首都机场集中采购的业务流程再造.doc

首都机场集中采购的业务流程再造4 集中采购案例分析4． 1 首都机场设备集中采购存在的问题1995 年首都机场建设 T2 航站楼开始，逐渐引入了政府集中采购的购买模式2003 年首都机场为 2008 年北京奥运会开始筹建新航站楼，完全开始应用集中采购 模式T3航站楼主楼由荷兰机场顾问公司 （NACO）、英国诺曼•福斯特建筑事务所 负责设计， T3 号航站楼是世界最大的单体航站楼 T3 航站楼由主楼和国内候机廊、 国际候机廊组成，配备了自动处理和高速传输的行李系统、快捷的旅客捷运系统 以及信息系统，总建筑面积 98．6万平方米一条长 3800 米、宽 60米的跑道，满 足 F 类飞机的使用要求，配备了世界上最先进的三类精密自动飞机引导系统，这 是我国目前最先进的起降导航系统，在很低的能见度下仍可实行飞机起降世界 上最大的飞机空中客车 A380 能够顺利起降此外，新建北货运区，相应配套建设 场内交通系统，以及供水、供电、供气、供油、通导、航空公司基地等设施 首都机场的设备集中采购开展几年来，各项工作逐步走向规范，招标、评标 工作积累了许多有益的经验但由于集中采购工作比较复杂，国家的各项法律、 法规还不是很健全，工作中仍然存在一定问题。

1） 远离基层，编制采购计划很难准确，采购计划编制依据单一公司没有下 达采购指标，采购实施部门无法编制自身的工作目标公司的目标、指标下达后 无法有效的分解计划不如变化快，无法序时地编制计划物料使用部门不催不 报计划或忘记申报计划，没有定额标准无法编制计划等缺乏长远采购合作规划， 工作随想随做，为完成使用部门的要求临时作业，上报的计划漏洞百出，需要采 购实施部门另外花费大量的时间和人力去分析和查找错误，重新修改和调整，造 成极大的浪费2） 权力过于集中，不利于监督有章不循造成的无序把采购的规章制度当 成他人的守则，没有自律、不以身作则，威信下降，不按制度进行管理考核造成 无章无序的管理，影响员工的积极性和创造性，相互攀比，影响采购实施的整体 工作效率和质量3）环节过多，业务流程的冗余直线职能制的纵向部门设置对横向部门的业 务流程严重割裂， 物料使用部门大多只考虑某项设备能否及时准确的采购， 而很少考虑如何 协助相关部门顺利实施通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为 中心，不是部门支持流程，而是要求流程围绕部门转，从而导致流程的混乱，工 作无法顺利完成，需要反复协调，加大管理成本4．2 存在问题的原因 4．2． 1 采购对象 采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、 委托、雇用等。

货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产 品等工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆 除、修缮等服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象 本文主要论述首都机场实行设备集中采购的情况包括大宗、通用性项目， 一般采购单位都会涉及并需要采购；或者是一些社会关注程度较高、影响较大的 特定商品，如办公用品、专业器材、消防用品等4．2． 2 采购目的定位 目前，集中采购目的很明确：为了保证首都机场设备的正常运转而补充库存，即为了库存采购采购实施部门并不关注设备采购申请部门的使用过程，更谈不 上了解设备运转的实际情况和采购需求的变化采购申请由采购实施部门根据设 备使用部1"-IN定的采购计划实施，而使用部 l'-]N定的采购计划完全依照以往几年设备运转数据和，整个采购过程缺乏积极性和主动性实行集中采购：一是节约采购成本具有采购成本低、操作相对规范和社会影响大的特点，目的可以发挥集中采购的规模优势和政策作用，体现企业集中采 购的效益性和公共性原则，也有利于采购过程的集中监管；二是可以在保证产品 性能与质量的前提下，压低产品与劳务的价格另外集中采购实行专帐支付，将 企业的采购资金直接拨付给供应商，减少了资金流通环节。

所以，通过集中采购 可以以尽量少的财务投入获得最大的产出，提高企业资金资金的使用效益基于库存事务的采购流程图，如下：图库存事务社理流稈圈统一集中采购机构的行政隶属关系可以由同级职能部门管理，让其“回归’ ’财务部门管理也并非不可考虑尽管“管采分离”已经得到了非常广泛的认同， 但集中采购与各使用部门预算制度、集中支付制度密切相关在集中采购中最重 要的并不是“管”和“采”的分离问题，而是确保处理争端争议的机构的独立性 和公正性的问题统一集中采购机构的预算体制目前集中采购机构主要有全额拨款、自收自 支、差额拨款三种预算体制，各有优缺点应当在充分调研以及统一隶属关系的 基础上进行统一，并进一步完善对集中采购机构的绩效评估体系对集中采购进行规范部门集中采购是对集中采购制度的削弱应对其范围 进行规范，对其规模进行控制只有这样，才能充分发挥集中采购的经济效益、 政策功能和社会效益搞好集中采购机构能力建设，需要加强采购从业人员的教育和培训集中采 购专业性、政策性、技术性很强，对从业人员的理论水平、实际操作水平和思想 道德水平都提出了很高的要求，应加强相关的教育和培训，并逐步推行执业资格 制度4. 3国外机场设备集中采购借鉴新加坡樟宜国际机场是亚洲、乃至全世界领先的现代化管理机场的典型代表。

机场距离市区17 . 2公里樟宜机场是新加坡主要的民用机场，也是亚洲重要的航 空枢纽是目前亚洲最繁忙的机场至2009年12月，樟宜机场每周共有 80多家航空公司来往，提供超过 4340个航班，连接超过 59个国家的116个城市樟宜机场目前有 5个航厦，1、2和3号航厦是 连接一起的，旅客可透过旅客捷运系统和高架列车，或以步行方式自由来往 3 个航厦 2 号航厦内的 JetQuay 航厦有自己的验票柜台等设施给商务贵宾使 用低成本民航大厦位于机场南方，旅客可在 2 号航厦利用免费穿梭巴士来往 低成本航厦樟宜机场是继吉隆坡国际机场之后亚洲第二个拥有低成本航厦低成 本航厦不属是机场主计划的一部分．然而，这点对于乘坐廉价航空的旅客带来了不 变，由于要走出低成本航厦，因此需要持有新加坡的签证才可以自 1981 年启用 以来，樟宜机场以其优质服务享誉航空界，在 1987 年至 2007 年间共赢取超过 280个奖项，樟宜机场亦会定期维护其客运大楼，以提供更好的服务樟宜机场以高 素质的服务和安全著称，自从开幕以来就赢得很多国际上的美誉虽然区内有很 多更新的机场与其竞争，但樟宜机场仍然能够保持水准和名声，并且继续在机场 服务水准方面领先。

由亚洲先进机场向国际大型领先机场方向发展，带来了经营理念、管理体制、 运行机制的一系列变革利用先进流程管理改造和提升传统机场行业是其中一个 重要方面，引入电子商务技术改革传统采购理念，全面提升物资供应管理水平是 樟宜机场的战略举措樟宜机场管理投资 （新加坡 ）有限公司是联接樟宜国际机场、各分 （子 ）公司与 供应商三方实时互动的大型管理公司既是采购交易中心，同时也是管理和信息 交换、集成的唯一授权企业经过近 10 年持续不懈的努力，该公司累计成交 5860亿元；交易物资超过几十万个品种，合作供应商达到数百个新加坡樟宜国际机 场所需主要机场服务设备、地面设备、办公类设备、机电设备 90％实现上网采购4．3． 1 主要功能樟宜机场管理投资 （新加坡 ）有限公司是构筑在国际互联网上专门用于物资 采购业务操作和信息传递的专业管理公司机场和其它相下属企业可以通过公司 内部网或公网登录到网站，根据不同的用户角色和所分配的业务权限执行浏览信 息、提报采购需求、询价、报价、比价的采购相关业务操作网站信息根据角色 和权限的不同相互之间严格保密并且可以全程追溯网站主体框架 电子商务系统主要有数据库服务器 （后台）和浏览、应用服务器 （前台 ）以及防火 墙组成。

整个系统架构在内部网上，对外与国际互连网联接总部所属各分 （子 ）公司既可通过国际互联网，又可通过机场内部网访问本网站；机场客户、物资采 购供应商通过国际互联网直接访问本网站网站系统的主要构成：樟宜国际机场采购部网站系统的主要功能： 网站的主要功能包括采购管理、供应商管理、信息发布和系统管理网站系 统共设计了五类用户角色：领导用户、采购业务员用户、供应商用户、网上采购 监控用户和系统管理员用户领导用户包含集团公司、股份公司、分 （子 ）公司领导，物资装备部及处室领导、分 （子）公司供应部 I'-J 及科室领导主要执行信息浏览、采 购业务查询、采购过程审批与监控等功能；业务员分为计划员、采购员以及自定 义采购相关上网用户主要执行采购业务处理各环节的操作和信息浏览；供应商 用户是指机场供应商网络成员单位的上网用户主要执行网上报价和配送报表录 入等操作；网上采购监控用户包括总部、各分 （子 ）公司审计、纪检、监察、合同、质检、价格、生产、机动、工程设计等采购相关部门的上网用户主要执行信息 浏览和网上采购业务监控等操作；系统管理员：分总部系统管理员和分 （子 ）公司系统管理员两部分主要执行信息发布、上网机构与用户设置等系统管理与维护操作。

网站包括下面五个部分：(1) 信息发布 重要通知：由物资装备部发布，包括集团公司、股份公司、物资装备部发布 的文件、函件、指导价格、物资要闻等； 网站主页信息：由物资装备部或企业发布，包括采购需求、企业信息、供应 商及考核信息、物资调剂信息等； 意见交流：类似于网上邮件，任何网上正式用户都可以给其他任一个用户或 单位发送邮件2) 采购管理 订单管理：网上的采购需求订单是企业经过平衡后的采购需求计划，由企业 计划员提报到网站一条订单仅包括一个物资品种计划员可以录入、提报、修 改、删除订单； 询价方案管理：询价方案是本次采购业务行为政策的具体体现主要内容包 括采购方式的选择、供应商范围的确定询价方案由计划员编制，部门或科室领 导审批询价方案编制完成并经领导审批通过后由计划员下达给采购员计划员 可以录入、提报、修改、删除询价方案； 询价书管理：询价书由询价方案自动生成，主要内容包括报价截止时间、交 货地点的确认和物资明细等询价书由采购员编制询价书编制完成后系统自动 发给相关供应商采购员可以录入、提报、修改、删除询价书； 报价书管理：供应商针对企业发布的询价书进行报价报价书由供应商编制， 报价为密封报价。

在报价截止期之前供应商可以修改报价，报价截止期后供应商 不能修改报价采购员在报价截止期之前可以看到有几家供应商报价但是不能看 到报价书内容，报价截止期后，采购员可以揭示报价书并依据报价书编制采购方 案在报价截止期之前，供应商可以修改、删除报价书； 采购方案管理：采购方案由采购员根据询价书、报价书生成采购方案为本 次采购行为的最终确定，内容包括价格确定和供应商确定采购员要组织采购相 关人员对每一份报价书进行打分评价采购方案编制完成后必须由部门或科室领 导审批采购员可以生成、修改、删除采购方案； 合同管理：合同由采购员根据采购方式依据订单、询价方案、采购方案等生 成网上合同为合同要素主要内容包括供需方名称、交货时间、地点、标的、 总价和物资明细等采购员可以生成、修改、删除合同合同签订后采购方应组 织相关人员对合同执行情况进行打分评价，合同执行完毕后采购员要对合同进行 核销； 采购交易管理还包括直接集中采购反馈单管理、招标信息发布与招标结果录 入管理、协议管理、配送管理等内容3) 采购监控与查询功能 主要内容包括对采购过程中以及采购完成后对采购业务流程主要环节的过程 监控和事后检查，以及对采购结果的统计分析。

主要环节包括订单、询价方案、 ．询价书、报价书、采购方案、合同等内容4) 采购论坛 采购论坛是樟宜机场采购管理和操作人员进行交流的平台。