二章Access简介.ppt

第二章第二章 Access简介简介2.1Access功能与特点功能与特点2.2Access数据库结构数据库结构2.3Access基本操作基本操作2.4创建创建Access数据库数据库2．．1Access功能与特点功能与特点 Access是一个关系数据库管理系统，是Microsoft Office套件中的一个产品根据软件的定位，它应该是桌面型产品，操作比较简单，但其功能却非常丰富，能够存储、检索数据，能够根据用户需要对数据进行管理和维护 Access也是典型的Windows风格的应用程序，它本身的界面是Windows风格，通过它创建的应用程序也是Windows风格2.1.1Access发展过程 从Access问世到现在，它也经历了一个不断完善的过程最初的Access1.0版发行于1992年11月，是微软的第一款基于Windows的关系数据库软件1995年，Access成为Office产品中的一个组件，伴随着Office的发展，Access也从过去的95、97版发展到今天的2003版2.1.2 Access功能与特点1.完善的关系数据库管理2.完善的帮助与向导3.所见即所得的窗体与报表4.多表格查询和关系5.具有DDE及OLE能力6.兼容各种数据类型7.提供面向对象的集成开发环境8.集成了Internet/Intranet2.2 Access数据库结构 Access数据库由对象和组两部分组成,其中对象包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块等7种。

当打开一个数据库时，各种对象图表就会在数据库窗口左侧显示 所有的Access数据库对象都保存在同一个扩展名为.mdb的数据库文件中 各个对象之间存在着一定的以来关系，其中表是数据库的核心与基础，所有的数据都存储在表中2.2.1数据表 数据表 是关于特定实体的数据集合，由字段和记录组成一个数据库中可以有多个数据表 字段就是表中的一列，字段存放不同的数据类型，具有一些相关的属性，字段的基本属性有：字段名称，数据类型，字段大小等，可设定不同的取值 记录就是数据表中的一行，记录用来收集某指定对象的所有信息2.2.2查询 查询是数据库的核心操作利用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据也可以利用查询作为窗体、报表和数据访问页的记录源查询的目的就是根据指定条件对数据表或其他查询进行检索，筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合，从而方便用户对数据库进行查看和分析 Access中的查询包括选择查询、计算查询、参数查询、交叉表查询、操作查询、SQL查询 2.2.3窗体 设计一个好的窗体就建立起友好的用户界面，会给使用者带来极大方便，使所有用户都能根据窗体中的提示完成自己的工作，而不用专门进行培训。

这是建立窗体的基本目标2.2.4报表 报表是以打印的形式表现用户数据如果想要从某些记录打印信息时就可以使用报表通常情况下，我们需要的是打印到纸张上的报表在ACCESS中，报表中的数据源主要来自基础的表、查询或SQL语句用户可以控制报表上每个对象（也称为报表控件）的大小和外观，并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出 返回2.2.5数据数据访问页 数据访问页是数据访问页是AccessAccess发布的发布的WebWeb页，用户通过数据访页，用户通过数据访问页能够查看、编辑和操作来自问页能够查看、编辑和操作来自InternetInternet或或IntranetIntranet的的数据，而这些数据是保存在数据，而这些数据是保存在AccessAccess数据库中的这种页数据库中的这种页也可能包含来自其他数据源（也可能包含来自其他数据源（如如ExcelExcel工作表）的数据工作表）的数据 数据访问页是直接与数据库连接的当用户在数据访问页是直接与数据库连接的当用户在Microsoft Internet ExplorerMicrosoft Internet Explorer中显示数据访问页时，中显示数据访问页时，实际上正在查看的是该页的副本。

对所显示数据进行的实际上正在查看的是该页的副本对所显示数据进行的任何筛选、排序和其他相关数据格式的改动，只影响该任何筛选、排序和其他相关数据格式的改动，只影响该数据访问页的副本但是，通过数据访问页对数据本身数据访问页的副本但是，通过数据访问页对数据本身的改动，例如修改值、添加或删除数据，则都会被保存的改动，例如修改值、添加或删除数据，则都会被保存在基本数据库中在基本数据库中 返回2.2.6宏 宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能，如打开某个窗体或打印某个报表宏可以使某些普通的、需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动地完成宏是重复性工作最理想的解决办法例如，可设置某个宏，在用户单击某个命令按钮时运行该宏，可以打印某个报表 宏可以是包含一个操作序列的一个宏，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组宏组是一系列相关宏的集合，将相关的宏分到不同的宏组有助于方便地对数据库进行管理 返回2.2.7模块 模块是将VBA（Visual Basic for Applications）的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合模块的主要作用是建立复杂的VBA程序以完成宏等不能完成的任务。

模块有两个基本类型：类模块和标准模块返回2.3 Access2.3 Access基本操作基本操作 2.3.1Access的启动与退出 在启动Access程序的同时会显示如图所示的对话窗口.如果还没有建立数据库可以选择“新建数据库”部分的两个单选项中的一项如果已经建立数据库，可以通过“打开已有文件”打开已经建立的数据库 需要注意在退出Access之前将打开的数据库关闭以免数据丢失或者被损坏2.3.2 Access 窗口 1.自定义工具栏　　　图中显示了两　行工具栏，Access提供了自定义工具栏的功能 在主窗口中，选择“工具”菜单中的“自定义”选项2.3.2 Access 窗口 1.自定义工具栏　　　在这个窗口中，通过3个主选项标签及复选框的选择，可以定义工具栏、命令及选项2.3.2 Access 窗口 2.窗口组成　　　窗口的组成与一般的Windows窗口非常相似，Access也有独立组件，例如，数据库窗口以及一些设计窗口等3.其他窗口 在Access中打开一个数据库时,数据库窗口就会显示在右侧Access中,其中数据库名显示在标题栏处。

数据库窗口中有3个基本部分，左边的处置栏中显示的是7个数据库对象按钮，窗口的顶部标题栏下边是8个工具栏按钮，左边的窗格显示的是一个文件或者操作列表 对象设计窗口也是Access中最常见的窗口，它可以用来设计表、查询、窗体等Access数据库对象2.3.3 打开数据库与表 第一次启动Access时，可在启动对话框中打开一个现有的数据库，也可以建立一个新的数据库如果按下“取消”按钮，则会显示如图所示的空白Access窗口　2.3.3 打开数据库与表 1.打开一个数据库(1)选择”文件”菜单中的”打开”选项;(2)在”打开”对话框中,定位到数据库文件的位置;(3)选择需要打开的文件,并单击”打开”按钮2.打开一个表(1)在数据库窗口中,如果”表”按钮未被选中，则单击选中;(2)双击右边的窗格中需要打开的表2.3.4 获得Access帮助 1.Office助手 当用户遇到问题按F1键时，Access就会显示一个助手，其默认显示的内容一般当前正在进行的操作有关2.屏幕提示 “屏幕提示(这是什么)”为用户提供与所指向的对象有关的简短解释,解释通常以文本的形式显示在矩形框中。

3.网上Office 网上Office是Microsoft提供的基于Web的免费资源通过访问Web，可以得到许多关于Office（当然也包括Access）的信息2. 4 创建Access数据库 2.4.1设计数据库 在Access中,设计数据库就是确定数据库中包括哪些表，确定主关键字以及确定表之间的联系等 例如，现在需要创建一个名为“学生档案”的数据库1.需求分析 一般需要收集管理设计的各种表格例如，在一个实际的学校中，学生档案设计学生的基本信息、学生的选课信息及学生成绩等；选课又进一步的设计教师信息及所有系的基本信息等2.设计表与字段初步考虑在“学生档案”数据库中设计以下的表：(1)基本信息:学号、姓名、性别、出生日期等；(2)成绩:学号、姓名、课程编号、成绩等；(3)课程：编号等；(4)教师:职工工号等;(5)系2. 4 创建Access数据库 2.4.1设计数据库3.确定主关键字 惟一确定一条记录例如，在反映学生基本情况的基本信息表中，学号是惟一的4.确定表之间的联系 一般通过主关键字及外部关键字建立表之间的联系2. 4 创建Access数据库 2.4.2建立数据库1.选择菜单项或者工具按钮 选择主菜单中“文件”菜单中的“新建”子选项，显示如图对话框，也可在第一次启动时，在自动显示对话框中选择新建数据库中的“数据库向导”。

2. 4 创建Access数据库 2.4.2建立数据库2.选定新建对象类型 在上图所示对话框中选择“常用”选项卡中的数据库图标，也可以在“数据库”选项卡中选择对应的数据库类型2. 4 创建Access数据库 2.4.2建立数据库3.确定存储位置与名称 在上图所示对话框中，选择保存位置，在文件名后面的文本框中输入数据库名称“学生档案”，单击“创建”按钮即生成新建的数据库。