应用文写作（公文格式）课件.ppt

应用文写作应用文写作 主讲：文法学院 冯红第四讲 公文格式v一、什么是公文的体式v二、公文的构成要素及一般格式v三、公文的特定格式v四、公文的排版形式与装订要求一、什么是公文的体式v公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排v公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便二、公文的构成要素及书面格式v公文格式，简言之就是公文的表现形式，指公文的数据构成与对各数据项目的编排v它是人类在漫长的社会历史发展过程中，通过实践，从语言到文字，不断的总结完善，提高发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式v一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，如发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期等，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分这些构成项目和组成部分不是随意确定的，是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的，任何机关单位在拟制公文时都应当按照这些规定执行公文的结构文文头头主主体体文文尾尾版头版头眉首眉首主主体体版版记记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码版头版头-头头主体主体-身身版记版记-脚脚（一）版头部分（一）版头部分v版头，也叫文头。

占文件首页三分之一的篇幅，版头，也叫文头占文件首页三分之一的篇幅，按文面结构的实际顺序，这部分包括：按文面结构的实际顺序，这部分包括：v1.1.公文分数和编号公文分数和编号v2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限v3.3.紧急程度紧急程度v4.4.发文机关标志发文机关标志v5.5.发文字号发文字号v5.5.签发人签发人v在文头和文腰之间，用粗横线隔开文头一般套在文头和文腰之间，用粗横线隔开文头一般套红印制，如果是党内文件，则要在横线正中印一红印制，如果是党内文件，则要在横线正中印一颗红五角星，以示区别于行政公文颗红五角星，以示区别于行政公文宽：宽：210210毫米毫米高：高：297297毫米毫米尺寸：尺寸：210210毫米毫米297297毫米毫米A4A4型纸张型纸张天头：天头：3737毫米毫米1 1毫米毫米订口：订口：2828毫米毫米1 1毫米毫米版心尺寸：版心尺寸：156156毫米毫米225225毫米毫米（不含页码）（不含页码）右白边：右白边：2626毫米毫米1 1毫米毫米下白边：下白边：3535毫米毫米1 1毫米毫米党政机关公文基本格式发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm基本格式发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线红色分隔线下2行是正文标题绥化市人民政府文件2011号发文机关标志下边缘发文字号的距离是：2行字。

签发人：一字线距版心下边缘 7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空 1字，双页左空 1字上白边：上白边：37371mm1mm下白边：下白边：351mm订口：订口：281mm切口：261mm 1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 份号：一份文件在该文份号：一份文件在该文总印数中的顺序编号总印数中的顺序编号一般用一般用6位阿拉伯数字，位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角顶格编排在版心左上角第一行绝密机密公文第一行绝密机密公文需要标注份号需要标注份号1.公文份数序号 1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用3 3号号黑体字，顶格标识在版心黑体字，顶格标识在版心右上角第右上角第2 2行，两字之间空行，两字之间空l l字；秘密等级和保密期限字；秘密等级和保密期限之间用之间用“”隔开密级分三类：绝密、密级分三类：绝密、机密、秘密机密、秘密机机 密密5年年3.紧急程度v公文送达和办理的时限要求根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

v紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急，要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内)；电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)1 000001绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发200627号 3.紧急程度紧急程度机密机密5年年急急 件件 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左 上角；如需同时标 注份号、密级和保 密期限、紧急程度，按照份号、密级和 保密期限、紧急程 度的顺序自上而下 分行排列1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200627号 4.发文机关标志发文机关标志下一要素下一要素由发文机关全称或规范由发文机关全称或规范化简称后加化简称后加“文件文件”组组成；对一些特定的公文成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称可只标识发文机关全称或规范化简称或规范化简称发文机关标识推荐使用发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标小标宋体字，用红色标识字号由发文机关以识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，醒目美观为原则酌定，上边缘至版心上边缘为上边缘至版心上边缘为35mm 。

1 阿城市建设局阿城市建设局阿城市卫生局阿城市卫生局 阿市建发2006188号 发文机关标志发文机关标志联合行文格式联合行文格式下一要素下一要素文件文件联合行文时应使主办机关名联合行文时应使主办机关名称在前，称在前，“文件文件”二字置于二字置于发文机关名称右侧，上下居发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示多，必须保证公文首页显示正文1 哈尔滨市人民政府哈尔滨市人民政府办公室文件办公室文件 哈市政办发200627号 5.发文字号发文字号下一要素下一要素发文字号由发文机关代字、年份发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文机关标识下空和序号组成发文机关标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体字，居中排布号仿宋体字，居中排布 第一个层次是发文机关代字，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字件的部门的代字年份要用全称，不应简化，年份年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号应用六角括号“”括起括起 序号不编虚位，不加序号不编虚位，不加“第第”字字 1 000001秘秘 密密一年一年特特 急急绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件 绥市政办发200628号 签发人：高云燕高云燕 6.签发人签发人上报的公文需标识签上报的公文需标识签发人姓名，平行排列发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发于发文字号右侧发文字号居左空文字号居左空1 1字，字，签发人姓名居右空签发人姓名居右空1 1字；签发人用字；签发人用3 3号仿号仿宋体字，签发人后标宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用全角冒号，冒号后用3 3号楷体字标识签发号楷体字标识签发人姓名1 绥化市建设局绥化市建设局绥化市卫生局绥化市卫生局 绥市建发2006188号 多个签发人格式多个签发人格式文件文件签发人：曲志刚曲志刚 雪格拉提雪格拉提 如有多个签发人，主如有多个签发人，主办单位签发人姓名置办单位签发人姓名置于第于第l l行，其他签发人行，其他签发人姓名从第姓名从第2 2行起在主办行起在主办单位签发人姓名之下单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后应使发文字号与最后一个签发人姓名处在一个签发人姓名处在同一行并使红色反线同一行并使红色反线与之的距离为与之的距离为4mm4mm多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前正文中的结构层次序数一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋（二）主体部分v主体部分按文面结构的实际先后顺序排列，包括：v7.标题v8.主送机关v9.正文v10.附件v11.公文生效标识（发文机关签署、印章和成文时间）v12.附注党政机关公文基本格式顶格，3号黑体，密级与期限用“”隔开基本字体2011号 签发人：正文：3号仿宋标题：2号小标宋发文机关名称事由文种“签发人”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。

除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”党政机关公文基本格式 附件：1.(联系人：，：)(附件径送办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号附件回行时与上一行附件名称首字对齐附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号有“主送”的，主送在抄送前印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字印发份数？成文日期用阿拉伯数字7.公文标题v（1）标题的组成v（2）标题的格式v（3）标题的省略情况v（4）标题常见的错误 1 绥化市人民政府绥化市人民政府办公室文件办公室文件绥市政办发市政办发200620062727号号 公文标题公文标题关于印发绥化市关于印发绥化市20062006年创建中国优秀年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 红色反线下空红色反线下空2 2行，行，用用2 2号小标宋体字，号小标宋体字，可分一行或多行居中可分一行或多行居中排布；回行时，要做排布；回行时，要做到词意完整，排列对到词意完整，排列对称，间距恰当。

称，间距恰当1）标题的组成v公文标题应当准确简要地概括公文的主要公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容v由由4个项目构成：个项目构成：发文机关发文机关+关于关于+事由事由+文种文种 国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知（2）标题的格式v【基本式】发文机关+关于+事由+文种v【省略式】关于+事由+文种关于在接待中不摆烟酒等问题的通知 发文机关+文种中华人民共和国交通部通告v【文种式】文种通知v【附加式】发文机关+关于+事由+急度+文种国务院关于防御特大洪水的紧急通知v【特别式】发文机关+发文机关最高领导人职务+令中华人民共和国主席令（3）公文标题的省略情况A.A.不太重要的或者辖区较小的公文，可以不太重要的或者辖区较小的公文，可以使用文种式标题使用文种式标题B.B.文件名称已有发文机关，可以省略发文文件名称已有发文机关，可以省略发文机关C.C.事由的表述太长，把事由的表述太长，把“关于关于”连同事由连同事由一起省略一起省略4）公文标题常见的错误vA.A.格式不规范格式不规范vB.B.文种使用的混乱文种使用的混乱vC.C.表述方面的错误表述方面的错误下面就是一个不规范的公文标题：下面就是一个不规范的公文标题：环保局申请拨专款环保局申请拨专款1010万元治理市区饮用水源上游万元治理市区饮用水源上游原黄岗土法炼砒遗址的请示原黄岗土法炼砒遗址的请示修改后：修改后：关于治理黄岗土法炼砒原址的请示关于治理黄岗土法炼砒原址的请示 练习答案A.A.标题格式不规范，缺少标题格式不规范，缺少“关于关于”。

B.B.语意重复，应删去语意重复，应删去“申请申请”C.C.标题太长，应把请示的具体理由和事项放到正文标题太长，应把请示的具体理由和事项放到正文D.D.标题中除书名号以外一般不使用标点符号标题中除书名号以外一般不使用标点符号E.E.用词不当，用词不当，“遗址遗址”应改为。