外贸制度试行版.doc

制作人：余培旺2010-8-8外贸流程制度1 外贸部组织结构2 外贸部整体职能3 职位说明书4 外贸基本流程及说明5 日常工作制度6     业务提成和绩效考核表1、外贸团队组织机构总经理主要负责决策层面，包括主持订单评审，价格审核和签署合同和文件对于重要客户的分析和指导，及对国际销售（含贸易公司）相关的所有事务的最终决定权外贸主管主要负责对营销总目标负责，完善制度和规范分析市场信息，确立营销战略和销售方案，参与重要客户的谈判过程负责外销团队的组织管理，打造学习型团队订单执行，对外贸部所有的外贸流程的审核把关，确保具体业务的规范，准确，不出大的差错和无谓风险2、外销部门整体职能负责完成海外销售目标整合市场信息，为公司决策提供依据1、配合其它职能部门，快速反馈和解决海外销售相关的问题2、逐步完善营销体系和外销政策，维护和拓展海外市场3、反馈国际市场信息，为研发和公司经营战略提供决策依据4、分阶段确立切合实际的国际化运作和品牌运作体系3、 职位说明书外贸主管职责说明书职位编号IS002职位名称外贸主管所属部门外贸部职位类型销售上级职位外贸总监/总经理编制日期职位概要负责外贸部的全面管理工作履行职责及考核要点履行责任考核指标负责对营销总目标负责，完善制度和规范。

分析市场信息，确立营销战略和销售方案，参与重要客户的谈判过程负责外销团队的组织管理，打造学习型团队，执行公司的外贸方针政策，海外市场拓展计划配合外贸总监/总经理落实国内外展会，市场活动策划，对外考察，大客户项目工作配合总经理制定目标市场拓展方案 V  O0 Z4 x8 j' c* m5 t, p9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L计划与执行能力~1 A"根据总经办制定的公司外贸销售目标和发展方向，制定部门工作计划和内部规范分解落实销售任务完成执行外贸销售管理和流程管理制度负责收集业务员工作日志，做好周计划c% V  O0 Z4 x8 j' c* m5 t, p9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B领导能力、判断与决策能力w/ ~1 A"指导外贸业务员进行客户信息整理及分配和业务拓展活动，具体业务操作； 2 m; ~3 k9 x2 ]1 d8 `1 负责外贸合同各项条款的审核，以确保公司利益不受侵害 指导外贸单证，跟单和物流工作制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训孚盟外贸管理软件邮件审核% V  O0 Z4 9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~专业知识及技能 ' w/ ~1 A"工 作 权 限w: H! {2 W工 作 权 限 + x) S/ Y! s% N: _/ [1、外贸工作检视权 2、市场推广方案、调研方案建议权 + r: z% S5 j, C9 w3 S3、对所属下级的工作的监督、检查权 4、对直接下级人员调配、考核评价权 2 U. a! g4 q& k5、对所属下级的指导权 6、其它经总经理批准赋予的权限 工作关系直接上司外贸总监/总经理直接下属业务员/单证跟单内部主要关系内部协调关系：总经办，各部门外部主要关系* J3 r* u! s) O8 Y+ U* D' q7 r$ u2 X& l% O9 D  H# y6 q( r% F# E外部协调关系：相关海关、外管、商检、客户、物流等 其它事项总经理或外贸总监交办的其它工作相关事项任职者（签名）：日期： 直接上级（签名）：总经理 （签名）：外贸业务员职责说明书职位编号FS002职位名称业务员所属部门外贸部职位类型销售上级职位外贸主管编制日期职位概要负责杭州威尔雅卫浴有限公司外贸部的外贸业务工作履行职责及考核要点履行责任考核指标对自己负责的产品系列的海外市场调研、及客户资料的收集；了解同行业市场信息整理、竞争厂家情况、价格调查等工作。

销售技能与资讯整合能力9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L负责完成：从业务联系函、到产品报价、谈判直至签订合同的整个( ~! r0 C# D  I# P' r外贸工作流程负责客户合同的签订后的跟进工作   K' D) v, {$ {5 t1、负责将合同要求与客户订单资料要求，根据公司的程序转化成公司的生产指导性文件2、注意生产任务单重点问题；配合生产、单证跟单、完成生产过程中的生产进度核查，发货等工作，确保合同的顺利履行3、做好售后服务和客户维护工作 2 e4 w9 w% _( d# `2 v专业知识和技能，工作效率9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L参与国内外展会，产品推广，营销策划等工作按照公司外贸业务规范，结合外贸管理软件，规范操作按公司要求，做好工作日志，工作周计划，月度总结和下月重点工作等管理表格团队合作，工作纪律9 q( r, J# d( H: G3 工 作 权 限1、外贸工作建议权 2 U. a! g4 q& 2、对公司其它部门配合工作的联络权 3、其它经总经理批准赋予的权限 工作关系直接上司外贸主管直接下属无内部主要关系内部协调关系：外贸部门内部外部主要关系* J3 r* u! s) O8 Y+ U* D' q7 r$ u2 X& l% O9 D  H# y6 q( r% F# E外部协调关系：相关海关、外管、商检、客户、物流等 其它事项总经理、外贸总监或外贸主管交办的其它工作相关事项任职者（签名）：日期： 直接上级（签名）：总经理 （签名）：外贸单证员职责说明书职位编号FS003职位名称业务员所属部门外贸部职位类型销售上级职位外贸主管编制日期职位概要负责杭州威尔雅卫浴有限公司外贸部的外贸单证工作履行职责及考核要点履行责任考核指标负责对信用证、合同及客户的有关或邮件，负责报关单据的审核工作，负责各类单证的制作、修改及审核工作；确保数据准确，单单一致，单证一致。

单证准确性9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 专业知识和技能；工作准确性~1 A"按照客户和公司要求，合理选择货代，做好配载定舱工作、安排好货物的拖箱或送仓计划并书面告知相关业务人员及生产部门 c% V  O0 Z4 x8 j' c* m5 t, p统筹与沟通9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7能力严格按照海关规定的报关条件提供报关单据，如须报检的商品，要及时作好报检或资料给外协生产厂家报检；负责在装箱后当天之内取得整箱资料，如有溢短装的，应急时更改报关单据；与财务部门配合好货款结算工作 ~!  K' D) v, {$问题处理能力，工作及时性9 q( r, J# d( H: G3 B7 e# ~3 B7 L工 作 权 限1、选择货运，船务公司的建议权；储运、配载、定舱独立权 2 U. a! g4 q& 2、对公司其它部门配合工作的建议权 3、其它经总经理批准赋予的权限 工作关系直接上司外贸经理/主管直接下属无内部主要关系内部协调关系：外贸部门内部外部主要关系* J3 r* u! s) O8 Y+ U* D' q7 r$ u2 X& l% O9 D  H# y6 q( r% F# E外部协调关系：相关海关、外管、商检、客户、物流等 其它事项总经理、外贸总监或外贸经理/主管交办的其它工作相关事项任职者（签名）：日期： 直接上级（签名）：总经理 （签名）：4、外贸基本流程及说明外贸基本流程流程步骤办理时间责任部门相关单据/表格备注T/TL/C①前期接触展会资源分配国内外展会客户由主管安排负责接待的业务员跟踪，如果客户情况比较特别，可另行安排B2B询盘由外贸主管统一分配。

客户联系函在了解客户基本需求的基础上，最好有针对性，必要时，请上级主管一起商议，讨论方法展会现场或展会期间能确定的，尽快解决外贸部询价单报价分析客户询价函的相关说明，了解客户背景和采购需求及采购计划等常规产品按照公司给出的标准价加（10%~20%），报价前事先请示主管对于重大的客户，可以由主管提出由各部门参加的价格评估会议如果客户所报产品来自同行业，业务员应向主管汇报，进行价格调研后，进行报价除了需要其它部门估价的，收到询盘--小时内回复；需要估价的两天之内回复；超过期限需向客户说明外贸部总经办技术部生产部门报价单再报价客户还盘的意见需业务主管和总经理，甚至相关部门评估收到还盘即时回复外贸部总经办技术部生产部门报价单特价申请单②成交合同评审 订单意向明确后，业务员制作合同审批单，需主管预审，再交总经理审核，订单评审交期需与生产部门沟通后如果订单评审不通过，评审会应给出协商意见，由外贸部与客户协商收到订单意向总经办外贸部技术部生产部门财务部合同审批单形式发票或采购合同至客户签字确认，正式签订合同或PI业务员确认后复印交财务留底确认即时③催订金和信用证根据P/I的付款条件催订金，一般为30%T/T客户下式下单时就开始催证外贸部财务部财务收到预付款后，业务员填写缴款单给财务填写款项到帐清单给单证缴款单款项到帐清单催客户开信用证，原则上的时间越提前，审证和信用证修改的时间越充分。

信用证审核由业务主管负责负责把关，另外可以请开户行的国际业务部审证信用证④下单生产下达生产任务，收到订金或通知行通知信用证并确认信用证后，业务员制生产任务单，由外贸主管审核后交相关部门和总经理签字收到订金签字确认即时外贸部总经办财务部 生产部生产任务单提前15天左右交财务签字确认交跟单，下单生产跟单员和业务员在生产过程中配合监督生产情况生产完成后，包装和入库前业务员配合内部跟单点货，确认箱单，和箱唛⑤出货报关需要商检的，或者报关及客户清关需要出具其它证书的，业务员安排单证跟进，确保报关和客户清关无碍，业务员配合单证确定发货日期仓库提前点验货物发货时业务员配合跟单现场清点，跟单员对装箱现场拍照留底，如果涉及到款到发货的，由业务员配合财务核实付款情况确认发货日期，产品入库检验后业务单证跟单包装仓库出货通知单装箱单单证配合船务提交货物进仓单单证货物进仓单由财务签出货单业务员/财务放行条单证员负责单证负责报关前电子口岸备案，制作单证经业务员和主管审核后报关出货放行条后单证⑥结算货款发货后取得提单，单证员缮制结算单据，经业务员和主管审核后，提交单据，向银行结算 ，业务员发单据COPY向客人催款。