工程项目档案管理.ppt

     工程档案管理工作     需要注意的几个问题 　　      一、工程项目档案管理中的常见问题                        （六个方面） ¨项目文件管理的职责分工不明确 ¨人员不稳定，建设项目档案管理业务不熟 ¨文件材料收集不齐全 ¨归档文件材料质量不符合规范要求 ¨文件材料整理编目不规范 ¨建设项目文件整理归档不及时 1.项目文件管理的职责分工不明确¨主要表现在：各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定2.人员不稳定，建设项目档案管理业务不熟¨主要表现在：由于集成项目施工的特殊性：涉及施工人员多，专业技术人员调动频繁；资料管理没有统一的流程，管理散乱 3、文件材料收集不齐全¨①建设项目前期文件缺失较多如：项目委托书、招投标文件等¨②建设项目设计文件不全如：方案、设计文件等¨③建设项目施工文件不全如：工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等¨④建设项目监理文件不全。

如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等¨⑤设备文件不完整如：无设备开箱记录4、归档文件材料质量不符合规范要求¨①文件格式不规范，文件材料没留装订线；¨②签认手续不完整、不真实；¨③使用不耐久字迹材料记录文件；¨④复印件较多：如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件；原材料证明与试验报告为复印件；¨⑤文件材料的内容不真实（竣工图与设计变更不符）；¨⑥竣工图盖章不规范：如竣工图纸盖名章、代签；5、文件材料整理编目不规范¨①文件的组卷不合理；¨如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；¨②案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；¨案卷题名没有提示卷内文件的全部信息；拟写错误如：质量评定表及原材料试验报告等项内容只编写为竣工资料字样、没有注明工程名称6、建设项目文件整理归档不及时 　主要表现：平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理；工程技术人员又面临下一个工程任务等原因，造成文件材料不能及时归档，很难保证项目档案的齐全、完整与准确如何做好档案资料工作：¨管理职责：¨省公司总经理工作部是输变电工程档案的主管部门，负责工程档案管理制度、细则的制定并组织实施；负责工程档案管理的检查、监督、指导；负责竣工档案的专项验收和达标投产工程档案管理的考核工作；负责接收和保管工程的立项及审批文件、可行性研究阶段文件材料、省公司在工程项目建设期间形成的管理文件、合同.¨省公司基建部（工程建设单位的代表）负责工程项目档案的组织、协调，负责工程项目环境影响报告书、初步设计审批文件、施工、监理、设备合同的收集、积累，并向省公司档案部门归档；负责向分建设单位移交合同副本。

¨省公司规划部门负责工程项目的立项、审批文件及可行性研究阶段文件的收集、积累，向省公司档案部门归档，并负责将工程项目批文、勘察设计合同副本、工程项目可行性研究报告转发及提供给分建设单位¨省公司招投标管理中心或招标代理机构，负责收集、整理本部门在招投标工作中形成的应归档的文件及相关资料，向省公司档案部门归档；负责向分建设单位提供设计、施工、监理、物资招投标文件目录证明及中标书¨分建设单位：是工程档案管理的实施单位，负责工程施工、竣工阶段的档案管理的组织、协调工作;负责工程档案的收集、整理、保管、统计、鉴定及提供利用工作¨勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交、归档工作；负责提交最终版竣工图¨施工单位负责合同规定的工程文件的收集、整理、移交、归档工作；负责设备开箱文件收集、整理及移交工作；负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据¨调试单位根据承担的工作任务，负责完成系统调试方案、措施、调试报告的编制，并做好收集、整理及移交、归档工作¨监理单位负责收集、整理监理文件材料，向分建设单位的移交；负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。

¨运行、检修单位负责施工、安装技术文件、竣工图和设备等与运行、检修有关的档案的接收、整理、归档¨建设单位或分建设单位在签订工程设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确参建单位提交相应工程文件的收集、整理、移交、归档责任施工、监理、调试单位在移交纸质档还移交相应的电子文件、工程重要活照片和影像材料.工程档案的归档保管工程档案的归档保管¨（一）项目准备阶段的立项审批；选址意见及报批文件；可研报告及批复；项目评估、论证文件；环境影响报告及批复、投（融）资计划等由省电力公司负责收集、积累、整理归档分建设单位如属非主送、抄送单位，可保存复印件¨（二）招、投标文件由省公司保存原件，分建设单位只需保存招、投标文件目录证明及中标书¨（三）工程的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存，分建设单位不属于合同方的情况可保存副本¨（四）工程地质、水文、气象等设计基础文件、初步设计、施工图由分建设单位保存¨（五）工程的征地、移民、政策处理文件由分建设单位保存¨（六）工程施工阶段的竣工文件（含竣工图）由分建设单位、生产运行、检修单位保存¨（七）设备出厂技术文件由分建设单位、运行单位保存¨（八）工程监理档案，由分建设单位保存。

¨ （九）质量监督、调试、竣工验收、审计、决算等文件由分建设单位保存，省公司保存工程审计、决算文件归档时间要求：¨（一）规划、工程建设等管理部门在阶段性工作完成1个月内向相关部门和单位移交工程的立项审批、可研、选所选线、初步设计、征地和政策处理、招、投标、合同、质量监督报告等文件材料¨（二）各施工、安装、监理、调试等单位在工程竣工投运后1个月内，根据建设单位的要求，整理、组卷移交竣工技术文件、设备文件、竣工草图、调试报告等，并提交相应的电子文件¨（三）设计单位应在竣工投运2个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章，并向项目分建设单位移交竣工图电子文件，施工、监理单位在收到竣工图半个月内完成竣工图审核签署工作，由施工单位向分建设单位移交、归档竣工文件的编制要求¨工程施工及调试完成后，设计、施工、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求编制项目竣工文件，监理单位负责审核¨竣工文件的质量应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（GA/T28—2002）和《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）的要求¨（一）字迹应清楚、耐久，不能用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等不合格的书写材料。

¨（二）图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备签名真实、规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名¨（三） 归档文件的纸张大小为A4幅面，装订边为2.5厘米小于A4纸的应粘贴在A4纸上¨（四） 各类记录表式必须符合规范要求，所填内容真实可靠，数据填写必须详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉 ¨（五）原材料及构件出厂证明、复测报告施工过程中的各种原材料如水泥、钢材、混凝土试块的质保书、出厂试验报告、复试报告都要齐全、完整，并要说明该原材料在工程项目中使用的数量、位置，使原材料具有可追溯性¨(六）设计变更、施工质量处理、缺陷处理，应有闭环交代的详细记录四、竣工图的编制:¨（一）有变更内容的应重新绘制的竣工图，其设计阶段改为“竣工阶段”，图号中的设计阶段代号“S”改为“Z”，图标中的日期应是编制竣工图的日期；按施工图施工没有变动的，由设计单位在施工图上加盖并签署竣工图章，原图号不需更改¨（二） 应编制竣工图总说明，叙说竣工图编制原则，各专业目录及编制情况对有修改内容的竣工图卷册，还应编制分册说明,内容包括修改内容、修改原因及提供资料单位等三） 设计单位提供的竣工图范围应为全套竣工图，成品深度应等同于施工图文件的深度。

¨（四） 设计单位编制的竣工图的审核由竣工图编制单位负责，由设计人（修改人）编制完成后，经校核人校核和批准人审定后在图标上签署由施工单位和监理单位审核、签字确认¨（五）  竣工图均须加盖竣工图章，竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签竣工图章应使用红印泥，盖在标题栏附近空白处¨（六）设备图如有修改，也应要出修改图，确保最终版的设备图与实际相符¨（七）工程竣工图一般为二套，分建设单位档案管理部门、运行单位各一套对分段运行的500千伏输变电线路，应根据需要适当增加竣工图的套数，并在设计合同明确    创优的声像档案应注意的问题¨在选择镜头时，避免出现无横幅会议场面镜头，不要领导视察、慰问镜头，不要无横幅会议场面镜头，不要与施工及施工质量无关的镜头光碟的结尾应有该工程的远景镜头和全景镜头¨在照片选取时，不要领导视察、慰问照片，不要无横幅会议场面照片，不要与施工无关的照片¨要重视汇报材料与光盘制作，其作用是充分展示机会、专家认可要千锤百炼、要外行看懂，有印象、打动评委的心¨（鲁班奖）光盘5分钟300秒，从视觉效果3秒印象、5秒加强，约60张更重要、更直观图片，过程照片尽量不要镜头不要旋转，图像与解说词要对应，解说词非常精练、简洁，吸引人，变电站名称要统一，免得评委误会。

¨汇报材料：约2000字15分钟关于监理典型表修订的建议建议之一：¨近年来各省公司系统内普遍使用的“中国电力建设监理信息网1998版《电力工程建设项目监理典型表式》为基本蓝本，许多表式也不能满足工程需求¨ 甘肃省电力公司工程建设部，在甘肃省电力公司工程建设部，在2006年年5月参照国标月参照国标GB 50319《《建设工程监理规建设工程监理规范范》》中有关监理表格，并结合甘肃省公中有关监理表格，并结合甘肃省公司对输变电项目的一些管理要求和特点司对输变电项目的一些管理要求和特点进行修订进行修订¨将原将原1998版版《《电力工程建设项目监理典电力工程建设项目监理典型表式型表式》》线路和变电站工程两套独力的线路和变电站工程两套独力的表式进行整合，合二为一，修订成线路表式进行整合，合二为一，修订成线路和变电站工程通用的一套监理表式将和变电站工程通用的一套监理表式将原表式中基本不使用的表格删除，原表原表式中基本不使用的表格删除，原表式中没有但实际需要的表格增加进来，式中没有但实际需要的表格增加进来，原表式中有但格式和内容不符实际情况原表式中有但格式和内容不符实际情况的进行修改的进行修改¨建议之二：¨国家电网建设公司为了规范本工程质量管理工作，结合1000kV特高压交流试验示范工程的特点，编制了电力工程建设项目监理工作表式（特高压交流变电站工程）。

¨目的是：统一各参建单位质量控制使用表格，以利于监理工作的规范化，档案资料归档管理的标准化这是因为以往工程中一表多用时，常常出现内容与格式的多样化现象，给工程竣工档案资料专项检查工作，带来许多麻烦表式内容填写总说明¨工程名称：以施工图设计文件名为准¨项目监理部名称填写：“公司简称＋项目监理部全称”¨承包单位填写内容部分采用打印方式，项目监理部审查意见、建设管理单位审查意见采用手写方式¨所有姓名、日期的签署采用手写方式¨项目监理部审查意见如果在栏内写不下，可附页，但在正页应签署肯定性意见，并说明“具体意见附后”字样（如：“同意该施工组织设计，请建设管理单位审批，具体意见附后附页内容采用打印方式，并手写签署姓名、日期，加盖项目监理部章存档要求　¨..\特高压工程监理工作表式（建设单位）.doc关于设计院编制竣工图的建议¨国家发改委在2005年11月28日发布，《电力工程竣工图文件编制规定》 DL/T 5229—2005，2006年6月1日实施¨由于施工图的电子版本在设计单位(版权所有)，所以修改、印制极为方便，可充分利用原有资源(包括人员、设备、资料等)，提高竣工图编制效率和质量。

¨作为编制竣工图的依据性资料“设计变更通知单”、“工程联系单”以及其他设计更改文件，在建设过程中施工、监理等参建各方均要审核签字认可，这也符合DAIT28标准中“如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任”的规定¨..\电力工程竣工图文件编制规定.pdf。