公文管理系统问答集中央大学总务处.doc

國立中央大學『二代公文暨檔案管理系統』常見問答集V1.0常見問答集使用說明：請先在目錄找到您要尋找的問題，於問題上方按住鍵盤CTRL不放，點擊滑鼠左鍵，即可直接跳到該問題處理方法常見問答分類部份共同作業 6Question_1. 如何進入公文線上簽核系統? 6Question_2. 首次使用者應注意事項 6Question_3. 若無法進入系統，該怎麼辦? 6Question_4. 若進入系統後，發現角色有錯漏時，該怎麼辦? 6Question_5. 若進入系統後，發現您的基本資料(電話、直屬主管…不符)，該怎麼辦? 6Question_6. 如何註冊自然人憑證? 6Question_7. 多重身分如何進行切換?(如登記桌兼承辦人或代理人) 6Question_8. 如何設定系統自動存檔時間? 6Question_9. 公文簽核方式 7Question_10. 如何知道公文應會辦的單位與決行層級? 7Question_11. 何謂決行層級? 7Question_12. 如何申請主管甲乙章? 7Question_13. 如何申請自然人憑證? 7Question_14. 忘記自然人憑證密碼? 7Question_15. 如何使用臨時憑證? 7Question_16. 如何補簽公文? 8Question_17. 代理人設定 8Question_18. 教師未使用自然人憑證如何「承辦公文」? 8Question_19. 教師未使用自然人憑證如何「會辦公文」? 8Question_20. 外籍教師如何簽辦公文? 8承辦人作業 9情境一. 流程說明 9Question_21. 外機關來文 (電子文) 9Question_22. 外機關來文 (紙本文) 9Question_23. 經辦公文處理(走線上簽核) 9Question_24. 經辦公文處理(走紙本簽核) 9Question_25. 公文製作注意事項 10Question_26. 紙本簽核公文，會辦單位數量較多時，會簽欄位空間不夠要如何處理? 10情境二. 查詢或相關操作 10Question_27. 如何知道公文的流程? 10Question_28. 如何編輯修改草稿內的文書資料? (還未取公文文號) 10Question_29. 若是系統上沒有提供的範本文書，但希望在系統上可以執行取號與後續流程傳遞作業時? 10Question_30. 設定流程時可否建立自己的「預設流程」? 11Question_31. 已取號公文若不發文或無需再處理，該如何刪除? (限創稿公文) 11Question_32. 若撤號錯誤可以復原嗎? 11Question_33. 將公文送出之後，想要再修改承辦意見或再次加入其他附件等情況時該如何處理?(取消傳遞) 11Question_34. 如何進行公文併案? 11Question_35. 如何進行公文解併? 12Question_36. 如何處理密件公文? 12Question_37. 為何長官看完的公文沒有直接送出其他單位又回來我手上? 12Question_38. 如何設定流程? 12Question_39. 紙本簽核與線上簽核在設定並會功能時的差異? 12Question_40. 如何申請調案? 12Question_41. 公文如何傳遞給主管? 13情境三. 簽辦階段 13Question_42. 如何進行創簽(稿)作業? 13Question_43. 如何修改公文的文書內容? 13Question_44. 如何修改公文的簽核形式? 13Question_45. 點選儲存文書時出現檔號保存年限錯誤或未取的訊息? 13Question_46. 如欲辦理簽稿並陳及多稿時該如何辦理? 13Question_47. 如何變更發文的機關或單位全銜? 13Question_48. 如何變更發文的承辦人聯絡資訊? 13Question_49. 如何將外來文內部改分給同一單位內同仁? 14Question_50. 如何將外部來文改分給別單位同仁? 14Question_51. 如何將已申請的表單刪除?(表單申請後，內容無法修改只能刪除重新申請) 14Question_52. 申請表單後(任何一種)，如何知道表單的狀態? 14Question_53. 若點選【送出】時出現請輸入憑證密碼? 14Question_54. 如何於製作公文中附加檔案? 14Question_55. 如需參考前一案之公文內容該如何辦理? 15Question_56. 如何將公文陳核? 15Question_57. 公文送出給主管陳核後，發現還需要再修改時該如何辦理? 15Question_58. 如果於來文中有繕打文書，可否移除? 15Question_59. 如何引用來文主旨? 15Question_60. 簽或函稿如何刪除空白說明段落或是恢復? 15Question_61. 紙本簽核公文要如何列印核判框? 15Question_62. 如何將來文的本文轉為自己公文的附件? 16Question_63. 發文方式中郵寄、人工交換、電子交換及內部發文之差異為何? 16Question_64. 公文電子交換給個人的操作方式？ 16Question_65. 何謂非系統文書取號?如何操作? 16Question_66. 受文者能否用匯入方式處理？ 16Question_67. 合併列印參數的使用時機及方式? 17情境四. 會辦階段 17Question_68. 如何進行公文內部會辦(內會)?(內會指的是單位內的相互會辦) 17Question_69. 如何進行跨一級單位間的會辦? 17Question_70. 如何將會辦給我的公文改分給別人? 17Question_71. 別人會辦給您的公文如何加會? 17Question_72. 會辦的公文如需加入附件給對方該如何處理? 18Question_73. 會辦給您的公文若無意見時該如何處理(會辦公文)? 18Question_74. 會辦給您的公文倘免會時該如何處理? 18Question_75. 如何將已繕打之公文儲存至本機&如何開啟儲存至本機之公文? 18Question_76. 如何列印已決行之公文(含簽核意見軌跡)? 18Question_77. 預覽列印時發現最後一頁只有一 、二行文字，希望能將文字移進前頁? 18Question_78. 使用「線上」簽核的公文，是否只能電子發文，不能使用紙本發文? 18Question_79. 展期核准原則 18Question_80. 併案作業（併案之條件） 19情境五. 決行後階段 19Question_81. 紙本公文已經由主管核判，但流程設定內選不到送發文或送歸檔選項? 19Question_82. 若紙本簽核的公文要送發文或送歸檔公文出現歸檔頁數為0，不可送出該如何處理? 19Question_83. 決行後此文須再陳核給主管核稿的作法 19Question_84. 決行後此文須再陳核給原決行主管決行的作法 19Question_85. 自己承辦的公文還需要在副本或抄本的地方輸入自己組室嗎? 19Question_86. 如何傳閱公文(決行後副知)? 20Question_87. 何謂實體附件遞送單?其功用為何? 20Question_88. 如何送歸檔及歸檔注意事項? 20Question_89. 如何補印歸檔清單？ 20Question_90. 發文含有實體附件時要如何處理? 20Question_91. 公文要自帶或其他特殊要求如何註記在公文上？ 20Question_92. 公布欄如何使用? 21Question_93. 公布欄如何僅公告外來文及附件，而不公告簽(或簽辦單)內容? 21Question_94. 如何發單位文? 21Question_95. 以簽或函稿方式簽請用印，公文核決後，系統流程如何操作？ 22登記桌作業 22Question_96. 從總收文分派來的公文如何看其來文內容? 22Question_97. 如何分派公文? 22Question_98. 如何退回公文? 22Question_99. 傳遞錯誤公文如何取回? 22Question_100. 校內來文如何處理? 23Question_101. 紙本公文如何核判註記? 23Question_102. 綜合查詢 23Question_103. 非本單位或業務之公文如何改分到別單位? 23主管作業 23Question_104. 如何批核公文? 23Question_105. 如何批核表單? 24Question_106. 如何改線上簽核的附件? 24部份共同作業Question_1. 如何進入公文線上簽核系統?n 建議您優先使用Google Chrome瀏覽器。

因公文系統使用HTML5開發，版本較舊的瀏覽器對於 HTML5 的支援度並不高，建議使用的瀏覽器順序為：1.Google Chrome 2. Firefox(火狐)3. Safari(蘋果) 4. IE11(一定要用 IE11)n 開啟「國立中央大學入口網站」（網址：https://portal.ncu.edu.tw）n 請輸入Portal 帳密後登入，直接點選上方「電子公文系統」即可進入Question_2. 首次使用者應注意事項n 請首次使用者，於登入系統後，點選【使用者手冊】─【公文系統服務平台】，點選【DSIC 公文製作跨瀏覽器元件】進行安裝設定Question_3. 若無法進入系統，該怎麼辦?n 請洽文書組確認公文系統是否有建立您的帳號Question_4. 若進入系統後，發現角色有錯漏時，該怎麼辦?n 請洽文書組，協助將帳號加入適當的角色Question_5. 若進入系統後，發現您的基本資料(電話、直屬主管…不符)，該怎麼辦?n 請點選畫面右上方人頭處，開啟個人資料維護畫面，設定相關基本資料後點選存檔即可n 請務必設定直屬主管與勾選預設身份Question_6. 如何註冊自然人憑證?n 登入系統後，點選【基本資料】─【使用者憑證登記】再將憑證插入讀卡機中，點選【新增】，憑證類別點選自然人憑證，等待下方憑證序號帶出後，點選儲存，即完成憑證登記。

n 自然人憑證首次註冊完成後，下次登入時無需再重複註冊，除非您更換卡片或憑證展期才需要再次註冊Question_7. 多重身分如何進行切換?(如登記桌兼承辦人或代理人)n 點取右方的【可切換的角色】選擇各個身分，即可進行切換Question_8. 如何設定系統自動存檔時間?n 系統預設自動存檔時間為10分鐘n 編輯公文畫面上方【工具】下拉【自動存檔區間】功能選項n 可設定系統自行存檔，單位以分鐘計n 請注意如設定為0分鐘，代表公文不存檔，而非隨時存檔Question_9. 公文簽核方式n 依本校「電子公文線上簽核作業要點」，公文應以線上簽核為原則，除機密公文、保存年限為永久(99年)之公文、公文系統無法正常運作達4小時以上及經一級主管認定之急要公文可採紙本簽核外，其餘未依規定簽核之公文各層人員均得退回承辦人依規定轉換為線上簽核方式辦理n 紙本簽核：承辦人透過系統繕打文書，將文書列印出來走紙本簽核，在系統上仍需跑流程若需會辦至外單。