用友公司对账使用手册.pdf

公 司 对 账 使用手册 用友软件股份有限公司 二零零五年八月 未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改 编、节选、翻译、翻印或仿制 本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知 具体应用以软件实际功能为准 本手册的著作权属于用友软件股份有限公司 版权所有·翻制必究 用友、UFERP、U8、NC、iCRM 为用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司的注册商标 Windows, Windows NT, SQL Server 是 Microsoft Corporation 的注册商标 本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有 在中华人民共和国印制 目 录 目 录 第第 1 章 系统简介章 系统简介.1 第第 2 章 对账单位设置章 对账单位设置.2 2.1 如何增加往来对账设置2 2.2 如何批量增加往来对账设置4 2.3 如何快速查找对账单位4 第第 3 章 日常操作章 日常操作.6 3.1 往来对账单查询6 3.2 单位账导出8 3.3 对方账导入13 3.4 往来对账16 3.5 往来自动对账17 第第 4 章 账表查询统计章 账表查询统计.20 4.1 对账结果汇总查询20 4.2 对账结果明细查询21 第第 1 章 系统简介章 系统简介 由于单位与单位之间在应收、应付账款的记账、结算上存在着时间差，因此为防止出现差错，或 出现问题时能及时发现并纠正差错，财务人员应定期在有往来款项发生的单位之间核对账面余 额，按月编制往来余额调节表。

核对方法为：根据往来对账单和单位往来账逐笔核对发生额及余额，如发生与往来对账单不一致 的记录，先检查双方是否记账错误，若是记账错误，进行更正或通知对方单位更正；若不是记账 错误，则查看是否为未达账项 “公司对账”包括公司内部单位间的往来账和非内部单位之间公司与公司（客户、供应商）之间 的对账 主要功能：主要功能： ? 导出本单位账 ? 往来自动对账 ? 导入对方单位账 ? 对账结果明细、汇总查询统计 ? 对存在业务往来的单位进行对账 ? 查询往来对账单发现往来账有问题的记录 1 第第 2 章 对账单位设置章 对账单位设置 会计科目、外币及汇率、分类定义、编码档案、自定义项和常用摘要的设置请参见《系统管理使 用手册》 本章主要描述对账单位设置功能，例如选择参与对账的有哪些单位、主要对哪些科目进行账务核 对等 2.1 如何增加往来对账设置如何增加往来对账设置 要进行公司之间或公司内部单位之间的往来对账，首先要设置往来对账单位 【操作界面】【操作界面】 选择【设置】——【对账单位设置】功能菜单，显示“往来对账设置”界面如图 2-1： 图 2-1 【操作说明】【操作说明】 1. 点击〖增加〗按钮，新增一空行，序号由系统自动设置； 2. 选择对账单位类型，对账单位类型是指您要进行对账的用户是您的客户、供应商或者是您公 司内部的各个部门，请在客户、供应商和部门档案中选择： ? 选择客户：在参照录入对账单位时，参照显示客户档案如图 2-2，对账单位类型是客户，选 择您需要查账的客户名称。

2 图 2-2 ? 选择供应商：在参照录入对账单位时，参照显示供应商档案，对账单位类型是供应商 ? 选择部门：在参照录入对账单位时，参照显示部门档案，是对本单位内部门进行对账 3. 在“往来对账设置”界面图 2-1 中，双击科目栏，显示参照图标，点击参照图标从“往来对 账科目选择”界面选择要核对的对账科目如图 2-3： 图 2-3 3 注意 ? 同一对账类型下的对账单位名称不能重复 ? 图 2-3 中的对账科目必须是具有客户、供应商和部门科目核算属性的末级科目，例如：当您 选择“对账单位类型”为“客户“时，则显示的科目是有客户、客户部门或客户项目核算属性的 会计科目会计科目的核算属性在【会计科目】中设置 2.2 如何批量增加往来对账设置如何批量增加往来对账设置 为减少工作量，提供以下所述的批量增加对账设置方式 【操作界面】【操作界面】 在“往来对账设置”界面点击〖批量〗按钮显示“往来对账批量设置”界面如图 2-4： 图 2-4 【操作说明】【操作说明】 1. 选择对账单位类型， 下面的“可选对账单位“中显示相应的客户档案、 供应商档案和部门档案， 从中选择要进行对账的客户、供应商或部门。

2. 选择要进行对账的科目，对账科目必须输入末级科目，而且必须具有对应于对账单位类型的 辅助核算属性例如：对账单位类型选择“客户“，则选择的科目必须是客户、客户部门或客 户项目核算科目 3. 在“可选对账单位“中选择要进行对账的客户、 供应商或部门， 选入“已选对账单位“ 〖〗 〖〗 按钮可一次选入或删除一个对账单位；〖》〗〖《〗按钮可一次选入或删除全部对账单位 4. 点击〖确定〗按钮保存您所做的设置返回“往来对账设置”界面可以看到批量增加的内容 添加在原列表中 2.3 如何快速查找对账单位如何快速查找对账单位 如果对账单位数量很多，那么如何快速的找到需要查看的对账单位设置呢？您可以使用〖定位〗 按钮快速查找 点击〖定位〗按钮显示查找界面如图 2-5： 4 图 2-5 举例说明：举例说明： 如图选择要查找的“对账单位类型”为“客户”，选择对应的“对账单位”为“保生药业”，选 择辅助核算属性与对账单位类型相符的参与对账的末级科目“客户辅助核算科目—1111”，点击 〖确定〗按钮显示符合条件的记录“03 客户 保生药业”如图 2-6： 图 2-6 提示 ? 不管是单个新增或批量新增的对账设置，都按照对账单位类型：客户、供应商、部门的顺序 依次列表显示。

5 第第 3 章 日常操作章 日常操作 3.1 往来对账单查询往来对账单查询 本功能提供往来对账单增删改及查询功能 【操作界面】【操作界面】 选择【往来对账单】——【往来对账单查询】功能菜单，显示如图 3-1 界面： 图 3-1 【查询条件设置】【查询条件设置】 ? 选择对账单位类型 ? 选择对账单位名称 ? 包含自定义项：选择查询的内容是否包含自定义项，选择“是“则在前面的方框中打勾 ? 如果有外币业务请从下拉列表中选择币种名称，如果不选则显示所有包含的外币业务的货币 金额 ? 选择往来对账单查询的日期范围 ? 选择要查询的对账单的勾对情况：未勾对、手工勾对、自动勾对、单边勾对 ? 勾对主要是对单位账和往来对账单进行核对，对于符合对账条件的数据加上两清标志 ? 自动勾对：由系统自动检查对应记录并进行勾对 ? 手工勾对：由用户手工在待处理记录上标标志进行勾对 ? 单边勾对：对于有些业务只在单位账（或往来对账单）一方面内部进行冲销，而往来对账单 （或单位账）中无相应的记录，则由用户标上内部核算的标志这部分数据将不参与平衡检 查的计算 查询条件设置完成点击〖确定〗按钮显示符合条件的对账单列表。

如图 3-2： 6 图 3-2 注意 ? 未设置往来对账的单位不能查询往来对账单 【查询结果说明】【查询结果说明】 1、 图 3-2 查询结果界面显示符合查询条件的往来对账单列表 2、 点击〖增加〗按钮可以在此界面增加新的需要进行往来对账的记录 3、 点击〖删除〗按钮可以删除光标所在行不需要进行对账的记录 4、 点击〖导入〗按钮，根据当前选择的对账单位，直接对该单位执行对账单导入处理具体操 作参见第 3.3 章节对方账导入 5、 点击〖查询〗按钮重新设置查询条件，进行再次查询，参见“查询条件设置“如图 3-1： 6、 在查看对账单列表过程中，如果列的宽度不够会遮住部分数据或文字，这时需要调整列宽 将光标移至要调整的列的表格线处，光标显示为“”，直接拖动表格线，直至列宽调到满 意的程度为止如果要恢复系统默认的宽度，使用〖还原〗按钮返回系统默认的视图效果 【操作说明】【操作说明】 ? 如何增加一条往来对账单 在查询结果图 3-2 界面点击〖增加〗按钮新增一空行，输入对账日期、对账内容摘要、币种、借 贷方金额、余额和方向 ? 对账日期：自动复制上一条记录的日期，可以直接输入格式相符的日期，也可以双击后点击 参照图标修改。

? 摘要：您可以手工输入对账单的摘要内容 ? 币种： 币种不能为空， 必须从下拉列表中选择一个已经设置的币种， 系统默认为你的本位币 ? 借贷方金额：您需要输入新增对账单的借方或贷方金额 ? 方向、 余额： 方向和余额不用输入， 在你保存新增对账单时由系统自动计算结果并显示出来 ? 点击〖保存〗按钮保存刚才新增的对账单，并根据输入的借贷方金额自动计算出余额，判断 并显示余额方向 ? 如何批量删除 7 这里为您介绍一种一次删除多条对账单的方法，按住〖Shift〗键用鼠标连续点击您要删除的对账 单记录，一次选择多条要删除的记录，然后点击〖删除〗按钮就可以将您刚才选择的多条记录一 起删除 ? 如何在查询结果中再查找 如果您要在显示的对账单列表中再缩小范围查找，可以使用过滤功能 方法： 1) 在查询结果图 3-2 界面中点击〖过滤〗按钮显示“对账单过滤条件“界面如图 3-4，输入要查找 的日期范围；选择查找内容的两清方式是未勾对、手工勾对、自动勾对或单边勾对 图 3-4 2) 自动勾对：由系统检查对应记录并匹配上的记录自动打上勾对标志 ? 余额勾对：本单位与往来单位最后的余额相同、方向相反，系统认为全部对上，则 将符合条件的单位账和往来对账单全部打上自动勾对成功的标志。

? 按发生总额勾对：按符合条件的单位的借方金额合计是否与对账单的贷方金额合计相 等， 相等时将这两方数据勾对； 单位的贷方金额合计是否与对账单的借方金额合计相等， 相等时将这两方数据打上勾对标志 ? 逐笔勾对：按每笔金额相同、方向相反进行勾对 3) 手工勾对：由用户手工在待处理记录上标注勾对标志 4) 单边勾对：对于有些业务只在单位账（或往来对账单）一方面内部进行冲销，而往来对账单 （或单位账）中无相应的记录，则由用户标上内部核算的标志这部分数据将不参与平衡检 查的计算 5) 选择摘要中包含的内容和余额方向；如果您知道要查找的对账单的金额的大概数量，还可以 输入要查询的对账单的金额数量范围 3.2 单位账导出单位账导出 本功能可以将不同对账单位的对账单导出，而且可以查看到导出的日志记载 【操作界面】【操作界面】 选择【往来对账单】——【单位账导出】菜单，显示如图 3-5 界面： 8 图 3-5 【操作步骤】【操作步骤】 1. 在左边的显示区内选择要导出对账的客户、供应商或部门； 2. 点击工具栏上的〖导出〗按钮，显示“对方账对账单导出条件“界面，如图 3-6； 图 3-6 3. 选择导出对账单的对账单位类型。

4. 选择对账单位名称 9 5. 选择要导出的凭证的起始日期和结束日期，注意起始日期不能小于系统启用日期 6. 包含该日期范围内已经导出过的凭证：在选中该项时，表示在符合以上条件的凭证范围内，本 次导出操作将导出已经导出过的凭证否则该部分凭证不予导出 7. 系统根据输入的导出条件自动将符合条件的凭证信息生成一个符合标准格式的.XML 文件， 并且可以保存到用户需要存放的目录中点击参照图标选择文件存放的路径如图 3-7： 图 3-7 8. 如果您觉得设置完成没有问题，点击导出界面的〖导出〗按钮，显示单位账导出明细，如图 3-8： 图 3-8 10 9. 确认是您要导出的凭证后，点击〖导出〗按钮，将凭证导出 10. 单位导出账列表中显示导出的详细记录，包括导出的时间、导出账的操作人、导出凭证的记 账起始日期和结束日期、导出的文件夹和文件名等，如图 3-9： 图 3-9 【功能按钮】【功能按钮】 ? 〖清空〗按钮：如果导出的对方账信息需要更新，则可使用〖清空〗按钮，清空所有的导入、 导出的操作日志记录 ? 〖是否自动导出〗按钮：如果您在“基础档案“的“客户档案、供应商档案、部门档案。