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Microsoft® OfficeOutlook 2010基础培训管理邮箱 I：检查邮箱大小并清理邮箱管理公司IT组：管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱课程内容• 概述：制约邮箱大小• 课程：您的邮箱是否变得太大？该课程包含一个建议任务列表管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱概述：制约邮箱大小每周甚至每天您都会收到邮件，通知您 需要缩减邮箱的大小吗？或者可能仅仅 是因为邮箱如此混乱不堪而找不到所需 要的信息电子邮件可以迅速地大量累积，而存储 空间是有限的现在也许该清理邮箱了 本课程将告诉您如何从邮箱中删除邮件 以降低邮箱总体大小管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱课程目标• 查看邮箱及其文件夹的大小 • 了解使电子邮件变大的原因，查看所有邮件的大小 • 设置一些简单的流程，并使用 Outlook 中固有的工具以防 止电子邮件累积 课程 您的邮箱是否变得太大？管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱您的邮箱是否变得太大？ 塞得过满的邮箱可能可 能导致问很多问题 当您的邮箱达到一定大 小时，某些电子邮件服 务提供商或服务器管理 员将不再允许您发送或 接收电子邮件 您或许会收到一则如下所示的警告。

如果您收到了此类 警告，或者您认为邮箱大小即将达到限制值，就该清理 邮箱了即使没有超过限制值，清理膨胀的邮箱也有助于您优先 了解重要信息 管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱邮箱变大是什么意思？如图所示邮箱由文件夹 组成 邮箱的大小取决于文件内容的大小和数量 当您收发邮件、安排约会、添加联系人或创建任务时， 这些文件夹逐渐被填满于是您的邮箱也开始填满了 管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱如果将邮件存储在服务 器上，邮箱大小限制通 常由系统管理员设定大小限制可以有很大的不同，可以是从 1 兆字节 (MB) 到 2 GB，甚至更多 要查明您的电子邮件的具体大小限制，您可能需要做一个 小调查 邮箱变大是什么意思？管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱当邮箱达到其上限时， 管理员可能会启动限制 功能 Outlook 也设置了一个限制值 20 GB，足以容纳很多电子 邮件 如果您的邮箱体积有了这么大，Outlook 就不会 让您再加入任何数据解决方法？现在该清理了邮箱变大是什么意思？管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱查看邮箱大小若要迅速查出邮箱的大 小，请使用导航窗格切 换到“文件夹”视图， 然后单击窗格底部的文 件夹大小。

由于按文件夹显示大小，因此文件夹大小对话框成为了解 邮箱大小以及特定文件夹所占空间大小的一种方便途径管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱您将注意到尺寸单位以 千字节(KB)显示 幸好千字节、兆字节以及吉字节三者之间的关系很简单： 1,024 千字节构成一兆字节，1,024 兆字节构成一吉字节 如果系统管理员以兆字 节论大小，该怎么做呢 ？ 查看邮箱大小管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱邮件可以使邮箱变大因此，邮箱大小取决于 其文件夹的大小 按此逻辑可以充分断定 ，文件夹的大小取决于 其中邮件的大小 邮件大小因不同的组织和个人而存在差别 邮件的平均大小大约是 30 KB与邮箱类似，邮件大小限 制由服务器级别的系统管理员设定您无法在 Outlook 中更改邮箱大小管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱查找大邮件若要降低邮箱或邮箱中 特定文件夹的整体大小 ，一种策略是阅读并回 复邮件，然后根据邮件 大小进行归档或删除 您可以使用 Outlook 来监控每个邮件的大小例如，可 以按从大到小的顺序进行排序若要查看邮箱中每个大 邮件的大小，可以按表格视图显示邮件[作者：.swf 插入此处；插入 .swf 文件之前删 除此占位符。

]若要降低邮箱或邮箱中 特定文件夹的整体大小 ，一种策略是阅读并回 复邮件，然后根据邮件 大小进行归档或删除您可以使用 Outlook 来监控每个邮件的大小例如，可 以按从大到小的顺序进行排序若要查看邮箱中每个大邮件的大小，可以按表格视图显 示邮件查找大邮件管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱保存电子邮件外部的附件开始查看大小时，您会 注意到较大的邮件通常 是包含附件的邮件 因此，在阅读电子邮件时，您可以使用 Microsoft Office 按钮菜单上的保存附件命令，将附件保存到硬盘 上某个方便的位置 管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱在电子邮件外部保存附件保存附件之后，如果不 再需要此邮件，您可以 删除它 在开始将附件保存至硬盘之前，请确保选择一个您以后能 够记起的位置 管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱不是现有名称或有用的名称？将它移至您的计算机由于是在您自己的计算 机上查看电子邮件，您 可能会觉得这些邮件已 存储在您的计算机上但是，电子邮件通常驻留在电子邮件服务器上，直到将它 移到您的计算机上的一个文件夹中管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱举例如下。

如果您使用诸如 Windows Live™ Hotmail® 的 Internet 电子邮件服务或运行 Microsoft Exchange Server 的服 务器（目前公司正在使用），那么您的电子邮件可能存储 在服务器上 这里有个减小邮箱大小的选项，即将邮件移至您的计算机 上的存储文件夹 不是现有名称或有用的名称？将它移至您的计算 机管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱清空已删除邮件文件夹还有一种将电子邮件移 出邮箱的方法就是删除 邮件，然后清空已删除 邮件文件夹每次删除电子邮件后，都会将它放入已删除邮件文件夹； 此文件夹位于服务器而不是您的计算机上 此文件夹会很快膨胀，因此需要对其进行清理 管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱您可以指定清理已删除 邮件文件夹的时间和方 式：每次退出 Outlook 时自动清理，或随时手 动清理 自动清理：单击 Outlook 主窗口中工具菜单上的选项 在其他选项卡上，选择退出时清空已删除邮件文件夹复选 框 您的邮箱将立刻被整理手动清理：为了更好地控制，只需单击鼠标右键，随时都 可以清空文件夹清空已删除邮件文件夹管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱采取措施以防止垃圾邮件防止批量电子邮件产生 的方法之一是在阻止原 邮件。

下面有一些关于此操作的帮助建议：• 使用“垃圾邮件筛选”，将垃圾邮件发送至其存储位置 垃圾邮件文件夹 • 不要回复垃圾邮件或链式邮件管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱防止批量电子邮件产生 的方法之一是在阻止原 邮件下面有一些关于此操作的帮助建议: • 当心单击到邮件中类似“单击此处以将自己从此邮寄列 表中删除”的链接采取措施以防止垃圾邮件管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱您是否使用 RSS？ 剔除源RSS（也称为“真正简 单的整合”）是一种将 新闻和信息传递至 Outlook 的重要途径 通过 RSS 收到的邮件通常传递至邮箱中的“RSS 源”文 件夹 如果您订阅了会引起许多通信负荷的源，您也许会注意到 这些源会迅速造成邮箱堆积那么，使用自动存档功能自 动删除旧的源项目管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱使用“邮箱清除”一次性清除本课程描述了认识邮箱 大小及其邮件大小的途 径，还描述了一些移动 或删除邮件以减小邮箱 大小的途径 希望您可以在一个地方找到所有这些信息？不再查看其他 信息这称为“邮箱清理”，您可以从 Outlook 主窗口中的工 具菜单中访问它管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱本课程描述了认识邮箱 大小及其邮件大小的途 径，还描述了一些移动 或删除邮件以减小邮箱 大小的途径。

如图所示，您可以单击邮箱清除，选择您现在熟悉的方式 开始查找和处理电子邮件 使用“邮箱清除”一次性清除管理邮箱 I： 检查邮箱大小并清理邮箱练习建议1.查看“邮箱清除” 2.从“文件夹列表”中检查邮箱大小3.按大小排序 4.请查阅您的电子邮件帐户类型，了解电子邮件传递方式。