《优秀简报制作技巧》.ppt

优秀简报制作技巧,整理课件,2,简报要如何做，才能让听众（你的老板或是客户！）有浓厚的兴趣，而不会呵欠连连，给你的沟通带来负面的效果，这是每一个上班族必备的学问 简报就像是对听众说明如何穿越一座没有人迹的森林，不论你的方法是看星象、罗盘、指北针，还是闻味道，重点是要找到最适合、最有效的途径！,引 语,整理课件,3,何谓简报,所谓简报，就是“简单的报告”，即以言语配合其他表现方式，分享重要讯息及资讯，让听众了解或注意并被说服 简报被广泛应用于工作进度汇报、专案规划、工作交流与总结等多个方面 一个成功的简报，可以推销自己的观点，展现个人的魅力，让更多的人了解你、赏识你，赢得更多的人脉，甚至是升迁的机会！,整理课件,4,思考,工作中，你常常进行哪些内容的演讲和展示？ 在制作简报过程中，你常常会遇到哪些困难？ 简报过程中，你如何吸引听众的注意，打动他人？,整理课件,5,不成功的演示最常见的三类问题,目标不清,结构混乱,展示不力, ,整理课件,6,今天交流的重点,简报框架思考 简报结构设计 简报制作美化 简报演示汇报,结构化思考形象化表达,整理课件,7,结构化思考，形象化表达,给谁看?达到什么目的？ 如何建立逻辑框架？ ,观点是什么？ 用什么样的表现形式？ ,如何组织材料？ 怎么灵活运用图形？ ,怎样口头表达你的思想？ 如何合理利用PPT？ ,简报“四部曲”,整理课件,8,目 录,第一部分,简报框架思考,摘 要,确定报告目的 分析报告对象 制定报告策略,结构化思考 形象化表达拓展思路，完善架构,整理课件,9,简报前常常需要考虑很多问题,整理课件,10,“您能用一句话介绍您的这本大作吗？”,整理课件,11,框架思考的三大方向,总体目标,听众分析,场景分析,具体目标,整理课件,12,三种典型的简报,教育性简报,说服性简报,总体目标,传递知识，解释、说明复杂事物 不持有立场，向听众传递信息 表达清楚、方便理解、记忆,影响听众信念，促使听众行动 持有立场，设法使听众接受、支持 寻找理由、论据，支持自己的观点,彰显性简报,传递特定信息，说明事物的进度 持有立场，告知听众结果，寻求赞扬或帮助 应利于他人掌握状况，给予评价或反馈,整理课件,13,最重要的！写出来你的演示目标,演示目的 演示者想要从听众那里得到怎样的回应？ 为什么要写出来演讲目标？ 示例 我希望王总批准我提出的预算 “向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准“ “动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展“ “让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势“ 我希望协助每一个参加培训的东南同仁了解简报的技巧 我希望协助每一个参加培训的东南同仁培养自身的简报能力 我希望协助每一个参加培训的东南同仁分享我们的简报经验 我希望取得每一个参加培训的东南同仁的认同！,整理课件,14,听众分析、预测与策略制订(必要),1、没有老板！ 2、多为师级、不排除有员级。

为兼顾所有的听众，尽量简单易懂，不出现英文，口语化表述,1、如何构思简报 2、如何制作简报 3、如何获得最佳的简报现场效果 逐项与各位进行交流，以实用及尽可能详尽为主，结合具体案例进行说明，并配合进行示范1、有强烈的求知欲 2、因为有不认识的同仁，不排除有尖锐且难以回答的问题 做好案例及QA准备，对于难以回答的问题需要思考应对方法整理课件,15,场景分析(可选),整理课件,16,思考并丰富你的框架,文字说明 数据 图表 事例(正反例) 定性分析与定量分析 理论与实际 佐证资料,换位思考，准备听众可能提出的问题 提出让听众决策、讨论或思考的问题,把PPT整个浓缩为一句话，能在电梯里30秒说完的一句话这句话就是主旋律，不断闪回出现,整理课件,17,练习：对你最近一次汇报进行框架思考,例：向本单位同仁转述此次简报技巧的课程内容,整理课件,18,目录,第二部分,简报结构设计,清晰的演示结构化需要注意哪些问题 如何建立清晰易懂的演示结构 建立演示结构的工具,摘 要,结构化思考 形象化表达清晰表述，形象说明,整理课件,19,结构化表达的四个原则,开门见山（金字塔原则） 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单（KISS） 表达的结构越简单越好 重点突出（2/8法则） 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来,整理课件,20,事实,分析过程,结论,沟通过程：,结论,分析论证,下一步的行动,结果是什么？,为什么是这样的结论？,下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。

分析问题的过程：,结构化表达原则之一：开门见山,整理课件,21,对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分,结构化表达原则之一：开门见山,整理课件,22,结构化表达原则之二：层次清晰,完全穷尽，相互独立,整理课件,23,我们应把房子出售 我们需要更大的地方 房子已很旧，需进行花费很高的基本维修 厨房太小 炉子坏了 屋顶有些漏雨 我们这条街交通太繁忙了,成立新公司进入新市场的障碍很少 开业的成本很低 没有法规上的限制 不太需要专有的科技或专业知识 已有符合条件的 员工 现成的办公室可以直接使用,结构化表达原则之二：层次清晰,整理课件,24,1. 应实行多种措施，提高盈利水平 2.应立即采取行动，制定并实施更有针对性的营销计划方案，以提高销售业绩 应改变战略重点 开发更受客户喜爱的产品 5.明确谁是最重要的客户群体和他们的需求 6.“成本改善计划”对公司具有重大意义 7.建立适当的客户联系和后续工作机制 8.复查销售人员的激励措施 9.制定有针对性的推广和销售措施,练习：请将下面9条对SEM的表述整理成层次清晰的表达,整理课件,25,参考答案,SEM应实行多种措施，提高盈利水平,改变战略重点,复查销售人员的激励措施,“成本改善计划”对公司具有重大意义,立即采取行动，制定并实施更有针对性的营销计划方案，以提高销售业绩,“成本改善计划”对公司具有重大意义,明确谁是最重要的客户群体和他们的需求,建立适当的客户联系和后续工作机制,制定有针对性的推广和销售措施,整理课件,26,结构化表达原则之三：结构简单,表述的结构越简单越好 最简单的结构、最容易记忆的结构是 “三” 将一个中心议题从三个方面展开 使“三点”有清晰的逻辑关系,整理课件,27,结构化表达原则之四：重点突出,演示汇报的80/20原则 抓住问题的关键 重点突出VS面面俱到 断其一指VS伤其十指 核心思想 突出重点，关注“关键的少数”,整理课件,28,结构化表达原则之四：重点突出,任何时候都要突出重点 最希望别人知道的 最希望别人记住的 最想向别人传递的 能够吸引别人的亮点 创新和构思 开头非常重要 整个演示的设计非常重要,重点突出的正确应用 在正文前面加上摘要 将大量的数据放到附录里面 每一页PPT必须有非常清晰的重点 每一个图形必须有非常清晰的重点 重点突出的错误应用 过多的动画 过多的剪贴画 过多的幻灯片切换 希望在短时间内传达大量信息,整理课件,29,结构化表达原则之四：重点突出,重点突出的表达技巧 对比 重复 比喻,整理课件,30,如何建立清晰易懂的演示结构,清晰表达的“金字塔结构” 启（S）：选择切入 承（c）：关联主题 转（Q）：问题提出 合（A）：方案阐述,引子,议题,中心思想,主要观点,主要依据,注若简报的对象是客户，为引起其兴趣可以将结论放在最后呈现。

但若简报的对象是你的老板，请务必记住在引言时先说明结论！,整理课件,31,清晰易懂的演示结构(1) 如何处理开头,好的演示和汇报就如同一部电影，需要情节、音乐、场景、色彩、演员等诸多环节 演员和情节是核心 音乐和场景是形式,整理课件,32,商务汇报的实质讲故事 一般商务演示和汇报必须通过听众已经熟知的事实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者需要回答的问题上去 具体包括：S情景-C冲突-Q疑问-A回答 情景：由听众熟悉的情景引入 冲突：说明发生的冲突 疑问：引发或者提出疑问 回答：对疑问作出回答,清晰易懂的演示结构(1) 如何处理开头,整理课件,33,清晰易懂的演示结构(1)如何处理开头,标准式：情景冲突解决方案,(一) 目前SEM存在的问题点,组织缺乏活力 凝聚力不足 工作主动性不够，常有推诿现象 共享激励机制不够，员工流失率较高 部门之间各为营垒，沟通效率不高，协作支持不足,举例：,整理课件,34,清晰易懂的演示结构(1)如何处理开头,(二) 鉴于以上，希望通过构建SEM的企业文化来根治，其表述如下：团结 服务 责任 共享,(三) 企业文化构建之具体作法： 1、加强沟通 团队协作 2、全心服务 内外兼修 3、责任清晰 目标必达 4、成败相通 荣辱与共 5、找出短板 发扬特长,整理课件,35,清晰易懂的演示结构(2) 如何分析论证,为什么 问题的重要性和紧迫性,是什么 目前的主要问题,解决问题型,1,2,3,怎么做 采取哪些措施来解决问题,有什么 有哪些资源可以保障工作的完成,是什么 目标是什么,工作展望型,1,2,3,怎么做 通过做哪些事情可以来完成目标,整理课件,36,清晰易懂的演示结构(2) 如何分析论证,两种基本的逻辑方法,演绎,整理课件,37,清晰易懂的演示结构(2) 如何分析论证,归纳 利 用事实、数据说话 对注重“眼见为实”“用事实说话”的听众较为有效 论据互相支撑，一点被否定并不影响其他各点的说服力 弊 现象、样本少或者不可靠时说服力不强 演绎 利 证明内容和必然选择（没有其他选择） 对有拒绝心里的听众非常有效 弊 如果听众对初始规律有异议，该论证也就失去了说服力,规律,事实,结论,整理课件,38,清晰易懂的演示结构(3) 如何处理结尾,演示的结束需要高度的浓缩和升华 更是对全篇文章中心的回顾和反思 也是后续行动的指导和思考,整理课件,39,建立演示结构的主要工具,鱼骨图,逻辑树,整理课件,40,示例：整合散乱的内容，形成金字塔结构,整理课件,41,目录,第三部分,简报制作美化,幻灯片制作基本要素 幻灯片制作进阶技巧,摘 要,结构化思考 形象化表达拓展思路，完善架构,整理课件,42,幻灯片制作的基本要素,幻灯片的配色,幻灯片的模版,幻灯片的动画,幻灯片的放映,幻灯片制作的基本要素,幻灯片的版式,进阶技巧：图形表达,整理课件,43,基本要素(1)版式,文字版式,图文版式,整理课件,44,基本要素(1)版式,幻灯片的一般的布局方式包括,标题,问题分析,解决方案,正文,标题,标题,标题,标题,标题,问题 表现,问题 分析,解决 方案,正文,标题,小结,问题分析,解决方案,问题 表现,问题 分析,解决 方案,小结,小结,整理课件,45,基本要素(2) 模版,1,2,3,4,模版的调用,在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版,模版的设计,标题页 正文的字体间距、颜色等,模版的分类,标题模版：设置幻灯片首页 讲义模版：设置多页打印格式 备注模版：设置备注打印格式,模版的存储,可以把模版作为单独的文件进行存储,统一的模版是制作幻灯片的基础,整理课件,46,基本要素(3) 配色,分类,区分不同的 观点和内容,突出,突出 关键的要点,美化,使得幻灯片的画面更加丰富,幻灯片色彩使用的注意事项 主要使用的颜色不宜超过三种 使用的颜色应该为同一色系 对比的色彩不要过于强烈,整理课件,47,色彩的注目性,高,低,整理课件,48,不同背景上颜色的注目性,纯色在黑色背景上的注目性 纯色在白色背景上的注目性,整理课件,49,提高识别度,识别度低的十种配色,整理课件,50,提高识别度,识别度高的十种配色,整理课件,51,配色tips,根据公司色调、幻灯片模板、演示主题、个人爱好配色 色彩不是孤立的，要注意协调色彩之间的相互关系 同一画面中大块配色不超过3种 对比色、补色突出表现不同类别,整理课件,52,基本要素(4) 动画,动画的使用不是必须的，尤其要注意场合！,动画的优点,动画的制作,整理课件,53,不同的展示，同样。