档案登记备份工作辅导材料.doc

档案登记备份工作材料海盐县档案局 王惠华　 －６-20一、国家为什么要实行电子文献和数字档案登记备份(如下简称“档案登记备份”）制度?(一)、从日本“养老金案”看档案登记备份制度的重要性（背景)例子:日本社保厅“养老金案”始末初,日本社保厅50９5万份养老保险缴纳登记表被曝与缴纳人实际信息不符，143０万份养老保险缴纳记录主线没有录入社保厅的电脑系统,并且曾经负责收集这些信息的数百个市政机关也早已销毁了原始记录日本民众强烈不满，“养老金案”直接导致安倍晋三政府倒台再看国内典型例子：四川大地震中档案大量损毁、石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案、德国施耐德公司侵犯正泰集团专利案、湖南罗彩霞被冒名顶替上大学事件、深圳福彩中心黑客事件到广东、辽宁、陕西等省养老、税务个人账户基金与统筹基金记录不清等状况接连发生日本养老金案及国内外案例的实质——档案安全隐患日益突出（二）、开展档案登记备份工作是时代的必然1、是新时期档案事业创新发展,适应“四个变化”实现“四个转移”的需要(年初全省档案工作会议提出）一是适应党委、政府及人民群众对档案及档案工作需求的新变化，把档案工作的重点从只关注档案馆馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥现实作用的现行档案文献上来，提高档案工作现实服务的能力；二是适应信息化时代的档案载体形式上的新变化，把档案工作的对象从老式的纸质档案转移到新型的电子文档上来，积极摸索建立有效管控电子文档的体制机制，提高档案事业的可持续发展能力；三是适应档案部门工作职能的新变化,把档案部门履行工作职能的重心从档案馆保管转移到档案监管上来,对各乡镇、机关部门现行性的动态的档案文档管理状况进行监管,提高档案部门的行政监管能力;四是适应迅速发展的档案环境和条件的新变化,把档案工作从重要为政治、为领导服务转移到为政治、经济、社会、文化、党建提供全方位服务上来，拓宽档案工作的覆盖面,提高档案工作的全面发展能力。

2、开展档案登记备份工作，有助于强化档案的证据保全作用这个是核心价值3、开展档案登记备份工作，有助于建立新时期民生档案安全监管体系将档案工作行政监管的范畴从档案馆(室)归档保存的多种档案扩展到了各部门单位正在运营的现行文献（电子文献）、电子业务数据，通过实时或定期登记备份方式，对社会保障、劳动就业、民政、教育等民生领域中形成的波及民生及公共利益的重要档案、法定进馆单位档案、重点建设项目、社会组织以及个人形成的对国家和社会有保存价值的电子文献和数字档案进行有效监管,为重要民生档案安上一把“金锁”,最大限度地保证档案的安全4、开展档案登记备份工作,有助于实现对社会档案资源的有效整合通过开展档案登记备份工作,借助信息网络技术，通过接受、复制、备份等多种手段,把各机关部门、企事业单位、社会组织的有保存价值的电子文献和数字档案进行集中整合，创新档案资源整合模式,加快档案信息资源集聚整合步伐，形成社会共享,各方共赢的档案资源体系因此，档案登记备份制度为档案安全提供保障——是一项重要的制度创新，核心价值在于强化了档案的证据保全作用,强化了档案的原始证据价值，保证档案运用浮现纠纷时，档案部门作为法定职能部门，可觉得社会提供最权威的档案原始凭证。

同步也是一项长期而艰巨的战略任务创新表目前：1、制度创新——档案登记备份制度；2、档案行政监管方式创新;　3、创新档案资源建设模式; ４、创新档案馆功能建设等等二、什么是档案登记备份?如何实行档案登记备份工作？——省“两办”发文及省局实行方案政策解读法律根据:１、底,中央办公厅、国务院办公厅《电子文献管理暂行措施》2、《中华人民共和国档案法》3、《浙江省实行＜中华人民共和国档案法>措施》4、国家档案局令《电子公文归档暂行措施》5、１2,省委办公厅、省政府办公厅发出《有关开展电子文献和数字档案登记备份工作的告知》(如下简称“《告知》”）我省未雨绸缪,在全国率先开展档案登记备份工作《告知》下发后，省局制定了《全省电子文献和数字档案登记备份工作实行方案》(如下简称“《方案》”)，工作的组织领导、目的任务、范畴形式、时间程序等具体规定，保证工作可操作性嘉兴市两办也下发了相应的《实行意见》,是我们开展工作的根据 （一)、什么是档案登记备份？概念:由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会有重要保存价值的电子文献和数字档案进行登记认证,并由同级国家综合档案馆对通过认证的电子文献和数字档案进行数据备份。

解释概念：１、档案登记备份工作涉及两项内容：一是登记认证是由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文献和数字档案进行登记，以加强档案监管并拟定移送备份范畴;在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息,实现档案的“证据锁定”，并在必要时以可信第三方身份提供可靠性认证二是安全备份由设在各级国家综合档案馆的电子文献和数字档案登记备份中心，集中对区域内通过登记认证的电子文献和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复和证据保全服务如：火灾、地震2、登记备份工作是档案行政管理部门依法实行行政管理职能的具体行政行为,体现了行政监管职能3、登记备份对象是——电子文献和数字档案（全称完整讲是：电子文献和数字档案登记备份)４、登记备份功能定位——强化档案凭证价值（真实性、可靠性）；重要档案的容灾（防意外事故）；档案资源整合(衍生功能）核心功能:证据锁定、证据保全５、重要作用——保证档案可靠性,强化法律凭证价值;保证档案安全性，提高抵御风险能力；保证档案的凭证性衍生作用:强化档案行政监管职能;有效整合档案信息资源；带动档案各项事业建设６、容易混淆的概念:登记和备份是同一行政行为概念(通过备份手段，实现登记行为)；档案和数字档案——从档案价值出发、而非信息化限度;档案和电子文献关系——主从关系（电子文献是档案的一部分,需要档案部门监管的对象，已有相应的法律根据)。

二)、如何实行档案登记备份工作?省级目的任务：从开始,力求到“十二五”规划期末6年时间:1、建立档案登记备份中心十二五”期间各县市所有建成,并在馆际间建立异地备份库；２、优先开展波及民生的重要档案的登记备份工作十二五”期间，完毕重点完毕涉民单位(部门）的电子业务数据库、其她电子文献和档案数字化成果的登记备份工作全面开展机关单位的电子文献归档备份工作以实行民生档案基本信息数据库建设工程为抓手,对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文献和数据进行登记备份今年省档案登记备份中心用VPN专线(租用电信网络专线),对省民政厅婚姻、救济、移民档案；省人保厅社保医保、劳动鉴定档案和省建设厅公积金档案、房产档案进行登记备份)3、抓好重点建设项目档案登记备份工作按分级管理原则实行４、加强机关、团队、企事业单位数字档案室建设(全省６０%以上机关、团队、国有企事业单位建成);5、积极引导,根据自愿原则，开展民营公司、其她社会组织以及个人重要电子文献和数字档案登记备份工作实行原则：统一规划、分级管理；突出重点、分部实行;安全保密、重在服务实行规定：１、以档案登记备份中心建设为平台;２、以构建民生领域档案安全体系为重点；３、以数字档案室建设为基本;4、以组织领导和人才队伍等为保障。

对党委、政府规定(建领导小组、加大督查考核力度、加大资金投入）；对档案行政管理部门规定（规划方案制定、业务考核、指引宣传培训);对档案馆规定(基本设施准备、备份中心平台建设、开展登记备份工作）;及对基层单位都提出不同规定档案登记备份范畴：分三个层面1、重点对象:波及公共利益或民生权益如：人力资源和社会保障、城乡住房建设、医疗卫生教育、民政、环保、质监、食品监督、安全生产监督、国土资源等重要领域形成的业务档案和电子数据库2、必须登记:法定进馆单位(涉及机关、团队、国有企事业单位和其她组织形成并保管的尚未到移送进馆年限的归档电子文献、数字化成果和文献目录数据）、重点建设项目3、自愿登记：民营公司、其她社会组织和个人保存的电子文献和数字档案移送备份的档案数据形式:１、电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务信息系统形成的现行电子业务数据库2、电子公文：单位公务过程中形成的电子文献；3、档案数字化成果:由老式档案数字化而来其她电子文献：音视频电子文献、数码照片、CAD等科技电子文献工作内容、程序及规定：重要工作内容：机关、企事业单位：１、做好登记备份的有关准备(调查现状；督促指引各单位建立归档、备份机制;根据单位时间，制定技术方案后实行)；2、填报材料;3、档案数据的归档备份（生成备份载体);4、报送、移送备份数据。

登记备份中心:受理、审核、反馈、数据维护管理和服务基本程序：前期解决、报送移送、受理审核、信息反馈四步对于电子业务数据、电子公文、档案数字化成果这三种不同的数据类型进行登记备份的基本程序是一致的,但由于多种数据形式自身的特点,对于登记备份工作有特殊规定如：业务数据,周如下频率进行备份的，宜打包传播方式备份(可租用电信网络专线);月以上频率的，离线脱机载体备份如:数字化成果，一般离线脱机备份（光盘等)如：电子公文打包备份和脱机备份均可档案登记备份中心建设：省将出台《浙江省电子文献好数字档案登记备份中心建设规范》,一般依托数字档案馆和新馆建设平台，因地制宜推动;对机构、制度、人才、经费提出规定,建成后要上报上级档案行政管理部门，并申请组织验收;软硬件设施和平台（《电子信息系统机房设计规范》、《信息系统劫难恢复规范》）中心需要平常管理和维护；提供档案数据恢复、档案原始性认证服务 三、我县实行档案登记备份工作的机遇和挑战（一)、我县档案信息化工作基本1、目前馆藏档案登记备份工作已初步展开目前，案卷级文献级目录输入已完毕140多万条，婚姻档案全文数字化3326卷，１5.１万页,二轮土地承包档案7０3卷1０.４２万页，馆藏老照片数字化1.06万张。

并这些对馆藏数字化档案所有用光盘和硬盘进行了备份2、各机关单位电子文献管理状况进行数字化扫描的单位为数不多，开展的也只有对部分业务档案进行了扫描，如，开展了工商局工商登记档案的备份,共备份工商登记档案５44７家,５1.5万多页,备份方式是硬盘两处备份;县环保局对10873余件的人事、荣誉、环保等重要档案进行了全文扫描，县国土资源局对从１９87年以来的地籍、农民建房、建设用地等进行了扫描，现已入库12万余页,县民政局此前的婚姻档案进行了全文扫描 (二）、今年以来档案登记备份工作开展状况:　1、加强学习、领悟上级精神 ２、开展调研、明确工作重点3、加强宣传、争取领导注重宣传工作就是要让人们懂得这个事，让领导听了懂得事情的重要性,或者说是要心动并且行动4、因地制宜、制定初步方案,加快海盐档案登记备份工作的步伐三)、下一步需要把握的工作重点及值得探讨的问题1、建立县电子文献和数字档案登记备份中心建设应当合适超前，同步备份中心软硬件平台建设和运营、维护等经费要列入同级财政预算，保障工作开展2、创立一批规范化数字档案室明确创立目的,按照文档一体化的规定,积极开展各机关部门、企事业单位规范化数字档案室创立活动，为开展电子文献和数字档案登记备份工作奠定良好基本。

3、做好进馆单位有关档案移送和备份工作依托电子政务系统,加强电子文献和数字档案登记备份中心与各数字档案室的对接对各机关部门、企事业单位等进馆单位形成的电子文献和其保管的未到移送进馆年限的档案数字化成果，进行实时或定期移送登记和安全备份4、抓好重点领域有关档案登记备份工作以实行民生档案基本信息数。