台北市政府文书处理实施要点.doc

1臺北市政府文書處理實施要點臺北市政府文書處理實施要點 9797 年年 1010 月修正月修正壹、依據暨適用範圍壹、依據暨適用範圍 一、臺北市政府 (以下簡稱本府)，為統一文書處理程序，提高公文 品質與行政效率，特訂定本要點二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書凡 機關與機關或與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以 及公文以外之文書而與公務有關，不論其形式或性質如何，凡 可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱讀或理解者，均屬之三、本要點所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止 之 全部流程，分為下列五個步驟： （一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞 （二）文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定 （三）文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行 （四）發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、 送達 （五）歸檔處理：依檔案法及其相關規定與本府檔案管理作業要點 辦理 文書處理方式，除法令或其他行政規則有特別規定者外，依本 要點之規定辦理四、本要點所稱各機關如下： （一）本府及所屬各機關 （二）市立各級學校 （三）市營事業機構貳、一般規定貳、一般規定 五、一般規定： （一）各機關文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。

但依文書性質、行文對象及時效，有適當控管程序者，不在 此 限 （二）文書之機密性、時間性，由各機關就其業務性質及實際需要，2依相關法規規定，自行區分 （三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失 （四）各機關收發公文，應採用收發文同號方式創簽稿之公文應 於 陳核前掛號，或於承辦人員創文時，先行掛號列入管制 （五）文書應一律採用由左至右之橫行格式 （六）文書應使用正體字 （七）文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、 副本、抄本（件）、影印本或譯本正本及副本依規定格式 蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳， 但應附加電子簽章抄本（件）、影印本及譯本，無須加蓋 印信或章戳，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」 或「譯本」 （八）文書應記明年、月、日、時、分，文書中記載年份，一律以 國曆為準但外文或譯文，得以西元紀年 （九）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章； 並記明時間 (例如十月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600) 但機關首長得以簽名代之以線上電子簽核處理者，則以電 子線上簽收為憑 （十）各機關辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察隊 依 規定辦理。

（十一）各機關文書之傳遞，應以送文清單（簿）或電子方式簽收 為 憑並得視業務繁簡實際情形，設公文交換中心，定時交 換；另公文之陳核流程並得以線上簽核方式處理 （十二）令、呈、函、公告及其他公文，必要時得以電報、電報交 換、 電傳文件、傳真或其他電子文件行之，機關公文傳真及電 子 交換作業依「機關公文傳真作業辦法」 、 「機關公文電子交 換 作業辦法」及本府相關之作業規定辦理 （十三）各機關之文書處理電子化作業，如無法正常作業時，應依 文書處理作業系統無法正常運作時之標準作業流程辦理 （如附圖三） 3六、機關公文電子交換一般處理原則如下： （一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路， 予 以傳遞收受者各機關對於適合電子交換之機關公文，應以 電 子交換行之 （二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換 作 業但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序及管理 規範（如附錄二之一、二之二）者，可指定專人或授權所屬機 關辦理 （三）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，必要時應輔 以電子郵件告知相關機關，不另行文；並應註明登載期限，超 過期限者，應自電子公布欄專區移除。

（四）各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需 要予以儲存 （五）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視其內容 性質，自行下載使用並為必要之處理 （六）電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、 收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等 （七）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、 識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子 交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等 （八）機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公 文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對 象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其 他安全管制措施 （九）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換 作業時，應符合「機關公文電子交換作業辦法」 、 「文書及檔 案管理電腦化作業規範」及相關規定七、機關公文以電子文件行之者，應指定專人負責機關電腦中文碼 之 管理，其辦理事項如下： （一）機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、 及 維護4（二）在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處 理 （三）在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處 理。

八、機關公文以電子線上簽核處理者，得免適用本要點相關之人工 作 業規定 前項之電子線上簽核處理，係指公文以電子方式在安全之網路 作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他可確保公文可認 證性之安全管制措施，進行線上傳遞、簽核工作其應具備之 功能如下： （一）可判別公文簽章人及簽收日期時間 （二）可標示公文時效性 （三）詳實記錄各會簽意見 （四）詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字 （五）提供代理人設定之功能九、文書處理流程及電腦作業流程圖如下： （一）文書處理流程：如附圖一 （二）電腦作業流程：如附圖二參、分層負責參、分層負責 十、各機關公文處理，應厲行分層負責，並依核定之分層負責明細 表 辦理十一、各機關依其組織法規規定之各級單位，首長得就本機關職權 及 單位職掌，將部分公務授權各層主管決定處理，並由被授權 者 負其決定之責任被授權之各層主管執行授權事項，應在授權範圍內迅為正確 適 當之處理決定，不得推諉請示或再授權次一層代為決定其 因 故意或過失為違法或不當之決定者，該主管應依法負其責任5十二、各機關實施分層負責，以劃分三層為原則，不得多於四層或 少 於二層機關首長為第一層，各級單位為第二層及其以下之 各 層。

十三、各機關置有副首長者，副首長襄助首長處理第一層公務，副 首 長在二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍 （一）下列各機關之業務，其分層負責明細表，應由其主管機關統 一 訂定之，經核定後，各機關均可適用： １、區政、戶政：民政局 ２、主計：主計處 ３、人事：人事處 ４、文書、總務：秘書處 ５、採購：工務局 ６、政風：政風處 其他機關共同業務項目，其分層負責明細表，得由一級機關 統一訂定 （二）各機關首長、副首長、主任秘書間之權責劃分由各機關自行 定 之十四、各機關實施分層負責，應審酌各項公務之性質及權責輕重， 規 定授權事項之範圍及授予決定權之層次，凡屬依據法規應為 一 定處理及技術性事務性之事項，應儘量授權處理 （一）下列性質之公務，由機關首長決定：１、關於方針、計畫、目標及有關政策事項２、關於法規訂定、修正、廢止及重大疑義之核釋事項 ３、關於年度概算之籌劃及編製事項 ４、關於年度進行中申請動支預備金及辦理追加預算特別預算事 項 ５、關於年度終了時權責發生數之申請保留及年度決算之編製事 項6６、關於組織、編制、員額、職務歸系及全盤人力調配運用事項７、關於人事任免、遷調、考績、獎懲及其他重要人事管理事項。

８、關於對於民意機關報告及答復事項 ９、關於向上級機關建議、請示及報告事項 １０、關於對所屬機關重要措施及中心工作之指示及督促事項 １１、其他重要事項 （二）下列事項之公文，應審酌其重要程度，分別授權第二層及其 以 下各層主管負責決定處理：１、依據法規、解釋、案例應為一定之處理者２、依據上級機關指示或既定原則為個案之處理者３、法規明定裁量範圍或條件，為個案之事實認定或裁量處理者４、與其他機關團體協調意見之初步徵商或答復者５、例行承轉案件之公文轉行者６、對主管法規一般疑義之核釋及對主管業務之指導查詢者７、依據檔案證明事實者８、一般資料之蒐集供給，或以普通書刊表冊等附件為內容者９、非屬本機關主管事項，或程序不合手續不全之來文，應退還 或通知補正者 １０、其他授權決定處理者 （三）下列事項，得授權第四層負責處理：１、依據法令辦理之各項事務性工作２、各種證明文件 (屬事實證明，無判斷或決定採納與否之考慮) 之核(填)發３、手續之補正及有關案件之查催４、有關各種報表之填 (列) 報十五、已由首長核定處理原則之公文，發文稿可責由副首長或第二 層 主管判發判發人員負責審核發文稿內容與核定原則是否相 符 ，如有不符，應由判發、核稿及承辦人員共同負其責任。

十六、公文承辦人員製作公文，敘述事實或引敘人名、地名、物名、7日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，由 承辦人員負其責任十七、本府第二層基於授權決定處理之公文，對外行文時，由該層 主 管署名、蓋職章；其必須以機關名義由首長署名行文時，應 以 章戳註明決行者之職稱姓名第三、四層代為決行之公文， 加 蓋 (繕打) 「本案依分層負責規定授權業務主管決行」章戳 或 或字樣如附式： （一）用於公文紙１、第二層x x 局局長○○○決行(寬 0.8 公分、長 8 公分)２、第三、四層┌-────────────────-┐│本案依分層負責規定授權業務主管決行│ └────────────────--┘ (寬 0.8 公分、長 8.5 公分) （二）用於公文稿或處理案件┌────┐│代為決行│└────┘(寬 0.7 公分、長 2.7 公分)十八、先簽後稿案件，如簽已奉市長核定，發府文稿可由第二層 （局、 處長） ，加蓋「案奉 核定免蓋決行章」 （如附式） ，逕以市長 名 義行文，同時稿與文不再蓋「代為決行」及「第二層決行」 章， 各機關得比照此規定辦理附式：蓋於發文稿決行處┌──────────┐│案奉 核定免蓋決行章│8└──────────┘(寬 0.7 公分、長 3.5 公分)十九、授權決定處理之公文，認屬性質重要或有了解內容之必要者，應按月列表陳報備查，或指定範圍，於發文時以抄本送上層 查 閱。

二十、各機關首長及各層主管對分層負責之授權事項，應切實監督如發現不當情事，應隨時修正肆、公文製作肆、公文製作 二十一、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其 他 公文」五種格式如附件一) （一）令：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則 及發表人事任免、遷調、獎懲時使用 （二）呈：對總統有所呈請或報告時用 （三）函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用 １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時 ２、下級機關對上級機關有所請求或報告時 ３、同級機關或不相隸屬機關間行文時 ４、民眾與機關間之申請或答復時 （四）公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定 之對象宣布周知時使用其方式得張貼於機關之公布欄、 電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布如需 他機關處理者，應另行文檢送 （五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書 １、書函： （１）於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用 （２）代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單 案 情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項 行 文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函 之9正式性。

２、開會通知單：召集會議時使用格式如附件二) ３、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡 單 正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通 話 紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考 (格式如附件三) ４、手令或手諭：機關長官對所屬。