高校学生档案管理存在问题及对策-档案管理制度.docx

高校学生档案管理存在问题及对策|档案管理制度 　　摘要高校学生档案是学生学习经历、成长过程和综合素质的真实统计，也是学生就业及以后组织选拔、任用、考评的主要依据，关系着学生的前途命运所以，做好高校学生档案管理工作意义重大针对目前高校学生档案管理中存在的问题，进行分析并提出处理措施及对策　　关键词高校 学生档案 管理　　一、高校学生档案管理中存在的问题及其原因　　1.缺乏合理完善的学生档案管理机制现在，高校学生档案管理缺乏明确的法律和制度依据制度的缺位制约了高校学生档案管理水平的提升除《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案管理措施》外，教育部目前还没有一部针对高校学生档案管理的系统性、详细性、可操作性的制度，更没有明确规范的管理标准所以，造成大多数高校学生档案管理部门职责不清，管理混乱的局面　　2.档案缺乏统一规范的标准，造成学生档案内涵不能实现标准化现在，教育部尚没明确考生档案标准化内涵要求不一样省市考生档案内容各异、五花八门，有的省市考生档案内容丰富：有考生报名记录表、考生志愿表、考生体检表、高中毕业生记录表、高中生学籍卡片等，而有的省市考生档案中只有高中学籍卡片或学生成长统计册、高中学生发展汇报等名目。

但对于考生档案中到底应具有哪些材料，教育部没有明确要求学生毕业后，用人单位则以较全方面、丰富的学生档案来要求，致使部分毕业生返校要求学校补充档案内容，而实事上对于高考档案材料，学校只能以各省招生办所寄档案材料填充，对于考生档案中缺乏的材料，高校也无能为力所以，教育部应从高中阶段的档案内容开始规范要求因为高考档案材料各异，造成高校建立学生档案时无法标准化要求　　3.档案管理人员的业务管理水平尚处于初级阶段高校学生档案管理员素质直接关系到高校学生档案管理工作的质量，而大部分高校没有专职档案管理人员，多为兼职，且人员变换频繁，队伍微弱高校领导及职能部门重视程度不够，各档案搜集部门配合不力，加之档案管理人员缺乏专业培训，档案知识欠缺，管理意识淡泊，管理模式陈旧，管理手段落后等等原因造成学生档案丢失、管理混乱、检索困难等情况发生档案管理水平的好坏，取决于档案人员的主观意识和业务水平现在的管理水平仅仅是简单的搜集、整理、登记、装订、归档的初级阶段，相距当代化的档案信息化管理模式的实现较远　　4.学生档案搜集、整理的动态化管理制度还未建立学生在校学习期间的奖惩材料、借贷和还贷情况、学籍异动材料、思想品德评定等材料是逐步形成，逐步归档。

而大多高校学生档案管理从入校时初步建立后，中间过程静止，只至毕业前方从各部门搜集整理几年的学习过程中，因为教导员的变动或部门老师管理意识淡泊，致使学生档案材料不全或丢失所以，最终的毕业生档案中能够反应学生学习过程、思想品德、发明性思维的材料太少，使用人单位无法从档案中全方面了解学生的在校学习过程　　二、加强高校学生档案管理工作的对策　　1.建立合理完善的学生档案管理机制高校应明确学生档案管理主体部门，隶属于学生学籍管理部门，实施档案分级管理根据“分级管理、分级负责，谁主管、谁负责”的标准，从“有利于学生档案搜集，有利于学校规范管理，有利于学生档案信息化管理，有利于学校的科学发展”出发，建立“学校党政统一领导，职能部门统筹协调，相关部门齐抓共管，二级学院和教导员详细落实，全校师生参加监督的学生档案管理工作运行机制学校校长是学生档案管理工作第一责任人，对学生档案管理工作负全方面领导的责任；分管学生档案工作副校长是学生档案管理工作直接主管责任人，负担领导、协调和监管责任学校学生档案管理部门为学生处，责任人负担组织实施责任；教务处、招生就业处、二级学院责任人是学生档案管理工作直接责任人，二级学院的学生档案管理人员负责本院学生档案编目、整理、归档工作，教导员是学生档案搜集、造册、整理、移交的详细责任人。

这么才能有效地处理高校现在学生档案管理中各自为政的问题，才能做到学生档案管理工作中的“形散神不散”　　2.规范高中等案，建立高校档案内涵规范化要求高校学生档案是国家人事档案的部分，是大学生在校期间学习、生活及多种社会实践的真实历史统计，是大学生就业及以后各级组织选拔、任用、考评的主要依据，更是每个学生由学校走向社会的主要人生履历所以，高校学生档案内涵一定要规范、标准首先，要从档案开始规范其次，即使现在教育部没有详细的学生档案管理要求，高校可依据目前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势，再结合学校的实际情况，制订出适合本校的具针对性和操作性的学生档案管理措施、实施细则，明确任务目标和归档范围，细化档案的生成、组档、转递等各个步骤的规范化要求，提升学生档案标准化和规范化水平　　3.加强档案管理意识，提升档案管理人员素质众所周知，管理水平决定管理质量，而管理质量的好坏又决定于管理人员的综合素质高校要真正实现档案管理信息化的目标，首先要给档案员制订考评目标，促进档案员做到业务精通、爱岗敬业其次，高校要依据档案信息化发展需要，对档案员进行业务培训，不但对档案专业知识理论进行培训，还需要对计算机辅助管理水平进行培训，同时对档案员的实操水平进行考评。

最终，提升档案管理人员的服务水平，热情服务，不计个人得失，甘于奉献的精神；加强档案员的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不为名利勇于抵制诱惑，守口如瓶、严守秘密的政治素质　　4.建立学生档案动态化管理制度，多部门齐抓共管高校学生档案主管部门，要掌握各部门、各阶段档案形成时间、内容，制订整年归档计划，明确要求及目标其它部门配合共同搜集建档，并将判定为有价值的档案整理移交档案管理部门立即归档，推进学生档案动态化管理，提升档案标准化和规范化水平，使其能够适应社会需求的改变，寻求更为有效的服务新路径，以提升学生档案利用的质量和水平，把“死”档变成“活”档，充足发挥学生档案的作用和价值　　总而言之，加强高校学生档案工作是目前高校和社会发展的需要，也是档案信息化发展的需要我们必需依据社会形势的发展改变和档案发展的需要不停探索创新，主动寻求处理现存问题的措施和策略，使高校学生档案工作得到深入发展和完善，以改变目前一般存在的高校学生档案工作相对落后的现实状况，加紧档案管理信息化步伐。