工作总结等应用文体写作中应注意的问题.ppt

机关应用文写作中 应注意的几个问题第一部分 书面语言文字及标点符号 常见错误§ 机关工作，时常与文字打交道书面语言 文字和标点符号使用准确与否，不仅代表 一个人的文字功底，也反映机关的形象 l错字：像字但不是字，规范字典里查不出的字 较为容易辨别）l别字：甲字写成乙字，规范字典里虽然有，但 用在这里不当的字 或者形似，或者音同， 或者义近，似是而非 ，判别并不那么容易判断别字，从字义入手：渡汛 (错误) 度汛 （正确）一、错别字 ＝ 错字 ＋ 别字常见别字（括号内为别字）：战略部(布)署 川(穿)流不息 装订(钉)书籍 安全度(渡)汛 举一反(返)三 沟(勾)通信息 诡(鬼)计多端 不假(加)思索 汁流挟(夹)背直截(接)了当 融会(汇)贯通 再接再厉(励)青(清)山绿水 山清(青)水秀 各行其是(事) 招聘启事(示) 锦锈(秀)河山 ………正词 统一改用 异形词其他←其它 连接←联接 唯一←惟一 订单←定单核定←核订 撤销←撤消致词←致辞 题词←题辞 弘扬←宏扬 当作←当做作为←做为二、词语误用：根本原因是误解词义例如：l截止1998年12月底 （截至 ）l报名日期1月30日截至（截止）l招聘启示（启事）l同等学历（学力）三、语法错误病句：违反语法规范、违背逻辑事理、不合本民族 语言习惯的语句。

常见类型：(一)词性误用(二)数据表达混乱(三)指代不明(四)虚词使用不当(五)不合事理（一）词性误用例如：l 在‘三讲’教育中，我局请来党校教授为大家讲 座l 在‘三讲’教育中，我局请来党校教授为大家讲 课正确）l 水利工程管理体制改革意见推进顺利l 水利工程管理体制改革意见顺利出台正确）(二)数据表达混乱例如： l去年，有5个区县的水利经济总收入超过亿 元以上，利税超过千万元以上 l去年，有5个区县的水利经济总收入超过亿 元，利税超过千万元正确） l新增灌面近53万余亩 l新增灌面近53万亩正确）新增灌面53万余亩正确）(三)指代不明例如：l 即使单位效益差也决不能挪用水利工程建设资金这 对于加快工程进度、提高工程质量是不利的，也是违 法的l 即使单位效益差也决不能挪用水利工程建设资金挪 用水利工程建设资金，对于加快工程进度、提高工程 质量是不利的，也是违法的正确）(四)虚词使用不当例如：l水文站的工作人员认真负责，昼夜观察， 对各观测点的水情变化都记录下来l水文站的工作人员认真负责，昼夜观察， 把各观测点的水情变化都记录下来（正确 ）(五)不合事理例如：l为了庆祝祖国50华诞，我单位举办了大型文艺晚会。

l为了庆祝新中国50华诞，我单位举办了大型文艺晚会正确）标点符号错误一、句号误用二、逗号误用三、分号误用四、顿号误用一、句号误用（一）句子而不句断常见：一段文字一逗到底二）不是句子而用了句号(一)是句子而不句断例如：l 已经35岁了，我终于评上水利工程师，遗憾的是，没干几 年，领导却让我改行从事政治思想工作，由于不适应政工 工作，费了很大工夫也没把工作做好l 已经35岁了，我终于评上水利工程师遗憾的是，没干几 年，领导却让我改行从事政治思想工作由于不适应政工 工作，费了很大工夫也没把工作做好正确）(二)不是句子而用了句号例如：l产生经费紧张的原因很多，一个是实在缺 得多另一个是在经费使用效率上也存在 一些问题l产生经费紧张的原因很多，一个是实在缺 得多，另一个是在经费使用效率上也存在 一些问题正确）二、逗号误用(一)并列词语之间短暂的停顿，应当用顿号而误用了逗号 l 笑声，歌声，嘻闹声，响彻山谷 l 笑声、歌声、嘻闹声响彻山谷正确）(二)复句内部并列分句之间的停顿，应当用分号而误用了逗号l 理论，来源于实践，实践，要靠理论来指导l 理论，来源于实践；实践，要靠理论来指导正确）三、分号误用分号用法的三个原则：一是从层次上看，句号>分号>逗号>顿号;二是分号不用在普通单句中;三是分号一般用在并列复句里，被分号隔的各分句中，至少应当有一组内部有逗号。

并列短语间误用分号（常见错误一）：例如：l《茶馆》中人物的对话;《红旗谱》中环境 的点染;《创业史》里的铺叙议论，都十分 富有特色l《茶馆》中人物的对话，《红旗谱》中环 境的点染，《创业史》里的铺叙议论，都 十分富有特色正确）非并列关系的单复句内分句间误用分号（常见错误二）：例如： l去年12月13日，在河北省香河县公安局的 配合下，通过区公安局破获了盗窃高压电 线路铁塔塔材的案件;抓获犯罪分子20余人 l去年12月13日，在河北省香河县公安局的 配合下，通过区公安局破获了盗窃高压电 线路铁塔塔材的案件，抓获犯罪分子20余 人正确）四、顿号误用顿号的误用主要有以下几种情况:(一)非并列词语间用顿号；(二)没有停顿的并列词语间误用顿号； (三)不同层次的停顿都使用顿号，混淆了结构层次 ； (四)相邻的数字连用表示一个概数，不能用逗号隔 开； （五）在一些题序后面误用顿号一)非并列词语间用顿号例如：l 入冬以来，XX县公安局先后共查获非法制造、贩运、禁放烟花爆竹的治安案件8起错误）l 入冬以来，XX县公安局先后共查获非法制造、贩运烟花爆竹的治安案件8起正确）(二)没有停顿的并列词语间误用顿号例如：l他们过着牛、马不如的生活。

l他们过着牛马不如的生活正确）(三)不同层次的停顿都使用顿号例如：l 市委常委XXX、副市长XXX、市计委副主任XXX、市农办副主任XXX等应邀参加市农运会颁奖大会l 市委常委XXX、副市长XXX，市发改委副主任XXX、市农办副主任XXX等应邀参加市农运会颁奖大会正确）(四)相邻的数字连用表示一个概数，不能用逗号隔开例如：l我们曾经去过六、七个这样的购物中心，看到二、三十位老人……l我们曾经去过六七个这样的购物中心，看到二三十位老人……（正确）（五）在一些题序后面误用顿号例如： l “第一、”“第二、”“首先、”“其次、” ……（顿号应改为逗号） l “第一,”“第二,”“首先,”“其次，” ……（正确） l “1、”“2、”“3、” ……，“A、”“B、”“C、” ……（顿号应改为下脚圆点号“ .”） l “1.”“2.”“3.” …… “A.”“B.”“C.” …… （正确）第二部分 机关应用文体写作 应当注意的几个问题§ 一、文种的涵义和特点要清楚 § 分类 § 1.行政公文（13种） 2.事务文书 （计划 、总结、调查报告、述职报告、开幕词、 感谢信、慰问信等） 3.经济文书（意向书 、协议书、合同、招投标书、可研报告等 ） 4.法律文书 （起诉状、委托书、公证书 等） 机关文书的基本特点§ 1.实用性 失去了实用性，就推动了价值 § 2.真实性 真实是应用文的生命 § 3.规范性 法定格式或约定俗成 § 4.简明性 注重实用，崇尚简明，拒绝浮 华 § 5.时效性 时代性、及时性、作用时间例如：总结§ 总结是机关、单位和部门在工作进行到一 定阶段或者告一段落之后，对所开展的工 作的回顾、梳理，然后加以分析研究，肯 定成绩，找出问题及原因，明确今后的打 算和努力方向的书面材料。

总结要回答的 主要问题是：已经做了什么、如何做的、 结果怎样、原因是什么、有何体会二、应用文结构的构成要素§ 标题、开头、主体、结尾、落款、过渡与照应等 § 这里只讨论标题、开头、主体重点在主体部分 § （一）标题 § 1.公文式标题：包括文章制发者、主要内容（事由、事项 ）、文种例如：《XXX站XXX年度XXX工作总结》这 种标题使用最多 § 2.论文式标题：例如《重庆水土流失治理方式及其效果调 查报告》 § 3.新闻式标题：例如《世行水保项目取得初步成效》 § 4.文种式标题：例如《XX合同》（二）开头§ 常用的开头有以下三种： § 1.原因式：开篇交代事项起因、写作原因 例如“由于……”、“因为……”、“鉴于 ……” § 2.目的式：说明事项或要求的目的或意义 例如“为了……”、“……，为此……” § 3.依据式：交代事项或要求的依据例如 ：“根据……”、“经……决定” § 发上三种开头很多情况下可结合使用需要特别注意的是标点符号§ 文章开头使用一组复句的，中间不能用句 号例如：“根据XXX的有关要求，为进一 步推进我市XXX工作经研究，开展XXX 检查现将有关事项通知如下：”§ 第一个句号应当为逗号。

即“根据XXX的有 关要求，为进一步推进我市XXX工作，经 研究，开展XXX检查现将有关事项通知 如下：”（三）主体§ 主体是应用文正文的主要部分和核心，主 要材料和观点均在此展开 § 1.主体结构的层次 § 第一，小标题式应用最多即使用小标 题醒目地标出若干观点或内容范围注意 各小标题属同一逻辑层次；各小标题语言 要简洁，力求字数相近、句式接近，整齐 ，均衡例如：“突出三个重点”、“强化四 大措施”、“落实五个责任”等§ 第二，标序式即用数字标出主体内容的 层次一般在条理分明，但难以提炼恰当 小标题的情况下运用 § 第三、条款式合同、协议采用较多 § 2.语言要求 § （1）准确 § 做到概念准确、用词准确、表述准确、数 据准确把握分寸，精选中心词，用准限 定修饰语比如写总结时，取得的成绩，是“显著”、“很大”、“较 大”、“一些”，均应仔细斟酌§ （2）简洁 § 要求文字简洁，表述直截了当，言简意赅 ，避免烦琐重复，力求篇幅简短 § 避免一切空话、大话、套话 § 注意语句的精炼，既要避免渲染、修饰、 抒情成分过重的文学性语言，也要尽量要 避免日常口语3）质朴§ 应用文重在实用，是为了解决实际问题而 写的，用语应当平实质朴，浅近通俗，不 用华丽的修饰语，不堆砌词藻，不用生僻 词句。

三、应用写作中要注意的几个问题§ 第一，对象问题 § “看人说话”这句话有时带有贬意，但从写文章要 看对象这一点来说，是完全对的对象不同，正 文就有很大的不同 § 例如，当对象是上级时，就不能把上级给我们讲 过的道理、原则、重要性、必要性，再抄一遍， 有时还抄错了，给上级机关送回去，更不能把上 级对下级的要求，向上级提出如要求上级“要充 分认识学习的重要性、必须性”等第二，语气问题§ 正文的语气与对象有联系一般来讲，上 行文用语应当谦恭诚挚；下行文用语要肯 定、平和、严谨；平行文用语应谦敬温和 § 现在存在的问题是，有的用对下级的口气 对上级、对平行单位，一副“大市沙文主义” 的腔调；有的又用过分口语化、过分随意 的口气对下级行文，失去了领导机关应有 的严谨第三，材料的搜集、选择和整理§ 1.材料搜集 “巧媳妇难做无米之炊”平时要做 有心人，注意搜集材料，积累素材 § 2.材料选择在占有充足材料的基础上，写作时 注意材料选择 § 一是选择能说明主旨的材料文章的主旨一旦确 定，便成为材料取舍的标准能说明主旨有材料 才选，不能说明主旨的材料，即使它本身很新颖 动人，也得统统舍去要舍得“割爱”，不然材料 和主旨两张皮，很难写出简短精彩的文章。

二是选择典型有力的材料§ 有的人写作应用文章，往往重“多”而忽视典 型，应当克服所谓典型有力的材料，是 指具有广泛代表性、能揭示事物本质，反 映事物主流和发展规律的材料 § 三是选择真实准确的材料材料要真实客 观，确凿无误，决不能虚构和随意想象第四，材料的提炼§ 即是选择后仍处于零乱无序状态的材料， 按其内容和性质进行归类，分组排序，使 之条理化、系统化，为谋篇布局定下基本 的框架 § 1.概括提炼出每一条材料的中心 § 2. 将内容相近的材。