预付款监管管理制度.docx

预付款监管管理制度（试行）为了规范公司的预付款支付行为，防范预付款支付过程中的差错与舞弊，确保预付款支付业务的真实性、正确性、合理性，特制订本制度一、适用范围本制度适用于集团公司及下属各子公司的预付款支付监管二、预付款定义预付款是指：根据合同或协议支付条款的约定，必须由公司先支付给供应商一定数额的款项三、预付款支付管理部门1、各业务经办部门作为预付款支付事务的发起人，依据合同或协议支付条款的约定，负责预付款支付事务的申请、汇签、审批等，并根据实际支付、冲账情况登记预付款管理台账（见附件 1），同时负责做好与供应商预付款结算金额的核对工作2、财务处作为预付款支付事务的监管部门，依据合同或协议支付条款的约定，凭经公司董事长审批通过后的支付申请单，负责预付款支付，并根据实际支付、冲账情况登记预付款管理台账，同时协助业务经办部门做好与供应商预付款结算金额的核对工作3、预付款支付的其他监管部门根据相关管理制度的规定操作实施四、预付款支付监管流程1、预付款要按照合同或协议的规定执行各业务经办部门根据合同或协议的规定支付预付款，在保证业务真实、金额正确、支付手续齐全的基础上办理相关支付事务的申请、汇签、审批等。

在未签订合同或协议的情况下，一般不得支付预付款（特殊情况另行审批）2、财务处及其他预付款支付事务的监管部门，依据合同或协议支付条款的约定，审核相关单据，审核无误签字确认后交给业务经办部门上报公司董事长进行审批3、经公司董事长审批签字后，由财务处出纳依据约定的支付方式，完成预付款支付工作4、在预付款支付之前，必须先进行内部核对即：业务经办部门必须与财务处及其他预付款支付事务的监管部门核对预付款结算余额，在核对一致的情况下，由业务经办部门负责与供应商进行外部核对5、业务经办部门制作支付供应商预付款结算核对表（见附件 2）与供应商核对预付款结算余额，核对一致后把结算核对表作为新审批预付款时的附件在结算余额核对不一致的情况下，不得再办理预付款支付（特殊情况另行审批为准）五、预付款台账管理1、预付款支付后，业务经办部门和财务处等监管部门要设专人监督预付款使用结算情况，并及时登记预付款管理台账2、预付款管理台账应详细反映供应商名称、供应商品名称、联系人、联系、预付款日期、预付款金额、发票收取金额、冲账日期、冲账事由、冲账金额、内部核对情况、备注等栏目六、本制度由公司财务处负责解释，经董事长审批后实施，修改亦同。

七、附件附件 1：预付款管理台帐附件 2：预付款结算核对表附件 1：预付款管理台账供应商名称： 供应商品名称：联系人：联系：建台账部门：款日   预付款序号1234567预付        发票                    预付 内部冲账日 冲账 冲账金金额 额 情况期   金额 收取   期 事由 额  款余  核对备注89101112131415人：          电     建台账附件 2：支付供应商预付款结算核对表供应商名称： 供应商品名称：联系        联系话：      部门：序号             款日  预付款   收取  冲账   冲账  冲账金   预付期   金额  金额  日期   事由   额   额   备  注预付 发票款余123456789101112131415供应商确认签字：确认日期： 年月 日。