询盘回复实例32000字.docx

    询盘回复实例32000字    询盘回复第一节 询盘基本格式及注意事项一．Dear Mr. XXX，（对买家的礼貌的称呼，不要以sir or madam来开头，这样对对方不够尊重）Thanks very much for your inquiry dated XXXXX via .（提醒买家他于什么时候通过哪里看到你公司的产品信息并发送了询盘） Pls find our quotation for XXX as follows:??（此处为报价内容，如果是初次联系的买家，还要在报价之后加上简单扼要的公司介绍）We are looking forward to your early reply.（结束前的惯用语，表达对他的重视） Sincerely yours/Yours faithfully,（礼貌的客套话，但商务信函不可不用） XXX Export Manager（专业的签名档：你的姓名、职位、公司名称、联系方式等）Hangzhou xxx Co., Ltd.Tel: 0086 571-Fax: 0086 571- Website:二．A. 邮件格式需规范：1.）邮件应有明确主题，应一件事情一个主题。

如:quotation sheet for cal coolers with full details2.）邮件正文的每一段中间要空一行，方便别人阅读 回复注意事项 询盘基本格式3.）邮件显示的发件人要用英文,也可加上公名．如：Frank Li(Fastar Ltd)B. 回复邮件的操作技巧：1.）回复时间--- 不要超过24小时--- 香港、台湾、韩国2个小时内回复--- 澳大利亚收到后马上回--- 欧洲下午三点前一定要回--- 美国下班前回--- 如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回复跟进邮件的发送时间宜选择在星期二到星期五期间，星期六、星期日最好不要进行这样的跟进邮件（特别是主动的业务开发邮件）因为星期一上班后，客户的邮箱里往往会充满了需要处理的工作邮件，人们常常会没有时间或耐心仔细阅读此类业务开发邮件，机会从而也会大打折扣了2.）回复前先建立客户文档，尽量多调查和了解其背景3.）给客户二次或多次报价时要不断更新报价单4.）多用请求的语气，少用命令式的口气“Would you…; Could you…; 而不是Please…;”5.）买家如果将邮件抄送给其他人你回复的时候要按“reply all” ，而不要只回复发件的那个人6.）回复买家邮件的时候要最好保留上一次交流的内容7.）不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报． 如receive: rcv等．以免产生误解．也尽量不要用俚语8.）重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用其他颜色或大写9.）不要全部用大写字母写邮件正文．如 I AM VERY GLAD TO RECEIVE YOUR INQUIRY DATED ON?，哪怕客人这么做10.）不要用过多的感叹号，你在一个邮件用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的11.）不要一味地发送请求阅读收条C．外贸新人的十大误区：1.）我给客人回复了，他就应该给我回复呀2.）价格都报过了，就听天由命吧3.）开发新客户才是最重要的4.）客户是分等级的，事情是分等级的5.）这是客户的事不是我的事6.）客户比我们更专业7.）我们的产品没竞争力所以订单难接啊8.）我确实很忙所以没时间回复9.）平台就是用来搜集客户信息的10.）这个客人跑掉啦还多呢第二节 询盘筛选一． 询盘类型及处理思路1．寻找卖家型特征：有明确的采购计划，信息全面、专业，问题详尽（如：指定面料、尺寸、颜色、包装方式、价格范围、数量等，通常会要样品） 处理思路：高度关注，及时、准确、全面、专业地答复，报价要有竞争力2．准备入市型特征：新买家/新产品/中间商，信息全面，但专业度差（如：对自己公司介绍比较多）处理思路：判断为潜在客户，耐心、专业地回答，培养其对你的信任3．无事生非型特征：群发询盘，信息既不全面也不专业，回复后通常不再有任何消息处理思路：通用格式邮件答复，表达合作意愿，请其更多介绍自己信息4．信息收集型特征：技术人员刺探市场及同行信息，十分专业，可能会购买样品，但永远不会成为客户，甚至可能成为竞争对手处理思路：把握专业的尺度，超出销售的话题礼貌拒绝5．索要样品型特征：索要免费样品，来自欠发达国家或地区或韩国，交流中会发现其对价格、质量等不关心处理思路：回复时多谈价格及质量优势，试探其有无兴趣，坚持让其付样品费和邮费，他会自动远离6．窃取情报型特征：竞争对手，刺探信息，信息全面、专业，极难辨别处理思路：积累互联网经验，多次反复交流，主观甄别二． 询盘实例：不同优先级判断1．第一优先级(产品对口、有称呼、简单介绍背景)Dear Mr Wang,We are a company located in Huston, U.S. We are now interested in your Hair Dryer. Would you pleased kingly quote us your best CFR Huston price for this product based on 1 X 20”container, and your earliest shipment date. Thanks for you kind attention.B RegardsHelen一般我们会把这些有称呼的（有很明确的针对性，这个询盘就是向我们发出的）、有自己公司简单介绍的、有具体指明想采购的产品(包含具体的规格、需求的数量、交货期等信息）这样的询盘作为第一优先级的询盘来及时专业地处理和回复。

2． 次优先级(没有称呼、无具体所指产品、要报价)I represent an industrial material supplier in the U. S. and we are interested in purchasing your products. Can you provide us with all your products and prices? Please reply us as soon as possible.大部分的询盘会是这样，没有具体的所指，没有称呼，也没有具体要采购的产品，往往在邮件中只说希望要你所有产品的报价，这通常是客户的群发邮件，但有时也可能是客户偷懒的做法优先级较前面的稍低一些对于这类询盘的回复，一般可以挑选1－2个自己比较有代表性的产品，先给客户介绍一下，既然客户都没有给你详细的信息，一般不需要报价给他，因为你也不知道他具体的需求在哪里，报价时比较难觉得到底要报什么样的价格是合适的所以还是先沟通，最后客户能够告诉你他具体的需求在哪里后，再有针对性地报价，这样也可以避免同行来刺探你的报价水平另外，我们要从这简单的几句话里找出有价值的信息，例如这个询盘的最后一句话是as soon as possible，从中我们可以看出买家是比较着急进行采购的，那么在回复的时候可以着重强调我们的供货速度。

3． 低优先级（要邀请函、招标合作）Dears Sirs,We are leading company in West Africa and we are interested in your products. We would like to have a visit to your company, please give us your invitation letter.相对来多，如果是来自西非国家的这类询盘，一般普遍质量不是很高但要区分几种不同的情况：有些买家如果之前已经联系时间比较久了，或者都有试订单下过来，那么客户要求邀请函，过来考察供应商是很正常的事情很多买家在最终把大的订单，或长期合作的目标锁定后，都要先过来考察供应商的情况但很多的非洲客户可能会在初次或刚开始联系没多久的时候就向我们要求邀请函，一般我们不要承诺给他们因为过往发生过很多这样的事情，客户拿了我们的邀请函入境后，其实并没有到我们的工厂，然后又逾期不归，非法滞留在我们国内，做一些违法乱纪的事情，这时国家有关部门就会追究向该外商发邀请信的工厂或公司的责任，需要注意第三节 询盘回复及跟进模板初次回复Dear Ms. Jane Lee,Thank you for your inquiry dated XXX and your visit our web site from which we find you are interested in our 2-0125*7-1026-Women's underwear. We are glad to send its information to you and hope that it will be helpful to you.Product No: 2-0125*7-1026-Women's underwear85% Cotton15% LycraColor: red. pink. whiteUnit price: USD.6.03/piece FOB SHANGHAIMinimum order: 5000 pieces per colorDelivery: 30 days after L/COur company is a manufacturer of lady dresses, we have annual production capacity of over XXXpcs per year,Due to our large output capacity, we have exported our products to many international markets including the UK, Southeast Asia and Lebanon.We can develop new items according to your requirement. OEM orders are welcome.We look forward to your further reply.Yours truly,Xxxxxx Xxxxxxx(签名档)二次跟进Dear Ms. Jane Lee,Good morning!For several days no news from you. Now I am writing for reminding you about our offer for item of XXX dated XXX according to your relative inquiry via A. Have you got (or checked) the prices or not? Any comments by return will be much appreciated. （可根据客户要求的产品加上自己产品的特色）It will be our big pleasure if we have opportunities to be on service of you in near future.Looking forward to your prompt response.Yours truly,。