企业董事会会议文件资料制作实用标准(完整版)概要.doc

标准实用文案董事会会议文件制作标准（完整版）目 录董事会会议文件制作标准 1附件一 会议通知 9附件二 回执 1 2附件三 授权委托书 1 3附件四 会议签到簿 1 4附件五 会议议程 1 6附件六 董事会会议议案 1 8关于 ______的议案 1 8______年度工作报告及 ______年经营计划 1 8关于制定 _______制度的议案 2 1关于任命（职务名称）的议案 2 2关于免去 ______先生 / 女士（职务名称）的议案 2 3关于批准组织机构设置和岗位编制的议案 2 3关于批准公司年度工资总额的议案 2 4关于批准发放年度奖金的议案 2 5年度财务决算报告 2 6年度财务预算报告 3 0文档标准实用文案关于批准投资计划的议案 3 4关于年度利润分配的议案 3 4关于弥补亏损的议案 3 5附件七 会议纪要 3 7附件八 会议决议 4 0附件九 临时会议决议 4 2附件十 会册封面 4 3附件十一 目录 4 5文档标准实用文案董事会会议文件制作标准（完整版）一、目的与适用范围（一）为了进一步规范 XX 企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准二）本标准适用于 XX 企业董事会会议文件的制作。

二、董事会文件内容要求（一） XX 企业董事会会议文件包括但不限于以下文件：1.会议通知；2.委托其他董事代为出席的授权委托书；3.会议签到簿；4.会议议程；5.议案及其附件；6.董事会会议纪要及决议二）会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：事项 内容? 召开的时间、地点和方式? 召集人通知内容? 议程? 联系方式文档标准实用文案? 发出通知的日期? 注意事项? 召集人署名?定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达时限?临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排?章程另有规定的按章程规定执行?电子邮件方式?邮政寄送?专人递交对象 董事 + 监事、相关高级管理人员 + 特邀人员（如有）送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及附件其附件应于送达同时， 形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执收集证明文件证明文件应明确记载送达时间三）授权委托书（参见附件三）应当载明：1.委托人和受托人姓名、身份证号码；2.授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；3.授权时效；4.委托人签字四）会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

文档标准实用文案（五）会议议程 （参见附件五） 内容包括会议时间、 会议期限、 会议地点、 会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等六）董事会议案包括但不限于以下文件（部分议案文本参见附件六）：类型 议案? 选举董事长? 聘任或者解聘公司总经理及决定其报酬事项， 并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人及其报酬事项新设公司? 批准阶段性工作报告董事会???????存续公司?董事会 ????阶段性财务预、决算方案制定或修改基本管理制度其它特别重大事项审议总经理年度工作报告经营计划和投资方案年度财务预、决算方案商业计划书利润分配和弥补亏损组织架构设置方案决定聘任或者解聘公司总经理及其报酬事项， 并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司其他高管及其报酬事项制定公司的基本管理制度设置分支机构文档标准实用文案? 变更注册资本? 融资方案? 合并、分立、解散和变更公司形式? 修改章程? 制定公司重要管理制度? 章程规定的其它职权事项（七）议案的内容， 应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文八）会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；3.会议议程；4.议案汇报人的汇报意见；5.董事发言要点；6.每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；7.列席监事与列席总经理的意见；8.其它需要记录的情况。

九）董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；3.决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名文档标准实用文案董事会决议由到会董事签字； 代行签字的， 应当附相应的董事授权委托书 决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序（参见附件九）十）纪要与决议的区别纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：类型 主要内容 数量 备注纪要 会议全过程和结果的要点 所有议案 必备，用于内部存档备查对外办理审批、登记、备案，及决议 经讨论后，法定多数通过的决定 单一议案 集团内部账务处理等相关事项所需（十一） 提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件， 董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前 15 天发送至参会人员十二）签署于会议结束时协调与会董事签署、 确认会议记录文件 特殊情况下， 可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日注意事项：1.文件为数页，须页签。

2.受他人委托代行签字的，应署【受托人名字】 + “代”字样，并附授权委托书三、会议命名规则各企业董事会届数通常为 3 年或 4 年一届，以各企业章程为准董事会命名规则如下：文档标准实用文案类型 规则 举例【公司全称】 + 届数 + “董事会” + 次数 + XX 有限公司第一届董事会第一次定期会议“会议” 会议【公司全称】 + 届数 + “董事会” + 年份 + XX 有限公司第一届董事会 2010临时会议次数 + “临时会议” 年第一次临时会议四、董事会文件制作与归档要求（一）企业董事会会议文件制作的基本要求：内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁二）会议文件页面基本参数设置采用 Microsoft Office Word 2003 软件默认设置参数：1.纸张大小： A4 ；宽度 21cm/ 高度 29.7cm ；2.页面设置：页边距上 2.54cm/ 下 2.54cm/ 左 3.17cm/ 右 3.17cm ；行距 1.5 倍；3.装订线： 0cm ，装订线位置为左侧；4.方向为纵向；5.页眉距边距： 1.5cm ，页脚距边距： 1.75cm ；6.两端对齐，段前 0 行，段后 0 行，行距 1.5 倍，段落间不空行，段落间距为零，不加任何背景色；7.字体：宋体。

三）除“标识”或特殊要求及用途外，文件所有文字一律采用黑色、简体字文档标准实用文案（四）在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下， 提案人可以采用相互引证的方法，对各相关部分的内容进行适当的技术处理，以避免重复和保持文字简洁五）议案正文应以文字说明为主，表格、图片展示为辅图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的，可做成附件六）附件的制作要求如下：附件中的图表如规格超出 A4 纸页面范围的，在装订时，应在不影响阅读的前提下，将其折叠在 A4 纸页面范围内，以保持会册外观整齐规范；如果附件较多，也可以另行装订成册装订成册后的附件，其封面可以比照会册封面样式制作，并在封面中央加注“附件”字样七）会议结束后， 企业应当制作董事会会议档案 档案材料包括会议通知、 通知回执、会议签到簿、 委托其他董事代为出席的授权委托书、 会议材料、 董事签字确认的会议纪要及决议八）每次董事会会议档案应当单独装订成册， 按照董事会会议名称连续编号 会议档案由企业永久保存会议档案须附目录（参见附件十一）九）企业应当在每次董事会会议后一个月内， 将董事会会议。