第六章秘书的工作职能3教学内容.ppt

第 六 章 秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事务”，为领导提供综合辅助服务 传统的三项职能：办文、办事、办会 1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅主任会议上提出了“四个转变”： 由传统的低层次、事务服务向高层次、智能型服务转变； 由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变； 由收发传递信息向综合处理信息转变； 由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策转变第六章 秘书的工作职能 现代秘书工作的基本特征：以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理辅助决策为根本 第一节办公事务辅助 秘书是为领导工作服务的，其工作职能必须围绕着领导工作需要展开概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴从这个意义上讲，秘书职能范畴是：（） 具有从属性它从属于直接服务对象领导者的职责 和职权范围 管理辅助性无论何级何类的领导者，都有确定的管理范 围，秘书的职能范畴，就是在领导者的管理范围内发挥辅助 作用的空间 既有近身综合辅助的确定性又有领导需要差异的选择性 开展正常的领导活动，就必须借助会议、文件、处理事务等 形式以行使职权，必须依据信息进行沟通以实施管理，这就 需要秘书办文、办会、办事、沟通信息等职能辅助。

办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的、经常性的、基础性的秘书办文、办会、办事在整个秘书职能活动中要占全部工作时间和精力的三分之二左右，所以说是大量的；这类工作是每天或每周、每月往复出现的，所以说是经常性的；秘书的参谋智能辅助和综合协调辅助不少都渗透和包容在办公事务辅助中或者与办公事务辅助相配合，所以说是基础性的因此，从事秘书工作的人，首先必须要尽职尽责地完成办公事务辅助工作任务办公事务辅助主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等，它是领导活动和管理组织运转不可缺少的辅助和服务环节，它对领导工作和管理运作的效率和有序性、规范性有着不可低估的影响一、办 文 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式文字产生之后，国家行使其统治权力、管理主体行使其管理和支配权，都必须以文书为载体并以文书为重要依据即使在高度集权的封建君主时代，君权的行使也需要秘书性官吏的辅助和操办，在办文的过程中也必然存在秘书性官吏不同程度的参谋建议的智能辅助随着社会的发展，文书应用的范围越来越广泛，数量和要求也不断地提高。

因此，办文成为了秘书工作极为重要的业务内容即使在信息化社会，使用了网络化的文字处理技术后，采用以计算机为主要工具的秘书办文，也是领导和管理者不可缺少的辅助环节办理文书是秘书部门的传统工作1）起草撰写公文及公务应用文2）文书处理，包括收文和发文3）文书的立卷归档工作4）信息工作，包括信息简报、内参编写、材料整理一） 文稿撰拟【案例】 方老师原是一中远近闻名的才子，不仅自己经常在报刊上发表文章，而且他教的学生，个个语文成绩优秀，特别是作文写得好，经常在省市中学生作文竞赛中拿名次由于书教得好，被提拔到市教育局当了科长，又由于会写文章，又选任为陈书记的秘书陈书记的儿子就是方老师教出来的，考入了国家重点大学中文系陈书记出于对老师的尊重，对方秘书仍然称方老师 方老师第一次为陈书记写讲话稿，是他至今难忘的陈书记向他交代写作意图、主要观点和有关材料他表面虚心在听，心里却在想，写文章还用你来教我吗虽然他十分自信，但毕竟是第一次给县委书记写讲话稿，必须一炮打响于是他熬了两个通宵，反复修改润色改好后自己又读诵了几遍，直到自己完全满意，才算完稿 开会那天，方老师坐在台下，准备欣赏陈书记宣读他笔下的杰作只见陈书记把讲话稿放在桌上根本没有打开，开口就说：“今天我讲个字，第一个字是”个字全是讲话稿上没有的，整场讲话内容完全按“ 个字”展开。

半个钟头后，台下响起雷鸣般的掌声方老师给惊呆了，但心里又很不服讲语言、讲结构、讲文采，我写的哪点不如他？ 为什么 他带着迷惑去听与会干部讨论陈书记的讲话干部们对陈书记讲的“ 个字”记得清，理解得透，并能与各自的实际工作紧密地联系起来方老师这才服气了 事后，方老师见了陈书记感到有些惭愧陈书记笑着说：“方老师，你的文稿很有文采，但不对路，不要紧，慢慢就会对路的 方老师为了将文稿写“对路”，仔细学习了不少文件、讲话稿，认真地分析各种应用文体的风格，虚心地向领导和老秘书请教，经过很长时间的努力，他才认为自己在秘书写作上能够得分了 问题：方老师反复润色的讲话稿为什么没有被陈书记采用？怎样才能写出与领导“对路”的文稿？ 代单位立言，非个人意愿 集体成果，非个人创作 上司授意秘书拟稿上司审核；秘书不署名 内容真实、实用、客观，符合政策 有针对性，能解决实际问题，符合法规政策 语言流畅、平实、简洁、规范 不允许语言风格个性化；用单句、陈述句和判断句 讲究文体格式 正式公文按照国家行政机关公文处理办法要求（掌握15种公文格式）秘书写作的特点 一般写作的表现手法 记述 叙述 描写 抒情 说明 议论 秘书写作的表现手法 多用说明，少用议论； 多用记叙，少用描写； 基本不用抒情。

秘书写作的表现手法（一） 文稿撰拟 秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下几个方面：（） 要明确自己代笔者的地位秘书在撰稿过程中必须认真领会和准确表达组织和领导者的意图，不允许掺杂个人利益取向而与领导和管理目标相悖在公务文稿形成中，组织和领导是立意者，文稿表达内容的确定者、相关权责的承担者，是文稿的作者；秘书是领导和组织意图的表达者、代笔者，承担的是忠实、准确、规范、按时限表达之责 要准确使用规范的文种要根据行文目的、对象、内容、行文关系和行文规范，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟成文一） 文稿撰拟（） 要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达公务文稿特别是公务文书，是决策、执行、谋求合作、经营管理的工具，文字表达上稍有偏差若不能得到修正，其产生的负面影响是难以估量的 领导人讲话稿的草拟，不仅要忠实于领导者的授意，而且在语言运用上还要充分考虑到领导者的个人风格、听众的特征及场合、气氛渲染及感召力等秘书草拟的讲话稿要使照稿演说的领导者演讲时感到自然流畅，是自己的思想，便于自己的情感表达；要使听众感受到领导人真实思想的流露和领导人人格的魅力；要使演讲者与听众产生情感的交融进而形成共识。

这样才算出色地完成讲话稿草拟的任务要达到这种境界，草拟文稿的秘书没有高超的文字表达水平是不行的，对其领导者没有全面、透彻的了解也不行一） 文稿撰拟（）要反复进行认真修改公务文稿的修改过程是领导与其秘书主辅配合、紧密合作的过程领导者提出修改的指导性意见和修改要求，在关键性观点和提法上也可亲笔修改；秘书则应在篇章、结构、文字语言上反复仔细修改，既要使领导者满意，又要符合规范要求 （）要有可靠依据法治社会要求依法行政、依法经营管理 秘书草拟公务文稿必须以国家法律、法规及有关规章制度为依据，与相关方针政策保持一致，要遵从行业管理规范、公文规范、保密规范等秘书撰拟文稿时必须有可靠的信息依据，特别对有关数据、事实、人物、地点、时间、绩效等，要反复核对，做到准确无误务实求真是有效进行管理和领导工作的关键，也是秘书准确草拟文稿的关键性要求，在这方面的任何疏漏和失误，都会造成不良的影响秘书草拟公务文稿必须以组织公利目标为依据，文稿的具体内容必须与组织的整体公利目标保持一致，必须与相关文件内容相协调，这样才能保持组织运转的有序性和整体性一） 文稿撰拟（） 要有精益求精认真负责的态度秘书草拟公务文稿，不是个人感受的随意宣泄，而是组织和领导意图的郑重表达，不仅限于笔下成文或键盘点击，而且要全面、透彻地领会和理解领导的意思，综合收集处理有关资料、准确把握相关依据，是精心构思，认真撰拟的过程。

在这一过程中，若发现材料不足、依据不准、立意领会不清等问题，就必须反复做事实调查、文献调查、专家咨询或请示领导者等，不得有半点马虎草拟公务文稿体现了组织者和领导者对执笔秘书的信任，准确表达是秘书应尽之责执笔秘书只有认真负责、精益求精，才能不辜负领导和组织的信任案例】 张秘书请李副总到阅文室看机密文件李副总说：“我正忙着哩，请你把文件送到我办公室来吧按规定，重要机密文件应在阅文室看，但领导说了，张秘书只有送了过去李副总说是看了就还过去，没有签字，后来又外出开会去了几天后，上级要收回那份文件张秘书找李副总收回文件，可李副总把此事忘得一干二净，说是他没拿此文件，是不是张秘书自己弄丢了秘书若丢了机密文件，可是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找后来，还是在李副总办公室里找到了它张秘书这才体会到，办文无小事，必须按照规章制度办事 问题： 在对机密文件的传阅中张秘书错在哪里？（二） 文书运行（二） 文书运行 文书运行包括收文和发文两个程序化运行过程收文程序的主要环节有： 签收登记分办传阅拟办批办承办催办注办发文程序的主要环节有：授意拟稿审核签发复核缮印校对用印登记封发 文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行调整，增减其中的某些环节。

但无论如何安排公文运行程序，都必须注重以下方面：（二） 文书运行（） 程序的有序衔接性收文和发文程序中的各个环节都要环环紧扣，不能随意颠倒顺序，不能相互脱节，不能任意增删，不能重叠混乱；要分工明确、责任到人，运行制度化、规范化，要确保无差错运行，做到及时、准确、高效 领导与秘书的主辅协同性无论收文还是发文，都是领导与秘书协同完成的领导者负责收文中的批办和发文中的授意、签发等决定性环节；秘书负责其他操办性辅助性环节两者必须主辅协同，密切配合，才能确保文书运行的时效 程序运作的规范性要用规范的制度管理文书的运行，管理包括领导人、秘书、相关管理人员等在内的一切参与文书运行人员的批文、阅文、办文行为，特别要强调严格按保密规定办理程序各环节的要求和标准要长期切实执行，一以贯之二） 文书运行（） 文书运行中智能辅助的渗透性秘书操办文书运行，主要是在文书运行各环节中从事办公事务辅助但在收文中的分办、拟办，发文中拟稿、审核等环节，有不少都需要秘书发挥参谋作用，进行智能辅助的机会和空间若秘书将智能辅助渗透到这些环节中去，对领导者签发、批办等决定是极有针对性的补益，对提高办文质量、优化办文效果也是极为有利的。

文书运行的反馈性发文若需要行文对象回应的必须关注相关收文，告知性文书也要了解发文后对方的反应；收文对需要回复的必须关注相应的发文特别对一定时段的发文量及文书流量过多且出现文牍主义偏向时，应将此偏向反馈给有关领导，以便领导者克服“文山”现象，提高办公效率案例】 秘书科长指导秘书小石整理公司来客登记簿时，看到小石的来客登记簿按客人的姓氏笔画排列，让小石将已经排好的客人名单按他所在公司的笔画顺序排列重排，小石不理解，认为都是一样的，科长说：这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司，但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序比方昨天第一个来访的客人是IMC公司的副总经理刘钢将来只要一看到刘钢的姓名，首先应该想到是IMC公司 IMC是2005 年注册成立的，注册资金2000万元人民币，代理销售我们东方公司的产品，平均每年的销售额在800万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，刘钢昨天与张总会谈的主要议题是希望成为我们东方公司产品的一级代理商，已经与张总达成初步共识（三） 文书整理 小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘钢。