鲜易供应链费用报销管理制度[001].docx

精选资料费用报销管理制度第一章：总则第一条 为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度 第二条 费用报销采取“预算控制、凭票报销、无票不报”的总体控制原则，所有费用预算需事前审批，特殊紧急事项需在事后两天内进行预算审批第三条 本制度适用于河南鲜易供应链有限公司及其下属的各子公司、分公司、部门 第二章：费用预算申请审批流程第四条 预算费用事前审批具体规定： 鲜易供应链预算管理实施细则第五条 预算费用事前审批基本流程：经办人填写OA/纸质申请部门主管审批分管经理审批财务经理审批鲜易供应链副总经理审批财务预算稽核部审批第三章：日常费用报销标准第六条 差旅费报销标准： 自有车司机差旅费补助每车每日餐补100元、住宿补助50元，住宿补助凭正规发票报销；其他人员按《鲜易供应链差旅管理制度》执行第七条 招待费报销标准： 按《鲜易供应链招待费用管理制度》执行第八条 通讯费报销标准： 按《鲜易供应链通讯费管理办法》执行第九条 办公费用报销标准：1、办公用品、IT耗材费用总部由综合管理部统一管理；异地固定资产类办公用品和非消耗性办公用品需OA系统预算审批；消耗性办公用品执行10元/人/月，限额内据实凭正规发票报销。

2、邮寄费用按实际发生凭正式有效单据，年度预算内的据实报销，不需事前申请第十条 水电费用报销标准：1、办公水电费：根据物业或其他相关单位提供的有效单据据实报销，杜绝浪费2、住宿水电费：执行20元/人/月，限额内据实报销标准；基地内有公司自建宿舍的住宿水电费不予报销第四章：费用报销基本制度及基本流程 第十一条 报销人必须取得合法有效的内部报帐单据(行政事业收据、发票)，内部报帐单据(行政事业收据、发票)要求：1、内部报帐单据(行政事业收据、发票)的取得必须以业务的真实发生为基础，任何人不得虚构业务虚报费用，凡虚假报账的，处以虚报金额的3倍但不低于500元的罚款2、取得机打发票，开票方必须开具准确有效的公司全称，如“河南鲜易供应链有限公司”，单位名称不得出现简写或错别字，对方发票专用章必须加盖在正确位置上，凡单位名称出现简写、错别字、无发票章的或发票专用章位置不正确、不清晰的，一律视为不合规发票退回报帐人3、取得定额发票，凡发票上面印有“付款单位”的，报账人应把公司名称手工填写完整，单位名称不得出现简写或错别字，所盖发票章必须完整，可看清开票方纳税人识别号，凡单位名称出现简写、错别字、无发票章的或发票专用章位置不正确、不清晰的，一律视为不合规发票退回报帐人。

4、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差期间不太方便随时核对发票信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象5、行政事业收据包括：财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单6、节日走访、慰问发生的费用严禁开成“办公用品、购物卡”项目，可要求对方开具“食品”一类的招待发票7、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；8、凡发现用假发票报账的，除当次费用不予报销外，另每次处以100元的罚款第十二条 费用内部报帐单填写及票据粘贴要求： 1、内部报帐单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改 2、内部报帐单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好） 3、各票据应均匀贴在内部报帐单封面后的托纸上，整份内部报帐单各部分厚度应尽量保持一致 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴 5、内部报帐单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。

6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额 7、内部报帐单据一律用黑色钢笔或签字笔填写8、内部报帐单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准 9、有实物的内部报帐单据须由验收人验收后，附验收单位；需入库的实物单据应附入库单10、出租车票据需在票据背面注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料第十三条 费用报销基本流程：    经办人填写内部报帐单部门负责人审批签字财务审核报销凭证公司负责人审批财务填制付款单据出纳凭单据付款      第五章：报销时间的具体规定第十四条 为了规范费用报销，报销时间具体安排如下： 1、各部门人员在出差返回或经办业务事项办理完毕后，必须在5日内报账完毕2、各基地发生的费用，每月集中邮寄、报销两次（每月10号、20号付款），个人原因造成费用单据遗漏没有集中邮寄的，当月不再受理，推迟到下月报销3、各分、子公司当月的费用报账单所制成的凭证应于次月10日前集中邮寄回总部财务管理部稽核，财务管理部稽核人员在收到各单位寄来费用凭证的5个工作日内审核完毕，集中邮寄的票据量较大时，延长至10个工作日内审核完寄回各单位4、自业务发生之日起，凡超过2个月没有报账的，该项费用不再报销。

5、总部报销费用时需同时登记“**部门费用报销登记表”发财务管理部稽核，审核后会把费用的审增、审减情况及原因进行详细登记并发回给相应机构第六章：借款管理规定及流程第十五条 借款管理规定 1、日常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销；大额开支确需借备用金的，根据费用预算，填报《借款申请表》报批后，到所属财务部门申领借款但需在事项完毕后5个工作日内办理报销手续当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回2、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额3、出差借款出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续4、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金 5、办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借 6、借款实行“前款不清，后款不借”原则员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；借款人员完结事务，费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款，若报销金额小于借款的，借款人需交回剩余现金。

因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，转为个人借款从工资中扣回7、财务部门应加强对员工借款的管理，定期催收第十六条 借款流程 经办人填写借款单部门负责人审批签字财务审核借款内容公司负责人审批财务填制付款单据出纳凭单据付款          第七章：费用审批管理第十七条 费用审批管理1、公司各模块负责人在总公司授权内行使审批权  2、公司所有非经营类费用预算1万元以上（含1万元）、经营类费用预算50万元以上（含50万元）支付的审批权限原则上由集团公司总经理统一审批 3、 审批人应当根据上述预算授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围4、费用预算支付的批准方式为书面方式5、公司对费用预算支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用负责任，以防范资金风险，保证资金的安全对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任6、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

7、 审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款8、因审核过失造成借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还9、 财务人员在收到内部报帐单据后应审核内部报帐单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，是否符合规定标准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的内部报帐单据应及时制作结算凭证并交与所在单位、部门结算管理人员，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由10、财务结算人员收到内部报帐单或结算凭证后后应检查部门负责人、公司负责人、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的内部报帐单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的内部报帐单或结算凭证财务结算人员有权拒绝付款第十八条 各单位具体报帐签批流程序号单位签批流程1河南鲜易经办人→部门主管→费用审核员→财务总监→鲜易经理层2安阳鲜易经办人→部门主管→分管财务经理→副总会计师→温控运营中心总经理3郑州鲜易4洛阳鲜易5新乡鲜之达6许昌鲜易经办人→部门主管→分管财务经理→副总会计师→温控运营中心总经理7许昌众荣8集采分销经办人→部门主管→集采财务经理→集采总经理9香港众品经办人→部门主管→国际贸易财务经理→国际贸易总经理10众品进出口11昆山众品经办人→部门主管→所在公司财务经理→所在公司总经理12鲜易网络科技13许昌鲜之达14四季鲜易15鲜咨达16深圳前海经办人→部门主管→所在公司财务总监→前海总经理17包头众荣经办人→部门主管→核算员→包头众荣总经理第八章：费用付款管理规定及流程第十九条 日常费用付款：各部门人员在办理业务发生且本人已先行代付过的差旅费、办公费、低值易耗、招待费、邮寄费、培训费、招聘费、员工住宿房租租赁可在填报费用报账单同时将收款方信息填写完整一并审批付款，要求收款方与报账人员保持一致第二十条 专项费用付款：（1）会务费、咨询费、政府部门规费：经办人员填写汇款单→部门主管签字→单位总经理签字→对应财务经理签字（集团公司由财务总监签字）→财务结算部门付款。

2）广告费：集团公司发生的广告费纳入全年销售费用计划，由市场中心（供应链优化部）从严掌握，只能节约，不能超支经办人填写汇款单→市场中心负责人签字→总经理签字→财务总监签字→财务结算部门付款（3）采购支出（包括原、辅、包装材料及物资采购）审批：预付款审批程序：各单位：经办人员填写汇款单→部门主管签字→单位总经理签字→单位财务经理→总经理签字→副总会计师签字职能部门：经办人员填写汇款单→部门主管签字→总经理签字→财务总监签字账期性付款审批程序：各单位：经办人员填写汇款单→部门主管签字→单位总经理签字→单位财务经理职能部门：经办人员填写汇款单→部门主管签字→总经理签字→财务总监签字（4）金融业务付款经办人员填写汇款单→部门主管签字→财务经理→总经理签字→副总会计师签字第二十一条 固定资产的新建、扩建、技改支出审批：经办人员签字→预算员签字→部门主管签字→单位总经理签字→主管领导签字→项目经理签字→财务部负责人签字→出纳报账新建项目在公司成立之前发生的费用预借（经办人签字→部门主任签字→主管领导签字→财务负责人签字→财务结算部门付款）第二十二条 。