探析企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾.docx

    探析企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾    陈撼 李娜Summary：会议活动在我国企业发展中发挥着非常重要的作用，是各级行政部门推动工作的重要载体，是新时期社会、政治和经济生活中的重要活动方式因此，企业应该加强对会议活动的重视，尤其是会务接待工作，并融入精益管理理念，做到全面统筹与细节兼顾，不断提升会议的效率和质量基于此，本文主要对目前企业会务工作中存在的问题进行了分析，并探讨了全面统筹与细节兼顾在企业会务工作中的应用Key：会务工作;全面统筹;精益管理;细节兼顾会务工作主要指的是会议组织，会议保障以及会议服务会务工作通常要有参与者、领导者以及服务者的有效协调配合，才能确保会议圆满完成在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策，统一思想、提高认识、进行决策、布置工作、调查研究、交流经验、统筹协调、纠正失误、解决问题等方面都有重要的作用因此，企业必须加强对会务接待工作的重视，切实提高会议的效率和质量1企业会务工作中存在的问题会务工作琐碎繁杂，大到会议文字资料的准备，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否则就会出现失误。

通常而言，会议的规格与规模越大，内容愈发重要，那么会务工作内容便会更多，也就更加困难所以，会务工作不仅要统筹兼顾，还有注意细节现阶段，企业会务工作中仍存在很多问题，主要体现在以下几个方面：首先，会务准备阶段的工作不完善，存在易遗漏的问题，在很大程度上影响着会务工作的整体质量，例如，在会议筹备初级阶段，相关部门未召集大量工作人员开展工作协调分工会，筹备工作计划书缺乏完善性，工作人员的岗位职责不够明确，导致各项工作脱节、人名与职务不对应等现象，为参会人员造成了很大的影响;其次，在会议开展过程中，工作人员无法做好秩序维护和现场保障工作，在遇到突发问题时，极易出现混乱情况，例如，在参会人员入场的过程中，未安排入场引导人员，导致入场时间比较长、会场秩序性较差，影响会议的召开时间，且在会议进行过程中，出现设备故障、议程调整问题，工作人员无法及时发现并处理这些问题，极易引发冷场现象;最后，在会议结束后，各个参会人员无法及时进行交流、总结，并针对企业发展中的问题提出有效的措施，另外，有些小型会议参会人员数量比较多，大型会务设置的环节比较多，这就使得会议质量较差，为企业带来了更多的会务费用，违背了“精简、节约、实效”的原则。

2全面统筹与细节兼顾在企业会务工作中的应用2.1加强沟通，精细筹备会议筹备组要加强过程管控，对筹备工作中的重要问题和环节，系统思考、认真梳理，具体研究、逐一落实，加強接待日程管理及会议现场检查工作会务人员应与主办部门密切合作，精心准备，认真策划，拟定整套接待方案，要严格执行相关制度规定，严禁超规格、超标准接待充分发挥接待部门的统筹作用，确保接待用车、住宿、餐饮及日程安排相关部门的配合能力加强事前管控、事中跟踪落实、事后总结，通过细致到位的工作安排，给来访人员留下良好的印象2.2加强管理，分工明确在企业的会务接待工作中，企业应该确保会议的及时性、准确性和安全性，并将各个部门进行有效融合，实现各部门之间的协同性办公室作为业务接待的主要管理部门，主要任务是为企业各个部门的业务接待工作提供指导，确定业务接待标准和业务流程，加强对会议接待资源、接待物品的管理，并组织企业内部相关部门制定相应的方案在实施会议接待方案的过程中，应该明确企业各个部门的岗位职责，在遇到临时变化的情况下，需要及时向管理人员请示其中的问题，及时地调整并完善，并通知各个部门会议变更情况在任务结束后，会议接待部门需要准确地填写接待清单，并落实接待清单审批程序，加强对会议费用的管理。

在会议结束后，需要由专业人员评价并总结会议中的内容，针对会议中存在的问题提出相应的优化措施2.3规范流程，标准实施以高标准、高质量的会议流程为依据，以严谨细致的会务方案为准绳，将一些通用的、共性的工作按相应的工作标准固化下来，形成会务工作规范，实现标准化管理，提高工作效率会务服务的标准流程应包括如下内容：一是要明确会务服务人员的着装要求、礼貌用语和服务规范;二是要明确会议座次安排的标准和规范;三是要明确餐饮食宿的标准;四是要明确会前检查的各环节注意事项2.4整理善后，及时高效会议结束后，会务工作人员还需要做好会后工作一是要及时整理会场会议结束时要及时回收重要会议资料、台卡、录音设备等物品，会议方案、签到册、文件、发言材料、讲话稿等收回后，要分类整理、立卷归档对于涉密的材料要清点份数，检查是否有缺漏，确保完全回收二是做好参会人员返程安排根据会前掌握的人员返程信息，落实送行人员及车辆，安全细致做好送站工作三是要及时起草会议纪要根据会议情况及时整理和起草会议纪要，并分发相关部门和人员，确保会议精神得到及时贯彻落实，确保会议效果3结束语综上所述，会务服务工作琐碎繁杂，既要统筹全面，还要兼顾细节，会务接待要坚持精简、节约、实效的原则，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实，都需要极大的耐心和细心。

不论哪一项工作缺乏责任心，质量都会打折扣，效果都会受到影响因此，要求会务工作者要有较高的素质，能做到在重任面前不退缩，有良好的沟通能力和协调能力，具有良好的学习能力和组织能力，只有这样，才能确保会议质量，推动企业会务接待活动的顺利开展Reference：[1]岳阀佳.会务工作的标准化管理研究[J].人才资源开发，2017（16）：108.[2]詹英经.加强会务工作的方法分析[J].现代商贸工业，2016（03）：79-80.[3]陈柳均.做好会务工作“五心”指南[J].秘书之友，2019（3）：21-22.[4]张紫洋.怎样加强会务服务工作[J].中国培训教育，2017（05）：36-39.  -全文完-。