ACCESS入门教程（十四）用图表显示数据.docx

ACCESS入门教程（十四）用图表显示数据将数据用图表方式显示很简洁，在Access2022中，不管在窗体、报表还是在页中都可以插入图表这里我们叙述在窗体上插入一个图表的过程，而在报表和页中插入图表是完全一样的， 我们先翻开一个数据库，这里以天智公司1999年各分公司销售状况数据库为例，在数据库的主窗体上插入一个饼图，以分析比拟各分公司一年的销售总额 首先翻开这个需要添加图表的主窗体“年度销售额窗体”，等窗体翻开以后，将它切换到设计视图上然后用鼠标单击“插入”菜单中的“图表”命令完成这些之后当将鼠标移动到窗体的“主体”上，会发觉鼠标的光标左上方有一个“图表”图标现在单击鼠标左键，就会在这个窗体上插入一个图表，此时的视图如下列图所示，并在屏幕上弹出一个“图表向导”对话框 接着单击视图框中的“两者都有”选项按钮，然后在列表框中选择建立这个图表所需要依据的表或查询为了创立刚刚提到的各个分公司一年销售总额饼形图，要选择“销售总额”这个查询，然后单击“下一步”按钮。

这一步要求我们选择在饼形图中所用到的字段只要在左边供应的字段列表中选择好一个字段，然后单击“>”按钮就可以将这个字段作为一个已经选中的字段了 要将这两个字段都选到右边用于图表的字段列表中，只要单击“>>”按钮即可，这里我们将这两个字段都选为图表需要的字段连续单击“下一步”按钮 此时我们看到的对话框如下列图所示，现在我们看到在对话框的左边有许多的图标按钮， 这些图标表示的就是在Access中能画出的图表类型，当我们需要画某种图表的时候，只要单击相应的图标按钮就可以了现在我们要画“饼图”，只要单击“饼图”按钮就可以了同时这个“饼图”图标按钮会凹陷下去，并且在列表框右边会显示出一个“饼图”以便我们对这种类型的图表有一个直观的熟悉 单击完“下一步”按钮就可以看到向导要求我们来规划“饼图”中的数据，就是将对话框右边的“备选字段”拖到“例如图”中相应的“字段备选框”中去，成为图表中相应的数据来源就可以了这样就可以利用“字段备选框”中“字段”供应的数据来绘制“饼图”了在这个“饼图”中，我们将“单位”字段拖到“系列”备选框中，将“总销售额”拖到“数据”备选框中 现在，我们单击“图表预览”按钮，来观看一下生成的图表正确与否。

读者应当留意到了这个问题，即拖到“数据”备选框中的字段“年销售额”变成了“年销售额之和”呢！ 这是由于“数据”这个备选框中的数据会自动进展各种汇总计算，而“求和”计算又是这个“数据”备选框中的默认选项，所以才消失了这个状况，应当把它改一下其修改的方法为：在“数据”备选框中双击鼠标左键就会弹出一个列表框，在这个列表框中，有许多种汇总计算的方法，现在单击任何一个选项都可以进展对应的汇总操作但这种操作只限于备选框中字段是“数字”类型现在由于我们不需要什么汇总计算，选择“无”就可以了这时你再看“数据”备选框中的字段已经变成“年销售额”了 完成这些以后就可以单击“下一步”按钮去向导的后面过程 这一步为图表向导的最终一步，给图表加个标题，比方“全年各分公司销售总额图”，假如这个图表还要显示一个图例，（图例就是表中某种颜色的块或线条所代表含义的说明），则选中对话框中“是，显示图例”选项，假如要给别人看的话，有个图例会很便利的 。