报表子系统应用方法 (3).doc

第四节 报表子系统应用方法会计核算的根本目的在于提供对经济决策有用的财务信息，一方面用以揭示企业整体经营目的的完成情况，促进企业积极改善经营管理，另一方面也可以为投资者和债权人以及潜在投资者和债权人确定投资政策和方针，为评价企业高级管理人员的经营决策和管理能力提供重要的参考依据同时，这些财务信息也为企业不断挖掘自身潜力、降低成本、合理运用资金、提高经济效率服务各会计核算主体提供财务信息的手段主要就是编制和提供会计报表，因此，会计报表是会计核算的最终成果在手工会计处理方式下，取得原始凭证、填制记账凭证、登记帐簿、编制会计报表时一个完整的账务处理程序在这种业务流程中，会计报表是会计信息系统的最终输出结果在会计软件中，电子表格采用嵌入式通用电子表格软件的方式，使用会计报表系统功能得到了极大的改善在各种会计软件中，基本均参考了 excel 的操作模式，应用起来十分方便会计报表系统可使用户在不需要软件设计人员的帮助下，生成会计工作中所需的各种会计报表对于报表的大小、格式都可以自由定义，而报表中的数据来源更是多种多样一一可以从帐表数据库中也可以从其他数据库中取数据例如，可以从其他报表中取数据、从计划数据库中取数据、从日常的业务资料中取数据等。

一、报表编制在手工记账的情况下，编制报表是一项非常复杂的工作在会计信息化下，编制报表就变得简单多了会计软件提供了非常丰富的报表模板，只需要利用系统提供的报表模板，对相应的参数进行设置，便可完成报表的编制工作通过报表模块来编制报表，具体软件在操作上有一些差异1） 确定报表数据来源帐套这一步是对目前进行编制的报表数据来源及操作人员权限的定义① 帐套指明所要编制的报表，其数据是来自于哪个帐套，也就是由哪个帐套的数据来加工产生目前的这张报表，可以通过浏览功能进行选择② 日期系统默认的是计算机的当前日期，报表编制中会根据这一日期进行相关会计期间的报表编制因此，在实际工作中，要根据编制报表的会计期间对这一日期进行修改例如，要编制 2011 年 1 月份的利润表，就要将日期修改为 2011-01-31③ 操作员指明是由谁来编制生成的这张报表，这里的操作只能是在前面指定的帐套中出现过的，对此类报表有操作权限的操作员④ 口令即操作员的口令，这样设置可以避免没有相关操作权限的人员通过电子表格来查看帐套中的数据2） 定义报表1. 会计报表的构成页眉表头：页眉是指报表上部的描述部分，如表名、编号、单位、日期等。

表体：标体是报表的主要组成部分，包括列标题、项目说明和数据行、列坐标均从表体开始计算附注：附注是报表的补充资料，报表的附注始终在表体于页脚之间页脚表尾：页脚是指报表底部的描述部分，如制表人、审核人等2. 定义报表报表项目：指明编制的报表所包含的经济项目行次：指明当前项目在报表中所处的行次数据来源：指明当前项目所表示的经济数据的来源3） 定义计算公式和钩稽关系公式1. 定义计算公式让报表软件来生成一张符合实际需要的报表事实上，利用电子表格制作报表格式是一件较为简单的工作，关键在于报表的数据来源，即如何让电子表格自动、快速、准确的生成报表中每个单元的数据取数公式就是从哪里把数据取来，如取出科目发生额余额的某个数据计算公式就是将有关数据进行加减乘除等运算，然后将计算获得的结果放入某单元在具体定义公式时，取数和计算往往是放在一起的公共函数则包括了数据转换函数、日期函数、文件系统函数、财务函数、系统信息函数、系统交互函数、数学函数和字符串函数等，其应用方法相似2.定义钩稽关系公式钩稽关系公式，也称为审核公式报表审核就是通过事先定义的审核公式，对相关数据进行自动核对的验证报表数据正确性的一种方法其中又分为本表内的数据审核和表间数据审核。

报表计算与报表审核的差别是，计算按照定义的报表取数和计算公式改变报表中的数据，而报表审核只是进行相关的验证，对不符合审核公式的进行提示，但不改变数据本身4） 生成报表如果电子表格生成的报表的格式与实际所要求的格式不一致，或为了让报表更便于阅读和美观，可以对报表的格式进行设置这需要通过对相关单元的属性进行调整修改，是最后打印出来的报表与实际要求相符除需要增补的内容外，应严格使用自动生成的数据，保证数据的一致性5） 调整报表对报表项目、行次、数据来源、取数公式定义修改完成后，系统将根据所指定的帐套、会计期间以及相关公式，自动计算出报表各项目的数据6） 完成报表编制进行报表的查询、打印等工作对于一些常用的报表，一般在报表软件中事先设定了模板，并定义了相关的公式因此，对于这部分报表，如果不需要修改就可直接使用，一般称为“自动制表” 即便如此，具体应用时也应该仔细检查，以防止错误发生二、报表子系统的日常应用（1） 报表计算报表的计算依赖于报表的计算公式，报表计算公式分为取数公式和计算公式当定义完数据来源公式之后，报表单元格内会自动根据公式定义，从相应的数据来源中进行数据加工并显示出来当数据源变化时，就要进行运算。

2） 报表审核通过钩稽关系公式审核，可以防止不必要的错误3） 数据保护为了防止不小心对数据进行例如修改或者数据被恶意篡改，可以再报表软件中设置对数据的保护保护一般分为三种：一是对工作簿进行保护，就是对本工作簿的全部报表进行保护；二是对工作表进行保护；三是对报表中的某一个区域进行保护4） 报表打印输出报表的打印是用于打印上报或者存档，日常查询就直接在计算机上进行5） 数据备份对定义的报表模板、公式等进行备份存档，以便需要时查验第五节 应收应付子系统应用方法一、往来业务应用的流程往来业务信息化管理的方法大致分为以下三种1） 直接将往来和客户作为往来科目的明细科目设置来进行管理适用于往来业务较少的企业2） 采用账务系统中的往来业务辅助管理模块来进行管理适用于往来业务较多并且变化频繁的企业3） 采用独立的往来业务管理系统，账务系统只进行总分类核算适用于往来单位多、变化频繁，而且还需要进行如账龄分析这一类高层次管理需要的企业不同的管理方法管理往来业务的方法不同，但其管理的流程基本一致总的说来，往来业务信息化管理的流程大致有五个步骤：往来客户管理、期初往来业务管理、日常往来业务管理、往来业务核销、往来客户和业务查询，二、往来客户管理往来客户管理就是要管理每一个往来客户的基本信息。

在系统中，往往采用往来客户表来记载往来客户的具体情况在往来客户表中，必须为每位客户设置独一无二的客户代码，客户代码就像人的身份证一样，代表着每位客户的身份，所以必须是唯一的同时还需要记录客户的名称、通讯地址、邮政编码、开户银行、联系、联系人等往来客户设置，就是使用往来客户管理功能录入往来客户的单位编码、单位名称等相关信息三、期初往来业务管理期初往来业务及启用账套前还没有撤销的业务往来，在系统中，使用期初往来业务管理登记企业发生的每一笔往来业务的信息，并不断进行往来业务的核销核销后的往来业务将消失，没有核销的将等待核销所以，对于期初的往来业务，必须在系统初始化阶段输入往来业务，以便以后开展正常的核销工作同时，还必须注意往来业务的金额与账务系统数据的关系期初往来业务设置，就是往来业务表中录入每一笔期初往来业务的往来单位、发生时间、摘要、金额信息四、日常往来业务管理企业日常运作中会频繁地发生各种往来业务，所以，系统需要进行日常往来业务的管理工作主要是往来业务表中登记各种往来业务，如发生时间、对象、业务情况、金额等在一些单一账务系统的软件中，主要通过凭证记账的方式来登记往来业务；而在独立的往来业务管理中，主要通过生产业务往来的业务单据登记往来业务。

在企业的各种业务中，产生往来业务的主要由采购业务（产生应付性质的往来业务） 、销售业务（产生应收性质的往来业务） 、其他业务（个人欠款、保险公司赔偿款等业务） 1. 采购产生往来业务企业通过采购，购买企业经营生产需要的各种原材料、商品、办公用品等，由此也产生了应付性质的往来业务系统将依据录入的采购业务原始单据，自动登记往来业务2. 销售产生往来业务企业通过销售，将企业的产品转变为资金，从而完成企业的再生产过程与采购相对应，由此也产生了应收性质的往来业务在系统中，将依据录入的销售业务的原始单据，自动登记往来业务3. 其他往来业务除采购和销售产生往来业务以外，企业在生产经营中也常常产生其他的往来业务，如保险公司赔偿、往来款项的划转等业务这些业务的处理就不能使用采购和销售模块，而必须使用单独的应收应付模块，即单独的应收应付模块就是用来处理这些采购和销售以外的往来的模块五、往来销账在企业的日常业务中，除了不断产生往来业务以外，也不断地进行往来业务的冲销工作例如，企业支付款项给采购的对方单位，销售的对方单位支付款项给企业等这些业务都是以前往来业务的反方向业务，对以前往来业务有抵减和冲销的作用在企业的往来业务管理中，往来业务的冲销也是一项非常重要的职能。

在软件中，一般使用出纳模块进行款项的应付管理，系统依据出纳系统的收付款项业务的原始单据自动进行往来业务的购销存管理六、往来查询往来业务管理中，往来信息的查询时一个重要的部分企业的各个部门、各级领导都经常需要了解各种信息如往来客户的名称、地址；或者需要查询每位往来客户还欠企业多少钱以及企业还欠每位往来客户多少钱；或者查询每笔往来业务的发生、发展、结束的情况等1. 往来客户查询往来客户查询，主要是了解与企业发生往来业务的客户的基本情况，包括客户的名称、地址、通信方式等即在往来客户设置中输入的信息2. 往来业务查询 往来业务查询，就是查询每笔往来业务的执行全过程包括该笔往来业务发生的时间、原始业务单据、金额、是否核销的金额等信息3. 往来明细查询查询每位往来客户与企业发生往来的情况，发生了哪些往来业务，期初是多少往来业务，期末还有多少往来业务等信息4. 往来余额查询查询每个往来科目下有哪些往来客户，各有多少往来金额，以及一共有多少往来金额等5. 账龄分析账龄分析法的主要依据在于坏账的发生同应收账款余额直接相关，客户欠款的时间越长，收回账款的可能性越小，发生坏账的可能性越大，与应收账款的余额相对应的坏账准备余额就应该越大。

根据应收账款账龄分析表中各帐龄断应收账款的余额，乘以相应的坏账损失估计率，以估计期末各账龄段应收账款上可能发生的坏账损失各账龄段应收账款余额是一个时点数字，与之相应的坏账损失的估计数也是一个时点数字，将这一时点数字与“坏账准备”账户的余额相比较，其差额才是当期计提的坏账准备数第六节 工资核算子系统应用方法一、工资核算子系统的内容工资核算子系统具有计算量大、计算方法固定、数据处理重复性强等特点，因此采用计算机进行处理，一方面可以大大提高系统的运算速度和运算的准确性，另一方面可以减少手工计算的工作量，减轻会计人员的工作强度具体地讲，工资核算子系统主要具有以下功能1） 根据国家和单位的工资政策设置工资种类和各类工资的项目结构一般企事业单位有多类工资体系，如职工工资有计件工资和计时工资体系等不同的工资种类有不同的工资项目结构，每种工资项目结构均有其计算公式、工资发放特征、是否进行尾数结余、银行代储等要求2） 根据职工的人员变动、考勤记录和扣款等信息，自动计算员工的工资，包括应发工资合计、工资扣款项目合计、实发工资合计等，最后生成工资结算单3） 工资数据编辑，包括对某种工资体系的工资明细的增加、删除，固定项目和变动项目的修改以及根据定义的计算公式自动计算。

4） 自动按职工的工资类别和部门进行汇总，生成工资结算汇总表，如工资部门汇总表、工资类别汇总表等对于现金发放的工资种类及项目自动进行票面分解一览表，以便到银行提取现金进行工资发放5） 自动编制工资费用分配汇总表和职工福利计提分配表等，并生成转账凭证传送给账务处理子系统和成本核算子系统此外，工资核算子系统还要能够进行各种。