《安排会议》PPT课件.ppt

     教学策划•教学内容教学内容: :了解会议概念、会议的类型和功能了解会议概念、会议的类型和功能; ; 掌握会议工作的任务和原则掌握会议工作的任务和原则; ; 熟悉会前的准备工作熟悉会前的准备工作; ; 熟悉会中的组织、服务工作熟悉会中的组织、服务工作; ; 熟悉会后的善后工作熟悉会后的善后工作. .•教学重点教学重点: : 熟悉会前、会中、会后各环节的熟悉会前、会中、会后各环节的                 工作内容及要求工作内容及要求•教学难点：教学难点：各种会议及活动的筹备方案和组各种会议及活动的筹备方案和组　　　　　　　　　　   织工作一、引言一、引言 •会议：会议：•1 1、、有组织有组织、、有领导有领导地召集人们商议事情的集会地召集人们商议事情的集会 •2 2、还可以指：一种组织、一种机构、还可以指：一种组织、一种机构 二、会议的类型和功能二、会议的类型和功能 （一）会议类型（一）会议类型1 1、按会议的规模分：、按会议的规模分： 小型会议：小型会议：三五人三五人————数十人。

数十人 中型会议：中型会议：一百人一百人—— —— 一千人 大型会议：大型会议：一千人以上一千人以上 2 2、按会议的性质分：、按会议的性质分：规定性会议（也叫法定性会议）规定性会议（也叫法定性会议） 日常性会议日常性会议 专业性会议（也叫业务性会议）专业性会议（也叫业务性会议） 纪念性会议纪念性会议座谈性会议座谈性会议•3 3、按会议的形式分：、按会议的形式分：•集中性会议集中性会议 •分散性会议分散性会议 •4 4、按会议的时间特征分：、按会议的时间特征分：•定期性会议（也叫例行性会议）：定期性会议（也叫例行性会议）： •不定期性会议不定期性会议视频会议与传统会议形式的比较：视频会议与传统会议形式的比较：•   1、、减轻减轻地方负责人出席多个会议的压力，地方负责人出席多个会议的压力，减少减少与与会者离开岗位对工作的影响；会者离开岗位对工作的影响；   2、、降低降低差旅成本和会议开支；差旅成本和会议开支；   3、让更多的人员出席会议，、让更多的人员出席会议，减少减少了会议精神的传了会议精神的传达失真度，达失真度，增进增进了会议的效力；了会议的效力；   4、、方便方便地方部门邀请高级领导远程出席会议和视地方部门邀请高级领导远程出席会议和视频讲；频讲；    5、视频会议不能完全取代传统会议形式，但可作、视频会议不能完全取代传统会议形式，但可作为一个有效的为一个有效的补充形式补充形式。

（二）会议的功能（二）会议的功能•1 1、决策功能决策功能•2 2、指挥功能指挥功能•3 3、沟通功能沟通功能•4 4、协调功能协调功能•5 5、动员功能动员功能•6 6、显示功能显示功能三、会议工作的任务和原则三、会议工作的任务和原则•（一）会议工作的任务（一）会议工作的任务•会议的组织工作、文书工作、组织联络工作、会议的组织工作、文书工作、组织联络工作、后勤服务工作、接待服务工作、选举工作后勤服务工作、接待服务工作、选举工作•（二）会议工作的原则（二）会议工作的原则•1 1、充分准备充分准备•2 2、严密组织严密组织•3 3、周到服务周到服务•4 4、勤俭节约勤俭节约•5 5、安全保密安全保密•6 6、提高效率提高效率四、会前的准备工作四、会前的准备工作•（一）制定会议预案（一）制定会议预案1 1•1 1、会议名称会议名称 •2 2、会议主题（议题）、会议主题（议题）•3 3、会议时间和地点会议时间和地点 •4 4、会议规模会议规模 •5 5、参加人员参加人员 （一）制定会议预案（一）制定会议预案2 2•6 6、会议、会议议程议程和和日程日程. .•⑴⑴主题集中的原则。

主题集中的原则 •⑵⑵分散安排的原则分散安排的原则•7 7、会议的组织和领导会议的组织和领导•8 8、与会人员的食宿安排与会人员的食宿安排•9 9、会议经费预算和开支办法会议经费预算和开支办法 •   会议成本＝隐性成本＋显性成本会议成本＝隐性成本＋显性成本•               ＝＝[2×3×（（G平＋平＋S平）平）×N×T]＋＋X（二）组建会议机构（二）组建会议机构1 1•秘书组秘书组——负责会议文字工作以及领导会负责会议文字工作以及领导会议期间交办的事项等议期间交办的事项等.•宣传组宣传组——负责宣传报道、简报编写、摄负责宣传报道、简报编写、摄影录象等影录象等•会务组会务组——负责安排和布置大会会场、讨负责安排和布置大会会场、讨论会场、参观考察等论会场、参观考察等•材料组材料组——负责会议文件印制、保管、发负责会议文件印制、保管、发放、回收、会议文件的汇集、归档工作等放、回收、会议文件的汇集、归档工作等（二）组建会议机构（二）组建会议机构2 2•接待组接待组————编制接送计划、迎接礼仪、剪编制接送计划、迎接礼仪、剪彩礼仪、安排文化娱乐等彩礼仪、安排文化娱乐等 •后勤组后勤组————负责会议票证准备、会间食宿、负责会议票证准备、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等。

用车、生活用品供应、返程票购买等•组织组组织组————负责与会人员编组、签到、代负责与会人员编组、签到、代表选举、代表资格审查等表选举、代表资格审查等•保卫组保卫组————负责重要会议的安全与保密工负责重要会议的安全与保密工作 （三）发送会议通知（三）发送会议通知•书面通知：书面通知：便函、通知便函、通知 •通知：通知： •当面通知：当面通知： •要求：要求：及时、准确、及时、准确、• 明晰、简要，明晰、简要，•防止重发、错发或漏发防止重发、错发或漏发（四）准备会议文件（四）准备会议文件•会议文件主要有会议文件主要有：会议日程、会议通知、主：会议日程、会议通知、主席日程和报告、会议须知等席日程和报告、会议须知等会议文件的种类会议文件的种类•①① 会议指导文书会议指导文书包括上级会议文书、上级指示文书、包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等本级开会起因文书等•②② 会议主题文书会议主题文书包括开幕讲话报告专家发言、选举包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等结果、正式决议、闭幕讲话等•③③ 会议程序文书会议程序文书包括议程文书、日程安排、程序讲包括议程文书、日程安排、程序讲话等。

话等•④④ 会议参考文书会议参考文书包括各部门统计报表、财务报表等包括各部门统计报表、财务报表等•⑤⑤ 会议传达文书会议传达文书包括会议通知等包括会议通知等•⑥⑥ 会议管理文书会议管理文书包括开会须知、议事规则、证件要包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等求、作息时间、生活管理等（五）选择、布置会场（五）选择、布置会场选择会址要考虑以下几个因素：选择会址要考虑以下几个因素：•1．租借的日期和时间？．租借的日期和时间？•2．便利？．便利？•3．大小？．大小？•4．设备配置？．设备配置？•5．安静？．安静？•6．停车场？．停车场？•7．租借费用？．租借费用？•8．配套的餐饮和娱乐设施？．配套的餐饮和娱乐设施？2、会场布置•(1)(1)主席台的布置主席台的布置•要求：干净、整洁，色彩协调要求：干净、整洁，色彩协调 •注意：座次排列规则注意：座次排列规则 与会代表的座次排列与会代表的座次排列• 1 1、按汉字笔划顺序、、按汉字笔划顺序、 2 2、按地理位置、、按地理位置、 3 3、按行业系统等方法按行业系统等方法(3)(3)装饰性布置装饰性布置 •会标、会徽、标语、旗帜、花卉、书画等的布置。

会标、会徽、标语、旗帜、花卉、书画等的布置•基本要求：基本要求：朴素、大方，体现出会议的主题和气朴素、大方，体现出会议的主题和气氛 (4)(4)附属性布置附属性布置•1 1）会议的必备用品：）会议的必备用品：文具用品、桌椅台布、文具用品、桌椅台布、茶具、扩音设备、照明设备、通风和空调设茶具、扩音设备、照明设备、通风和空调设备等备等. .•2 2）会议的特殊用品：）会议的特殊用品：•颁奖时的音乐、颁奖时的音乐、•国歌音乐、国歌音乐、•投影仪、投影仪、•录音录象机、录音录象机、•投票箱和选票等投票箱和选票等•还有停车场还有停车场（六）人员编组（六）人员编组•可按地区编组、按行业编组、按职务、职可按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等称层次编组等 （七）制作会议证件（七）制作会议证件•种类有：种类有：  代表证代表证列席证列席证工作证工作证记者证记者证签到证签到证出入证出入证•一般采用卡片式，分折叠和单页两种一般采用卡片式，分折叠和单页两种 （八）安排食宿和车辆（八）安排食宿和车辆•包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。

确定会议用车等内容 （九）会前检查（九）会前检查•会前检查的重点会前检查的重点是会议文件、会场布置、是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等方面食宿安排、安全保密等方面 （十）接站与报到（十）接站与报到•应注意：应注意：•（（1 1）弄清接站时间和地点；）弄清接站时间和地点；•（（2 2）记住来人姓名，并确定接应方法；）记住来人姓名，并确定接应方法；（（3 3）要准备一旦晚点的接应措施要准备一旦晚点的接应措施 五、会中的组织、服务工作五、会中的组织、服务工作•基本要求：基本要求：组织严密，服务周到，确保安全组织严密，服务周到，确保安全• （一）会场签到（一）会场签到•签到的方式分：签到的方式分：•簿式签到、卡式签到、簿式签到、卡式签到、 电子签到机三种电子签到机三种姓名、单位、职务、姓名、单位、职务、 到达时间，到达时间， （二）会间调度（二）会间调度 •指会议进行期间对会议程序、内容及会场指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务所作的调整和安排服务所作的调整和安排•包括引导与会人员入座、投票，指挥车辆包括引导与会人员入座、投票，指挥车辆停靠位置等停靠位置等。

（三）会议记录（三）会议记录•会议记录分：会议记录分： 文字记录、文字记录、 电子记录两种电子记录两种•文字记录分：文字记录分： 详细记录、详细记录、 摘要记录两种摘要记录两种   电子记录分电子记录分: : 录音、录像两种录音、录像两种会议纪要（公文）会议纪要（公文） （四）会议简报（四）会议简报 •会议简报会议简报：是反映会议进程、动态，向与：是反映会议进程、动态，向与会者和领导者通报会议情况的文书会者和领导者通报会议情况的文书•编写要求：编写要求：新、实、短、快新、实、短、快 •写法：写法：转发式、报道式转发式、报道式 （五）会议选举（五）会议选举 1•会议选举的一般程序是：会议选举的一般程序是： •(1)(1)宣布参加选举的人数和选举的内容；宣布参加选举的人数和选举的内容；•(2)(2)通过会议选举办法；通过会议选举办法；•(3)(3)通过监票人、总监票人名单；通过监票人、总监票人名单； •(4)(4)核实出席会议参加选举的人数；核实出席会议参加选举的人数；•(5)(5)检查票箱；检查票箱；（五）会议选举（五）会议选举 2•(6)(6)分发选票；分发选票；•(7)(7)填写选票；填写选票；•(8)(8)宣布投票顺序和进行投票；宣布投票顺序和进行投票；•(9)(9)开箱清点选票；开箱清点选票；•(10)(10)报告收回选票数，宣布选举是否有效；报告收回选票数，宣布选举是否有效；•(11)(11)进行计票；进行计票；•(12)(12)宣布选举结果。

宣布选举结果 （六）会议总结（闭幕式）（六）会议总结（闭幕式） •内容包括：内容包括：代拟领导讲话稿；由领导者作代拟领导讲话稿；由领导者作总结讲话；表彰先进；合影留念等总结讲话；表彰先进；合影留念等 （七）后勤保障（七）后勤保障•内容包括：内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、安排好与会人员的住宿、伙食、医疗、交通和业余文化生活、参观访问等医疗、交通和业余文化生活、参观访问等 六、会后的善后工作六、会后的善后工作•（一）印发会议纪要（一）印发会议纪要•（二）清理会议文件（二）清理会议文件 （收、存、带、销）（收、存、带、销）•（三）组织代表离会（三）组织代表离会•（四）搞好宣传报道（四）搞好宣传报道•（五）会议工作总结（五）会议工作总结•（六）会后催办工作（六）会后催办工作 （发文、、会议）（发文、、会议） 会议保密工作会议保密工作1、会前布置；、会前布置；2、会议内容；、会议内容；3、领导重要讲话；、领导重要讲话；4、会后检查；、会后检查；5、清退文件清退文件。