色标在病案归档管理中应用.doc

色标在病案归档管理中应用【摘要】利用不同颜色的色标粘贴于病案的封皮 边缘，可以迅速的识别出病案的病案号码，减少和防止了病 案归档中排列错位的情况使用10种颜色来区分不同的数 字，可使错位的范围减少到10以下，即便出现错位也容易 查找该方法可以提高病案入库的准确率，提升病案管理的 效率，质量和水平关键词】色标；病案号；归档病案是记录病人的入院与诊治过程、病情的发展、变化、 转归过程的再现，是医疗统计数据分析的原始资料，作为处 理医患纠纷的重要凭证［1］随着医疗体制的改革与完善， 病案和病案管理的社会服务功能逐渐受到人们的重视，且病 案的法律责任也逐渐增大其中病案归档是病案管理中最重 要的基础内容，医院的基础医疗质量与管理水平、临床医师 医疗业务水平与素质高低可通过病案是否及时归档体现出 来因此，加强病案管理是抓好医院管理中一项值得高度重 视的部分进入21世纪，病案作为医院信息的重要载体良好的 病案纪录，不仅能够真实地反映医院的医疗水平和服务质 量，而且是评价医疗质量医院管理水平的可靠性依据实 现医院管理计算机网络化、信息化已经成为建设现代化医院 必不可少的基本条件，色标的应用就是其中有用的手段之 一。

病案管理主要分为登记装订、计算机录入及上架归档 其中病案上架归档是十分需要重视的一个环节，为减少上架 时排列错误，可将色标应用于病案归档该方法主要是指用 10种不同颜色来区分病案的病案序号，并粘贴于病案的封皮 边缘，该方法可以有效的控制病案归档的错误率，可提升病 案归档工作的效率和质量1、应用的原因根据卫生部颁发的《医疗机构病案管理规定》和《医疗 卫生档案管理暂行办法》工作规范细则，归档是病案管理 工作的重要工作之一［2］病案详细记录了患者的治疗经过, 对临床医疗、教学、科研和司法鉴定等工作提供了宝贵资料 和重要的依据建立起一套科学的病案入库归档方法，杜 绝病案错位归档，是保证病案得以充分利用的首要条件 病案号作为在架索引编号增加了错位归档的风险通过对错 位归档病案的分析，其原因主要有：（1）病案号的分配上采 用一人一号制，患者第一次到住院时由入院处分发，以后住 院一致用该号码，病案号在治疗过程中会被不断转抄，增加 了病案号书写错误的风险2）临床医师字迹潦草导致病案 工作人员误写病案号，这也会造成病案错位归档3）入院 患者有一些为再入院，即使同一天新入院患者，住院时间不 一，因此病案回收到病案室时病案号是无序的，为此病案管 理人员需根据库房中病案号的顺序寻找归档位置。

病案号的 在时间跨度上，如此高密度、频繁查找工作，也易导致病案 归档错位错误归档的病案将成为死档，在医疗纠纷中，医 院处于十分不利的境地2、 应用的方法病案，是医务人员记录医疗实践的原始资料，是最具有 价值的信息资源，因此需要精心的管理其中最重要的一个 环节就是病案的归档，病案归档就是将病案按照一定的顺序 进行系统排列并上架但随着近年来病案的不断增加使病案 库严重饱和，很难控制病案归档的准确性，致使归档错误的 病案无法快速查找，造成病案的假性丢失，为病案的复印、 借阅等应用带来了很大的不便为了避免病案归档的错误， 可使用色标标识的方法来辅助病案归档首先将数字0-9用 10个不同的颜色区分，定义为黑、红、橙、黄、绿、青、蓝、 紫、灰、棕并做成这10种颜色的色标然后用颜色表述 出病案的病案号码，并将这些颜色的色标，以至下而上的顺 序在病案封面的边缘粘贴如：162734的色标顺序应为：红-蓝-橙-紫-黄-绿那 么病案边缘的粘贴方法应如图1,而病案号为162735的色标 顺序则为:红-蓝-橙-紫-黄-青o病案边缘的粘贴方法为图23、 应用的优点病案归档就是将病案按一定的顺序进行系统性排列， 以便能快速、容易地查阅和检索。

病案归档是病案管理工作 中非常关键和重要的组成部分病案归档是否及时准确直接 影响病案信息的再利用采用色标编码归档是目前公认的减 少错误和易于发现纠正错误的有效方法，降低归档差错率、 提高目标病案的定位速度、缩短纠错周期和提高工作效率3. 1引入色标辅助病案归档，减少了病案的上架错误， 也节省了病案的查找时间颜色清晰的色标可以一目了然的"读出”病案号码当病案错位时，色标的颜色会有明显的 差异，能更加及时的提醒我们发现错误并纠正错误，既避免 了错误的发生，又大大提高了工作效率3.2色标颜色清晰，醒目，便于记忆，相邻的两本的色 标只有最顶端的颜色不同，所以误差仅在个位的数字上，即 便产生了错误，错误的范围也在10本以内，使查找病案更 加快捷3.3由于按序号进行排列上架，多次住院的患者的全部 病案都在同一位置，所以当颜色有明显差异时，能迅速看到 并纠正上架的错误同时也为各科室病案借阅提供了很大的 便捷，也使病案上架时更简单明了4、 结论此方法对比现有的色标标识方法，实现了使用色标颜色 和标识最少，并能够将误差缩小到10以内，即相邻的两本 病案的色标，只有最顶端的颜色不同，如在可以记忆颜色所 表示的数字前提下，可通过色标读出病案的病案号码，由此 可以减少很多抽插病案的繁琐工作。

并且在未来病案不断增 加的情况下，不会出现不同病案号使用相同色标的情况该 归档模式，简单易操作，极大的提高了工作准确性和工作效 率，有效的控制了病案归档的错误率，也为病案管理提供了 新思路当然就目前来看病案色标归档法也存在其缺点如果直 接印刷带色标的病案袋其制作成本较高、病案袋发放受限 制印刷成品病案袋更适合新病案应用，如果是试验阶段 或者受费用等因素限制，可以按照方法原理，制作色标彩 色胶条，手工贴在原有病案袋上，能达到同样的效果，而 且更灵活，对归档过的历史病案标注色标非常适用，当然缺 点是人工操作耗费时间和人力需要注意的问题是，各种方法异曲同工，各有利弊，在 选用不同方法前应充分考虑到医院的实际情况，如：病案 归档量、病案使用率、库房面积、人员情况、资金预算等等 此外，在制作色标病案袋时应考虑到：(1)标识的色差，避 免色标的彩色过于接近导致数字组合后不易区分；(2)根据 病案袋的尺寸选择合适的位置和色标比例，过大会遮挡病 案袋的封面内容，过小不醒目；(3)注意色标及号码应双面 印刷和制作，放入病案后病案袋有一定的膨胀弧度，会遮蔽 一部分色标，单面色标会影响实际效果4)还应考虑到病 案袋意外破损，留有备用袋或制定补救措施，比如制作同等 大小的不粘胶色标条备用，方便又灵活。

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