行政机关公文主题词标引方法.doc

国家行政机关公文处理办法》 第十条十二项明确指出“公 文应当标注主题词上行文按照上级机关的要求标注主题 词这就要求行政机关制发的公文应当正确标注主题词〈国 务院公文主题词表〉使用说明》对主题词标引方法作了简要说明， 不够具体，而在其他文件或学习资料上也难以查到权威的主题词 标引方法，所以在实际应用过程中容易出现一些错误为此，笔 者学习了国务院等部门文件标引的主题词，得到一些体会，现撰 写成文，以与诸位同行探讨交流，谬误之处，敬请批评指正―、主题词、主题词表的含义主题词又叫关键词，是以基本概念为基础、进行规范化处理， 可显示词间语义关系的词或词组公文中的主题词是指最能概括 公文的内容或反映公文类别并经过规范化处理的名词术语主题词表是指从自然语言中优选出来的语义和族性相关的 名词术语，按照一定的排列所组成的规范化动态词典党政机关 有各自的公文主题词表行政机关的公文主题词表是为了适应机 关办公现代化的需要，便于计算机检索和管理公文而编制的一部 术语控制工具常用的是国务院公文主题词表》，一些专业性 较强的部门和一些地区另有自己的主题词表，比如河南省公文 主题词表》、黄河水利委员会公文主题词表》等。

在这里，笔 者以国务院公文主题词表》为例进行探讨二、几类常见的错误标引（一） 简单地切分标题或公文主题概念从标题或公文主题 概念中摘取几个词作主题词，不经规范化处理，也不在《公文主 题词表》中进行转换如：《某省建设厅关于贯彻建设部节能减 排工作实施方案的通知》的主题词为：贯彻 节能减排实施方 案 通知这几个主题词就是简单地在标题中摘取的几个关键词， 除“通知”外的几个词都不是词表中的词产生这类错误的原因 是完全不了解主题词的定义和标引方法，只是盲目地标引主题 词二） 混淆了党政机关公文主题词的标引方法这是最常见 的一类错误党政机关公文主题词标引目的、规则、词表内容均 不相同行政机关公文标引目的在于对公文进行分类，便于检索； 而党的机关主题词标引目的是全面准确地反映公文内容和发文 意图现实中，有些行政机关公文标引主题词时不能区分两者的 差异，错误地使用了党的公文主题词的标引方法，甚至错误地使 用《党的公文主题词表》三） 类别词与类属词的使用错误一种情况是类别词、类 属词不分，交叉混合使用；另一种情况是对类别词、类属词的使 用不准确，弱化了分类功能比如：《某市人民政府办公室关于 成立阳光政府四项制度领导小组的通知》的主题词为：行政事务 制度 机构 通知，“机构”是类别词，不应作类属词使用，犯了第一类错误；该公文的主题是成立了领导小组，其类别词“行 政事务”使用不准确，应使用“机构”词目。

四） 自造词目使用错误有的公文对上行文时使用自造词 目,还有的是对下行文时使用了过多的自造词目或者没有在自造 词目后加注“△”符号五） 主题词放置顺序错误主题词的排列有一定的顺序要 求，应按照先类别词，再类属词的顺序标引；标引类属词时应按 照先大后小、先重要后次要的顺序，最后标反映公文文种的主题 词比如《某某市司法局关于表彰法制宣传工作先进集体和先进 个人的决定》的主题词为：表彰 法制宣传 决定表彰”这 一词目顺序放置错误，应放在“决定”之前，主题词应改为“司 法 表彰 决定”再比如《某省人事厅关于印发〈公务员录用 体检通用标准（试行）〉的通知》的主题词为：录用 公务员 体 检标准△ 通知，其主题词“录用”放置顺序也是错误的三、正确的标引方法（一）主题词表的体系结构《国务院公文主题词表》共有 15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751 个主题词，附表内容为中国和世界行政区域规范名称词表分三 个层次第一层是对主题区域的分类，只作为划定主题词词目类 别的区域，便于查找、使用词目，如“12秘书、行政”类第 二层是类别词，即对主题词的具体分类如“文秘工作”、“行政事务”等。

第三层是类属词，如“公文”、“行政”等第二 层的类别词和第三层的类属词统称为主题词，用于公文的标引二） 标引规则1 •数量要求除类别词外，不得多于5个词目2•标引顺序先标类别词，再标类属词标类属词时，应 先标反映公文内容的词，再标反映公文形式的词标反映公文内 容的词时应先标主要成分、再标次要成分比如《国务院关于西 安市城市总体规划的批复》，主题词为：城乡建设 城市 规划 陕西 批复，其中“城乡建设”为类别词，“城市”、“规划”、 “陕西”为类属词，“批复”为文种；“城市”是主要成分，“规 划”是对主要成分进行说明的次要成分，排在其后面3. 选用词目应坚持“宜宽不宜严”的原则当词表中找不 出准确反映文件主题内容的类属词时，可使用其上位词或相近的 词标引4. 组配标引根据需要，可将不同类的主题词进行组配标 引5. 无适当的主题词标引情况的处理方法可选用《公文主 题词表》以外的词目进行自由词标引自由词标引应遵循如下规 则：所选词目应具有较强的检索功能；具有专指性，不能产生歧 义；在自由词后应加“△”标记三） 主题词标引步骤1•了解公文内容通过审读公文标题、关键性语句或结论 性意见等，以了解公文的发文意图及主要内容。

2•确定公文的主题类型是单主题和多主题单主题是指一 件公文只有一个中心内容，如请示类、批复类公文的主题多主 题是指一件公文有两个或两个以上并列的主题，如会议纪要、工 作计划类公文3 •确定公文的类别《国务院公文主题词表》把公文分为 15类，比如“08公安 司法监察”类，每类下面还有小类， 如“ 08B司法”我们要找出公文属于哪个小类，其实就是在 查找应转换成的类别词4 •提炼出公文主题概念，分析其主要成分、次要成分及相 互间的关系公文主题概念是指公文的中心思想，要用精炼的几 个词或句子表述出来主题概念中主要成分是指最核心、最关键 的部分，次要成分是对主要成分的说明以及空间、公文类型等5•公文主题概念转换即把提炼出的公文主题概念依照标 引规则转换成《公文主题词表》中的词目，这一步较容易出错 主题概念转换分直接转换和间接转换直接转换是指主题概念能 在《公文主题词表》中找到相对应的主题词；间接转换是指在《公 文主题词表》中没有直接对应的主题词，需使用组配标引、上位 词标引和自由词标引进行转换组配标引又分为交叉组配和方面组配交叉组配是指2个 或2个以上的主题词目构成具有相容性逻辑关系的组合，以表达一个专指概念。

例如：“土地资源”，可用“土地”和“资源” 这2个主题词组配，以确切表达一个专指概念方面组配是指表 示事物的主题词与表示事物某个属性或某个方面的主题词进行 组配，比如“食品加工”即用“食品”这个事物及“加工”这个 状态进行了组配由于行政机关公文主题词标引的目的在于分 类，不易于组配，所以在实际工作中很少运用此方法上位词标引是指《公文主题词表》中没有直接对应的主题 词，就用其直接上位词进行标引上位词是指其概念的外延完全 包含下位词概念的外延比如“虾”、“鱼”这两个概念的外延 是指各种实物虾和鱼，其上位词“水产”概念的外延则是指所有 在水中产出的动物，完全包含了“虾”和“鱼”的外延再比如 国务院文件《〈中华人民共和国行政复议法〉实施条例》的主题 词是：行政事务 行政 法律 条例，这里就用到了上位词标引，“《中华人民共和国行政复议法》”在《公文主题词表》找不到 对应的词目，而它的上位词“法律”可以在词表中找到，所以使 用“法律”作主题词这里要说明的一点，要使用其直接上位词， 不得扩展，上例中“《中华人民共和国行政复议法》”在词表中 有两个上位词“法律”和“司法”，但是“司法”是“法律”的 上位词，是“《中华人民共和国行政复议法》”的间接上位词， 所以不能使用，否则就扩大了分类的范围。

自由词标引指在《公文主题词表》以外，有较高的使用频 率和较强的专指性，具有特定含义或新产生的词语比如《国务院办公厅关于印发2009年节能减排工作安排的通知》，其主题 词为：经济管理节能减排厶 通知节能减排”是新产生的 词语，有较强的专指性，使用频率高，所以可以使用自由词标引6•审核主题词标引结果对拟使用的主题词进行检查，以 减少标引错误一要看对公文主题概念的把握、提炼是否准确； 二要看是否符合标引规则；三要看同类型公文所选用的主题词是 否一致举例说明：对《国务院关于第四批取消和调整行政审批项目 的决定》进行主题词标引第一步，审读公文，了解到公文内容 和发文意图是“取消和调整行政审批项目，进行行政制度改革” 第二步，发文意图单一，确定主题类型为单主题第三步，进行 分类，对行政制度进行改革属于“行政事务”类第四步，提炼 出公文主题概念：行政审批制度、改革、决定；分析成分：“行 政审批制度”是主要成分，“改革”、“决定”是对主要成分进 行说明的次要成分第五步，把提炼出的公文主题概念进行转换， 在《国务院公文主题词表》选词：“制度”、“改革”、“决定” 所以，该公文主题词为：行政事务 制度 改革 决定。

四、标引工作中应注意的几个地方（一） 上报的公文应按上级制发的主题词表和使用要求标引 主题词，不得超出标引范围，不得使用自由词标引二） 对于批转、转发、发布类的公文，一般应选用批转、 转发文件的文种，但如果被转发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引如《国务院关于修改 中华人民共和国公路管理条例〉的决定》其主题词是：交通 公 路管理条例决定标注的就是被发布文件的文种“条例” 如果想全面反映公文形式，也可以同时标引，如：《国务院关于 修改〈全国年节及纪念日放假办法〉的决定》的主题词标引为： 行政事务节假日办法决定三） 多部门联合行文，如果行文规则不同，那么应遵循主 办机关的的行文规则（包括主题词的标引）比如：《中共中央 国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意 见》，其主题词为：农村工作 农业发展 农民增收 意见，使 用的就是党的公文主题词标引方法如果公文内容涉及多个方 面，主题词应标引主要内容或按内容出现的先后顺序进行标引四） 党政机关公文主题词标引的区别两者在主题词表、 标引目的、方法步骤、具体要求上均有较大差别一是主题词表 的体系结构和词量不同。

党的机关使用的主题词表是中共中央办 公厅秘书局编制的《公文主题词表》,该词表共收录主题词5116 个，全表由主表、范畴表及附表三个部分组成；行政机关使用的 是国务院办公厅秘书局编制的《国务院公文主题词表》，该词表 收录主题词1049个，由主表和附表两部分组成二是目的不同 前者重在揭示、反映公文的主要内容;后者重在对公文进行分类， 以便于检索三是标引的方法步骤不同前者重在概括、分析； 后者重在分类前者查表选词比较复杂；后者查表选词的途径较为单一前者使用组配标引较多，后者使用上位词标引较多四 是标引要求不同党的机关公文主题词的数量一般在10个以内 反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后，地区 名称、组织机构名称、年代和人物都可以作为主题词；行政机关 的公文主题词强调先标类别词，再标属类词，除类别词外，主题 词不超过5个，年代、人物不作为主题词在标引主题词时应注 意发文机关是党的组织还是行政机构，从而使用不同的标引方 法五）社会团体和临时性机构行文一般应参照业务主管单位 或主管单位的行文规则比如基层法律服务工作者协会行文应参 照司法局的行文规则，使用行政公文处理办法；但是如果以协会 党组织的名义发文，则应使用党的公文处理办法。

国家行政机关公文格式》1 范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要 求、公文中各要素排列顺序和标识规则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。