教案2(第1章档案的鉴定).doc

1第一章第一章档案价值的鉴定工作档案价值的鉴定工作 内容提要： 本章重点讲三个方面的内容： 一、档案鉴定工作的内容和意义； 二、鉴定档案价值的原则和标准； 三、档案保管期限表和档案保管期限的划分第一节第一节 档案鉴定工作的内容和意义档案鉴定工作的内容和意义 档案价值的鉴定，又称档案鉴定工 作，是档案管理工作的一项重要内容 一、档案鉴定工作的内容一、档案鉴定工作的内容 一般来讲，档案的鉴定工作应当包 括两个方面的内容，即鉴定档案的保存 价值和鉴定档案的真伪目前，在档案 馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴 定工作就是鉴定档案的保存价值，因此， 当前档案界人士通称的档案鉴定工作指 的主要就是鉴定档案的保存价值的大小 那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、 科学的定义就是：档案保存价值的鉴定2工作是指各级各类档案馆和档案室按照 一定的原则、标准和方法来判定档案的 价值，确定档案的保管期限，并据此剔 除失去保存价值的档案予以销毁的一项 档案业务工作它是档案管理工作中一 个独立的环节，是档案馆和档案室业务 活动中不可缺少的重要组成部分 具体来讲，档案保存价值的鉴定工 作包括如下内容： （一） 制定档案价值的统一标准以 及各种类型的档案保管期限表； （二） 分析档案的价值，然后依据 档案保管期限表的标准来划分和 确定不同保存价值的档案的保管 期限； （三） 挑选出没有保存价值和保管 期限已满的档案予以销毁； （四） 围绕上述各种工作而开展的 一系列鉴定的组织工作。

总的来讲，档案保存价值的鉴定工 作主要就是确定哪些档案需要保存和保 存多长时间，哪些档案不需要保存即可3销毁的一项工作 当然，对上述“存”和“毁”两个 方面的工作内容及其相互关系，应当有 一个正确的、全面的理解和认识从表 面上看，在档案价值鉴定工作前后经常 会发生一个令人注目的变化；某些档案 从原来被保存状态转化为被销毁状态， 发生了由“生”到“灭”的变化但是， 从实质上讲，销毁并不是主要目的， “毁”是为了更好地“存” 通过保存 价值的鉴定来精简档案，以达到更好地 保管有保存价值的档案的目的，减少不 必要的人力、物力、财力的浪费，所以， 在档案保存价值鉴定工作中，必须切忌 只是简单地考虑如何“毁” ，而应当积 极地着眼于如何“存” 正确地、全面 地、合理地认识并处理好档案的“存” 和“毁”之间的辨证关系，是确保档案 保存价值鉴定工作顺利、健康开展的先 决条件，应当引起有关人员的高度重视二、档案鉴定工作的意义二、档案鉴定工作的意义4档案鉴定是档案管理中一项必不可 少的工作，它对于档案的存亡，国家档 案财富的构成以及档案的科学管理都有 着重要的意义 （一）档案鉴定是决定档案存亡命运 的基本手段 （二）档案鉴定是提高档案管理效益 的科学措施 我们先来了解一下，首先说：一个 单位（部门）在一年的工作活动中形成 的大量文件材料，到了年底或第二年上 半年，文书人员、业务人员或档案人员 就要将这些文件材料进行收集、整理、 立卷、归档。

而这些文件材料在内容上 及“有用性”方面确定比较复杂，有的 文件对日后工作的“有用性”较大，参 考价值较高，有的文件“有用性”较小 （或者较差一些） ，还有的文件则基本 没有什么价值这就需要预先将这种价 值差异区别开来，对不同价值的档案采 用各种不同的保存方法（或不保存） ； 其次，保存档案要花费人力、财力、物5力，这种保存能力和费用在客观上总是 有限的，而且要受到整个工作费用结构 比例的限制，不允许将所有文件全部作 为档案保存起来 但是，档案是否有用，以及是否能 在日后真正实现其价值与作用，都是一 个难以预先进行精确判定的复杂问题 从理论上讲，档案是否有用以及是否能 真正在日后工作中实现其作用，只能等 日后的实践予以验证后，才能下结论 我们在实践工作中也碰到过这样的问题， 有些档案管理人员在档案立卷时对一些 文件难以鉴定文件的价值，就采用宁多 勿少的方法，这将导致“有文必档” ， 而“有文必档”是肯定带来消极影响 也关系到档案的命运、质量和档案能否 发挥其作用的重大问题所以，对鉴定 工作必须采取积极、慎重、严肃、认真、 负责的态度必须根据各单位制定的鉴 定工作的组织制度、档案的销毁制度、 归档和不归档文件的范围、档案保管期 限表等等，用以控制和把握实际的鉴定6工作，使其尽可能地“不出差错”或 “少出差错” 。

第二节第二节 档案价值鉴定工作的原则和档案价值鉴定工作的原则和 标准标准一、档案价值鉴定的原则一、档案价值鉴定的原则 档案价值鉴定的内涵有两个方面， 一是鉴定人员根据对利用者的需要进行 分析和科学判断，预测档案对利用者的 需要可能发生什么作用二是档案直接 与一定的利用者发生联系后，鉴定人员 根据反馈回来的一定价值关系的现实结 果进行评价这两个方面是互相联系， 不可分割的，前者包含了后者，后者决 定着前者因为这项工作非常复杂，要 顺利完成，应当遵循以下原则： （一）主体原则（P29 的〈一〉 ） 主体原则是指要把主体对档案的需 要作为鉴定的中心内容，对主体（国家7和人民）需要加以全面考虑鉴定档案 价值不能仅仅对客体下判断，而要首先 对主体本身及其需要加以考虑和分析， 正如评价（评价——平定价值的高低） 衣服不能不考虑消费者一样，只有了解 主体需要什么和能够接受什么，才能够 知道什么档案对主体有用及有用程度 主体原则意味着尊重档案的特性， 了解和研究社会需要的主流，把某种档 案需要放在整个社会需求中去分析、衡 量、评价其地位和比重，把真正符合国 家和人民需要和利益的档案保存下来， 把反映我们所处时代的主流与基本风貌 的档案传递给子孙后代，因此，鉴定人 员要深入到利用者当中去了解他们的需 要。

收集各种利用效果，反馈信息以调 整我们的工作，制定更加具体、更符合 主体需要的鉴定方案和标准前面我说 的，好象有点跟做生意一样，一个生产 商，要生产什么产品，生产多少，必须 要做过市场的调研、分析，才能确定产 品的价值的高或低比如说，一间衣服8专卖店或者化妆品商店的老板，他也一 样要通过了解现在女人的需求，分析她 们的消费水平来确定进什么货 （二）全面原则 全面原则就是指要全方位地、多层 次地预测档案利用的需要，从各个方面 全面审视档案的内部特征和外部特征， 不能仅仅根据某一机关、部门或某一方 面的需要与否来鉴定档案的价值，而应 当从国家和社会的全局的观点出发，全 面地分析、衡量档案的价值利用档案 的需要是多种多样的，从其范围来讲， 有政治的、经济的、军事的、外交的、 文化的、科学的等各种需要；从其用途 来说，有用作凭证的、有用作参考的、 有正面用的、有作反面教材用的、有用 其全部内容的，有用其部分内容的，也 有用其外表形式的只有对上述种种需 要进行全面地考察和分析，才能比较准 确地作出估计和预测事实上，某一机 关、部门往往可能不需要利用的档案， 却又可能对其他方面具有查考利用价值9同时，还必须明确，档案的产生和存在 并不是孤立的，各个全宗之间，或者一 个全宗内的各个案卷之间，乃至一个案 卷内的每份档案文件之间都是互有联系 的。

据此，我们也必须全面联系地分析 有关的档案材料，估计和判断它可能发 挥的作用，切忌孤立地只就某份档案文 件或某部分档案去简单地判定其保存价 值 （三）历史原则 历史原则是指一方面档案是历史的 产物，它是在特定的历史条件下形成的， 是前人实践活动的信息积淀；另一方面 主体的需要也具有历史性，过去对某种 档案有强烈的需求，现在可能减弱或不 再有任何需求，过去不需要的档案可能 现在非常重要历史原则要求鉴定人员 把记载着那一“永不复返”的时代的档 案放到特定的历史条件下去研究，判断 其价值 “文革”中形成的许多红卫兵 小报、大字报、批判稿等，尽管在今天 我们看来有许多内容是完全错误的、荒10唐的，但是它们是“文革”的“见证” 和真实反映，是研究当代史和有关问题 不可忽视的史料因此鉴定时不能因为 它们与客观事实不相符就把这些东西付 之一炬，而应该经过一定的整理后，保 存一些典型材料特别是对历史档案的 鉴定，跟更需要用历史的观点去分析， 按照历史的本来面目去了解和理解这些 档案在当时的作用和意义，从而推断它 今后所具有的价值历史原则也要求研 究社会需求的历史变化，用发展的观点 去预测未来的需要，积极促进档案价值 的实现。

二、二、 档案价值鉴定的标准档案价值鉴定的标准 鉴定标准是人们在鉴定活动中应用 与对象的价值尺度和界限应该强调的 是，这里的对象不是仅仅指的档案客体， 而且还包括档案价值关系，主体的需要 和经济利益，档案客体的属性和规律等 这两者作为最深厚的基础决定着人们的 鉴定标准，制约人们提出和把握什么档 案有价值，什么档案没有价值，档案鉴11定人员既是档案价值主体（利用者）的 代理人，又是国家管理档案的执行者 由于受国家和社会的现实条件所限，他 们不可能把每一份可能对利用者有用的 档案都长久保存下去，因此鉴定标准实 质上是人们在自己的价值标准和外部客 观现实之间谋求一种具体的、积极的统 一而得出的历史性结论就目前而言， 档案价值鉴定的标准大约有三个方面的 内容 （一）档案属性标准 （二）社会需要标准 （三）相对价值标准第三节第三节 档案保管期限表和档案保管期档案保管期限表和档案保管期 限的划分限的划分一、 档案保管期限的作用和类型档案保管期限的作用和类型 （一）档案的保管期限 一个单位或一个部门在一年的工作12活动中形成了大量的文件材料，到了年 终或第二年的上半年，文书人员、业务 人员或档案人员就要对这些文件材料进 行收集，在整理文件时，哪些文件需要 进行立卷，以上人员就要对不同价值的 文件采用不同的保存方法（或者不存） 。

决定了文件“存”或“不存” 问 题后，鉴定工作的第二个问题，就是确 定应保存的档案文件具体保存多长时间 这就是档案鉴定工作中保管期限对应 存档案划分不同的保管期限是档案管 理工作的一项重要制度其理论根据是 不同的文件有不同的价值；价值相同或 不同的档案文件在发挥其作用的时间范 围上也往往不同对档案划分不同的保 管期限，便于从总体上把握档案的不同 价值和发挥作用的不同时间以及这些不 同价值不同时限的档案相互之间的比例， 也便于在管理中采用不同的方法、态度， 对价值较高、时限较长的重要档案进行 重点管理和保护13按照国家档案局 1987 年 12 月 4 日颁 发的《关于机关档案保管期限的规定》 ， 文书档案的保管期限划分为“永久” 、 “长期”和“短期”三个等级 “永久” 即在保存时间上没有限度，能保存多久 就保存多久；“长期”为 16—50 年左 右；“短期”为 15 年以下 “长期”和 “短期”的年限只是一个大致的规定， 各单位可在这一时限范围内具体确定档 案的具体保存时间 决定档案不同保管期限的因素主要 有两个方面，一是档案价值、作用的大 小（衡量档案价值、作用的大小，主要 看档案文件中的内容） ，即所谓重要程 度的高低；二是其价值、作用在时间上 的限度。

一般情况下，这两个方面是一 致的即价值、作用越大，重要程度越 高的档案，其作用的时间也就越长；价 值、作用越小，重要程度越低的档案， 其作用的时间也就越短但在实际中， 有些档案的情况并不完全如此即有的 档案价值、作用并不一定很大，但其起14作用的时间却较长，甚至没有明显的时 间限度；如：高校的教学档案中的学生 档案（招生工作部分 J×13） ，各类学生 新生录取名册及批复等材料，可以说， 它的价值、作用并不一定很大，但作用 的时间却较长，因此，新生录取名册的 保管期限就要作“永久”保存有的档 案虽然重要，作用、价值很大，但其作 用时间却并不很长，有一个明显的时间 限度，如：“十一五”规划，管 5 年； 又如党代会文件材料的计划、通知等等 可见，决定档案不同保管期限的主要因 素，显然是后者，即用时间的长短及限 度 （二）档案保管。