新金蝶K3财务教材(上) 第一篇：总账系统.doc

第一篇 总账系统(F1)第一章 总账系统初始化处理(F1-1)初始化是指企业账务和物流业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据本章主要讲述了K/3总账系统在使用前的初始化工作——基础设置和初始数据录入的操作,总账系统的初始化设置是一切K/3系统的开始,所以设置尤为重要.本章的目的当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：l 掌握总账系统初始化的流程l 掌握具体业务数据的操作l 了解参数设置的含义l 了解初始化设置的技巧 第一节 初始化的流程(F1-1-1)初始化流程图新建账套系统设置基础资料设置初始数据录入结束初始化 K/3财务初始化流程图 案例：海天有限公司，是一家制造运动服饰的工业企业该公司的一些基本参数和情况如下：1.基本情况：假设公司将于2003年3月使用K/3总账系统该公司记账本位币为“人民币”，并有外币“美元”和“港币”会计期间采用自然年度会计期间税率：采用17%的增值税凭证字：“记”2.该公司的客户资料：01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司02华北地区：02.01雪尼服饰公司；3.该公司的供应商资料：01上海：01.01蓝天布料厂；01.02 北新布匹公司02深圳：02.01柔依衣料公司4.该公司共有六个部门，分别是：01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06 生产部；07医务室。

5.公司员工资料：001张恒（总经办，一般管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）6．计量单位：原料组：001米；成品组：002件7.物料资料：01产成品：01.001运动服，计量单位：件，以加权平均法计价 01.002游泳衣，计量单位：件，以加权平均法计价02原材料：02.001尼龙，计量单位：米，以加权平均法计价 02.002布料，计量单位：米，以加权平均法计价8.仓库汇总：001原料仓；002成品仓注意：各管理子系统之间的案例有一定的联系，但并非是一个完整的案例，为教学方便估计有一定出入财务部分别着重从财务处理的角度应用和理解第二节 新建账套(F1-1-2)本节主要讲述了K/3所有系统初始化前的准备工作，是K/3系统使用的第一步，其设置尤为重要新建账套：1． 打开“开始”菜单“程序”中“K/3系统中间层”的“账套管理”， 初次使用无密码，直接确定2． 点击“新建”按钮，建立新账套，同时要选好数据库的路径，并根据“案例”中参数设置其基本参数（点击“设置”按钮）并启用，至此用户的新账套正式建立。

案例：公司名称为“海天有限公司”，该企业为工业企业，从2003年3月启用账套，使用自然月份做会计期间注意：K/3系统共给出“工业企业全面解决方案”等九种“账套类型”， 用户要根据自己的需要选择如：用户选择了“工业企业全面解决方案”类型，则账套能用K/3系统提供的工业供需链业务和纯财务业务的各模块注意：系统用户名默认为“sa” ［参数详解］系统：录入用户企业实际的名称和其他资料总账：按用户的实际情况录入，其中“凭证过账前必需审核”可以选择也可以不选择，在以后的设置中还可以再次确认会计期间：按用户使用的会计期间严格录入，一经确认无法更改账套备份与恢复：1、 为了保证使用软件财务数据的安全性，我们要对账套定期做数据备份注意：A、第一次备份要用完全备份 B、备份后生成*.DBB和*.BAK文件 C、要定期将硬盘备份拷贝到外部设备上，拷贝时需将备份生成的两个文件全部拷贝2、 当原账套数据遭到损坏，导致无法再使用原账套时，我们可用“恢复”功能将原账套的备份数据以账套的形式解开进行使用注意：恢复时是以账套的形式恢复出来的，因此账套号及账套名不能够重复3、 批量备份点击“账套”菜单，选择“账套批量备份”即可设置批量备份的内容。

用户授权：1． 点击“用户”键，弹出“用户管理”对话框从中可以看到，账套建立后系统自动设置了三个用户和两个用户组，其用途已写明［内容详解］ Users组：K/3操作人员所属组别，可按用户的需要增加，例如：出纳组、往来账组、财务组、仓库组等等这些小组中人员对K/3系统的使用权利必须经过授权Administrators组：系统管理员组，是对K/3系统管理人员所在的组别，此小组中用户对K/3系统有最大权限，不需要对其组员进行授权Guest：系统提供，可以对K/3系统进行查询，属于Users组，如果需要其他权限可以授权morningstar：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限Administrator：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限2． 根据案例，新设“财务组”，并增加李影（财务部，一般管理人员）点击鼠标右键，弹出快捷菜单，点“新建用户组”或“新建用户”在新建用户时如果需要密码，可以在＂密码认证“处录入如果发现设置错误，可以点击“属性”进行修改或“删除”　3． 授权：选中需授权的用户，点击“权限”弹出“权限管理”对话框［内容详解］权限：系统将所有模块的权限分列出，用户可以根据需要在相应的模块或功能前打对勾，如果想全部选中可以点“全选”，反之则“全清”。

选好之后按“授权”高级”键：对“权限”框中所有内容更具体细致的权限，用户可以根据自己的需要来选择例如：用户想将某人的权限设置成对凭证只有查询和审核的权限，而不能修改、增加，则在“高级”中将“凭证”中的“新增”、“修改”和“删除”权限的对勾去除 注意：在“高级”中每项“系统对象”必须修改一项“授权”一次，不能在全部修改后授权，否则前面的项目等于没有修改授权许多用户在使用时没有注意这一点）“禁止使用数据授权检查”：用户选择，将不再对用户使用数据授权检查主要体现在任何用户增加了“会计科目”、“核算项目”中内容，其他用户也能使用，无需授权但如果用户对数据内容的使用有要求，比如要让某人看不到“核算项目”中“客户”的资料，则不能选中该项目，然后到“数据授权”中去分别选择授权建议：值得注意的是不选“禁止使用数据授权检查”项目，只要一个用户增加了数据授权中任意一项中的内容，其他所有用户除系统管理员外都必须对增加的内容进行授权，非常复杂，所以建议一般尽可能选择数据授权及工资数据授权：第三节：系统设置(F1-1-3)本节主要讲述了总账系统的一些基础参数的设置和这些设置的含义这些参数是总账系统的基础，它的设置关系到所有财务业务和流程的处理，用户在设置前要慎重考虑。

K/3系统登陆：1．双击K/3主控台，选择账套名，登陆K/3客户端 注意：使用中的用户名（此处是administrator，不须授权）一定要经过系统管理员授权，用户在真正使用时要以企业中实际运作人员分工操作引入会计科目：根据案例海天有限公司是一家工业企业，所以要引入工业企业的会计科目点击基础资料中“公共资料”的科目，在“文件”菜单下的“从模板中引入科目”，选择工业企业，并全选所有工业企业的会计科目　　系统参数设置：根据案例的内容设置参数，点击“系统维护”中“系统设置”，设置完成后按“确定”键弹出系统参数对话框，其中第一个“系统”中，用户只要填入用户企业的资料即可；第三个“会计期间”中内容是不得修改的，其启用时间与新建账套的启用期间相同（故总账的会计期间是由新建账套时确定的，不能更改）；第二个“总账”中参数是总账系统的基础，设置时用户要认真考虑再选择［参数详解］“本年利润科目”：用户按右边选择键选择正确的本年利润科目科目显示名称在前”： 在凭证录入的时候，会计科目的显示一般情况下是科目编码显示在前，选中此项，则名称在前， 编码在后，非必须项目显示科目最新余额、预算额”： 选中此项，可在凭证录入的时候， 即时显示该科目的最新余额、预算额， 包括未过账凭证，便于用户判断、决策和及时查询，用户可以按需要选择，建议用户选择。

结账要求损益类科目余额为零”：如果选择该参数，则总账在结账前必须结转损益，损益结转采用账结法的企业，须选中此项；损益结转采用表结法的企业，则不需要此项选择银行存款科目必须输入结算方式和结算号”：选择后，在录入凭证时，如果涉及“银行存款”科目则必须录入结算方式和结算号，否则可输可不输账簿余额方向与科目设置的余额方向相同”：选择此参数，在查询账簿时如果会计科目是负数，则按与会计科目设置的余额相同的借贷方向显示负数，不选按与科目设置的借贷方向相反显示正数，用于账簿格式的显示明细账科目显示所有科目名称”：选择此项，在预览、打印明细账的时候， 显示该明细科目的全部内容，如上一级科目；否则，只显示最明细科目现金流量科目必须输入现金流量项目”：选择此参数，则设置了现金流量的会计科目在录入凭证时就必须录入该会计科目所属的现金流量项目，一般录入凭证的出纳人员不一定知道现金项目的设置，可以不选账簿核算项目名称显示相应代码”：选择后在预览、打印账簿时，会显示核算项目的名称及相应的代码启用往来业务核销”：选择此参数后，总账系统中各会计科目可以进行往来业务核销，此功能是针对会计科目设的参数建议：不使用K/3系统“应收、应付管理系统”的用户最好要选择此参数，可以进行应收应付业务的账务核销，对于已使用K/3系统“应收、应付管理系统”的用户可以按业务需要对除应收、应付以外的会计科目进行设定。

往来科目必须录入业务编号”：选择了此参数后，设置了往来业务核算的会计科目在凭证录入时必须录入业务编号凭证/明细账分级显示核算项目名称”： 选择后在查看凭证/明细账时，会分级显示核算项目的名称多栏账损益类科目期初余额从余额表取数”： 选择此项后，多栏账制作时涉及到损益科目的，则期初余额从余额表中取得现金银行存款赤字报警”：选择了此参数后，在录入现金、银行凭证时如果现金、银行存款出现负值，系统会自动发出警告凭证分账制”：对于有外币核算的企业实现按外币原币进行独立的账务处理， 其主要适用于金融行业，在凭证录入的时候， 会计科目必须按选定的币别进行录入，保证外币核算的完整性注意：此参数一般只使用于金融行业，一般企业绝对不要选用凭证号按年度排列”：有此选项，凭证号按年度排列，否则，按每一会计期间排列新增凭证检查凭证号”：在网络应用的时候，如果不需要系统分配的凭证号，自己录入，可选此项；否则，系统自动给新增的凭证增加凭证号新增凭证自动填补断号”：新增凭证时，系统会自动找到断号并填补每条凭证分录必须有摘要”：选中此项，凭证录入时， 系统会自动检测每条分录是否有摘要，如果没有则不予保存，如果有机制凭证，系统会自动在每条分录上添上摘要。

凭证过账前必须审核”：对凭证过账作出限制凭证审核”：系统提供两种限制， 一是禁止成批审核，二是必须双敲审核，主要是满足金融、证券等特殊行业的需要科目预算”：系统对科目不符合预算（大于最高预算或小于最低预算）的科目录入提供三种选择：不检查、警告（可继续录入）、禁止使用（不可继续录入）第四节：基础资料设置(F1-1-4)基础资料是总账系统以及其他各财务系统在操作中共同使用的基础数据，是各系统绝对不可缺少的资料，一旦不全或错误将会导致系统无法使用本节主要讲述了各种基础资料的设置及含义，为各系统的业务操作提供了基础资料的查询和获取来源根据案例的内容设置参数币别案例：除“人民币”为记账本位币外，还有外币“美元”和“港币”，设记账汇率分别为8.706和1.103币别属性注解：1. 币别代码：表示货币币别的代码，本系统使用3个字符表示建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD…注意：在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号，因为该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用该符号，那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦2. 记账汇率：是该币别与记账本位币之间的换算系数注意：系统默认“人民币”为记账本位币，用户可以根据实际情况更改，默认的记账本位币的折算系数为1，无须选择折算公式。

3. 折算公式：是配合记账汇率的，有两种方式可供选择，用以表明该币别与记账本位币之间换算的公式4. 金额小数位数：指该币别的精确的小数位数，范围为：0~4凭证字 建议：常用设置方案：A.收，付，转 B.现收，现付，银收，银付，转 C.记，转 D.记海天公司的凭证采用的是“记”字凭证字点击“公共资料”中的“凭证字”点击“新增”，输入凭证字和其他非必输项目计量单位物料的设置必定涉及计量单位本软件中计量单位设置先要设置计量单位组，再在组中设置计量单位注意：由于有些物料的计量单位可能会有几个，一个为主计量单位，其他为辅助计量单位，为了能够体现该物料多种计量方法及这些计量单位之间的运算关系，所以本软件将其设置成一个一个计量单位组，在组中各计量单位是主计量单位和辅助计量单位的关系因此一个计量单位组系统只默认一个计量单位，默认计量单位的系数为1此计量单位组中其他的计量单位都为辅助计量单位，辅助计量单位的系数是多少，则其为默认计量单位的多少倍在设置物料信息时，物料只能获取到默认的计量单位，所以用户有多少必须要用的计量单位，则必须要设置多少个计量单位组，并且物流系统中各物流处理的核算都是用主计量单位来参与计算的。

根据案例设置计量单位组和计量单位在新增单位是要注意先选择一组别，再在右边空白区任意点击一下，再点击“新增”（此操作注意事项以后将不在提醒）如果发现设置错误，则可以按“属性”修改或“删除”注意：如果某组别下有计量单位，必须先将计量单位删除，才能删除此组别案例：设原料组中有001米；成品组中有002件；选择单位组中系数为1的计量单位，点击“编辑”菜单中的“设为默认单位”，可以将该计量单位设为默认计量单位核算项目核算项目是K/3系统设置的一些特殊的项目资料，系统提供了客户、职员、供应商、物料、仓位、部门、分支机构和现金流量项目等组别，运用面非常广泛核算项目与会计科目连用其功能类似明细科目，但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷核算项目还是K/3子系统的各种单据的内容，为系统的各项操作提供了基础资料的查询和获取对于核算项目的类别，可以进行浏览、修改、增加、删除等操作，已发生业务的核算项目， 系统提示不允许修改和删除建议：K/3系统已经预设了核算类别：客户、部门、职员、物料、仓库、供应商等用户不要对预设类别进行删除操作，但可以根据您自己的需要增设核算项目类别一、 部门：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是采购销售系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的组成部分。

案例：增加01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06 生产部；07医务室二、职员：可以与会计科目相连参与财务账务处理，在工资系统中地位重要，同时也是采购销售系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的组成部分，运用最为广泛根据案例设置职员，001张恒（总经办，一般管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）注意：提醒需要用工资系统的用户，在增加职员时，职员类别、职员部门和开户银行及账号必须输入在输入非必须项目时，有些项目取自辅助资料或其他资料，当鼠标点击到该项目的空格时，会自动弹出下拉菜单供用户选择，也可在点击该项目空格后按F7键，选择所需项目后“确定”职员资料属性注解：1.代码和名称：必输项目，代码由用户自己定义，名称是职员的姓名2.职员类别：非必输项目，但如果用户要使用本软件的工资系统，则必须根据实际情况从辅助资料中的职员类别中选取因为此内容的选择关系到工资分配的问题3.开户银行及账号：非必输项目，但如果用户使用本软件工资系统且从银行发放工资，则必须输入每个职工的银行账号。

4.部门名称：非必输项目，但使用工资系统的用户，最好选择一下，有利于职工的分类5.其他：都是非必输项目，可以根据情况录入三、仓库：是业务系统处理业务操作中必不可少的内容，系统允许仓位分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置按案例增加仓库001原料仓；002成品仓注意：在仓库这里本书引进一个“实仓”和“虚仓”的概念，实仓和虚仓的概念是相对而言的，企业真正存储物料的仓库一般为实仓，而当从实仓中发出商品并转入非本企业仓库，但商品所有权并没有改变仍然属于该企业，则转入的仓库为该企业的一个虚仓仓库属性注解：不同类型的仓库其用途都不同，工业系统和商业系统的仓库含义各不相同，具体含义查看“工业、商业物流操作手册”四、供应商：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是应付账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的内容案例：01上海：01.01蓝天布料厂；01.02 北新布匹公司；02深圳：02.01柔依衣料公司注意：在输入项目时，有些项目取自辅助资料等，当鼠标点击到该项目的空格时，会自动弹出下拉菜单供用户选择，也可在点击该项目空格后按F7键，选择所需项目后按“确定”注意：系统允许供应商分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），当第一级设定为供应商类别时，只要输入代码和名称即可。

供应商属性注解：1.代码和名称：供应商属性中的必输项目，代码为用户自行设定2.信用额：非必输项目，用户自行定义的信用程度用户通过查看该供应商的信用情况，来确定在业务往来中为确保利益采取的相应措施3．其他：非必输项目，都是供应商的资料五、客户：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是应收账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的内容按案例增加客户资料，操作与供应商雷同01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司02华北地区：02.01雪尼服饰公司；注意：系统允许客户分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），当第一级设定为客户类别时，只要输入代码和名称即可六、物料：物料的设置关系到K/3系统物流的结算，其商业、工业系统对于物料的设置各不相同，具体设置见“K/3系统（工业或商业）供应链培训”教材，这里主要用于一些不使用物流供需链系统的用户在总账中使用物料进行的财务操作，以工业为例 根据需要增加核算类别，点击增加按钮可以在此处输入类别名称，并可输入相应的属性名称、属性类型及长度，当属性类型为整数、实数或日期时，不用输入长度。

输入完毕后单击“确认”则系统保存所增加的类别，“取消”则不保存案例：100原料：001布料；002尼龙 101成品：001运动服；002游泳衣案例分析：在此增加“原料”和“成品”两个核算项目类别在增加核算项目类别时，用户可以根据需要在“新增核算项目类别”对话框中可以增加“自定义属性”字段，一般可以不设置注意：根据本案例是不使用物流系统的，所以“物料”核算项目就不能使用，因为在物料资料中有一项必填项目“存货、销售、成本科目代码”，此项目一经设定，数量金额核算就不能使用了，故在此新增两核算项目类别会计科目的设置在本软件中会计科目可以引入，但引入的只是一级科目，二级科目需要用户自行设置会计科目的设置涉及到物流系统核算以及财务入账等关键操作，用户要慎重的设置在会计科目设置窗口中可以对会计科目进行浏览、增加、修改、删除、科目禁用、管理科目禁用、预算数据输入、科目计息的定义和全部科目属性情况预览、打印等操作其具体操作与其他基础数据操作方式相似，本节主要讲述在K/3系统中会计科目设置的要点科目属性注解1.科目代码：代表会计科目的代码，会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了，子科目与父科目之间是用小数点来进行分隔的。

二级以后的明细科目代码位数设置可以根据用户的需要自行设定，没有限制，例：现金可以设为101或者1001；明细科目可以设置无数个级，位数设置也无规定，根据用户需要设定，列：（银行存款---工行：102.01或者102.001都可以）2.助记码：非必输项目，输入目的是帮助用户输入时不必查询3.科目名称：必须输入4.科目类别：五种法定的科目类别，每个类别都分成几个小类5.余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方会计科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值6.外币核算：选择不核算外币，表示该会计科目没有外币核算 选择核算某一种外币，表示该会计科目核算一种外币 选择核算所有外币表示该会计科目涉及所有的外币核算，建议有外币核算的用户选择此项注意：如果科目发生了业务，若改变科目的核算币别，只能将其改为核算所有币别7.期末调汇：如选择了外币核算，则必须选择，选择后系统将在月底自动进行期末调汇并生成一张凭证8.往来业务核算：在一些需要核对往来业务的科目中设置，选择后此类科目在输入凭证时系统会要求输入往来业务核算代码，并会对此类科目进行往来业务核销。

如果用户不用应收、应付子系统，则应收账款和应付账款要使用这项功能)，此项选择将影响到《往来业务对账单》和《账龄分析表的输出》9.现金等价物：用于现金流量表，如果该科目是现金类科目就选择，但非必输项目一般现金类科目有现金、银行存款、其他货币资金和一部分短期投资及其明细科目）10.数量金额辅助核算：选择此项目后，会计科目不仅核算金额，而且核算数量，在输入凭证时要求用户即输金额又输数量如果用户不使用购销存系统，而原材料、产成品等又需要核算数量，则该类科目要用到此功能）11.单位组和缺省单位：只有选择了“数量金额辅助核算”这一功能后，才起作用12.现金、银行科目：用于“现金”、“银行存款”科目13.出日记账：选择此项目后的科目会自动出日记账，一般用于“现金”、“银行存款”14.科目计息：企业为了准确地计算资金的时间价值，而需要对部分科目实行计算利息例如“应收票据”等，并要录入“日利率”15.科目预算：按用户实际情况输入，科目预算主要用于帮助用户建立预算管理体制，通过设置科目预算值后，提供事前监控的手段，当在录入凭证时，设置的科目数据超过科目预算值或低于预算值时，系统将提供不检查、警告、禁止使用三种方式给用户进行处理。

点击“科目预算”，录入每月的预算数注意：本功能可对有核算项目的科目按核算项目分别进行预算17.核算项目：操作方法：点击“核算项目”，再点击“增加核算项目类别”，选择所需核算项目类别核算项目是本软件设置的一些特殊的项目资料，运用面非常广泛与会计科目连用其功能类似明细科目，但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷，并能够重复使用下挂到各个科目下案例：增设，102.01工商银行（不核算外币）；102.02建设银行（核算美元）；102.03中国银行（核算港币）案例分析：本案例有外币业务，所以在录入会计科目时，在“外币核算”一栏选择计价币别有外币核算的会计科目都必须在月末调汇，如果用户需要使用K/3系统提供的“自动调汇”功能则必须在“期末调汇”栏打勾，否则只能手工录入凭证案例：短期投资要核算美元，期末调汇案例：应收账款和应付账款要按往来单位进行核算案例分析：应收账款科目可以直接挂核算项目“客户”（不设明细科目而设核算项目，是因为核算项目可以无限制的设置，没有限制，如要新增客户，只要在核算项目中增加，与之相连的会计科目就能取到，明细下级科目在数量上有所限制，且灵活性差）应付账款科目下挂核算项目“供应商”。

注意：如果用户使用了K/3系统的“应收、应付管理系统”，在这里也可以不挂核算项目，将应收、应付账款作为总账科目，具体明细账可以在“应收、应付系统”中找到，如果不用“应收、应付系统”，则一定要下挂核算项目本案例为使用“应收、应付系统”，所以在科目设置时，没有选择“往来业务核算”，因为在“应收、应付系统”中有“业务核销”功能，否则用户需要核销往来业务就要在科目设置中选择其功能案例：其他应收款下设明细科目，119.01个人借款并按借款职员分别核算案例分析：其他应收款和其他应付款科目一般用户都设有许多明细科目，用户可以根据自身需要设置本案例中个人借款中按职员一一核算，可以将核算项目“职员”挂上；如果职员人数很多但大都用不到，则可以新设一”个人借款名单“的核算项目类别，将有名字的职工加入，以后也可以添加案例：原材料、产成品按具体物料核算，并且要计算数量案例分析：本案例是按不使用K/3物流系统的用户设计的，如果使用物流系统，原材料和产成品的数量核算在物流系统中可以进行，总账系统只要按大类计算金额即可（既相当于总账科目）而根据本案例，在原材料和产成品科目分别下挂“原料”和“成品”核算项目类别，并在“数量金额辅助核算”选项前打勾（进行数量金额核算），计量单位分别是：米和件。

案例：增设一级科目：162　固定资产减值准备，科目类别：长期资产，余额方向：贷方案例：增设二级科目：221.01　应交增值税；221.01.01　进项税额（余额方向：借方）；221.01.02　销项税额案例：增设二级科目：405.01　工资及福利；405.02　折旧费案例：产品销售收入要下挂核算项目类别：部门和职员案例：增设二级科目：503.01　工资及福利；503.02　折旧费案例：521管理费用下设01工资及福利；02折旧费；03通讯费；04其他；05坏账损失，除通讯费下挂部门和职员，坏账损益不挂核算项目外，其余科目都挂部门工资及福利－总经办本年最高预算为1200元，通讯费－销售部/钱明本年最高预算为800元）点击“科目预算”进行预算设置象以上会计科目的设置一样，其他会计科目也能这样设置，具体根据用户的使用情况决定辅助资料管理［辅助资料类型注解］：1. 采购费用种类：对需计入物料成本的采购费用进行的分类，用于采购发票2. 运输方式：对采购、销售业务的运输方式进行了分类，用于采购发票、销售发票3. 原因：退货业务的原因，用于采购退回发票、销售退回发票4. 文化程度：是指用户企业中职员所具备的文化程度，在输入职员资料时会用到。

5.职称：是指职员所拥有的职称名称，软件设定了常用的部分，用户可以根据实际情况设置在输入职员资料时会用到6.行业：企业的行业类型，用于设置客户、供应商资料7.区域：企业所在地区，用于设置客户、供应商资料8.供应商类别：是将供应商按一定方式分类的类别名称，本软件使用的是按供应商提供业务的大小来区分的，用户可以根据其他方法来设置区分标准在设置供应商资料时会用到9.付款期限：往来业务付款的时间区分，用于应收、应付款管理系统中客户、供应商信息资料等10.职务：是指职员所拥有的职务名称，软件设定了常用的部分，用户可以根据实际情况设置在输入职员资料时会用到11.职员类别：是指将职员按一定方法分成的各种类别，软件设定了其中的一种按员工信用额度分类，用户可以根据实际情况设置在输入职员资料时会用到12.交货方式：是指对货物采购、销售业务的交货方式进行了指定，在物流业务中会用到13.结算期限：对业务结算的期限作出规定14.所有制、资产关系和上级主管：企业资料15.结算方式：企业银行业务的类型，在录入银行凭证时用到第五节：初始数据录入和账套启用(F1-1-4)当各项资料输入完毕后，要输入启用账套时期初的财务数据。

本节主要讲解了账务初始数据如何录入注意：初始数据录入工作可以和日常单据录入工作同时进行，只要在期末处理前关闭初始化即可本业务系统提供了反初始化的功能，如果系统已经进行了期末处理，必须先反期末处理到账套启用期间后才能进行反初始化操作录入初始数据案例：2003年3月期初余额：101现金： 37400元；102.01工商银行923800元113应收账款：佳雪服饰公司2000元；雪尼服饰公司1500元114坏账准备：3000元123原材料：布料350米24000元；尼龙200米25000元161固定资产：1423000元；165累计折旧：500000元169在建工程：73740201短期借款：534000；203应付账款：蓝天布料厂13300元211应付工资：15000；221.01.02销项税：2500；231预提费用：2500301实收资本：1871900元321本年利润：38400元1-2月本年累计借方：101现金：100元；102.01工商银行：100元1-2月本年累计贷方：165累计折旧：200元港币：102.03中国银行：HKD150000美元：102.02建设银行：USD35000。

损益类科目本年实际发生额：501产品销售收入-销售部/钱明：50000521.01工资及福利-总经办：5800521.03通讯费－财务部/李影：1800；总经办/张恒：4000案例分析：1． 初始余额的录入分两种情况进行处理：一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始余额；另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额，本案例启用期间为3月，是第二种情况2． 建设银行和中国银行科目数据为外币业务，要选择“美元”和“港币”币别才能录入其数据录入后在“人民币”状态下是无法看到的，必须选择“综合本位币”才能查看到“银行存款”的总额3． “应收账款”和“应付账款”下设有核算项目，所以必须按“客户”和“供应商”明细录入不能直接录入，必须点击“对勾”处使用“应收、应付款管理系统”的用户的“应收账款”及“应收账款”的余额可以不录入而直接从“应收款管理系统”和“应付款管理系统”的期初余额处传送过来4． “原材料”是数量金额式的数据，录入时会自动弹出“数量”栏，又因为有核算项目，所以数量在“核算项目录入”对话框中录入。

5． “固定资产”和“累计折旧”科目在总账处只要录入总额即可，每个固定资产的详细资料在“固定资产管理系统”模块中分别录入点击“初始数据录入”，进入初始余额的录入在初始数据输入窗口中您可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作在此窗口左上角有一个小窗口，单击此窗口会弹出一个下拉列表框，在这里您可以选择要录入的数据，其中预设了不同的货币、综合本位币，您可以在这里选择不同的数据进行录入在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口，以下是外币录入窗口在数据的录入过程中， 系统提供了自动识别的功能： 如果科目是数量金额核算，当光标移到该科目时，系统自动弹出“数量”栏供用户录入；如果科目是损益类科目，当光标移到该科目时， 系统会自动弹出“损益类本年实际发生额”供用户录入；余额可分为借贷方两栏显示如果科目设置了核算项目，系统在初始数据录入的时候，会在科目的核算项目栏中做一标记“对勾”，点击“对勾”， 系统自动切换到核算的初始余额录入窗口，每录完一笔，系统会自动新增一行在核算项目“客户”时，系统自动提供查询功能 在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据：白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色区域：表示为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；绿色区域：系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入。

注意：如果用户是从中间的会计期间做初始化的（比如3月份），则录入的初始数据是2月底3月初的余额数据，所有的会计科目都必须录入“本年借方累计发生额（数量）”、“本年贷方累计发生额（数量）”和“期初余额（3月初余额）”而在处理损益类科目时有一些特别，就必须录入借贷方累计发生额（损益类科目每月月底余额一般都转入“本年利润”科目，所以月底余额也为0），同时还必须多录入一向内容——“本年累计实际发生额”由于对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统无法取到因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万但在实际进行账务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其他有关损益类科目的报表时，所取数据可能会不正确。

注意：从年中启用账套的系统中账套数据真正的年初余额将根据以下的公式自动计算得出借方年初余额＝期初余额+本年累计贷方发生额－本年累计借方发生额贷方年初余额＝期初余额+本年累计借方发生额－本年累计贷方发生额 数据输入无误后，点击“平衡”图标按钮或查看栏中的“试算平衡”项目，系统会弹出试算平衡表窗口对数据进行试算平衡系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据全部合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡，试算平衡后就可以启用结束初始化了，试算不平衡是不能启用账套的结束初始化 点击“文件”菜单中“结束初始化”注意：当总账系统的初始化工作结束后发现问题时，可以点击“文件”菜单中的“取消结束标志”修改数据本章回顾（F-1-5）在本章中我们学到了以下内容l 熟悉了系统参数的设置l 了解了会计科目等基础数据的设置l 掌握如何录入初始数据第二章：总账系统日常操作(F1-2)总账系统适用于各类企业、行政事业单位进行凭证处理、账簿查询、账务结转、损益调整、往来管理、系统维护等各种操作此系统是一切财务数据的收集点，是K/3系统各个模块之间联系的交点。

本章的目的当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：l 掌握总账系统操作流程l 掌握各具体业务的操作l 掌握总账各业务操作技巧及注意要点l 了解总账各账簿报表的查询总账业务流程图 第一节：凭证管理(F1-2-1)会计核算处理系统是以证—账—表为核心的有关企业财务信息加工系统会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，是整个核算系统的基础，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性K/3总账系统为您提供十分安全、可靠、准确快捷的会计凭证处理功能凭证录入：案例：海天公司3月份的业务如下：1． 3月2日接受投资款500000存入工商银行2． 3月6日对外进行短期投资美元10000，从建设银行付出3． 3月7日从工商银行提取现金50004． 3月8日销售部钱明向佳雪服饰公司销售运动衣2000元5． 3月20日收到佳雪服饰公司划到工商银行的货款2000元6． 3月22日总经办张恒和财务部李影分别报销通讯费500元和300元，以现金支付7． 3月25日采购布料1000米，单价：50元，尼龙800米，单价：25元，以工商银行支付8． 3月31日对车间主任的5000元工资分配到制造费用中。

案例分析：1． 与现金、银行有关的凭证录入最简单，但如果现金、银行存款科目中的余额为负数时，系统会提示其赤警告2． 涉及“应收账款”科目，除在“总账”模块直接录入外，还可以在“应收、应付系统”模块中由单据自动生成并传入总账系统，本节主要讲述直接录入在录入过程中要注意核算项目“客户”的录入方式3． 仓库物料业务一般由物流系统中单据自动生成凭证并传入总账，本节以不使用物流系统的用户为例注意原材料的数量录入4． 外币业务录入要注意外币凭证和一般凭证格式的不同和转换，以及月底的调整汇率凭证内容详解：1． 新增：用于新增凭证2． 保存：用于保存录入的凭证内容3． 还原：发现凭证录入错误，要将凭证内容整个的删除，可以点击“还原”注意：“还原”功能并非将已保存后的凭证删除，而是将凭证保存前的操作全部废除4． 插入、删除：插入或删除凭证中的某一条分录5． 外币：外币凭证的格式和一般凭证的格式不同，用于两者格式地切换6． 代码：查询功能，按F7也可用于查询系统提供的各种资料和参数，在凭证录入时有“摘要”、“会计科目”和各种“核算项目”可以查询7． 流量：针对科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目，可以在此定义其现金流量内容，是做现金流量表的一种方法。

8． 关闭：退出凭证录入界面9． 日期：凭证录入的日期，录入后业务日期会跟着改变系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理10． 凭证字：从下拉菜单中选择用户需要的凭证字，本案例为“记”11． 凭证号：凭证会按号自动产生12． 附件数：直接录入凭证后原始单据的数量13． 摘要：对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏， 点击功能键F7，您可以选择已录入摘要库中的摘要，点击“确定”后，摘要会自动添入当前的凭证中，可以对摘要库进行编辑：增加、修改、删除其他例如会计科目或核算项目也是如此查询14． 会计科目：录入科目代码，可以按F7查询15． 核算项目：在凭证界面正下方的中间，如果会计科目下挂了核算项目，则会根据下挂的核算项目类别自动显示出来，核算项目内容可以按F7查询16． 金额：在输入完前面的项目以后，如果没有外币和数量的分录，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。

若要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号，系统即会以红字显示如果需要清除金额栏中的数据，只需将光标移至金额处，敲“ESC”键即可17． 币别、汇率、原币金额：当会计科目有外币核算时，点击“外币”键转换到外币凭证格式币别可以按F7查询，汇率在选择了币别后自动提供原币金额是指外币的金额，录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额18． 单位、单价和数量：当会计科目要进行数量金额核算时，系统会自动弹出数量格式让用户录入单位系统会根据会计科目属性中提供的内容自动出现，用户只要录入单价和金额即可系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续19． 往来业务：对选择了核算往来业务的会计科目，要录入往来业务的编码20． 结算方式和结算号：银行存款的结算方式和结算单据的号码，用户可以录入也可以不录入21． 经办：对于涉及到“现金”和“银行存款”等科目的凭证， 每作完一笔， 出纳人员都需要在凭证上面签字，此时，您可以点击“编辑”菜单中的“出纳复核”，系统会自动地将当前用户的姓名添在凭证的“出纳”栏上，您还可以直接将经办人的姓名写在凭证上注意：如果在系统参数中设置了“显示科目最新余额和预算额”，在凭证录入界面的左上角（新增、保存和还原键下方）会出现该分录会计科目的最新余额和预算额。

用户在此可以对有预算的科目进行控制注意：凭证录入界面只能录入凭证，对已保存的凭证在此无法修改和删除 在输入了借方及贷方金额后，系统会自动将借方金额和贷方金额合计数分别显示在合计栏中，只有借贷方合计栏数值相等，记账凭证才能存盘凭证录入完毕后，单击“保存”按钮系统即可保存所录入的凭证，只有保存后的凭证才能预览和打印凭证录入完毕，要结束凭证录入时可从文件菜单中选择“关闭”或点击工具条中“关闭”按钮即返回以下提供了一般凭证、外币凭证和数量金额式凭证的格式：凭证修改和删除：凭证的修改和删除必须在“凭证查询”中进行，凭证查询功能提供了十分丰富的凭证处理功能在单击‘凭证查询’后，系统弹出凭证过滤窗口（过滤窗口有“条件”、“排序”和“方式”三种对于过滤条件， 您可以选择对方科目、核算项目类别、核算项目代码、核算项目名称等字段进行组合查询，如果要删除过滤条件， 请点击鼠标右键，选择“删除一行”对于设置的过滤条件，您还可以将过滤条件进行排序处理，选择需要进行排序的字段，加入排序字段的窗口中即可，并且将排序方案加以保存而过滤方式本系统提供了两种方式：按凭证过滤、按分录过滤供用户选择，不同的方式其出现的“会计分录序时簿”的形式也不同），选择了过滤条件后，弹出了“会计分录序时簿”窗口。

在“凭证查询”中可以修改已录入的未过账凭证将光带定位于要修改的凭证中，在文件菜单中选择“修改”选项或单击工具条中相应的按钮系统会显示记账凭证修改窗口，您可以在此窗口中对记账凭证进行修改，其操作方法与凭证录入相似选中要删除了凭证，选择文件菜单中“删除”选项可以删除此凭证注意：如果要修改的记账凭证已经过审核，此凭证只能进行查看，不能修改，只有未审核且未过账的凭证才允许修改凭证过账：凭证审核：凭证审核是对录入凭证正确性的审查凭证审核的操作有两种：一种是对单张凭证一一进行审核，光带定位于需要审核的凭证上，然后在文件菜单中选择“审核”选项或工具条中单击“审核”按钮，系统即进入记账凭证窗口，在此窗口中您可以对记账凭证审核此窗口中的项目不能修改，只能查看查看完毕后可以对此张凭证审核并签章，按下“审核”按钮或“F3”即表示审核通过，系统会在审核人处进行了签章如果记账凭证已经过审核，则在按下“审核”按钮后会消除原审核签章另一种是成批审核，选择“编辑”菜单中“成批审核”选项，选择“审核未审核的凭证”，则将会计序时簿中所有凭证成批审核了（也可以选择反审核将已审核的凭证成批反审核）注意：审核与制单人不能为同一操作员，否则系统拒绝审核签章。

根据本案例应该更换操作员，将“administrator”改为“李影”进行审核凭证过账： 凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的过程经过记账的凭证以后将不再允许修改，只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正因此，在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核，系统只能检验记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系 凭证过账是一项十分简单的操作，您可以在过账向导的带领下，轻松的完成过账操作用户可以在“凭证查询”中“编辑”菜单中选择“过账”、“全部过账”和“全部反过账”来操作；也可以用凭证过账向导完成 点击“凭证过账”弹出凭证过账向导框在过账过程中，用户如果选择“停止过账”，则系统会对所有的记账凭证的凭证号和错误进行检查，一旦发现断号和过账错误，系统会给出错误提示信息，并中止过账如果用户选择“继续过账”，则系统发现断号和过账错误后并不停止，只是在“过账信息”对话框中提示错误信息过账时用户也可以根据自身的需要指定过账范围 过账后的凭证如果有误，可通过“冲销”功能进行红冲，然后再录入一张正确的凭证冲销”是在“凭证查询”中，编辑菜单下“冲销”，只有已过账的凭证才能应用“冲销”。

　　第二节：期末处理(F1-2-2) 凭证录入是财务系统的日常操作，当所有当期凭证全部录入完毕后，就要进行期末的账务处理和结账，其工作主要有汇率调整、结转本期损益、自动转账和期末结账等四个方面的工作自动转账： 为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动情况，必须定期进行结账结账之前，按企业财务管理和成本核算的要求，必须进行制造费用，产品生产成本的结转，期末调汇及损益结转等工作若为年底结转，还必须结平本年利润和利润分配账户为了方便用户，K/3系统提供了能够自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值并生成会计凭证的功能即——“自动转账”案例：假设月末要将“制造费用”科目中数据转入“生产成本”科目点击“结账”中的“自动转账”，在“编辑”中按“新增”钮进行设置：内容详解：转账期间：系统提供了1-12个会计期间，根据本案例应该全选凭证字：选择生成凭证的凭证字凭证摘要：手工录入正确的意思表达科目：点击后会自动弹出科目对话框，用户可以选择需要的会计科目注意：选择科目时必须注意要选择科目的最明细一级，如是非明细科目则只能转出币别：显示币别。

方向：会计分录的借贷方向，可以根据转账方式“自动判断”，除非确定否则建议用户选择“自动判断”转账方式：科目的“余额”、“借方发生额”、“贷方发生额”等转出的金额和方式，共有六种 转入：指该会计科目属于转入科目 按比例转出余额：按该科目余额的百分比例转出 按比例转出贷方发生额：按该科目的贷方发生额的比例转出 按比例转出借方发生额：按该科目的借方发生额的比例转出 按公式转出：根据后面的“公式定义”中的公式取数转出 按公式转入：根据后面的“公式定义”中的公式取数转入转账比例：用于选择了比例转入（出）的转账方式，直接录入百分比例核算项目：如果会计科目下还下挂核算项目，则在此选择相应的核算项目包含本期末过账凭证：选择“包含”和“不包含”二者之一公式定义：当“转出方式”选择“按公式转入或转出”，则在此定义公式，根据科目是否下设外币及数量，可以录入原币取数公式、本位币取数公式、数量取数公式公式设置可以按F7或点按工具条中“获取”按钮进入公式向导辅助输入，公式的语法与自定义报表完全相同，通过取数公式可取到账上任意的数据。

另外，在公式中还可录入常数 自动转账凭证格式设置完毕之后，在需要生成相应的转账凭证时，就可以在这里生成记账凭证了自动转账：期末调汇：本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表只有在会计科目中设定了“期末调汇”的科目才会进行期末调汇处理在结账处理窗口中，单击〈期末调汇〉按钮系统会进入期末调汇向导窗口，根据向导的提示生成转账凭证，并同时生成一张调汇表：假设美元月初汇率为8.706期末汇率为8.511，港币月初汇率为1.103期末汇率为1.105期末调汇：内容详解：汇兑损益科目：即发生的汇兑差异转入的损益科目，一般为财务费用科目在这里输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目生成转账凭证：选择后系统会自动生成一张转账凭证生成凭证分类：期末调汇可根据用户的需要分别生成汇兑收益凭证、汇兑损失凭证或汇兑损益凭证一般选择汇兑损益（既有收益又有损失）凭证日期：系统自动给出，一般为会计期间末凭证字：生成凭证的凭证字注意：用户在使用“期末调汇”功能时一定要在所有涉及外币业务的凭证和要调汇的会计科目全部录入完毕并审核过账后才能进行，以免调汇数据不正确注意：用户不能忘记要将“期末调汇”生成的转账凭证审核过账。

结转损益： 使用此功能将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证注意：系统是按照在“会计科目”中选定的科目类别来进行自动结转损益工作的只有在科目类别中设定为‘损益类’的科目余额才能进行自动结转在日常财务处理中，损益类科目的余额在每期的期末都要结转到本年利润科目中去如果要结转本期损益，建议您最好使用系统提供的“结转本期损益”功能，否则在输出有关损益类的会计报表时，会出现不正确的数据注意：在结转损益前用户一定要将所有的凭证全部录入并审核过账，否则结转损益数据不正确！在结账处理窗口中，单击〈结转损益〉按钮，系统即进入结转本期损益向导：内容详解：凭证日期：一般系统会自动提供，为会计期间末凭证字：生成结转损益凭证的凭证字生成凭证分类：可以分别结转收益和损失，一般选择“损益”按其余额的相反方向结转损益：选择了此项目后，系统会根据损益类科目发生额所在借贷方的相反方向转出金额，其用处是在账簿中可以体现出当月损益类科目的实际发生额注意：用户不能忘记要将“结转损益”生成的转账凭证审核过账，否则无法结账期末结账： 在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。

系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间在期末处理窗口中单击〈期末结账〉按钮，系统进入结账处理界面注意：系统在过账之前要对账务处理进行常规性检查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了电脑并且过账之后才能结账如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账 在全部事项处理完毕后，系统开始结账结账完成之后，系统进入下一个会计期间，并返回到主界面对于拥有管理员权限的用户， 系统还提供了“反结账”的功能 由于总账系统采用了大型数据库技术，系统一旦启用，所有年度的数据都可以放在一个账套里，所以财务数据的年结功能同月结功能没有区别 如果有其他系统和总账一起使用，一定要将其他模块结账后最后结总账。