档案管理制度建设.docx

档案管理制度建设一、目的更的的员工人事档案妥善管理， 的保守机密 ; 人事档案的完整， 防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法二、档案管理内容1 、员工入职档案：个人简历员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、 __ 复印件、学历学位证复印件、 离职证明、合同及协议2 、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表 ( 证书原件 ) 、员工培训统计表3 、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类4 、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除 ( 终止) 劳动关系，死亡等情形三、档案规定1 、基础管理1.1 原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、规范1.2 员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘1.3 对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员，并登记于《入职员工人事档案登记》 ( 见附件一 )《离职员工人事档案登记》( 见附件二 ) ，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号， 人事档案原则上是永久保存1.4 当在职员工的资料有变动时 ( 如学历变动、 __ 号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等 ) ，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5 调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记1.6 对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档1.7 员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁 ( 高管及核心人员保留该员工离岗 8 年止 ) 1.8 人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁1.9 档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅2 、档案的查、借阅2.1 档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借 ; 非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》 ( 附件三 ) ，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅2.2 任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案2.3 公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案2.4 所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部 ( 除特殊情况可延长 ) ，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定2.5 人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记 ( 附件三 ) 。

3 、查、借阅档案注意3.1 涂改、圈划、抽娶撤换、损坏档案材料3.2 擅自复英拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意3.3 查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处4 、档案的销毁4.1 公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料4.2 某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》 ( 附表五 ) ，经行政人力资源部经理批准后销毁4.3 经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》 和将要销毁的人事档案登记并归档， 登记表永久保存四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同内容仅供参考 。