现代企业秘书实务上.ppt

现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务秘书培训资料秘书培训资料1目录目录 ¨工作职能与素质要求工作职能与素质要求¨接待工作接待工作¨电信及办公设备电信及办公设备¨文书写作文书写作¨时间管理和旅行时间管理和旅行¨会议安排会议安排¨信息管理信息管理¨人际交往人际交往2一、一、      秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求¨    职业概述：职业概述：¨   专专门门从从事事办办公公室室程程序序性性工工作作、、协协助助领领导导处处理理政政务务及及日日常事务，为领导决策及其实施服务的人员常事务，为领导决策及其实施服务的人员¨  适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中¨  等级：初、中、高级等级：初、中、高级¨  职业环境：办公室职业环境：办公室¨  职职业业能能力力里里倾倾向向：：具具备备较较强强的的书书面面与与口口头头语语言言表表达达能能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等3一、一、 秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求     秘书特性：秘书特性：¨辅助性辅助性——对上司工作起辅助作用，不能自作对上司工作起辅助作用，不能自作                         决定。

决定¨服务性服务性——为上司工作和上司本人服务为上司工作和上司本人服务 4一、一、 秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求应处理好的几个关系：应处理好的几个关系：¨工作的被动性与主动性的关系工作的被动性与主动性的关系¨工作的经常性与突击性的关系工作的经常性与突击性的关系¨工作的平凡性与重要性的关系工作的平凡性与重要性的关系¨工作的原则性与灵活性的关系工作的原则性与灵活性的关系5一、一、 秘书工作职责秘书工作职责¨接待工作接待工作——日常、专门、团组日常、专门、团组¨收发信息收发信息——、电传、、邮件、电子邮件、电传、、邮件、电子邮件¨文书写作文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件使用电脑写各类文件及制作文件¨时间管理时间管理——自己、上司自己、上司¨会议组织会议组织——会前、会中、会后会前、会中、会后¨信息管理信息管理——存、管、取存、管、取¨旅行安排旅行安排——吃、住、行吃、住、行¨对外公关对外公关——联络（外事）、参与活动联络（外事）、参与活动¨商务活动商务活动——营销、市场、税务、法律营销、市场、税务、法律-----¨指派工作指派工作——上司安排上司安排6一、一、 秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求职业道德：职业道德：¨爱本职爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴爱岗敬业，归属服从，从点滴                      作作 起起¨要谦虚要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务刻苦学习，虚心求教，钻研业务¨多动脑多动脑——主动思考，机智敏锐，有商业主动思考，机智敏锐，有商业                     意识意识¨守纪律守纪律——遵纪守法，格守信用，严保秘密遵纪守法，格守信用，严保秘密7一、一、 秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求工作作风：工作作风：¨热情热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善真心诚意，笑脸迎送，谦和友善¨扎实扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认做事不飘，跟进落实，检查确认¨细致细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮准确不粗，认真不草，稳重不浮¨敏捷敏捷——干练守时，讲究效率，商如战场干练守时，讲究效率，商如战场 8一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求秘书的业务素质秘书的业务素质¨秘秘书书的的知知识识、、智智力力和和能能力力是是相相互互联联系系、、相相互互制制约、相得益彰的整体约、相得益彰的整体¨知识是基础；知识是基础；¨智力是知识的结晶；智力是知识的结晶；¨能力是知识和智力的最终体现和归宿。

能力是知识和智力的最终体现和归宿9一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求通才型的通才型的知识结构知识结构，其特点：，其特点：¨  1、、专专与与博博的的兼兼容容性性既既包包容容多多学学科科的的面面，，满满足足综综合合服服务务的的需需要要；；又又具具备备专专业业的的精精深深度度，，满满足足当当智智力力助助手手的深层次需要的深层次需要¨  2、、广广泛泛的的适适应应性性知知识识结结构构需需随随领领导导工工作作的的变变化化而而不断地调整，时时处在调整的动态过程中不断地调整，时时处在调整的动态过程中¨  3、、强强健健的的再再生生性性知知识识需需不不断断延延伸伸、、开开拓拓、、活活化化，，使使思思路路开开阔阔、、思思维维敏敏捷捷、、 思思想想深深刻刻，，满满足足高高智智能能创创造造性劳动10一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求智力结构智力结构   智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：¨ 观察力观察力¨注意力注意力¨记忆力记忆力¨思维力思维力¨想象力11一、一、 秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求能力结构能力结构        能能力力是是知知识识与与智智力力诸诸因因素素的的综综合合表表现现，，属属改改造世界范畴。

造世界范畴          1、语言文字运用能力、语言文字运用能力          2、协调能力、协调能力          3、管理能力、管理能力                   4、处理信息能力、处理信息能力     NVQ二级的二级的13项能力考核项能力考核     NVQ三级的三级的10项能力考核项能力考核1221世纪的企业秘书世纪的企业秘书——全美秘书学会全美秘书学会1.像像心理学家一样善于观察和理解他人心理学家一样善于观察和理解他人2.像政治家一样有灵敏的头脑像政治家一样有灵敏的头脑3.像外交官一样有潇洒的风度像外交官一样有潇洒的风度4.有处理各种棘手问题的丰富经验有处理各种棘手问题的丰富经验5.有良好的写作能力和文字功夫有良好的写作能力和文字功夫6.熟练运用各种办公自动化设备熟练运用各种办公自动化设备7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识熟识商务往来的法律、金融和税务知识8.迅速对文件、信息归类、整理和查询迅速对文件、信息归类、整理和查询13。