充分发挥档案在企业管理中的作用.docx

    充分发挥档案在企业管理中的作用    韩静摘 要：档案的本质特征决定了档案具有的功能和作用随着社会经济的快速发展，许多新的档案功能和作用在企业管理中越来越多的显现出来采取哪些措施能够充分发挥档案管理在企业管理中的作用，值得我们去研究和探讨Key：档案;企业管理;作用随着档案在企业管理中的应用越来越广泛，对企业安全生产和经济效益的贡献越来越显得重要，许多新的档案功能和作用在企业管理中体现的越来越明显档案不仅为企业的生产、科研、基本建设、技术改造、产品开发等工作提供必不可少的查考作用，为企业进行科学决策和有效管理提供依据，为维护企业正当权益、维护企业形象提供可靠的证据，而且为促进了企业文化建设和宣传工作，向社会各界展示企业良好形象、扩大企业社会影响、引导社会对企业的舆论导向档案管理作为企业一项基础性管理工作，规范化、科学化的档案管理，在企业管理的各方面都应积极地发挥应有的重要作用档案究竟在有哪些功能和作用？档案管理采取何种措施，才能使企业在激烈的市场竞争中最大限度地挖掘和发挥企业档案的潜在价值？下面笔者结合自己多年从事档案管理工作的实践经验，谈谈自己的体会和看法一、企业档案的主要功能企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动过程和结果的历史真实记录。

它即是企业用地、厂房、设备、产品等各种有形资产产权的表征，又是企业专利、非专利技术、商标、著作、声誉、市场信息等无形资产产权的载体从中可以看出档案最本质的特征就是具有原始记录性，这是档案区别于其他事物的根本所在档案的性质决定了档案具有多种独特功能，在企业的各项活动中发挥着特有的的作用一、凭证和记忆功能企业档案是企业在生产、经营、科研和基本建设等活动中直接形成的真实记录，同时也是企业的无形资产和宝贵财富档案的定义本身就反映出，它是历史的记录档案的外在功能是凭证作用，但其本质是“社会的记忆”或人类社会文化的历史记忆，是一种可以把过去带到现在和未来，维系人类社会的时空统一性与整体连续性的历史文化遗产，是将脑海中无形的记忆转化成为有形记忆的载体中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”另外，从档案文件的产生来看，各种档案在形成过程中，除内容是形成者当时思想和行为的原始记录外，还保留着原始的文件格式与历史标记档案信息则以丰富的载体形式而传承，有纸质档案、音像档案、电子档案、实物档案等多种类型它承载着企业发展的优秀成果，与企业的产生、发展相伴随，并随着企业生产经营水平的提高和对档案利用的增长，越来越深入地渗透到企业管理活动的各个方面。

档案被称为“未掺水的史料”无论从内容还是形式档案都体现出其凭证和记忆的功能二、生产经营和建设活动的查考功能档案中记载了企业各种生产、经营、科研和基本建设的情况、成果、经验和教训一切生产建设活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的科技生产活动的记录与实践经验，往往是后阶段科技和生产活动的参考和凭据，而且生产技术越复杂，现代化程度越高，其生产经营、建设活动越离不开档案不论是矿山、电厂、铁路、港口，丰富翔实的基建档案都是厂矿企业进行设备维护、生产改造、技术创新不可或缺的重要参考凭证材料三、科学决策和有效管理的依据企业档案忠实地记录了一个企业从小到大、由弱变强的发展历程档案以它承载历史，探索未来的特点，在企业发展变革中发挥着不可或缺的作用，特别是在今天国企的改革浪潮中，如何把握改革的方向，档案发挥着不可替代的作用档案人员通过对原始档案进行加工、整理，形成较为系统的档案Reference，提供给企业领导决策层，帮助其在所提供的档案信息基础上，综合考虑作出最切实可行的决策结果四、科学研究的基础和助臂一个企业无论是进行自然科学，还是实验科学的研究，研究人员首先都必须占有大量材料，才能以此为基础才能据以潜心钻研，从中探索事物发展的规律。

档案可以从两方面为企业进行科学研究提供丰富的史料：已完成的相关科学研究的成果，可供现实的研究工作直接借鉴;记录广泛事实和经验的档案资料，为各项研究活动提供大量的基础材料所以，档案是企业进行科学研究的必要条件周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中曾讲过：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件可见，档案在科学研究中的重要作用五、檔案的法律作用档案可以第一时间在解决争端、处理案件，维护企业合法权益和为群众排忧解难方面发挥重大作用例如某企业在已征用多年的土地上打井，由于时间跨度30年，难以证明产权，多次被阻拦并要求重复补偿，由于档案资料提供及时，为企业成功挽回了损失某单位档案馆通过查阅历时20年的1万余卷会计档案，为160位“五·七”临时工解决了养老保险，保障了职工的切身利益六、宣传教育的生动素材档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长如通过搜集反映煤炭企业安全生产事故的文字、图片、音像等档案资料，通过重新剪辑、编排、制作成宣传片，由于其内容真实性不容质疑，因而具有不可抗拒的说服力和感染力，可以让观看者的心理得到深层次的触动，得到警醒。

档案是重要的教育资源七、企业名片和文化窗口功能企业档案是企业在各项活动中形成的，真实记录了企业的点点滴滴，充分反映了企业历史建设发展的过程，是企业发展的历史文化积存档案人员通过从中挖掘、梳理出企业历史脉络和发展规律，经过规范整理和逻辑排列，以文件、音像、实物等各类档案精心编排，运用高科技手段、实现档案信息与文化艺术完美融合;通过举办高质量、高规格、高标准的档案陈列展览、搞好档案编研、组织好档案讲座、做好档案网络服务、推出档案文化精品，用多种方式展现企业的发展内涵，展示出企业独有的文化魅力努力把“死档案”，变成“活宝库”，在满足企业文化需求的同时，向社会各界展示企业良好形象，努力扩大企业社会影响，正确引导社会对企业的舆论导向二、档案管理的主要措施档案管理工作是企业基础工作的重要组成部分档案工作也是检验企业整体管理水平的抓手，是企业加强内部管控的重要基础档案管理工作不仅局限于加强对档案自身的管理，而是要立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平档案管理工作对企业的健康发展起着至关重要的作用规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时重视档案管理工作，建立起符合本企业特点、体现企业规范化、科学化管理水平的档案管理体系，使得企业档案工作的发展与企业发展保持同步，将为公司其他工作的开展作奠定坚实的基础。

同时，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段档案管理成果同企业经营管理的有机结合对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响，才能使企业在激烈的市场竞争中最大限度地挖掘和发挥企业档案的潜在价值一、认真学习并贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对于我国企业特别是国有企业加强和改进新形势下档案工作，具有十分重要的指导意义两办”意见是党中央、国务院在深化改革的新形势下为促进我国档案事业发展做出的重大决策部署，是新形势下档案事业发展的纲领性文件，对做好档案工作具有极强的指导意义企业要对“两办”意见提出的任务要求进行了细化分解，结合企业的实际情况，对企业档案工作任务和目标提出具体要求，制订工作规范，是今后一个时期企业档案事业深化改革、创新发展、科学发展的纲领性、路线性、方向性的实践遵循，对于企业档案事业发展，具有非常重要的政策指导意义二、加强法制宣传，提高全员档案意识企业要充分组织利用好“国际档案日”活动，通过网站专栏、法制展览、知识竞赛、专题讲座等载体和形式，营造良好的档案舆论氛围，全面深入宣传档案《中华人民共和国档案法》及相关档案法律法规，增强企业全员档案法律意识和法治观念，推动企业档案工作沿着法治化轨道迈进，为档案事业发展营造良好的外部舆论环境;进一步增强档案工作者的法律意识和依法管档的责任感，忠诚履行“为党管档、为企守史、为民服务”的神圣使命，为安全保管好各类档案、有效防止档案违纪行为发生，创造良好的环境氛围。

三、加强企业档案管理体制和机制的建设企业应明确归口管理部门，统一档案馆（室）的设立标准，明确有关人员编制和岗位职责，从体制机制上保障档案工作顺利开展建立健全规章制度和标准，根据国家档案局和行业的有关制度标准，制定和完善适合本企业档案管理的规章制度和工作标准;完善档案考评机制，进一步完善考核管理办法，通过以档案检查考核为手段，促进企业档案管理工作的提升;使档案管理体系成为企业管理体系的有机组成部分四、提高档案设备设施及管理水平档案技术装备是档案管理人员对档案采取科学管理和有效保护的工具和手段如利用先进的档案管理系统软件管理档案，档案数字化设备对库存档案进行数字化，大容量存储设备存储档案数据及进行存储备份，利用企业网络系统实现网上全文检索浏览，既方便档案利用有有利于减少纸质档案的查阅，保护档案档案技术装备还包括摄录设备、刻录设备等等档案保护设备设施应保证配备必要设备设施，保证库房符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防磁等防护要求，有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、实时监控设备五、加强队伍建设，提高档案工作人员素质，实现档案队伍的专业化随着档案信息化时代的到来，传统的档案工作方式已不能适应档案管理的需要，在这种情况下，要求档案人员应该不断提高自身能力和综合素质，熟练掌握现代化操作系统。

加强对档案人员的业务培训和现代化管理知识的培训，档案业务培训是人才成长的重要途径为企业档案事业的长远发展，为企业档案工作大局着想，企业可以有效的方式，调动从业人员积极性，保持岗位一定时期内的稳定性创造档案人才留得住、用得上、能发展的企业环境档案人员要从被动服务向主动资讯服务转变，从历史发展的轨迹中寻找改革发展的路径，争当为各级领导出谋划策的智囊人才，为企业的文化建设和可持续发展保驾护航六、创新档案服务理念，促进档案服务规范化水平档案人员要加强服务观念，提高服务意识;档案管理理念要从封闭、半封闭向开放式转变;档案资源建设要从单一、片面向多元、综合转变;管理手段要从以手工为主向现代化管理转变;要摒弃“重保管、轻利用，重保密、轻开发”的传统观念;服务方式要从被动向主动转变，充分利用先进的档案管理网络，灵活运用各种形式，提高档案服务的质量和效率积极开展对档案资料的二次加工，通过深度挖掘、提炼精华，变成有思想、有规律、有可读性的档案利用成果，提高质量、水平、档次，扩大影响力同时，加强档案宣传，公布史料，开展档案主题活动、举办展览等形式，主动宣传和展示企业档案工作七、实现档案资源整合，促进多方合作。

在大数据时代逐步来临的背景下，虽然部分企业档案管理工作已经启动相关工作，但是企业内部各业务系统与档案系统互不连通，上下级单位档案系统不连通，使档案资源依然处于孤岛化、碎片化的状态如何才能将这些碎片化的档案资源整理成为一个连通的大数据库，真正实现档案资源共享，将是大数据时代下档案管理工作最为关键的工作在当前形势下，尤其是大型国有企业，应通过加强顶层设计，对企业档案业务进行统一规划、统一标准、统一部署，利用先进的信息化技术，在企业内部打造一个涵盖所有单位、部门和所有系统的企业档案信息资源共享平台，这样不仅能够实现资源共享，同时也使档案利用呈现最大化同时，对于企业档案部门来说，还应该尽可能与社会上公共档案资源实现互通，如图书馆、科研院所等进行合作，不仅能够实现更大范围内的资源共享，同时也提供了一个合作交流的平台，这样必将会进一步促进档案事业的发展综上所述，可以预见随着社会经济的不断发展，人們认知水平的不断提高，档案信息化新技术的不断出现，档案的功能和作用也将不断得到扩展，也需要企业适应形势的发展，不断创新，采。