物业公司档案资料的建立管理工作规程.docx

物业公司档案资料的建立管理工作规程1. 目的规范并指导管理处档案资料的建立、管理2. 适用范围适用于管理处物业档案资料和业主/住户资料的建立与管理3. 职责3.1 客服主管负责管理处各类档案资料的统一管理3.2 物业管理员负责业主/住户资料和物业管理档案资料及其他资料档案的建立与管理4. 工作内容4.1 档案的接收物业接管后，负责接收各类物业原始档案资料与建立，收集并完善各类物业管理档案，包括以下内容①小区平面图②业主资料③租户信息④各类物业管理常用档案资料4.2 登记建档（1）对档案进行分类并按类别编制“档案文件清单”2）每个月对资料进行1次整理归档4.3 档案资料的使用（ 1）档案仅供管理处员工因工作需要时查阅或借出使用，非工作原因或非管理处员工未经管理处经理批准不得查阅或借出档案 2）业主/住户资料、员工个人资料及其他有保密要求的文件和资料的管理要求如下①无关人员不可查阅②不可复印或带离档案室③不可传播其内容 3）档案借出时应进行登记，并填写“文件借阅登记表”，由借阅人签字①借阅时间不得超过3天，超过3天的须经管理处经理在“文件借阅登记表”上签字批准方可借阅②存档案的磁盘、光盘和涉及业主/住户及员工个人的档案资料一律不得借出。

4.4 档案资料的变更资料档案变更时应变更“档案文件清单”4.5 档案资料的保存（ 1）档案资料须分类放置，收集在档案盒里，再整齐摆放在档案柜中，并填写“存档文件目录表” 2）档案室应保持：环境清洁；档案架、档案柜、档案箱、档案盒等的完好；适当的温度和湿度；配备干燥器、灭火器 3）资料的保管措施应能达到：防止档案损毁、散失；确保档案内容、信息的完整与防止安全；泄密等目的 4）档案资料的保管期限见相关文件管理规定4.6 档案的销毁（ 1）超过保存期或经鉴定确认无保存价值的档案资料，由物业管理员填写“过期文件处理登记表”报客服主管审核，经管理处经理批准后予以销毁 2）销毁档案时，应有两人以上在场，监销人应复核销毁内容。