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公文写作与处理基础知识（四）行政公文写作技巧行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法 我国公文一律按照国务院办公厅 1987 年 2 月 18 日发布、1993 年 11 月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫公文语言总的要求是庄重、平实、概括公文语言功夫的核心是选词选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范需要特别提出公文结构用语一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等二是结尾用语如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等四是经办用语如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等五是称谓用语有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该国家行政公文有 12 类 13 种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分这一部分的写作，是公文写作的难点一、 标题1． 规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种――用于重要、庄重的公务2． 灵活式A 二部分：一是发文机关＋文种（以上标题下可加时间）二是事由＋文种三是“转发+始发机关及原通知标题”Ｂ 一部分：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的文后不写落款及时间二、 正文1．主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）2． 正文A． 原由：一是依据：# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类时间状语 ；简介人物及事迹#文件： 常用“根据…”；往往是一句话# 意义：议论：常用“是…”# 作用 ：常用“将使…”二是目的：常用“为…”原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达）1.并列式一般写的是公务的横向的、静态的情况各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务能够省略某一部分这种方法的好处是概括面广，条理性强并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推2.递进式一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法注意：自此以下常运用序码顺序是一、（一）、1、（1）共四层不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式C 结尾：（可以不要）常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等二是希望、号召类从 12 类 13 种行政公文中选择出 3 种社会生活中常用的模式化如下请示模式请示是向直接上级请求指示、批准的公文 必须事前行文，一事一文上级应在一定的时限内批复标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成 如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。

可以省去发文机关主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起只写一个，如需同时送其它机关， 应用抄报（在文末左下角写明）形式正文】1.请求缘由一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）2.请求事项分层分项写清具体要求，并说透理由， 提出充足的事实和理论根据同时，依据实际情况， 提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考3.结尾只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”附件】可有可无是随同请求的有关材料、图表或其它文件在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序印章、发文时间】报告模式报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文一般事后、事中行文不要求上级批复，行文较长报告和总结、调查报告的写法大同小异常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告标题】一般是：“事由＋报告”主送机关】与请示相同正文】种类繁多，正文内容有差异为学习方便， 把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告1.情况简述：工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况这种开头称为概述式此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了…”）等。

百字上下2.成绩做法：这是主体可以简要叙述一下工作过程 成绩常常通过数字、比较、事实来表现安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式3.经验教训：要有观点、看法和规律， 又要有具体的典型事例以及理论分析常常占五分之一篇幅4.今后计划往往写成今后的工作计划常常占三分之一篇幅各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告二是专题性报告正文着重汇报某项工作或某个问题， 特点是专项、特殊，一事一报1.概述情况讲清工作开展情况，或问题发生的原委， 事项的起因和经过2.说明理由、做法和反映或取得的成绩和经验， 或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映3.提出意见写基本看法，解决问题的建议和办法报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写如有附件， 与请求相同写法最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间通知模式通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文它是最常用的行政公文根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。

但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”主送机关】直接上级正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语” 如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等任免通知：格式固定【附件】可有可无【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署发文时间】用汉字小写数字。