IATF16949-文件和记录控制程序.doc

文件和记录控制程序1、 目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定,以与为提供符合要求与质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求.2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录,包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求与质量管理体系有效运行的所有证据记录〔图面管理规定另定〕.3、 职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请,编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行.3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿与行管记录的保管.负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作.3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作.受控文件的会签、签收、保管、执行.4、文件管理工作流程与说明权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/记录制定单位文件制/修/废废审议、会签确认NONOYESYES4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿,在以权责表审核.〔权责表5.3〕4.2变更：文件若有修改或增订的必要时,有原职能部门修订,注明变更原因与修订内容,依权责表审核.4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时,须由原职能部门填写《文件申请单》,注明废止原因.依权责表审核.文件废止后,原文件的编号不得重复使用.受控作废文件应全部收回,予以销毁,但至少保留一份原件加盖作废章"作废"后留存.作废文件作为重复利用纸的应作"作废"的标记或用不可擦拭比作"打叉"标记.4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是.统交由文控中心编号,编制《外来文件记录表》,并加盖"外来文件管制"章.经编号的外来文件,其原稿由文控中心保存.外来文件的接受、购入视同制定,更新视同修订,废止为不再使用.《文件申请单》《外来文件记录表》管理代部门负责编号/版本文件分发/回收人4.5审核/会签权限见权责表5.3理代表总经理4.6核准权限见权责表5.3文控中心4.7文件编号：由文控中心依据文件编码原则进行统一编码,文件编号不应有重复的情形.4.8文件版本编号原则参相关责任单位文控中心4.9文件经会签、核准后,三天内发型.文控中心应填写《文件发放、回收登记表》,在发放的文件上加盖"受控文件"章,注明发分编号,文件领用人应签收.4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时,有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位："√"代表发布纸质文件；"Δ"代表发布电子文件.4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续,文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考.《文件发放、回收登记表》相关文控中心4.12受控文件发放到外部〔例如顾客、审核方〕不再加盖"受控"章,与时复印件显示"受控"印记也不再进行跟踪管理.4.13文件变更废止是,有文控中心受旧版文件,回收是应该核对文件发放记录,若有遗失,则备注于发放记录,并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因,交于文控中心存档.4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面,由各单位根据需求请文控打印后自行影印.若表单版次变更,有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单.4.15作业指导书的发放遵循"谁使用,谁保管"的原则.4.16须发行的外来文件,其发放、回收须进行转换,屏蔽客户信息,转化成内部文件再进行发放、回收.4.17发行的文件,由各使用部门制定专人集中保管.文件须置于容易维护与取得的地点,且作业场所应有适当的相关文件.4.18经发行的文件其电子文件有文控中心于计算机中分类保存.文控中心从各单位回收的旧版无效文件,须加盖红色"作废"章,有文控中心保存一份,其余销毁或二次用纸.文件借阅/复印4.19各部门不得自行影印盖管制章正式文件.文件需求分数增加、缺页、破损、字迹模糊,应由需求部门、填写《文件申请单》,经核准后向文控中心申请补发.4.20各部门的##文件等级在文件的"文档密级"理由注明,各部门要以"##文件管理制度"进行管控,##文件未经书面批准不得向外流出.《文件发放、回收登记表》《文件申请单》文控中心4.21对与公司有关的文件和资料各部门均需分类、编录以便查阅.4.22借阅文件、技术资料者,应填写《文件借阅登记表》.借阅人员应保持借阅文件整洁,不得污损、划记,未经允许不得拆卸、复印,使用完毕应迅速归还.《文件借阅登记表》档案管理文控中心4.23经核准发型的文件,有文控中心登录于《文件总览表》,包括技术文件.当文件变更时,文控中心必须更新《文件总览表》中该项资料最新版别.确定废止的文件,文控中心须于《文件总览表》备注栏注明该项资料废止.4.24文控中心每半年核对《文件总览表》,并定期查实各部门文件,以便使用部门为最新文件版本.《文件总览表》5、补充说明5.1文件的分类内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件,如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等.文件受控、非受控的界定受控文件指,需随时保持最新有效版本的文件,文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行,并在《文件发放、回收登记表》中登记.应在受控文件封面或首页"受控"印章,以让使用者明确其受控状态.本公司复印的受控文件一律需要重新加盖"受控"印章,否则视其不再受控状态内,但对于大量使用的记录表单,除进行编号按要求管理外,不盖"受控"章.非受控恩家是指只具有暂时作用,不需作更新管理的文件,也无其他控制要求.如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件.对于暂时在生产现场使用的文件需盖参考章.5.3文件审核权责表：类别文件种类制定、变更、废止审议/会签确认发型编号原稿控制内部品质手册管理代表总经理总经理文控中心文控中心程序文件部门负责人管理代表总经理文控中心文控中心三阶文件责任部门部门负责人/品质负责人部门经理文控中心文控中心表单责任部门部门负责人部门经理文控中心文控中心5.4文件编码原则：各项文件制定、修订均应由文控中心以编码原则编码.一至二阶文件编号原则：**<文件类别>----**<流水号01~99>文件类别：一阶文件：QM二阶文件：QP三阶、四阶文件编码原则见<附件一>外来文件******<时间代码：年、月、日各取两位>***<流水码：001-999>所有文件版本以01,02,03,04……..之原则表示.5.5流程图的表示法；开始和结束用""表示,流程中用""表示,审核、核准、检验用""表示,通过用"OK"表示,未用过用"NG"表示.5.6文件格式一般程序使用同一首页格式、内页格式：文件字体统一为宋体<具体见《文件编制管理规定》>.用纸：一般程序：采用A4纸〔除另有需求外〕,其他文件制定纸张.5.7对外发行的文件,由对外接洽的责任部门负责,原则上对外文件不予以做分发回收动作.5.8顾客提供的外来文件,如顾客需做旧版回收作业时,由对外接洽的责任部门负责人负责将新版文件交至文空中心,同时文控中心将旧版文件交还给对外接洽的责任部门负责人,由其将旧版文件归还顾客.6、记录控制工作要求：6.1记录的查阅经记录保存部门的负责人同意,相关部门可在记录保存处查阅所需记录.如合同中有相关要求时,经管理者代表同意,记录可提供给顾客或其他相关方查阅.外来记录的控制如供方提供的原材料出厂检验报告由IQC保存,计量鉴定报告、产品检验报告、技术相关记录资料等由相关部门自行保存,如没有特别规定,保存期限一般为两年.汽车产品品质记录中；生产零件批准、工装记录,产品先期质量策划<或同等>记录,采购订单等与其修改应保持的时间长度,即零件〔或零件族〕生产和服务的在用时间,再加上一个日历年,除非顾客或监管机构另行规定.其他为15年保存期限,顾客另有要求从其要求：组织应要求其提供嵌入式软件汽车产品的供货商,实施并保持其软件质量保证系统.一个被管饭接收的协议,如汽车SPICE或其等效应得到应用,组织应要求汽车SPICE供应方的自我报告,或提交等动作作为供方系统能力的证据.7、相关文件7.1文件受控章作废章参考章〔附件二〕7.2质量记录控制程序8、相关表单8.1《文件发放、回收记录表》GZCS-EQ-0018.2《标准书制、修、废、审核履历表》GZCS-EQ-0028.3《文件申请单》GZCS-EQ-0038.4《外来文件记录表》GZCS-EQ-0048.5《文件总览表》GZCS-EQ-0058.6《文件借阅登记表》GZCS-EQ-0068.7《目录表》GZCS-EQ-0298.8《文件制定.修订.作废申请表》GZCS-EQ-150附件一：三阶文件编码原则：MFC---##X---##X---##XMFC:<序列号,如001>##X：文件码,如作业指导书WIM##X：部门码##X：〔代码〕技术部：ENG品质部：QC人力资源部：HR营业部：MD采购部：PUR仓管部：WH财务部：CC生管：PMC组装：PA总经办GD四阶文件〔表单〕编码原则：GZCS—EQ---##X---XGZCS：四阶代码EQ:表单##X：流水号<以001,002……表示>X:内类表单不同格式1.2,9文件名英文缩写使用部门备注控制计划PCP技术作业指导书WIM各单位机器设备操作与点检标准MMM各单位过程流程图FPC各单位标准类IIS各单位附件二：受控文件作废参考5 / 5。