毕业生档案转递须知.doc
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毕业生档案转递须知毕业生同窗们，你们好！ 你们即将结束大学生活，开始人生新的路程在你们忙于毕业的同步，请不要忽视记载你们成长足迹的学生人事档案为了每位同窗的档案可以精确、迅速的转递到接受单位, 请你们对下列注意事项一定予以注重，并且严格遵循执行 第一部分：档案转递环节须知一、保证在网站上填写的档案转递信息精确无误 毕业生在网站上填写档案转递信息时，应特别注意：请填写精确的档案接受单位名称及具体地址，单位名称不得使用简称请毕业生根据个人状况相应如下六种类别 1、有差遣单位的毕业生 （1）凡差遣单位有接受机要档案权限的,例如毕业生签约单位是国家机关、大型企事业单位、高等院校等，应直接填写其单位接受档案部门的名称及其具体地址 例：签约单位名称：外交部 档案转递单位名称：外交部干部司干审档案处 具体地址：北京市朝阳区朝阳门南大街2号 （2）凡差遣单位不符合机要通信投递范畴的,例如签约单位是某中学或某个企事业单位，则要填写与机要局有直投关系的上级单位的名称及具体地址 例：签约单位名称：北京市房山区石窝中学 档案转递单位（为上级主管单位）：北京市房山区教委 具体地址：北京市房山区良乡西路9号 （3）在“三资”（合资、外资、独资）或私企等报到单位不符合机要通信投递范畴，且无人事档案保管权限的单位就业的，应提供其专门指定的符合机要通信范畴并有人事档案保管权限的档案转递单位名称、具体地址： 一般单位集体在某人才交流中心开户的，在《全国一般高等学校毕业生就业合同书》上“档案转寄具体地址”栏填写某人才交流中心，档案将被转递到该中心； 例：签约单位名称：百度网络技术（北京）有限公司 档案转递单位：北京市海淀区人才服务中心 具体地址：北京市海淀区西四环北路73号 例：签约单位名称：工银瑞信基金管理有限公司 档案转递单位：中国科学院人才交流开发中心(北郊分部) 具体地址：北京市西城区三里河路52号 例：签约单位名称：微软（中国）有限公司 档案转递单位：北京外企服务集团有限责任公司 具体地址：北京市朝阳区朝阳门南大街14号 综上所述，要特别注意差遣单位和档案接受单位之间的关系，两者有也许不是一致的，因而在填写档案转递信息时，如有必要，请征询单位人事加以确认。
2、档案转回原籍的毕业生 凡回省二分的同窗，其报到单位、档案转递地址一般为生源地毕业生就业主管部门、本地人力资源和社会保障局、人才交流中心等上述地址由北京市教委协商各省市毕业生就业主管部门后提供应学校就业指引中心 3、继续读研的毕业生 （1）已经考取校外研究生的同窗，请按录取学校的规定填写转档信息，一般具体到所录取学校的院（系、所、中心）的党委或人事部门 例：读研学校名称：中国人民大学 档案转递单位：中国人民大学公共管理学院党委 具体地址：北京市海淀区中关村大街59号 此外，请将录取学校的调档函或录取告知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存 （2）已经保送或考取本校研究生的同窗，请填写录取院（系、所、中心）的名称 4、博士后入站的毕业生 博士后入站的毕业生请按接受单位规定填写转档信息 此外，请将接受单位的调档函或录取告知书交给学院，由学院统一提交档案室备份留存 例：博士后入站单位：上海交通大学 档案转递单位：上海交通大学人力资源处博士后管理办公室 具体地址：上海市闵行区东川路800号 5、申请出国的毕业生 （1）北京生源拟定出国的学生可以把档案寄存在教育部留学服务中心（离校前自己去办存档手续）、所在区县人事局毕业生就业工作部门或家庭所在地街道办事处。
（2）外省市生源拟定出国的学生也可以把档案寄存到教育部留学服务中心档案室（离校前自己去办存档手续）、生源地各省市的毕业生就业工作部门、人事劳动部门、人才交流中心等 教育部留学服务中心档案室 地 址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦六层 征询： （3）按规定，公派出国学生在其留学期间由学校保管档案 6、在职、委培的毕业生 在职、委培的毕业生，转档单位应填写原单位，如要更改转档单位，需在原单位开具批准更改证明，并把由所在院系及研究生院（或教务部）盖章备案后的证明，连同在新单位开具的调档函一并交到人事档案管理办公室 二、查询自己的档案转递状况 我校毕业生档案一般在七月中旬左右通过机要形式发出京内档案管理部门一般7个工作日内可收到，京外档案管理部门一般10个工作日内可收到 一般在毕业后办理转档手续的两个月内，应向本人档案接受单位询问档案与否寄达 我校一般通过机要局转递学生档案，应当特别注意机要局只提供一年内的有效查询期因此请毕业生高度注重，及时积极查询 三、因特殊因素需要办理暂缓转递档案的流程 毕业生因特殊因素规定档案暂缓转递的，应由个人提出申请，写明缓发事由，请本人所在院（系）负责人签字盖章，或由就业指引中心签字盖章，最后由院系统一交到档案办备份留存，才可缓发档案。
按照国家及学校的有关规定，待分生档案暂存在学校期间，只能办理与就业有关的手续，其她状况下均不能使用在校暂存的档案，涉及无法办理出国护照；录取研究生后不能直接转递档案，档案需转回家庭所在地后再转至录取学校或单位；不开具出国成绩单；不开具婚育、升学、出国（境）、保险、购房、出生、无犯罪记录、亲属关系、学历、经历、财产继承等证明如因出国、考研等的确需要开具证明材料的，须先将其档案转回生源地，再由生源所在地的有关部门开具有关证明材料 第二部分：常用问题解答 有些毕业生也许对自己档案的重要性、转递流程等方面存在某些疑惑，我们在此列举了某些常用问题并加以作答，但愿同窗们耐心理解一下 问：学生档案的重要性在哪？ 答：学生档案是人事档案的一部分人事档案具有三大职能：一是个人经历的真实记录；二是表白一种人的行政从属关系；三是为单位和个人提供有关人事服务的根据学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料其中，高中材料、高考材料、学习成绩、学位学历审批材料、各类履历表登记表以及在校体现等，是许多用人单位聘任人员的重要参照；凡正规的用人单位，都会需要毕业生的档案并指定其转递到专门的档案保管部门。
可以说，有无完整的学生档案资料直接关系到毕业生的顺利就业因此，保证学生档案的完整性和一致性，不仅是学校职能部门和院系所中心的责任，同步也需要学生本人予以高度的关注和积极的配合 问：毕业生档案能否自己携带？ 答：人事档案原则上不能由毕业生自带 问：档案转递的方式有哪些？ 答：1、按照中央组织部和国家档案局有关规定，人事档案必须以机密件由机要通信方式转递到单位； 2、凡机要通信方式无法投递的单位，或遇紧急状况，可由学校派专人送到用人单位或由用人单位人事部门派专人来取 问：何谓机要通信？ 答：机要通信是较一般邮政更为保密、安全、精确的文献转递渠道，其重要服务对象是县级以上党政军和国有企事业单位 问：为什么有的毕业生档案会被退回学校？ 答：被退回的毕业生档案中90%以上都是由于没有精确弄清“档案接受单位”和“档案转寄具体地址”的含义，因而这一点需要毕业生格外注意，填写信息时保证精确性 随着形势的发展，档案工作也发生了变化，档案转递过程较过去更为多样化，时常会浮现我们意想不到的状况因此，请各位毕业生在所在院（系、所、中心）负责就业工作的教师处留下自己长效的联系方式（本人确要变更的，可留下家人联系方式），以便浮现问题时学校可以在第一时间联系到本人或家人。
同窗们若遇到档案有关问题，欢迎随时与我们联系 征询： 学生工作部档案管理办公室地址：大活中心三层 祝愿每一位毕业生平安、健康、快乐！事业有成！ 学生工作部 4月22日。
