采购部管理规范1.doc

采购部管理规范第一节 采购部概述 采购部是负责酒店物资采购工作的职能部门，采购部根据酒店各部门工作需要，及时、安全、经济、合理地采购各类物资，确保酒店经营活动的正常进行采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度和各项财务制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量齐全、质量可靠、价格合理，严格控制采购成本第二节采购部组织结构图编制：5人主管：1人食品采购员：1人物品采购员：1人工程采购员：1人验收员（物料控管，部门资产管理员）：1人第三节 岗位职责与素质要求 一、办公室 职 务：采购部主管 报告上级：分管领导 督导下级：采购员、验收员 岗位职责1、 主持采购部的全面工作，确保各项采购任务的顺利完成；2、 审批所有的采购单和支出凭证等单据，确保各项采购价格合理，质量可靠，对酒店的各种物资采购质量负有领导责任；3、 参与审核酒店年度采购计划，进行大宗商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；4、 负责建立并落实管辖业务口的各项工作程序和规章制度；5、 负责部门预算的编制工作，并在预算内尽量做到开源节流；6、 熟悉并掌握酒店所需各类物资的名称、规格、用途和价格；7、 负责督导部门人员在采购工作中严格遵守国家的有关法律法规和酒店的各项规章制度；8、 组织好部门培训，不断提高部属人员的业务技能；9、协调采购部与其它部门之间的关系，确保各项工作的顺利开展； 10、完成上级领导交办的其它各项工作。

职 务：食品验收员报告上级：采购部主管岗位职责1、做好原材料的验收工作，严把质量关和价格关，严禁不符合要求的原材料进入酒店；2、认真填写验收单，隔天上报财务部门；3、管理采购部周转备用金，为采购员报销手续齐全的帐单；4、与采购员协调，做好食品原料的考察工作；5、负责采购部内部资产的管理和监督规范使用；6、负责部门各种合同的分类、保管工作，严格遵守保密制度，不得私自外泄任何合同条款；7、负责收集、整理、收发部门各类单据、凭证等，确保单据完整，走单及时；8、负责与财务联系，进行付款凭证的管理和相关票据的领用登记工作，并及时报销相关票据；9、负责与综合部联系，进行部门的考勤上报工作；10、每月月末进行食品成本分析，对于超支过大的地方，及时提出整改意见，并汇上级领导；11、完成上级主管交办的其它工作二、采购 职 务：物品采购员 报告上级：采购部主管 岗位职责1. 负责清洁剂、印刷品、棉织品、洗涤用品、玻璃器皿、瓷器、家具和其它服务用品的采购；2. 根据采购申请单采购各部门所需物品，并坚持“货比三家”的原则，保证物品质优价廉；3. 进行市场考察，掌握市场供货情况，及时向上级主管提供最新的市场行情；4. 协助做好采购物资的验收入库工作，确保所采购的物资符合申购要求，对不合格产品，负责办理退货、补货或调货；5. 与各部门、供应商之间保持良好的沟通合作，及时收集反馈信息，确保物资采购渠道畅通进行；6、根据酒店财务的相关制度，及时将业务口相关供应商的相关付款凭证上报财务部门；7、参加部门培训，遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度；8、完成上级分配的其它工作。

职 务：食品采购员报告上级：采购部主管 岗位职责1、 负责餐饮部所需蔬菜、肉类、蛋禽、海鲜、冻货、调味品及酒水饮品、香烟等的采购；2、 坚持“货比三家”的原则，根据酒店其他部门报送的采购单实施采购，保证产品质优价廉、无假冒伪劣变质产品；3、 和餐饮部联系，定期进行市场考察，掌握市场供货情况，及时向经理提供最新的市场行情；4、 协助做好食（饮）品的验收入库工作，对不合格产品，负责办理退货、补货或调货，确保使用部门的正常需求；5、 与餐饮部、财务部及供应商之间保持良好的沟通合作，及时收集反馈信息，确保物资采购渠道畅通进行；6、 根据酒店财务的相关制度，及时将业务口相关供应商的相关付款凭证上报财务部门；7、 参加部门培训，遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度；8、 完成上级分配的其它工作职 务：工程采购员 报告上级：采购部主管 岗位职责1、 负责机器零配件、油漆、灯管、工业盐、砖瓦灰沙石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械配件等低值易耗品的采购以及各类维修服务项目，并负责固定资产的采购；2、 根据采购申请单采购工程等部门所需物资，坚持“货比三家”的原则，保证采购的物资质优价廉；3、 进行市场考察，掌握市场供货情况，及时向经理提供最新的市场行情；4、 协助做好采购物资的验收入库工作，确保所采购的物资符合申购要求，对不合格产品，负责办理退货、补货或调货；5、 与工程、财务等部门及供应商之间保持良好的沟通合作，及时收集反馈信息，确保物资采购渠道畅通进行；6、 做好每天现金或支票的报销和结算等工作；7、 参加部门培训，遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度；8、 完成上级分配的其它工作。

第四节 工作程序与标准一、采购工作基本规定 1、酒店，所有的采购任务都由采购部完成，其他部门应起到监督、配合的作用； 2、采购物品（包括服务合同）要做到货比三家，否则，采购部应说明原因；3、财务部库房须于每月5日前将库存报表及当月采购计划报送采购部，以便合理安排采购工作 二、采购一般程序 1、各类物（食）品采购申请授权：采购项目单据/文件申请人授权批准人食品厨房采购单中厨厨师长饮品酒店物品请购单酒水员部门经理/财务总监干货厨房采购单中厨厨师长物品酒店物品请购单保管员/部门主管部门经理/财务总监工程配件酒店物品请购单部门主管部门经理/财务总监固定资产酒店物品请购单部门经理财务总监维修等服务书面申请部门经理财务总监/总经理 2、对于库房一般申购，当库存量低于正常标准时，库房保管员应根据上次进货记录逐项填写采购申请单，经财务部总监和综合部负责人签字后，报至采购部，由采购部实施办购；3、对于无库存的物品采购，由使用部门填写《酒店物品请购单》，经部门经理签字并由财务库房保管员核实确认后，交采购部询价采购部应填写至少三家报价（有供货合同或长期供货稳定等情况的除外），经采购部主管核实后，将采购单以及相关报价转申购部门，申购部门持采购单报财务部总监和总经理审批；4、采购部根据已审批的采购单，实施采购工作。

对于采购额度较大或固定资产的购置，采购部要填写订货单或与供应商签订购货合同，经采购部主管签批后，分别送报相关部门经理、财务部总监就有关项目签字认可，最后报总经理批准，采购部方能实施采购；5、对于日需食品的采购，由餐饮部后厨每天定时向采购部提交采购单，采购部收到经各厨师长批准的采购单后，方能实施采购；6、对于鲜花的采购和制作，各部须提前两小时将采购单报采购部(非上班时间除外)，采购部按要求到位；7、货到后，采购部应根据货品类型通知食品验收员或仓库保管员，由食品验收员或仓库保管员凭采购单或备忘录及时联系相关部位具体安排收货事宜货物验收后，食品验收员或仓库保管员须当场开具收货凭证，交付供应商；8、若发现质量等问题，食品验收员或仓库保管员应立即通知采购部，由使用部门、财务收货部、采购部三方共同检查确认后，采购员负责及时与供应商联系，尽快办理退换手续超过规定的退换期或保修保质期的，采购部不再负责退换或维修；9、一般采购流程：（1）正常补库采购流程（PR单）： 由仓管员根据最低库存将需物品的品名，规格，数量以书面形式申请，经总经办与财务审核后报采购部，由采购部根据申购的品名，规格，数量进行采购；仓管员 → 财务部 → 综合部 → 采购部（2）无库存采购流程（PR单）： 使用部门根据该部门的实际需求认真填写《酒店物品申购单》报财务总监批示，转交采购部进行采购；使用部门 → 部门经理 → 财务总监 → 采购部（3）订货单 (PO单)或签定合同流程：使用部门根据该部门的实际需求认真填写《酒店物品申购单》报财务总监批示，转交采购部，由采购部根据申购内容进行“货比三家”选定供货单位（也可有使用部门推荐），采购部将样品以及定货单分别送相关部门经理、财务部总监就有关项目签字认可，最后报总经理批准，采购部方能实施采购；使用部门 → 财务总监 → 采购部 → 使用部门 → 财务部 → 总经理（4）退货流程：使用部门在使用由采购部门采购的新增物品时发现有异常情况，立即停止使用，及时与该物品的采购人员联系，核对是非正常的情况下，办理相关的退库，由采购部与供货商进行协调更换。

使用部门 → 仓管员 → 采购部 → 供货单位 三、食品采购程序： 1、食品价格制订程序：（1）食品采购实行定期报价制，蔬菜、水果每周报价一次，海鲜水产每十天报价一次、调料、干（冻）货、肉禽类、酒水饮料类每月报价一次；（2）报价单由采购部拟制，经采购部主管、财务部总监和餐饮部经理签字后生效报价单是实施食品采购及收货的依据，也是所购食品的最高限价，一般不得变动；（3）构成报价单的资料来源为采购部日常采购反馈、供应商报价以及餐饮部、财务成本组的不定期市场考察情况；（4）采购员在日常采购过程中,要及时向经理反馈市场行情信息每周四，采购员与餐饮部验收员分别对蔬菜和水果市场进行考察，并需在当日16:00前向主管汇报市场考察情况；（5）每月的8日采购员和验收员共同考察海鲜价格，海鲜供应商九日11：00前到采购部定价，每月的26日，食品采购员和验收员共同考察调料市场，相关供应商到采购部报价；每月的28日，食品采购员和餐饮部验收员共同考察肉、蛋、禽及相关供应商到采购部报价；（6）每月29日，采购部主管和餐饮部经理依据各方资料拟订出下月食品报价单，报价单送财务部总监签字后，从下月1日起执行；（7）价格制订中，对于价格出入较大有争议的食品价格，由总经办组织采购部、餐饮部和财务部联合对市场进行考察，共同确定价格；（8）鲍翅燕等高档原材料的价格由财务总监、行政总厨和采购部主管共同考察制定。

2、食品申购程序：（1）对于无库存食品采购和日需食品采购，由餐饮部厨房制订食品采购单，经厨师长签字，然后报送采购部实施采购；（2）餐饮部必须在每日20:30前向采购部提交次日食品采购单，采购单一式三联：采购一联，验收一联，厨房一联； （3）采购员收到食品采购单后，根据厨房要求，分门别类，准确、及时、保质保量地购进食品原料；（4）对于厨房临时所需食品，要由行政总厨签字同意，方能向采购部报采购单，采购员根据采购单要求，必须及时反馈采购信息，以便餐饮部做出相应调整情况紧急来不及写采购单的，须由餐饮部经理或行政总厨通知采购部主管，采购部可先行购买，但餐饮部必须事后补写采购单；（5）对于临时急购而没有报价、没有具体标准的食品，餐饮部需委派懂业务的人员和采购员一同外出购买；（6）对供应商向酒店交纳的进店费（含实物），由采购部统一上缴酒店财务，由财务部向供应商统一开具发票或财务收据（收货凭证），未经总经理批准，严禁酒店任何部门及个人擅自挪用3、食品收退货程序：（1）采购员尤其是验收员和领货厨师要严把质量关，发现过期及腐烂变质的原料必须当即退货；（2）食品采购到位后，由财务部安排收货人员凭采购单和报价单及时验收，对于验收合格的食品，必须在收货单上签字确认，并当场将收货单交给送货人员。

因收货过于迟缓或无故不。