XX公司费用报销制度优化设计（车旅费）.docx

一、 D公司简介 1二、 D公司车旅费报销流程管理现状 1（一） 车旅费报销制度 1（二） 车旅费报销规定 错误!未定义书签三） 车旅费报销流程 3三、 D公司财务报销现状及流程管理中存在的问题 4（一） 管理层缺乏对财务报销流程的管理控制意识 4（二） 报销流程复杂 4（三） 审批监管不利 5（四） 超标准报销 5四、 D公司车旅费优化设计方案措施 6（一） 引入财务报销流程优化工具 6（二） 强化D公司的预算管理 7（三） 其它改进措施 7参考文献 9参考文献[1] 冯虹，张玉玺.山西省医保异地就医直接结算研究[J].经济问题,2019(01):116-122.[2] 刘彤晖.新型农村合作医疗制度发展浅析——以河南省栾川县为例[J].经济研究导刊,2019(01):22-23+43.[3] 刘家利.财务信息化在费用报销中的运用[J].财会学习,2019(02):39-40.[4] 黄薇.保险政策与中国式减贫:经验、困局与路径优化[J].管理世界,2019,35(01):135-150.[5] 冯静.科学事业单位差旅费报销存在问题及建议[J].财经界,2019(01):120-121.[6] 武惠凋波，田沛茹,辛芳冉候海春涨陆军，时景璞.辽宁省彰武县新农合心脑血管疾病住院费用支出及影响因素[J].医学与社会,2019,32(02):47-51.[7] 郭梦娇.SY集团费用报销管理存在的问题及改进措施初探[J].知识经济,2019(04):114-115.[8] 王若凡 企业筹建期财务风险控制[J].企业管理,2019(02):103.104.[9] 卢娟.论企业费用申请报销流程的优化[J].中国乡镇企业会计,2019(02):159-160.[10] 王阳,邱培媛，田帆浏除张强.四川省富顺县农村家庭灾难性卫生支出现状及其影响因素[J].中国公共卫生,2019,35(02): 152-156.[11] 谭敏,陈迎春，张研，高红霞,杨佳.基于Agent建模仿真医保政策调整对北京市高血压住院患者就医选择和医保基金流向的影响[J].中国卫生经济,2019,38(02):17-20.—、D公司简介本文选取的案例是一家位于厦门市的工业制造企业，简称D公司。

本公司成立于2015年，是一家专业从事全球旧办公设备采购、再制造及国内外产品销售的有限责任公司龙头企业之一在中国的回收和再制造复印机行业，公司建立了长期、稳定的合作关系,许多著名的供应商和经销商在美国，日本，韩国和美国经过十多年的发展，并己稳定的国内外客户资源某品牌再制造高速印刷复印机年销量突破10000台，市场占有率超过60%在全国新老复印机品牌中排名第一,在国内复印机行业中享有很高的知名度和美誉度二、D公司车旅费报销流程管理现状（一）车旅费报销制度D公司费用报销制度由《总则》、《费用报销》、《特殊费用报销》、《支付申请单》、《费用审批责任权限》、《补充规定》六章组成具体规定了报销过程中各个环节的具体规则主要包括费用报销材料的发放、费用报销的时间、原始发票的要求、固定员工补贴、车旅费、商务交通费等内容，如表1所示表1D公司部分公司费用科目核算内容科目名称Mi rrj -yz.费用美型费用项目核算内容说明核算项目备注说明福利费固定费用公司为员工所做的福利性质费用部门、研发项目工作餐固定费员工食堂的费用部门、研发按部门人数分摊或费用项目按照实际统计金额确认津贴补固定费固定补贴：如交通补贴、通部门、研发贴用讯补贴项目活动经固定费公司为员工所做的福利性部门、研发按部门人数分摊或费用质费用，如活动费。

项目按部门发生额确认办公费固定费包括办公用文具、印刷品、部门、研发按部门人数分摊或用不够低值易耗品标准的办公用品等，以及书报费、杂志费、信件、资料复印复印等；电脑运作所需使用的耗材；办公室维修费；绿花费：保洁费；茶水费等项目计入申请部门通讯费固定费用公司费、通讯费、网络费等部门、研发项目市内交变动费员工因公发生的市内交通部门、研发通费用费项目车旅费变动费用因公外出发生的个人费用，包括：交通费、误餐补助、住宿费、行李费以及其他杂项费用部门、研发项目交际应 变动费 公司用于接待外单位人员 部门、研发酬费 用 的费用，如：餐饮、香烟、 项目水、食品、礼品、正常的娱乐活动等产生的费用会务费变动费公司组织会议发生的费用、部门、研发用参加外部组织的参会费用，项目包含报名费、住宿费、交通费等（二）车旅费报销流程D.公司报销流程要求员工出差需经上级批准控制要点是，员工不能出差，除非他们的上级以“同意‘‘等方式回复邮件出差结束后，员工应根据实际可报销内容在事实系统中填写相应的表格，保存并提交审核链接,如果员工有预付款,则系统需要核销相应提前应用程序，选择原始申请表,系统将自动把相关信息的原始申请表并提交审计应该基于预先应用程序继续填写，工人不能修改表单后提交审批，审批人越高会改变形式回到编辑操作。

同时，系统会自动生成行程号，以备将来报销时参考费用承担部门经理应及时检查费用的合理性，并根据预算予以批准如金额超过5万元，应移交总经理审核经批准后，由部门经理在打印好的报销单上签字，交出纳审核不符合规定的，应当说明理由，并将申请退还申请人经业务主管或经理批准后，由财务经理市核费用是否合理经财务经理批准后，在报销单上签字后，将系统工作流程发放给出纳不符合规定的，退还原申请人，并说明理由出纳签收报销单及原始单据申请人或代理人在提交报销单时，应同时将相关原始凭证（发票、收据等）及上级主管的批准邮件发送出纳审核缶要注意的是，电子表格上的内容必须与原始凭证上的信息一•致，否则审核将不被批准出纳应按照公司报销规定，检查电子表格中所列单据的真实性、有效性和费用项目的准确性发现不符合规定的报销项目，出纳应通知申请人或代理人修改，并退回报销单报销通过后，出纳根据不同的付款方式和公司的付款计划安排付款系统根据报销信息，按照不同的付款方式出具付款清单，出纳根据公司的付款计划安排批量付款值得注意的是，具体的支付行为是在系统外部进行的，系统只记录支付方式和相关的支付信息最后一个环节是付款结算如果付款方式是现金或支票，系统会在流程审核完成后自动通知经办人领取。

出纳向银行转账时，应手工记录付款方式，并于下月与工资一起支付出纳付款系统中输入付款的时间，与此同时，申请人或代理人也可以查询相关支付信息系统中,在过程的结束，“完成”状态的电子文档（包括之前没有付款的项目）,和费用活动参与一系列的信息保存到数据库,永久和查询三、D公司财务报销现状及流程管理中存在的问题（一） 管理层缺乏对财务报销流程的管理控制意识管理者更注重其他能给企业带来实质性利益的业务活动，如商务谈判、采购、销售、并购等，而不太愿意关注如何管理费用报销及其流程例如，企业人员的出差信息:年度出差人次、出差地点分布、车旅费总额、各部门出差频次等，没有得到管理层足够的重视而这些由工商行政管理部门或财务部门控制的成本，在信息不对称的情况下，大有造假的可能行政人员可以通过回扣等手段与外部供应商串通一气，而财务人员由于缺乏积极性而对管理视而不见，共同损害了企业的利益二） 报销流程复杂支付完成，即完成报销，后分析数据使用不足费用发生后，员工在网上提交报销申请时，需要手工填写纸质文件如果报销人员没有经过系统的培训，很容易在填写单据时出错，降低了工作效率，增加了财务人员的工作量在报销过程中，申请同时和离线转移。

一旦网上申请被转过来，但是领导因出差不能在纸质报销单上签字批准，报销流程就会中断另外，在支付操作完成后，财务人员认为整个报销活动已经完成，忽略了报销活动产生的一系列数据他们没有充分利用历史信息来预测和计划未来的费用活动，这是D公司财务报销流程管理的一大损失三） 审批监管不利部门经理虽然有部门的预算信息，但是无法在系统中及时显示在审批过程中，部门经理在EXCEL中查看预算时，不能对预算进行审核和批准因此，部门经理往往不知道已经批准了多少报销，剩余可用预算的金额受到模糊的审批依据，导致监督不足其次，报销需要多名主管和领导签字批准，但不能以浏览器作为用户界面进行财务报销出差的领导不能签字，报销流程被迫中断，导致报销时间延迟，资金支付自然滞后这给财务人员的工作带来了极大的不便此外,D公司虽然是外资企业，但大部分员工都是中国人，所以可能会有“人签”在管理中，过多的人情味必然会影响管理的有效实施四） 超标准报销首先，若报销凭证失真，财务人员可能无法审核出来例如，员工可能自己购买发票并报销，面对发票真实但用途不实的情况，财务人员很难辨别真假如此则易造成监督环节失效，从而使公司的内控管理陷入艰难境地表2D公司财务费用报销标准职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用补贴一般员工火车硬卧180元/天80元/天50元/天部门负责人火车硬卧240元/天120元/天60元/天总经理助理飞机300元/天160元/天70元/天总经理及以上飞机360元/天200元/天80元/天其次，在一些地区使用固定发票可能会导致员工的实际消费金额可能低于固定发票的总额，从而造成虚假的报表。

公司支付员工的私人消费，导致公司的日常运营成本增加另外，规定下个月的单据不能报销，但是财务经理只要在单据旁边签字就可以通过审核根据精细管理理论的底线原则，公司明确规定单据在报销日期后两个月以内不能报销，即使是经理、总裁等高级管理人员也不能例外作为制度的制定者，违反制度不能使公司的员工上下波动，从而实现有效的管理综上所述，D公司目前财务报销过程中存在的问题可以分为三类:审计员的报销与主观执行错误、财务报销制度设置的缺陷以及信息系统的不足这些问题的存在会降低员工在报销方面的工作效率，不利于财务内部控制的有效实施因此D公司有必要针对这些问题采取相应的措施来优化报销流程四、D公司车旅费优化设计方案措施（一）引入财务报销流程优化工具1. 公务卡，是根据财政部关于印发《中央预算内单位名片管理暂行办法》（国库（2007）第0号通知63）中央预算单位有关规定的工作人员必须持有和使用，主要用于公务费用和财务费用的FI常业务和个人消费信用卡，注意两样以上事项和补充卡名片消费的资金范围主要包括车旅费、会务费、招待费和零星购置费公务卡具有普通银行卡所具有的授信和消费的共同属性，同时又具有独特的理财和理财属性可以结合理财和理财的相关要求，结合银行卡的独特优势。

它们是一种新型的财务管理工具和手段一是按照现行的审批程序和程序申请报销，即D有限公司卡报销不改变公司现行的审批程序和报销程序第二，及时处理报销事宜员工使用D有限公司卡所发生的一切公务费用，必须在透支免息期（20-56天）后20-。