时间管理五课时.doc

时间管理第一课：从GTD开始· 什么是GTDGTD，Getting Things Done的缩写来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》由中信出版，而在网络上流传的《搞定！－2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称GTD在Amazon的销售排名中名列98位，在国外的Blogger中也引起大量的讨论与研究，而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反 响，而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛，中文Blog圈中的相关讨论则很少，而且其中还有不少是转摘的内容《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一书的作者David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统GTD的理念：GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作， 提高效率而当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是会忘记了去做。

而GTD通过将所有的这些事 都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与执行五个步骤· 收集把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA等等把你脑中所有东西都清理出来，放入你的收集设备中，准备进行下一步的处理每天抽几十分钟收集一下脑中的信息，记录到你的收集设备中· 处理将你收集到的任何信息进行处理每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”处理你的收集箱要遵循的工作流程：· 从第一条信息开始处理；· 每次只处理一条信息；· 不把任何信息放回收集箱；· 如果任何一项需要做： o 马上执行（如果花的时间少于两分钟）o 委托别人完成，或者o 将它延期· 否则： o 将它存档以便查询o 把它删除，或者o 为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去执行两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多· 组织GTD描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目:· 下一步行动（Next actions）：对 于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。

例如：如果“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，“给 Jim打问报告的要求”，或者类似的事情虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该 被记录在“下一步行动”列表上较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用”，“在商场”· 项目（Projects）：每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去· 等待（Waiting for）：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出· 将来/可能（Someday/Maybe）：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上例如：“学习C语言”，或者“准备一个假期计划”Allen主张使用下一步行动列表而非日历来记录行动，虽然日历非主要的工具，但是可以用来跟踪预约和委托，提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等GTD中另外一个关键组织模块是归档系统，一个简单易用的归档系统。

通过归档系统，你可以迅速把文件归档和提取你所想要的信息，Allen的建议是建立一个按照字母顺序组织的归档系统或43 Folders系统（按照12月、31天，共43个文件夹）· 回顾按时回顾自己的列表如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的通过回顾，指定计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排回顾至少以星期为周期，将未处理的信息进行处理，回顾所有的列表，检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的 行动保证所有的事情都在GTD系统中，井井有条，而且所有的事情都更新到最新的情况虽然刚开始GTD时，回顾很麻烦，但是千万不要停顿否则事情的积 累，只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞，最后使你失败放弃· 执行如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心时间管理第二课：Do It Now这篇文章来自Steve Pavlina，他是一位非常成功的时间管理大师，看看他是怎么在大学学习的。

很多年前读大学的时候，我决定制定一个计划挑战自己：只用三个学期完成其他人通常花费四年的课程，能否毕业这篇文章（此文为翻译）详细的说明了我在成功实现该目标过程中的所有时间管理技巧为了实现这个目标，我决心每个学期得到30到40个学分，而其他学生平均只要12到15个学分显而易见，我必须合理安排时间才能实现目标我开始阅读我 所能找到的所有关于时间管理的资料，并学以所用正好三个学期，我完成了目标：两个理科学士学位（计算机科学和数学），而且没有参加暑期课程我每天晚上 睡七到八个小时，处理好我的日常杂务（购物，做饭等等），参与社交活动，每天早晨锻炼30分钟在最后一学期我完成了高级计算机和数学两门总共37 学分的课程，我甚至拥有一份游戏程序员的全职工作（每周工作40小时），还是当地ACM学会（Association of Computing Machinery）的副主席我的同学把他们完成功课要花的时间加到一起，结论是我的一周有250小时我以GPA 3.9的成绩毕业并且获得每年颁发给最优秀计算机专业学生的特别奖我的一个教授后来告诉我，当他们知道我所做所为之后，选择奖项的候选人就变得很简单了我并不被看作一个天才儿童，这也是我第一次做出这样的事。

没人指导过我，我不知道是否有谁那么做过，我也没有想起什么人鼓励我这么做事实上，当我 告诉大家的时候大多数人都出来劝阻我我只是简单的想为了我自己而做如果你想更好的了解我那个时候为什么会尝试如此疯狂的事儿，你也许会乐于读一读《生 活的意义》：里面包含了整个故事的背景以及有关我的动机的细节描述我花了很多时间来说服计算机系主任给我选学额外的学分，我同学经常说我作弊，要么就是有个双胞胎兄弟，或者干脆说我是精神不正常（每周我听到最多的 就是最后一条，也许说的有些道理）大多数时候我保持沉默，但当被问到修多少学分的时候，我会如实回答我也许是整个大学里唯一拿着两页课表的学生，因此 如果有人胁迫我，这很容易证明我说的是真话，虽然我很少这么做讲这个故事，并非为了引人注目，更不是使你好奇于我如何做到它我成功实现目标只是我运用了时间管理这个概念，很多人可能根本不知道，但它却早就存 在于那个时候（1992-1993年）的书籍和音频节目中大学里养成的时间管理习惯对我后来创业帮助很大，所以我想与你分享并希望你觉得同样有价值它 让我节约了学费并且给了我大约$30,000 来起家做创业（全部是我最后一学期当游戏程序员时赚的，大部分是版税收入）。

闲话少说，下面就是我知道的时间管理的精华所在：· 明确的目标是关键首先要明确的知道你想要什么在我曾经训练过的一个跆拳道馆，墙上有一块巨大的标语，“你的目标是黑带！”它提醒每个学员为什么他/她们要经过如 此艰苦的训练你独自工作的时候，很容易整日在办公桌上碌碌无为完成一些毫无价值的工作在你不知道自己打算做什么的时候，这会经常发生当你意识到这 点，问自己“我到底在这里试图想实现什么目标么？”你必须尽量清楚自己的目标使你的目标更明确，并把它们写出来你的目标必须清楚到这种程度：即使一个 陌生人，在客观地了解了你的情况后，都能就你是否完成每个目标给出一个绝对的“是”或者“否”的答复假如你不能明确的定义你的目标，就算到达了你又怎么 能知道？我发现定义和展开一个明确目标的关键周期是九十天，就是一个季度在那样一段时间里，如果你确立非常明确的目标，你就可以作出重大的可估量的改变花点时间停下来，写写你希望接下来的九十天你的生活是什么样什么样的月收入？体重多少？朋友如何？事业如何？人际关系如何？你的网站会是什么样子？详细的写绝对明确的描述会给你全程计划提供一个边界就像飞机的自动驾驶仪必须不断修正航线，你必须定时重新审视你的目标。

每天早晨重读你清楚写下的目标，将这些清晰的、记录下来的目标重新接合起来 把它们贴在墙上，特别是你的经济目标几年前（九十年代中期），我在每个房间里贴上“5000美元/月”的标语那就是我当时的月收入目标我不断的确立 明确的收入目标，即使有时候遭遇挫折，我发现这个过程十分有效这并不只帮助我关注我的目标——也许更有助于让我忽视那些目标之外的事情例如，如果你确 定了月收入一万美元的目标，这会让你放弃做那些每月只能挣五千美元的事情如果你仍不明白如何明确目标，那就把它作为你的首要目标一辈子不清楚自己到底想要什么是对时间的巨大浪费大多数人长久的沉迷于“我不知道做什 么”的状态中他们等着外力使自己目标明确，殊不知明确是自身创造的一切在等着你动手，没有别的办法，它会一直等待直到你下定决心等待明确的目标就像 一位雕塑家注视着一块大理石，等待里面的雕像可以抛开不需要的碎屑自动出现不要指望目标会自动明确起来——拿起凿子动手吧！·  灵活安排知道你的目标与知道你达到目标的途径是完全不同的一架典型的商用飞机90％的时间偏离航线，但它差不多总是能到达目的地，因为它知道往哪里飞并且 随时的修正方向你不可能预知确切的途径。

我认为计划的真实目的在于你确信存在一条可行的途径我们都听说过，据统计80％的新商业机构在头五年里倒闭， 但一个更有趣的统计是几乎所有成功的商业机构的发展道路都与原定的计划不同以商业计划开始成功的企业，你通常都会发现最初的计划惨遭败绩，他们只是因为 尝试其他途径而成功有人说不与市场紧密联系的商业计划难以生存我把它推广为不与现实世界紧密联系的计划也难以实施著名作家和商业顾问 Stephen Covey 经常引用这个句子，“诚实面对选择意思就是在没有了解目标的情况下，不能盲目的执行计划例如，你细心的执行计划 – 目前为止一切顺利 – 突然出现一个无法预料的机会你坚持原有计划（这会丧失机会），还是停止计划抓住机会（这会使你脱离计划）？这时你需要停下来考虑你的目标，以决定哪个是 更好的选择盲目的执行计划是不可取的一旦获得可以更正计划的信息，你要训练在选择的时刻保持诚实有时你可以借不曾预料的捷径达到目标另一些时候你 得坚持原有计划并避免为次要的东西分心，那会把你带离你的目标紧守你的目标，但灵活对待计划我相信一个清楚的远期目标远远比一个明确的短期计划来得重要的多在大学里我很清楚自己的最终目标——在三个学期里完成大学学业——但是我的计划随时随刻都在变化。

每天我都会有新的作业，课程或者考试，我必须适应这些随时变化的情况如果我试图为每个学期指定长期计划，那么不出一天计划就会失效了· 一时一事我坚持非常基础的用纸－笔记录要做的事，而并非某些精细的组织系统我唯一的组织工具只是一个笔记本，在上面。