关于项目借款、费用报销建议.doc

借款、备用金意见1、备用金解释：备用金是各部门、各项目工作人员用作支付水电费、 通讯费、差旅费、办公费、过路过桥停车费等小额、经常性、消耗性、 事务性支付项目等以现金方式借用的款项02、备用金核定与申请：（1）金额核定：采购人员、驾驶员、对外联系业务人员等可借 支备用金；每人借支累计总额具体规定为：项目经理10000-50000元, 驾驶员3000元，部门负责人3000-4000元，其他人员视具体情况而 定2、 备用金借支程序：借款人申请一部门领导签署意见一总经理 签字同意一会计出凭证一出纳付款对于手续不全财务有权拒绝办 理，特殊情况经总经理口头同意后给与办理，事后财务请总经理补签）3、 普工个人，不能直接向财务部借支，必须通过所属施工工区 负责人向财务借支4、 借款人必须在每年年底、或离职、工程竣工前报销冲帐，对 借款人未及时偿还的借支，财务部门有权扣工资偿还5、 超过公司预算借支总额累计金额的，如需再次借支要做书面 说明3、备用金的使用和保管：实行备用金制度有利于各部门工作人员积 极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须按照申请支付的项日 专款专用，不得挪做它用备用金使用部门应指定专人保管备用金， 并按财务要求建立“备用金使用情况登记表”，逐笔登记备用金使用 情况（自提点用于找赎的备用金可以不必登记，对于支付次数多、金 额较小的重复性支出可按使用人每月合并登记一次）及收问情况，妥 善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，及时办理报销手 续。

4、财务监督：财务人员应对各部门备用金申请情况建立“备用金申 请台账”避免重复申请；财务部有权对各部门备用金的使用情况随时 进行抽查，发现未按规定使用、挪用、占用情况的，财务部有权收回 借用的备用金；财务部对很少使用的备用金应予及时收回，对使用效 率不高的备用金应重新核定备用金金额，并及时收回差额部分;如果 根据业务的实际情况确需增加备用金额度的，使用部门按第一次申请 时的流程办理；使用部门跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借 款手续关于费用报销处理的相关意见第一条为明确各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流 程，根据制定本规定第二条 本规定所称费用报销是指日常发生的材料费、差旅费、 办公费、业务招待费、临时劳务费、机械使用费（燃油动力、运费等）、 水电费、租赁费、会议费、低值易耗品（工机具、劳保、耗材）、各 种规费、检测测绘费、其他营业费用和其他管理费用等第三条报销的要求1、发票的基本要求%1 发票必须合法、真实、有效1 发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚发现 发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章1 发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证 在传递过程中丢失。

1 发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专 用章或发票专用章等）财务部门有权拒收不合法不合规的票据，应当扣留虚假票据，并 及时通报相关责任人千元以上发票应登录当地税务网站进行真伪 查询）对于购买物品、支付劳务、租赁等无发票的情况用其他发票代报 或者无法开票请保存好原始单据（支付劳务要存有收款人身份证复印 件、和收条无此项公司拒绝认证）在备用金资金使用情况表中予以注 明月末统一代开处理或超过5000元以后代开2、报销凭证的填写要求%1 必须按费用报销单要求填写相关内容填写内容必须与发票 开具内容一致，出现代开情况应予以说明，此说明不作为记账原始凭 证）%1 报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属 于哪个部门或项目，便于分类核算或转账），必要时附清单详细说明1 凡是费用需要在公司和各项目之间分摊的，报销人应该根据原 始凭证抬头与费用归属关系，分别归集后，填写相应的报销凭证，确 不能归集应给予适当分配比例1 报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、 红色墨水笔填写1 财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如 白条、不符合要求的发票等），可以核小报销金额；但审核金额超过 原报销金额时，应退回经办人重填或按申报金额报销。

1 费用报销单分差旅费报销单和费用报销单，差旅费报销填差旅费报销单，其他所有费用填费用报销单;3、 其他报销附件要求①除发票外，其他附件、报表必须合法、合规，有相关责任人的 签字审批，业务招待费的报销报销人对应说明的事项根据管理需要要 求填写费用说明清单，但费用说明清单不做为原始入帐凭证4、 报销的时效要求%1 当月费用一般应在当月报销处理完毕，项IM部费用可交与项IM 财务处理，部分费用如费等可以延至下月1 当年费用一般应在当年12月31日前报销处理完毕部分费用 的发票如当年无法取得，只能在次年1月取得的，应在1月取得时立 即办理报销；财务部门如果账务处理允许，应进入当年费用第四条报销审批付款流程1、 经办人：根据本单位实际业务需要，在费用事项发生后，按 照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证，填写报销单，交部门负责任 审核经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责，严禁 虚报、假公济私2、 部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、 合理性负责审核并签字，对费用是否符合部门计划、预算承担责任 对审核不通过的予以退回3、 财务部门负责人：财务部门负责人（或授权主办会计）对报 销凭证的相关内容，根据财务制度要求、标准进行审核；并复核报销 的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款； 根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法、合规性负责审核签 字，对审核不通过的予以退回。

4、 总经理：对费用具有最终审批权，并以法人代表的身份对所 有费用的真实、合理、合法合规性承担责任总经理的费用由财务负 责人审核5、出纳：审核报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字， 对审批签字手续不全的坚决予以退回对报销金额再次复核，复核金 额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报 金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）报销费 用冲抵借款的部份，出纳应开具收据；收回多余的现金，收据中的一 联应作为凭证附件第五条 若员工为本单位其他职员代为办理报销或借款手续，报 销人应填被代办人，并按被代办人的职别进行审批，同时在报销单上 注明由代办人代办员工借款在领款时必须由本人亲笔签字确认领 款。