林业大学公文管理补充规定.doc

林业大学公文管理补充规定为了进一步规范学校公文管理， 理顺公文管理体系， 提高公文处理的质量和效率，参照相关管理规范，结合我校实际情况，现就规范公文管理规定如下：一、关于发文机关代字对校内各单位发文机关代字进行统一调整，自2008年1月1 日起启用新的发文机关代字1. 由党政办公室管理的校级发文机关代字共 9 类，其中“北林党发”、“北林党字”、“北林党会”和“北林党函” 4 类代字，是以中共北京林业大学委员会名义向校内外发送的文件； “北林校发”、“北林校字”、“北林校会”和“北林校函” 4 类代字，是以北京林业大学名义向校内外发送的文件； “北林党政办发”代字，是以北京林业大学党政办公室名义代表学校向校内外发送的文件2. 各职能部门原则上执行每个单位两套代字，行政部门为“北林×发”和“北林×办发” ，党务部门为“北林党×发”和“北林党×办发” 1）“北林×发”和“北林党×发”为校级发文，由主办的职能部门管理并编制序号，代表学校发布学校某一方面工作文件，或向校外对口单位报送有关工作文件 此类文件需经主管校领导审核签发2）“北林×办发”和“北林党×办发”为部门文件，由各职能部门管理并编制序号， 向校内发布该部门管理权限内的日常工作管理等文件， 向学校上报呈批件， 向其他职能部门报送相关文件等。

此类文件由职能部门领导审核签发， 视文件内容也可报主管校领导签发3. 各学院发文机关代字为“××发”和“××党发” ，使用学校统一的学院简称， 主要面向学院内部发布教学、 行政、科研、党团工作文件， 向学校上报呈批件， 向学校职能部门和其他学院报送相关文件等此类文件由学院书记或院长审核签发4. 个别职能部门和学院由于上级要求和工作需要，经报党政办公室研究同意，可以增减代字或调整代字使用范围二、关于文件版头对学校现有的文件版头进行增补和删减，新的文件版头自2008 年 1 月 1 日起启用1. 根据校级文件制发情况，调整现有校级文件版头取消“北京林业大学（） ”版头，增设“北京林业大学党政办公室文件”版头调整后的校级文件版头共有 8 种，分别为 “中共北京林业大学委员会文件” 、“北京林业大学文件” 、“中共北京林业大学委员会”、“北京林业大学” 、“北京林业大学函件” 、“北京林业大学会议纪要”、“中共北京林业大学纪律检查委员会文件” 、“北京林业大学党政办公室文件”版头，适用于以下类别文件：（1）中共北京林业大学委员会文件：以学校党委名义向校内印发或向上级上报的文件，适用于“北林党发” 、“北林党字”和“北林党×发”代字；（2）北京林业大学文件：以学校名义向校内印发或向上级上报的文件，适用于“北林校发” 、“北林校字”、“北林×发”代字；（3）中共北京林业大学委员会：学校党委便函和以党委职能部门名义向校内印发的日常工作文件， 适用于无字号党委便函和“北林党×办发”代字；（4）北京林业大学：学校行政便函和以各职能部门名义向校内印发的日常工作文件， 适用于无字号行政便函和 “北林×办发”代字；（5）北京林业大学函件：以学校党委或行政名义向校外平级单位或无隶属关系单位印发的函件， 适用于“北林校函” 和“北林党函”代字；（6）北京林业大学会议纪要：以学校党委或行政名义印发的校级会议纪要，适用于“北林校会”和“北林党会”代字；（7）中共北京林业大学纪律检查委员会文件：以纪委、纪委办公室、监察处名义向校内印发或向校外相关单位报送的文件，适用于“北林纪委发”和“北林纪监发”代字；（8）北京林业大学党政办公室文件：以党政办公室名义向校内印发或向校外单位报送的文件，适用于“北林党政办发”代字。

2. 各学院向学院内部印发文件， 可以印制本学院文件版头文件版头必须使用学院全称或者规范化简称， 按照学校规定格式印制三、关于拟文稿纸结合办公自动化系统的推行， 取消现有的北京林业大学内行文稿纸和北京林业大学发文稿纸， 合并为新的北京林业大学拟文稿纸，所有发文和呈批件都使用该种稿纸四、关于文件制发程序1. 拟制发文和呈批件都必须认真填写拟文稿纸相关要素，由文件管理员填写公文字号， 再报本单位一把手审核、 签发或上报2. 切实加强公文审核各类文件执行二级审核制度第一审核人是本单位文件管理员，负责公文格式和行文规则的审核，审核重点是： 是否确需行文， 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定要求， 第二审核人为单位负责人，重点审核文件内容是否准确合理， 文字是否通畅 各职能部门和学院负责人作为本单位拟制文件的第一负责人， 要严格审定本单位制定和上报的文件内容， 提高文件质量 上报文件要使用规范的文件签批方式3. 严格公文流转程序 各单位上报学校的 “请示”、“意见”、“报告”等呈批件和职能部门主办的校级发文等文件需经党政办公室流转，呈报校领导审批除校领导直接交办的事项外，不得以单位名义向校领导直接报送文件。

4. 凡是规章制度都必须报党政办公室，由党政办公室提交校党委常委会、书记办公会或校长办公会讨论通过后，以“北林校发”或“北林党发”版头文件印发五、大力精简文件，提高办文办事效率1. 公文处理应当坚持实事求是、高效的原则，做到及时、准确、安全党政办公室和各单位要及时处理、流转文件党政办公室要加强会签文件和交办文件的督查督办， 努力提高文件管理效率2. 各级行文应当确有必要，注重效用，可发可不发的文件坚决不发 充分利用现代办公手段， 能通过信息渠道和网络传递解决的，尽量不发纸质文件；对开会已部署的工作，不再以文件形式重申； 凡属例行工作通知等日常事务， 部门发文或几个部门联合发文能够解决的，不得以学校名义发文3. 充分发挥文件管理员的作用各单位要严格按照《北京林业大学公文管理规定》 和本补充规定的要求规范文件管理， 指定专人做好文件管理工作 各单位文件管理员负责本单位文件字号管理，并切实行使好审核公文格式和行文规则的职责。