模糊语言在秘书工作中的运用研究.doc

目录摘要: 1关键词： 11 绪论 21.1什么是模糊语言 21.2 研究背景 21.3 研究意义 32秘书工作中使用模糊语言的优势 42.1 模糊语言可以提高语言表达的灵活性 42.2 模糊语言可以提供适量的信息 42.3 模糊语言可以在交际中发挥礼貌功能 53 秘书在工作中怎样更好地使用模糊语言 63.1 在接待工作中巧用模糊语言从容应对客户 63.2 在公文写作中巧用模糊语言增强表达效果 73.3 在工作交往中巧用模糊语言增进礼貌 83.4 在商务聚餐中巧用模糊语言应酬 104 秘书在工作中使用模糊语言应注意的问题 104.1 使用模糊语言应注意语境 104.2 使用模糊语言时不能产生歧义 114.3 准确接收模糊语言的信息 125 结论 12参考文献： 13致谢 14 模糊语言在秘书工作中的运用研究 论文题目：字体：楷体，字号：小一摘要: 模糊语言已经成为我们日常交流中重要的交际语言，语言的模糊性非但不会妨碍到日常交流，相反，在日常交际中,人们会用到大量的模糊词语来表达说话意图模糊语言不仅在日常生活中经常会用到，而且在工作中也经常使用，秘书人员作为上下级之间沟通的桥梁，每天需要应对各种各样的人群和处理各种各样的状况，这就需要秘书人员具备较强的运用语言的能力，学习并善用模糊语言。

本文主要从模糊语言在秘书工作中的适用性和怎样更好地使用模糊语言两个方面探讨模糊语言在秘书工作中运用的可行性关键词：秘书工作；模糊语言；沟通交际The vague language in secretarial workAbstract: Vague language has become an important communicative language in our daily communication, the vague language does not interfere with daily communication, on the contrary, in daily communication, a large number of vague words are needed to express the intention of speaking. Vague language is often used not only in daily life, but also in work. Secretaries, as a bridge between superiors and subordinates, need to deal with all kinds of people and situations every day,This requires the secretary to have a strong ability to use language, learning and use vague language. This paper mainly discusses the feasibility of using vague language in secretarial work from two aspects: the applicability of vague language in secretarial work and how to use it better.Keywords: secretarial work；vague language；communication and interpersonal 1 绪论1.1什么是模糊语言模糊语言作为一种弹性语言，是指外延不确定、内涵无定指的特性语言。

与精确语言相比，模糊语言具有更大的概括性和灵活性,这种概括性与灵活性集中反映在语言外延上参考文献[1] 李清华.浅谈模糊语言在秘书工作中的运用[J].办公室业务，2012（8）：83.模糊语言是重要的交际语言之一，在日常交际中，当精确语言无法表达出准确说话意图时，模糊语言就会发挥其独特的优势，弥补这一空白，人们会经常不自觉地使用很多模糊词语来更准确地表达说话意图正如康德所说：“人类生活中不能没有模糊语言，不可能处处用精确语言代替模糊语言，模糊观念要比清晰观念更富表现力[2] 王娟. 基于关联语的外交模糊语言分析[J].重庆科技学院学报，2010(12):77.事实上，如果我们仅仅使用精确语言来表达说话意图，完全不使用模糊词语，那么，词汇量的不足让我们表达意图时受到很大的限制，甚至无法准确的表达说话意图，这就使人的交际活动很难顺畅例如，当我们表达水的温度的时候，很少会说水温40C这种精确的数字，更倾向于使用“水温高”、“水温适中”、“水温低”来表达，而“高”、“适中”、“低”的概念是模糊的，它表达了一个大致的范围，而没有精确到多少度，这不但不影响交流，反而更有效地传递了信息，倘若精确到多少度，人们反而会先思考这个度数是高还是低，从而降低了沟通的效率。

1.2 研究背景在国外，早在1902年美国著名哲学家查理折皮尔斯曾经这样描述语言的模糊性：“当事物出现几种可能的状态时，如果说话者经过仔细考虑仍然不能确定它的命题归属，那么这个命题就是模糊的，这种现象的产生并不是由于说话者的知识欠缺，而是因为语言本身就是模糊的[3] 肖岚. 简析模糊语言及其在语境中的运用[J].时代文学，2009（4）：147.美国加利福尼亚大学控制论专家查德于1965年在《信息与控制》上发表的《模糊集》，首次提出了著名的模糊理论，对各学科都产生了深远影响，从此语言学进入了一个新的领域，模糊语言学也在此影响下诞生了[4] 王艾,杜平.模糊语言现象及其交际功能[J]. 四川理工学院学报，2010 （12）：68.4]在国内，模糊语言的有关研究成果主要集中在商务英语、商务日语和新闻广告等领域的研究关于秘书领域模糊语言的研究则相对比较少李清华先生的《浅谈模糊语言在秘书工作中的运用》这篇文章，里面提到秘书在工作中要善用模糊语言，对秘书在公文写作中和沟通交际中如何运用模糊语言提出自己的见解但其中缺乏对秘书在工作中使用模糊语言应注意的问题方面的研究本文就秘书在工作中使用模糊语言应注意的问题这一缺失的研究方面，从使用模糊语言应注意语境、不能产生歧义、准确接受模糊语言中的信息三方面提出了见解。

现在国内关于秘书工作中的模糊语言的研究还很少，这是一个崭新的课题，值得我们去研究和探讨1.3研究的意义随着社会的不断发展，模糊语言不仅在日常生活中会经常使用到，在秘书工作中同样发挥着重要作用秘书是公司上下之间传递信息的桥梁，通过了解领导的意图，并将领导的意图完整地向有关部门传达，与其做好沟通、协调的工作，实现上情下达，使部门之间相互合作，促进工作高效完成通过了解员工遇到的问题和想要向领导传达的意图，积极收集整理，并向上反馈，做到下情上达，使问题得以有效解决，从而使领导与员工相处融洽在秘书日常工作中，模糊语言是秘书顺利完成工作任务的重要保证，由于秘书人员在工作中会面临很多突发情况，其中有很多不确定因素因此，当别人问及你不确定的事项，无法给予明确的回复时，也不要说不知道，这样对方可能会因为没有得到想要的回复而继续纠缠，这时候用模糊语言来应对就可以避免不必要的纠纷例如，一个员工向秘书反映需要添置空调遮风板，通常得到的是这样的答复：我会通知综合部，等审批下来后会尽快装置的首先，“会通知综合部”，这会让对方觉得你对这件事很重视，给他传达了事情有望得到解决的信息，而后面使用的模糊词语“审批下来后”，没有人知道审批时间是需要一天、两天还是一周，无法界定“审批下来后”的概念，没有给予对方明确的答复，这样秘书人员也不用承担承诺的后果。

这样的回答既礼貌的传达了信息，又能在一定程度上缓和对方焦急的心情，把对方的不悦的情绪降到最低，又给自己留有回旋的余地如果秘书直接回答不知道什么时候公司会采购空调遮风板，这样员工会觉得自己的需求没有被公司重视，从而产生不好的情绪秘书人员作为公司上下之间传递信息的桥梁，必须充分发挥模糊语言的重要作用，才能更好的履行自己的职责因此，秘书人员有必要学习如何正确运用模糊语言2秘书工作中使用模糊语言的优势王希杰先生在《模糊理论和修辞》一文中说：“模糊并不是绝对的坏的，不仅是语言中不可缺少的，而且有时还是语言美的标志之一，是艺术语言的特征之一 [5] 钟小安.秘书应巧用模糊语言[J]. 办公室业务，2012（1）：29-31.5] 模糊语言不仅在秘书工作中频繁使用，而且发挥着不可替代的作用2.1 模糊语言可以提高秘书语言表达的灵活性模糊语言最主要的特性之一就是不确定性，这一特性使其具有更大的弹性、灵活性和适应性[6] 韩雪.浅析模糊语言在商务英语中的积极作用[J].林区教学，2011（5）：83.6]正因如此，正确使用模糊语言可以给对方留下一个灵活的空间，使对方可以根据自己的主观意识进行联想和补充秘书在工作中运用模糊语言，可以从不同的角度和不同的方向，表达不方便直接表达的态度和情绪，避免引起、激化矛盾，从而达到良好的沟通效果。

[7] 王静欣.秘书语言模糊性的分析[J].重庆与世界，2015（7）：84-86.7]例如，应聘者某天向你咨询应聘结果时，秘书回答“现在人选还没确定好，这两天应该就会出结果的，我们会第一时间通知您这句话使用了“这两天”“应该”等模糊词语，虽然秘书没有具体说哪一天会出应聘结果，应聘者没有得到想要的回复，但比起生硬的回答“不知道”更让人容易接受又例如，秘书在面对同事旁敲侧击地询问自己是否获得出国培训资格时，这个时候不回答会让气氛变尴尬，但作为秘书，必须具有保密意识，不能直接回答领导还未对外宣布的决定此时，最好的回复就是说了等于没说“领导应该还在考虑中，马上会公布的吧这句话中使用了“应该”“马上”等模糊词语，既避免了对方继续追问的可能，也没有向对方透露具体结果，巧妙地摆脱了困境2.2 模糊语言可以提供适量的信息模糊语言在秘书工作中发挥着不可替代的作用，它可以在沟通交流活动中提供适量的信息，以获得主动地位何为适量信息？就是用最简洁的语言传递最重要的信息，这些最重要的信息，我们称之为适量信息比如，秘书人员在作为公司招聘者，向应聘者介绍公司的基本情况时，招聘者通常会说“我们公司的上班时间是早上八点，下班时间是下午六点，没什么事的话都会准时下班；偶尔会组织外出活动；福利方面包含五险一金，有住宿补贴；这个岗位的月薪大概是5000到7000，我们公司的工作氛围很好。

其中“没什么事的话”、“偶尔”、“大概”“很好”等都是模糊词语，它没有具体到一周加班几次，一年组织多少次外出活动，月薪甚至没有给出确切的数字，但是却没有影响应聘者对信息的获取，让应聘者了解到这份工作是需要不定期加班的，同时让招聘者在谈话中获得主动的地位相反，如果长篇大论的介绍企业文化、工作细节，把公司所有好的不好的都精确地传递给应聘者，让应聘者自己去抓重点，这会让说话者和听话者产生信息差，容易产生听话者选择接收的信息并不是说话者最想让其接收的信息，这样不利于信息有效传达，并且会让招聘者处于被动的地位而招聘者使用模糊语言主动提供适量信息就能够保证应聘者在最小阅读代价下获取关于公司最基本的信息，不但充分地描述了公司的优势，而且可以给对方留下了良好的印象提供恰到好处的信息量是我们在信息交流中的一个普遍现象，而模糊语言作为一种极富弹性的语言，其外延的不确定性使这种恰到好处成为可能[8] 韩怀军.在新闻中使用模糊语言的必要性[J].媒体时代，2013（1）：518]在面试中，我们只需要把关于事件的最重要的信息传递给对方，让公司一方。