文秘工作规范.doc

文秘工作规范（试行）目 录第一章 文秘工作岗位职责 2一、收文 2二、内部文件运转 2三、核稿 2四、发文 2五、机要交换 2六、档案管理 2第二章 文秘工作流程 2一、局机关公文处理基本流程 2二、收文处理流程 2(一）信件处理流程 2（二）文件处理流程 2三、发文处理流程 2四、签报运转流程 2五、档案管理流程 2（一)归档流程 2(二）涉密档案查阅审批流程 2（三）档案移交、销毁流程 2六、发信工作流程 2第三章 收文管理 2一、信函的处理 2（一）交换信函 2（二）机要信函 2（三）邮局信函 2（四）直送信函 2（五)限时件、特急件的处理 2二、文件的处理 2（一）审核 2（二）登记 2(三）扫描 2（四）拟办 2(五）分送 2（六）限时件、特急件的处理 2（七）电子文件处理 2（八）分类处理 2第四章 发文管理 2一、核稿 2(一）公文格式审核 2(二）行文规则审核 2(三）公文内容审核 2二、差错项目登记 2三、送局领导签发 2四、接收文件室退回的文件 2五、发文编号 2六、确定纸质文件印制数量 2七、主办司局校对 2八、文秘处对发文进行复核 2九、用印 2十、纸质文件封发 2十一、电子文件分发 2第五章 印章管理 2第六章 签报管理 2一、适用范围 2二、格式 2三、运转要求 2第七章 档案管理 2一、归档 2二、已归档文件整理 2三、档案库房管理 2四、档案借阅查询 2五、档案移交 2六、档案销毁 2第八章 机要交换 2一、局机关内部文件交换管理 2二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理 2三、文秘处与外单位进行文件交换 2四、直接取送信件 2五、文件信件交接凭单的管理 2六、机要车辆管理 2附件1:国务院机构简称 2附件2：税务机构简称 2附件3：国家税务总局机构中英文对照表 2附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围 2附件5：会签意见模版 2附件6:签报处理单样式 2附件7：签报正文首页模版 2附件8：办文说明模版 2附件9：国家税务总局印章使用申请单 2附件10：特快专递申请单 2文秘工作规范(试行）第一章 文秘工作岗位职责办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理和档案管理制度，并组织、指导工作的落实;负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理,指导局内各单位的归档工作;负责管理税务总局印章。

文秘处工作分收文、内部文件运转、核稿、发文、机要交换、档案管理6个岗位,具体职责如下:一、收文（一)对中央国家机关机要文件交换站（以下简称交换站）、北京市邮政局(以下简称邮局)、北京市机要局（以下简称机要局）和有关单位直送我局的各类信件、文件进行审核、签收、登记和急件催办二）对收到的纸质文件进行扫描三)对涉及一个司局业务的文件，分送该司局办理四）对征求意见、会签和涉及两个以上司局业务的文件填写收文处理单，报办公厅领导拟办后,分送相关司局.（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理二、内部文件运转(一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文件室（以下简称文件室），由文件室呈局领导二)对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文件室三）接收文件室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委四）接收文件室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送相关司局.三、核稿（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿,从行文规则、公文格式和公文内容等方面进行审核把关.报办公厅领导审核后，送内部文件运转岗。

二)对上述文稿差错情况进行登记,并按月草拟公文差错情况通报三）负责公文核校管理四、发文（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件进行编号后送文印中心排版同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文件制作条码电子版送文印中心二）对办公厅文印中心已印制的纸质文件、已排版的电子文件进行分发底稿退主办单位对主送国务院、国务院办公厅的文件经文印中心排版后的电子文件发送国务院办公厅(目前此项工作由办公厅督查处负责）三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文件进行分发对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发四）保管税务总局印章对已印制的文件盖印；对经局领导或办公厅领导审批的《国家税务总局印章使用申请单》所列明材料盖印为税务总局与有关单位联合发文的印制，取送印模.五、机要交换（一）负责到交换站取送信件负责通过机要局、邮局的信件发送,并按时进行费用审核.按照中办、国办、局领导、办公厅领导的要求取送文件二）负责非工作时间内的机要文件取送值班工作三）负责智能文件交换系统的管理。

四）负责机要车辆管理六、档案管理（一）负责局内各单位文件整理归档的指导、监督;接收局内各单位已整理归档的档案二）负责电子公文的标引、归档；对纸质档案进行电子化;负责电子档案数据的管理三)对库房档案进行整理、排列四)负责档案库房的日常管理五）负责纸质档案、电子档案的查阅、借出、复印六）负责《国家税务总局公报》、《中华人民共和国税收法规公告》、《国务院公报》的编辑或文件提供工作七)负责对全国税务系统档案工作进行业务指导第二章 文秘工作流程一、局机关公文处理基本流程收文登记(办公厅文秘处)收文拟办(办公厅领导)收文交办（司局领导）起草公文和办文说明(工作人员)核 稿(司局综合处)审核修改(处领导)核 稿(办公厅文秘处)局内会签(相关单位)审核修改(司局领导)发文编号(办公厅文秘处)签 发（局 领 导）审 核(办公厅领导)印制、电子归档（办公厅文印中心、文秘处）校 对（拟稿人员）排 版(办公厅文印中心)送办公厅归档(司局综合处)退司局管理(办公厅文秘处)用印、封发(办公厅文秘处)二、收文处理流程（一）信件处理流程签 收(收信人)信封审核(收信人)登 记(收信人)急信催办(收信人)投 箱(收信人)（二）文件处理流程登 记(收文人)扫 描(收文人)收文审核(收文人)厅领导拟办(厅领导)投箱(收文人)打印处理单(收文人)急件催办(收文人)三、发文处理流程审 核(厅领导 )核 稿(核稿人员) 接收登记(核稿人员)签 发(局领导)送文件室(运转人员)差错登记(核稿人员)接收文件室文件(运转人员)发文编号(发文人员)送排版(发文人员)纸质分发(发文人员)用 印(发文人员)发文复核(复核人员)跟踪管理(发文人员) 电子分发(发文人员)底稿退回(发文人员)四、签报运转流程审核修改(处领导)起 草(工作人员)登 记(司局综合处)局内会签(相关单位)登 记(办公厅文秘处)审核修改(司局领导)接收文件室文件(办公厅文秘处)送文件室(办公厅文秘处)审 批(局 领 导)送办公厅归档(司局综合处)退司局办理(办公厅文秘处)五、档案管理流程（一）归档流程收集整理(司局综合处)抄写目录(司局综合处)盖归档章(司局综合处)装盒移交(司局综合处)排列上架(档案人员)确定保管期限(档案人员)核对签收(档案人员)（二）涉密档案查阅审批流程审 核(处领导)审 核(司领导)提出申请(工作人员)收回档案(档案人员)提供档案(档案人员)审 批(厅领导)（三）档案移交、销毁流程审 核(厅领导)审 批(局领导)提交目录(档案人员)送档案馆/销毁(档案人员)六、发信工作流程填写封面(发文人员)登 记(机要人员)装信封(发文人员)送交换站、机要局、邮局(机要人员)第三章 收文管理一、信函的处理（一)交换信函收文人员收到交换人员从交换站取回收件人为税务总局、税务总局办公厅的信函,与《机要交换清单》进行核对，发现收件人不是税务总局及办公厅、信封破损的，退交换人员处理；核对无误的，拆封处理。

二）机要信函收文人员收到机要局送来的信函，核对收件人名称是否为我局、封装有无问题，核对无误后，在送到信件清单上加盖“收文章”签收收件人为税务总局及办公厅的,拆封处理收件人为其他的，按信封所标明的单位或个人，扫描条码后，投入税务总局相关单位文件交换箱;不便投箱的，进行纸质登记,通知收件单位领取，并签收三）邮局信函外收发人员送来的收件人为税务总局及办公厅的信件，由文秘处收文人员处理,其中挂号的，核对后签收四）直送信函收文人员核对无误后在送到信件清单上加盖税务总局“收文章”签收.收信人为税务总局及办公厅的,由收文人员拆封处理收信人为其他的，按信封所标明的单位或个人，投入税务总局相关单位文件交换箱挂号件，扫描条码后投箱，不便投箱的，进行纸质登记，通知收件单位领取，并签收;非挂号件直接投箱五)限时件、特急件的处理收件人为税务总局及办公厅以外的限时件、特急件的，收文人员通过（)依次通知相关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上,收文人员应将信件送办公厅领导提出处理意见办公厅对未及时处理限时件、特急件的。