期限是对公文密级的时效加以规定说明保密期限是对公文密级的时效加以规定说明保密期限是对公文密级的时效加以规定说明在密级与保密期限之间用在密级与保密期限之间用在密级与保密期限之间用在密级与保密期限之间用“ “★★★★” ”隔开如，隔开如，隔开如，隔开如，“ “绝绝绝绝密密密密★★★★1 1年年年年” ”§3 3）紧急程度）紧急程度）紧急程度）紧急程度§ 是对公文送达和办理时间的要求按规定，是对公文送达和办理时间的要求按规定，是对公文送达和办理时间的要求按规定，是对公文送达和办理时间的要求按规定，紧急公文区分为紧急公文区分为紧急公文区分为紧急公文区分为“ “特急特急特急特急” ”、、、、“ “急件急件急件急件” ”公文首页板式公文首页板式眉首眉首主体份数序号份数序号密级与紧密级与紧急程度急程度§4 4）发文机关标志）发文机关标志）发文机关标志）发文机关标志§ 由发文机关全称或规范化简称加由发文机关全称或规范化简称加由发文机关全称或规范化简称加由发文机关全称或规范化简称加“ “文件文件文件文件” ”组组组组成。

如：成如：“ “宁波工程学院文件宁波工程学院文件宁波工程学院文件宁波工程学院文件” ”（全称形式）；（全称形式）；（全称形式）；（全称形式）；“ “宁波人大常委会文件宁波人大常委会文件宁波人大常委会文件宁波人大常委会文件” ”（简称形式）（简称形式）（简称形式）（简称形式）. .§ “ “函函函函” ”只标发文机关名称，不加只标发文机关名称，不加只标发文机关名称，不加只标发文机关名称，不加“ “文件文件文件文件” ”字样；字样；字样；字样；“ “会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要” ”则是发文机关名称加文种名称则是发文机关名称加文种名称则是发文机关名称加文种名称则是发文机关名称加文种名称§ 联合行文时，主办单位在前，联合行文时，主办单位在前，联合行文时，主办单位在前，联合行文时，主办单位在前，“ “文件文件文件文件” ”二字二字二字二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列置于发文机关名称右侧，上下居中排列置于发文机关名称右侧，上下居中排列置于发文机关名称右侧，上下居中排列§ 如联合机关过多，必须保证首页显示正文如联合机关过多，必须保证首页显示正文如联合机关过多，必须保证首页显示正文。

如联合机关过多，必须保证首页显示正文 “函函”的眉的眉头头1、会议纪要的标志、会议纪要的标志2、会议纪要的眉头、会议纪要的眉头 这个发文这个发文机关标志有机关标志有问题吗？问题吗？联合行文眉首示例：联合行文眉首示例：联合行文末页版式示例：联合行文末页版式示例：联合行文的联合行文的发文机关标发文机关标志志§5 5）发文字号）发文字号）发文字号）发文字号§ 由机关代字、年份和序号组成一般空由机关代字、年份和序号组成一般空由机关代字、年份和序号组成一般空由机关代字、年份和序号组成一般空3 3号仿号仿号仿号仿宋体字标注在发文机关标志下空宋体字标注在发文机关标志下空宋体字标注在发文机关标志下空宋体字标注在发文机关标志下空2 2行，居中排列行，居中排列行，居中排列行，居中排列§ “ “函函函函” ”的发文字号置武文线下空的发文字号置武文线下空的发文字号置武文线下空的发文字号置武文线下空1 1行右空行右空行右空行右空1 1字处；字处；字处；字处；“ “会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要” ”发文字号置于会议纪要标志之下、发文字号置于会议纪要标志之下、发文字号置于会议纪要标志之下、发文字号置于会议纪要标志之下、红色反线之上正中间；联合行文，只标主办机关红色反线之上正中间；联合行文，只标主办机关红色反线之上正中间；联合行文，只标主办机关红色反线之上正中间；联合行文，只标主办机关发文代字。

发文代字发文代字发文代字§ 机关代字一般由两个层次组成：第一层次是机关代字一般由两个层次组成：第一层次是机关代字一般由两个层次组成：第一层次是机关代字一般由两个层次组成：第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门代字如：部门代字如：部门代字如：部门代字如：“ “国办国办国办国办” ”代字后面也有加代字后面也有加代字后面也有加代字后面也有加“ “发发发发” ”、、、、“ “文文文文” ”、、、、“ “函函函函” ”的发文字号发文字号1、发文字号的位置；、发文字号的位置；2、发文机关的标志；、发文机关的标志；3、眉首的处理眉首的处理函：函：§6 6）签发人）签发人）签发人）签发人§ 在文件上标注签发人的姓名，是表示对文件在文件上标注签发人的姓名，是表示对文件在文件上标注签发人的姓名，是表示对文件在文件上标注签发人的姓名，是表示对文件生效和内容负责生效和内容负责生效和内容负责生效和内容负责§ 上报的公文必须标注签发人姓名，如联合行上报的公文必须标注签发人姓名，如联合行上报的公文必须标注签发人姓名，如联合行上报的公文必须标注签发人姓名，如联合行文还需要标注会签人姓名。

文还需要标注会签人姓名文还需要标注会签人姓名文还需要标注会签人姓名上报公文首页板式上报公文首页板式§2.4.2.2 2.4.2.2 主体主体主体主体§ 一般由标题、主送机关、正文、附件、成文一般由标题、主送机关、正文、附件、成文一般由标题、主送机关、正文、附件、成文一般由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等要素组成日期、印章、附注等要素组成日期、印章、附注等要素组成日期、印章、附注等要素组成§1 1）标题）标题）标题）标题§ 全称标题由发文机关、事由、文种三部分构全称标题由发文机关、事由、文种三部分构全称标题由发文机关、事由、文种三部分构全称标题由发文机关、事由、文种三部分构成如：§ § 国务院国务院国务院国务院关于关于关于关于进一步加强证券市场宏观管理进一步加强证券市场宏观管理进一步加强证券市场宏观管理进一步加强证券市场宏观管理的的的的通知通知通知通知发文机关发文机关事事 由由文文 种种§标题要素的省略：标题要素的省略：标题要素的省略：标题要素的省略：§1 1、省略发文机关，只写事由和文种省略发文机关，只写事由和文种省略发文机关，只写事由和文种。

省略发文机关，只写事由和文种§2 2、省略事由，只写发文机关和文种有些公文、省略事由，只写发文机关和文种有些公文、省略事由，只写发文机关和文种有些公文、省略事由，只写发文机关和文种有些公文内容单一，正文部分文字少，一目了然，这种情内容单一，正文部分文字少，一目了然，这种情内容单一，正文部分文字少，一目了然，这种情内容单一，正文部分文字少，一目了然，这种情况下，事由可以省略况下，事由可以省略况下，事由可以省略况下，事由可以省略§3 3、省略发文机关和事由，只写文种多见于公、省略发文机关和事由，只写文种多见于公、省略发文机关和事由，只写文种多见于公、省略发文机关和事由，只写文种多见于公布和张贴性公文，如：通知、通报、启示、公告布和张贴性公文，如：通知、通报、启示、公告布和张贴性公文，如：通知、通报、启示、公告布和张贴性公文，如：通知、通报、启示、公告和通告例：例：§1、省略发文机关的：§关于调整工程主要结算材料价格的指导意见关于调整工程主要结算材料价格的指导意见关于调整工程主要结算材料价格的指导意见关于调整工程主要结算材料价格的指导意见 （省略发文机关：宁波市鄞州区发展和改革局）（省略发文机关：宁波市鄞州区发展和改革局）（省略发文机关：宁波市鄞州区发展和改革局）（省略发文机关：宁波市鄞州区发展和改革局）§2 2、省略事由：、省略事由：、省略事由：、省略事由：§中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令3、只有文种：、只有文种：张贴式的通告张贴式的通告§2 2）主送机关）主送机关）主送机关）主送机关§ 是指发文机关要求对公文予以办理和答复的是指发文机关要求对公文予以办理和答复的是指发文机关要求对公文予以办理和答复的是指发文机关要求对公文予以办理和答复的对方机关或单位。

对方机关或单位对方机关或单位对方机关或单位§ 用全称或规范化简称用全称或规范化简称用全称或规范化简称用全称或规范化简称§ 多个主送机关，应按不同性质、级别或规定、多个主送机关，应按不同性质、级别或规定、多个主送机关，应按不同性质、级别或规定、多个主送机关，应按不同性质、级别或规定、惯例排列，同性质或同级别的主送机关之间用顿惯例排列，同性质或同级别的主送机关之间用顿惯例排列，同性质或同级别的主送机关之间用顿惯例排列，同性质或同级别的主送机关之间用顿号，不同性质或级别的主送机关之间用逗号，最号，不同性质或级别的主送机关之间用逗号，最号，不同性质或级别的主送机关之间用逗号，最号，不同性质或级别的主送机关之间用逗号，最后一个主送机关后面用冒号如：后一个主送机关后面用冒号如：后一个主送机关后面用冒号如：后一个主送机关后面用冒号如：§ §各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：属机构：属机构：属机构：§不加主送机关的情况另：上面这则公文文种有什么问题？另：上面这则公文文种有什么问题？§3 3）正文）正文）正文）正文§ 多层次结构叙序数使用：第一层用多层次结构叙序数使用：第一层用多层次结构叙序数使用：第一层用多层次结构叙序数使用：第一层用“ “一一一一” ”，，，，第二层用第二层用第二层用第二层用“ “（一）（一）（一）（一）” ”，第三层用，第三层用，第三层用，第三层用“ “⒈⒈” ”，第四，第四，第四，第四层用层用层用层用“ “（（（（1 1））））” ”§4 4）附件）附件）附件）附件§ 用以说明附属在公文正件后面的有关文件材用以说明附属在公文正件后面的有关文件材用以说明附属在公文正件后面的有关文件材用以说明附属在公文正件后面的有关文件材料的名称和件数。

料的名称和件数料的名称和件数料的名称和件数§ 附件一般包括图表、目录、名单及其它有关附件一般包括图表、目录、名单及其它有关附件一般包括图表、目录、名单及其它有关附件一般包括图表、目录、名单及其它有关文件材料文件材料文件材料文件材料§5 5）成文日期）成文日期）成文日期）成文日期§ 是指文件的制成日期，是文件生效的重要依是指文件的制成日期，是文件生效的重要依是指文件的制成日期，是文件生效的重要依是指文件的制成日期，是文件生效的重要依据成文日期的确定有以下几种情况：据成文日期的确定有以下几种情况：据成文日期的确定有以下几种情况：据成文日期的确定有以下几种情况：§ 第一，一般情况下，以领导人的签发日期为第一，一般情况下，以领导人的签发日期为第一，一般情况下，以领导人的签发日期为第一，一般情况下，以领导人的签发日期为准§ 第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准§ 第三，两个以上机关的联合发文，以最后签第三，两个以上机关的联合发文，以最后签第三，两个以上机关的联合发文，以最后签第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。

发机关的领导人签发日期为准发机关的领导人签发日期为准发机关的领导人签发日期为准§ 第四，法规性文件以批准日期为准第四，法规性文件以批准日期为准第四，法规性文件以批准日期为准第四，法规性文件以批准日期为准§ 国家行政机关公文用国家行政机关公文用国家行政机关公文用国家行政机关公文用汉字汉字汉字汉字标注日期标注日期标注日期标注日期§6 6）印章）印章）印章）印章§ 是发文机关对公文表示负责并标志公文生效是发文机关对公文表示负责并标志公文生效是发文机关对公文表示负责并标志公文生效是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证§ 法定公文中，会议纪要不用加盖印章法定公文中，会议纪要不用加盖印章法定公文中，会议纪要不用加盖印章法定公文中，会议纪要不用加盖印章§ 成文日期右空成文日期右空成文日期右空成文日期右空4 4字，加盖印章应上距正文字，加盖印章应上距正文字，加盖印章应上距正文字，加盖印章应上距正文2~4mm2~4mm，端正、居中，下压成文日期当印章，端正、居中，下压成文日期当印章，端正、居中，下压成文日期当印章，端正、居中，下压成文日期。

当印章下弧无文字，采用下套方式，即仅以下弧压在成下弧无文字，采用下套方式，即仅以下弧压在成下弧无文字，采用下套方式，即仅以下弧压在成下弧无文字，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上即印章中心线压在成文日期上即印章中心线压在成文日期上即印章中心线压在成文日期上§ 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距、字距的措施加以解决，使印章时，应调整行距、字距的措施加以解决，使印章时，应调整行距、字距的措施加以解决，使印章时，应调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得用标志与正文同处一面，不得用标志与正文同处一面，不得用标志与正文同处一面，不得用标志“ “此页无正文此页无正文此页无正文此页无正文” ”方方方方法解决黑色圆印为黑色圆印为印章印章有没有发现问题？有没有发现问题？§7）附注）附注§ 一般是对公文发放范围、使用时应注意一般是对公文发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明。

如：的事项等情况的说明如：§ § 此件发至县团级此件发至县团级此件发至县团级此件发至县团级§ § 此件可登报此件可登报此件可登报此件可登报§ § 附注用附注用附注用附注用3 3号仿宋字体，居左，空号仿宋字体，居左，空号仿宋字体，居左，空号仿宋字体，居左，空2 2字加圆括号标字加圆括号标字加圆括号标字加圆括号标志在成文日期下志在成文日期下志在成文日期下志在成文日期下1 1行§ 机关的机关的机关的机关的“ “请示请示请示请示” ”应在附注处注明联系人的姓应在附注处注明联系人的姓应在附注处注明联系人的姓应在附注处注明联系人的姓名和公文末页版式公文末页版式附注附注附件附件主题词主题词版记版记印发机关、印发印发机关、印发时间和印制份数时间和印制份数抄送机关抄送机关主体主体用印用印一份请示的诸要素标识：一份请示的诸要素标识：附件附件附注附注用印用印2.4.3 版记版记§ 版记应置于公文最后一页，版记最后一个要版记应置于公文最后一页，版记最后一个要版记应置于公文最后一页，版记最后一个要版记应置于公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行。

素置于最后一行素置于最后一行素置于最后一行§ 版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成时间、份数和版记反线等要素组成时间、份数和版记反线等要素组成时间、份数和版记反线等要素组成主题词主题词抄送抄送机关机关印发印发机关机关印制日期印制日期§1 1）主题词）主题词）主题词）主题词§ 提示文件主要内容的规范化名词和名词性词提示文件主要内容的规范化名词和名词性词提示文件主要内容的规范化名词和名词性词提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组§注意事项：注意事项：注意事项：注意事项：§ §◆◆◆◆在主题词表中选用主题词；在主题词表中选用主题词；在主题词表中选用主题词；在主题词表中选用主题词；§ §◆◆◆◆主题词标引次序应根据主题词含义由小到大、主题词标引次序应根据主题词含义由小到大、主题词标引次序应根据主题词含义由小到大、主题词标引次序应根据主题词含义由小到大、从内容到形式排列，按类别词、类属词、文种的从内容到形式排列，按类别词、类属词、文种的从内容到形式排列，按类别词、类属词、文种的从内容到形式排列，按类别词、类属词、文种的顺序排列。

顺序排列顺序排列顺序排列§ §◆◆◆◆除类别词外，最多不要超过除类别词外，最多不要超过除类别词外，最多不要超过除类别词外，最多不要超过5 5个§2 2）抄送机关）抄送机关）抄送机关）抄送机关§除主送机关外，需要执行和知晓公文内容的其它除主送机关外，需要执行和知晓公文内容的其它除主送机关外，需要执行和知晓公文内容的其它除主送机关外，需要执行和知晓公文内容的其它机关确定抄送机关的原则有：机关确定抄送机关的原则有：机关确定抄送机关的原则有：机关确定抄送机关的原则有：§ ◆◆◆◆ 抄送仅限于与文件内容有关、需要对方知道抄送仅限于与文件内容有关、需要对方知道抄送仅限于与文件内容有关、需要对方知道抄送仅限于与文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关或协助办理的机关或协助办理的机关或协助办理的机关§ ◆◆◆◆向上级机关的请示，不可同时抄发下级机关；向上级机关的请示，不可同时抄发下级机关；向上级机关的请示，不可同时抄发下级机关；向上级机关的请示，不可同时抄发下级机关；向上级机关的报告一般也不抄发下级机关向上级机关的报告一般也不抄发下级机关向上级机关的报告一般也不抄发下级机关向上级机关的报告一般也不抄发下级机关。

§ ◆◆◆◆ 向下级的重要文件，可以抄送直接上级机关向下级的重要文件，可以抄送直接上级机关向下级的重要文件，可以抄送直接上级机关向下级的重要文件，可以抄送直接上级机关§ ◆◆◆◆ 一般情况下，下级机关不得越级行文，但因一般情况下，下级机关不得越级行文，但因一般情况下，下级机关不得越级行文，但因一般情况下，下级机关不得越级行文，但因特殊情况的越级行文，需要抄送被越过的上级机特殊情况的越级行文，需要抄送被越过的上级机特殊情况的越级行文，需要抄送被越过的上级机特殊情况的越级行文，需要抄送被越过的上级机关§3 3）印发机关和印发时间）印发机关和印发时间）印发机关和印发时间）印发机关和印发时间§ 是指文件制发情况的说明记载，包括文件制是指文件制发情况的说明记载，包括文件制是指文件制发情况的说明记载，包括文件制是指文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、制发日期和份数发单位名称、制发日期和份数发单位名称、制发日期和份数发单位名称、制发日期和份数§ 制发机关和时间位于抄送区域横线之下，左制发机关和时间位于抄送区域横线之下，左制发机关和时间位于抄送区域横线之下，左制发机关和时间位于抄送区域横线之下，左侧行首空侧行首空侧行首空侧行首空1 1字标注执法单位，右侧标明制发时间，字标注执法单位，右侧标明制发时间，字标注执法单位，右侧标明制发时间，字标注执法单位，右侧标明制发时间，行尾空行尾空行尾空行尾空1 1字。

然后在下方画一条与版心等长的间字然后在下方画一条与版心等长的间字然后在下方画一条与版心等长的间字然后在下方画一条与版心等长的间隔作底线，底线下方右侧标注印刷份数隔作底线，底线下方右侧标注印刷份数隔作底线，底线下方右侧标注印刷份数隔作底线，底线下方右侧标注印刷份数训练：训练：依据如下资料，按照格式要求制作公文依据如下资料，按照格式要求制作公文依据如下资料，按照格式要求制作公文依据如下资料，按照格式要求制作公文§ §版头：版头：版头：版头：A A市轻工业局文件市轻工业局文件市轻工业局文件市轻工业局文件§ §发文字号：发文字号：发文字号：发文字号：A A轻字轻字轻字轻字〔〔〔〔2006200620062006〕〕〕〕15151515号号号号§ §标题：标题：标题：标题：A A A A市轻工业局关于市轻工业局关于市轻工业局关于市轻工业局关于A A A A市工业产品物资公司在珠海成立分公司请市工业产品物资公司在珠海成立分公司请市工业产品物资公司在珠海成立分公司请市工业产品物资公司在珠海成立分公司请示的批复示的批复示的批复示的批复§ §主送机关：主送机关：主送机关：主送机关：A A A A市工业产品物资公司市工业产品物资公司市工业产品物资公司市工业产品物资公司§ §抄送机关：市委、市政府、统计局、税务局、人民银行抄送机关：市委、市政府、统计局、税务局、人民银行抄送机关：市委、市政府、统计局、税务局、人民银行抄送机关：市委、市政府、统计局、税务局、人民银行§ §正文：你公司关于在珠海成立分公司的请示收悉。

经研究，同意你正文：你公司关于在珠海成立分公司的请示收悉经研究，同意你正文：你公司关于在珠海成立分公司的请示收悉经研究，同意你正文：你公司关于在珠海成立分公司的请示收悉经研究，同意你公司在珠海成立公司在珠海成立公司在珠海成立公司在珠海成立““““A A A A市工业产品物资公司珠海分公司市工业产品物资公司珠海分公司市工业产品物资公司珠海分公司市工业产品物资公司珠海分公司””””§ §签发时间：签发时间：签发时间：签发时间：2006200620062006年年年年6 6 6 6月月月月3 3 3 3日日日日§ §主题词：轻工主题词：轻工主题词：轻工主题词：轻工 物资物资物资物资 公司公司公司公司 批复批复批复批复§ §引发说明：引发说明：引发说明：引发说明： A A A A市工业产品物资公司办公室市工业产品物资公司办公室市工业产品物资公司办公室市工业产品物资公司办公室 2006200620062006年年年年6 6 6 6月月月月5 5 5 5日印发，日印发，日印发，日印发，共印共印共印共印20202020份份份份。