《会计电算化教程》第三章课件.pptx

第一节第二节总账管理系统第三章 总账管理系统概述总账管理系统初始化设置第三节总账管理系统日常业务处理第四节总账管理系统期末处理总账管理系统概述第一节 总账管理系统功能概述总账管理系统与其他管理系统的关系总账管理系统操作流程一总账管理系统功能概述总账初始化凭证管理账簿管理出纳管理期末处理总账管理系统的主要功能 总账初始化即是在启用总账管理系统进行账务处理之前，用户根据企业自身的行业特性和管理需求，对系统进行相关设置的过程总账初始化主要包括选项设置、期出余额录入等1总账初始化 凭证管理是总账管理系统的核心功能凭证管理主要包括了填制凭证、出纳及主管签字、审核凭证等功能现金收付、银行结算及有关账务的核算与管理都是出纳的重要工作内容3出纳管理2凭证管理 账簿管理功能可以对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，用户可依据设置的查询条件，实现总账、明细账、日记账、辅助账及各种汇总表的查询和打印期末处理功能包括转账定义、转账生成、对账和结转等4账簿管理5期末处理二总账管理系统与其他管理系统的关系 总账系统是会计电算化信息系统的控制中心和传输中心，它与其他子系统之间相互联系，协同进行会计业务的处理过程。

凭证凭证凭证凭证凭证凭证总账存货核算成本管理应收款管理固定资产管理工资管理应付款管理UFO报表财务分析决策支持 总账管理系统与其他管理系统的关系如下图所示：三总账管理系统操作流程 总账管理系统业务处理通常分为三个阶段：系统初始化、日常业务处理及期末处理总账管理系统操作流程具体操作流程如右图所示：系统初始化日常业务处理系统初始化账簿管理出纳管理设置系统选项基础设置期初余额录入填制凭证审核凭证记账结账对账与试算自动转账总账管理系统初始化设置第二节 选项设置期初余额一选项设置“选项”对话框如右图所示：选项设置可在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】【总账】【设置】【选项】菜单，打开“选项”对话框选项设置凭证账簿会计日历其他1“凭证”选项卡 “凭证”选项卡主要有制单控制和凭证控制两个选项，如右图所示：“选项”对话框2“账簿”选项卡“账簿”选项卡如右图所示：“账簿”选项3“会计日历”选项卡【会计日历】选项卡如右图所示：“会计日历”选项 “会计日历”选项卡可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期提示：总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前以下情况不能修改总账启用日期：已录入汇率后；总账中已录入期初余额(包括辅助期初)；总账中已制单的月份；其他系统中已制单的月份；第二年进入系统。

4“其他”选项卡“其他”选项卡如右图所示：“其他”选项二期初余额1期初余额录入 在开始使用总账系统时，需要将经过整理的期初余额录入到总账系统中则可直接录入各账户的年初余额则应先将各账户启用时的余额和年初到启用时的借贷方累计发生额计算清楚，录入总账系统，系统将自动计算年初余额那么应录入辅助项目的期初余额录入期初余额的具体步骤如下：（1）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】【总账】【设置】【期初余额】菜单，打开“期初余额录入”窗口2）在末级科目“期初余额”栏直接输入期初数据，上级科目的余额由系统自动汇总计算，如左图所示期初余额录入提示：底色为白色的为末级科目，可直接录入余额；底色为灰色的为非末级科目，不可直接录入，其余额由系统根据末级科目数据汇总计算而得如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额，但必须先录入本币余额，再录入外币余额若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额3）设置了辅助核算科目的底色为黄色，双击需要输入数据的辅助核算科目“期初余额”栏，打开相应的辅助账窗口，按明细输入每笔业务的金额，如右图所示4）输入完成后，单击【退出】按钮，辅助账余额自动带回总账辅助核算科目期初余额录入2进行试算平衡 期初余额录入完毕后，应进行试算平衡，其操作如下：试算结果平衡 （1）在“期初余额录入”窗口中单击【试算】按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。

2）如果试算结果平衡，如左图所示，单击【确认】按钮3）如果试算结果不平衡，需对期初余额进行检查修改，并重新进行试算提示：如果期初试算结果不平衡，不能进行记账，但可以填制凭证、审核凭证凭证一经记账，则不能再输入或修改期初余额，也不能执行“结转上年余额功能”总账管理系统日常业务处理第三节 凭证管理账簿管理出纳管理一凭证管理凭证管理功能审核凭证记账 记账凭证是总账系统数据的唯一来源，是会计电算化信息系统的基础数据，也是登记账簿的依据，因此凭证管理是总账管理系统日常业务处理中最基本、最核心的内容填制凭证1填制凭证填制凭证的方式通常有以下两种：一是根据审核无误的原始凭证，直接在系统中填制记账凭证一是先由人工填制好记账凭证，再集中输入系统填制凭证的基本内容具体操作步骤如下：（1）在企业门户“业务”页签中选择【财务会计】【总账】【凭证】【填制凭证】菜单，打开“填制凭证”对话框2）单击【增加】按钮，系统自动增加一张空白凭证3）在凭证左上角单击参照按钮，选择凭证类型，输入制单日期和附单据数填制凭证填制凭证 （4）在摘要栏单击鼠标，输入摘要内容；在“科目名称”栏单击鼠标，然后单击出现的参照按钮“”，选择科目名称；在借方金额栏输入实际金额，按“回车”键，转入下一行。

5）系统自动将上一行摘要复制到下一行，输入贷方科目和贷方金额，如左图所示6）单击【保存】按钮，系统提示“凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮提示：填制凭证时输入的科目必须为末级科目凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改在“摘要”栏或“科目名称”栏中单击鼠标，将会在该栏右下角出现一个参照按钮，单击该参照按钮，可选择摘要或科目单击【增加】按钮，在增加一张新凭证的同时，保存上一张凭证如果制单人员需要使用“常用摘要”功能，应先由系统管理员在系统管理中为其增加“公共目录设置”“其他”“常用摘要”功能权限，否则操作员将无权使用常用摘要填制凭证的辅助核算数据 银行核算 如果填制的是银行类科目，则需输入结算方式、票号及发生日期例】：3月30日，马俊佳用现金支票（票号为XJ066）从工行账户提取现金15000元，作为备用资金借：现金 15000 贷：银行存款/工行存款/人民币 15000制作该凭证的具体步骤如下：（1）在“填制凭证”窗口单击【增加】按钮，增加一张空白凭证，输入摘要、科目、借方金额2）在输入贷方科目后，系统自动弹出“辅助项”对话框3）选择结算方式，输入票号及发生日期，如右图所示单击【确认】按钮。

银行核算 （4）输入贷方金额后，单击【保存】按钮若此张支票尚未登记，系统提示“此支票尚未登记，是否登记？”5）如需要登记，单击【是】按钮，打开“登记票号”对话框，在此输入领用日期、领用部门、姓名、限额及用途，如左图所示6）单击【确定】按钮，系统提示“凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮票号登记 填制凭证的辅助核算数据 外币核算 在填制凭证时，如果有设置了外币核算的科目，则需输入外币金额和汇率输入外币金额及汇率后，系统将按“外币金额汇率”自动显示金额例】：3月30日，收到外商投资10000美元，采用固定汇率，月初汇率为1：6.99转账支票号：ZZ001）借：银行存款/工行存款/美元 10000 贷：实收资本（或股本）69900制作该凭证的具体步骤如下：（1）单击【增加】按钮，增加一张空白凭证，输入摘要及外币科目，系统自动显示外币汇率2）在“外币”栏输入外币金额，“借方金额”栏自动显示系统计算后的本币金额，如右图所示3）输入完全部内容后，单击【保存】按钮，保存凭证外币核算 填制凭证的辅助核算数据 数量核算 在填制凭证时，如果有设置了数量核算的科目，则需输入数量和单价，系统将按“数量单价”自动显示金额，其操作步骤如下：（1）填制凭证过程中，输入数量科目后，系统自动显示“辅助项”对话框。

2）输入数量及单价，如右图所示，单击【确认】按钮3）输入凭证其他内容后，单击【保存】按钮数量核算 填制凭证的辅助核算数据 部门核算 在填制凭证时，如果有设置了部门核算的科目，则需输入发生业务的部门，如右图所示部门核算 填制凭证的辅助核算数据 个人往来核算 在填制凭证时，如果有设置了个人往来核算的科目，则需输入部门、个人、发生日期等信息，如右图所示个人往来核算 填制凭证的辅助核算数据 客户往来核算 在填制凭证时，如果有设置了客户往来核算的科目，则需输入往来客户及该笔业务的业务员等信息，如右图所示客户往来核算 填制凭证的辅助核算数据 供应商往来核算 在填制凭证时，如果有设置了供应商往来核算的科目，则需输入供应商名称、业务员等信息，如右图所示供应商往来核算 填制凭证的辅助核算数据 项目核算 在填制凭证时，如果有设置了项目核算的科目，则需输入该笔业务所属的项目名称，如右图所示项目核算 凭证的修改、作废和恢复 修改凭证在会计电算化信息系统中，凭证的修改有以下两种方式，即有痕迹修改和无痕迹修改无痕迹修改是指系统内不留下任何修改的线索和痕迹有两种情况下的错误凭证可进行无痕迹修改：一是尚未审核或签字的凭证，可以直接进行修改。

一是经过审核或签字的凭证，在取消审核或签字后可进行凭证修改无痕迹修改操作步骤如下：（1）打开“填制凭证”对话框，通过单击【首张】、【上张】、【下张】或【末张】按钮，找到需要修改的凭证2）要修改凭证的基本内容，可将光标放在需要修改处直接进行修改3）如果需要修改辅助项内容，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变为“”时双击，弹出“辅助项”对话框，在此可对辅助信息进行修改4）修改完毕，单击【保存】按钮，保存修改信息提示：如果在“选项”设置中选择了“制单时序控制”，在修改制单日期时不能早于上一张凭证的制单日期，且月份不能修改如果在“选项”设置中未选择“允许修改、作废他人填制的凭证”，则不能修改或作废他人填制的凭证如果某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改有痕迹修改是指修改凭证时留下修改痕迹，以便为审计工作提供线索对于已经记账的错误凭证，通常进行有痕迹修改在会计电算化信息系统中通过“红字冲销”法进行有痕迹修改的操作步骤如下：（1）在“填制凭证”窗口选择【制单】【冲销凭证】菜单，打开“冲销凭证”对话框。

2）输入需要冲销的已记账凭证的月份、凭证类别及凭证号，如左图所示3）单击【确定】按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证冲销凭证提示：红字冲销只能针对已记账的凭证进行进行红字冲销法的凭证，应进行正常保存和管理凭证的修改、作废和恢复 作废恢复凭证 对于尚未签字及审核的凭证，可以直接进行作废处理系统也可以对作废的凭证进行恢复1）在“填制凭证”窗口，找到要作废的凭证2）选择【制单】【作废恢复】菜单，该凭证的左上方显示红色“”标志，即表示该凭证已作废3）如需恢复已作废凭证，再次选择【制单】【作废恢复】菜单，即取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证具体步骤如下：提示：已作废的凭证不可以修改、审核已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结转，但不对已作废凭证进行数据处理，只视其为一张空凭证账簿查询时，查不到已作废凭证的数据系统仍保留已作废凭证的内容及编号，只在凭证上显示“作废”标志外部凭证不能在总账系统中进行作废处理凭证的修改、作废和恢复 整理凭证 如果不需要再保留已作废的凭证，可以通过整理凭证功能将已作废的凭证彻底删除1）在“填制凭证”对话框中选择【制单】【整理凭证】菜单，打开“请选择凭证期间”对话框2）选择要整理凭证的月份，单击【确定】按钮，打开“作废凭证表”对话框，如左图所示。

3）选择要彻底删除的作废凭证，单击【确定】按钮，系统提示“是否还需整理凭证断号”，单击【是】按钮，系统即将这些凭证从数据库中删除，并对剩。