基于 VBA及宏的计算机辅助编辑加工.doc

基于WORD VBA及宏的计算机辅助编辑加 工郑小光田旭张强《机械工程学报》编辑部摘要：针对期刊编辑在日常的编辑加工中大量的重复性工作，基于Word VBA及宏开发 了一些适合期刊编辑加工的功能，编辑加工批注可以指导作者形成规范的电子 稿件;建立了多个查询数据库，可以避免量名称、符号、科技名词等的不规范使 用，使期刊的编辑质量得到了提高关键词：Word; VBA;宏;科技名词;量和单位;期刊编辑;收稿日期：2017-05-27Computer aided editing based on WOROVBA and macroZHENG Xiaoguang TIAN Xu ZHANG QiangReceived： 2017-05-27目前，投稿者一般都提交用Word文字处理软件生成的屯子稿件不同的编辑部 在发稿前对稿件的编辑加工处理方式不同，有些是由编辑对稿件的错课、不规范 的地方进行修改，如量和符号、科技名词、图、表、参考文献、文字表述和标点 符号等;有些是由编辑对稿件进行批注，指导作者修改不管哪种方式，编辑都 需要查阅大量的国家标准和资料，对编辑的要求较高，编辑的工作态度和水平 决定了稿件的编辑加工质量，编辑需要进行大量的重复性工作，比较枯燥，很 难保证稿件的编辑质量笔者通过对Word功能的扩展开发宜，结合本编 辑部的实际情况，让编辑人员利用这些功能对原稿进行辅助编辑加工，保证了 期刊的编辑质量。

主要功能有:科技名词检错、编辑批注、量符号和单位下面 逐一介绍1科技名词检错黑马校对软件、Won!软件均有较强的中英文检错功能，可以查出错别字和拼写 错误、部分语法错误等，同时给出修改意见但对专业性较强的词汇以及本出版 社不推荐使用的术语等识别能力较差尽管黑马校对软件也可以通过在现有词库 基础上添加自定义的词汇，一定程度上解决这个问题但我们采用Word校对软 件查错后，使用科技名词检错功能，针对一些提示出错的科技名字，软件会列 出一些辅助说明，帮助编辑做出判断，这样达到的效果更好，特别是还能在数 据库中加入平时工作中积累的一些容易出错的名词匕1科技名词检错见图1 检错效果见图21.1数据库建立数据库中收集的是常见的不规范的名词术语与规范的名词术语对照科技名词术 语专业性比较强，跨专业使用时应慎重处理，不应随意套用图1科技名词检错示意图 下载原图图2科技名词检错效果图 下载原图1） 在Excel表格中建立不宜采用的术语、推荐采用的术语、专业、备注这4个 字段不宜采用的术语，如绝对温度;推荐采用的术语，如热力学温度;专业包括 常用机械名词术语，常用流体传动与控制名词术语，常用电工、电子名词术语， 常用计算机名词术语等；备注主要是说明一些也可用的名词，如角频率也可称圆 频率，及一些词在不同范围的使用，如“扭矩”术语，在扭转变形中仍可用， 只是在旋转机械中“扭矩”改名为“转矩”。

对于两种名词术语均可以使用的情 况，应全刊统一2） 将相关的术语逐条输入Excelo这样就建立了一个大约有1 500条记录的科 技名词数据库这个数据库在平时的工作中，是需要修改和补充的每个编辑人 员可以根据自己不同的专业增加和修改一些科技名词1.2窗口实现0ffice2003中的VBA具有和Visual Basic语言相同的功能，利用Visual Basic 编辑器完成科技名词检错的功能宏的代码如下：2编辑批注在稿件发稿前，必须符合“齐、清、定”的要求传统的编辑加工是编辑人员在 打卬稿上用相关的编辑符号加工，效率较低，出版周期变长目前一般都是在电 子文稿上编辑加工，编辑做出相关的批注，指导作者按要求进行修改，按审稿 意见进行补充等每篇稿件除了一定的特殊要求外，很多都是相同的修改Word 是最为常用的文档编辑软件，在利用Word进行文档编辑的过程中，可以通过添 加批注标出文中需要修改的内容编辑批注界而如图3所示编辑人员可以操作这个界面，在稿件相关的地方自动引入批注，包括:论文题 目、作者及单位、摘要、资助项目、前言、图、表、公式、结论、参考文献等，如 图的格式也分为多种类型，指导作者补齐相关的内容，参考批注修改论文。

对于 初次修改的论文，也可以进行全批注，节省编辑的工作时间，省略重复劳动2.1设计思想和数据库建立 参考文献［5］的方法，在Excel不同的工作表中输入相关的批注信息，形成数据 库，通过VBA编程来读取这些数据，在显示窗口中分类显示，让编辑把相关批 注指定在文章中的相应位置数据更新只需要在Excel中进行，方便维护共设计了 10个工作表，基本涵盖了科技论文写作的全部信息，具体见图3将相关的批注信息逐条输入Excelo这样就建立了一个有大约100条记录的数据 库编辑可以根据日常工作的需要对这个数据库进行修改和补充图3编辑批注界面 下载原图2. 2功能实现建立显示窗口单击“插入/用户窗体”，然后在窗口中添加一个列表框控件, 设置属性在该窗口中设置如下代码：3量符号和单位 国家标准要求科技书刊必须使用标准的量名称和量符号学术刊物的来稿所涉及 的研究领域广泛，不同学科有不同的量名称、符号和单位，要求编辑完全掌握不 太现实作者来稿中，存在一些量名称、量符号和单位的问题，量名称错误的问 题通过前面介绍的科技名词检错能解决，但量符号和单位方面，如相同的量采 用不同的量符号，随意使用量符号表示量名称，单位应用错误等，则需要作者 和编辑花费不少时间查阅国家标准和有关资料。

笔者在参考其他学者研究成果的 基础上，建立了量名称、符号和单位的数据库，对Word功能进行二次开发，添 加的功能大大方便了编辑在加工稿件时对不清楚的和觉得可能错误的量符号和 单位进行批注和修改，提高了期刊在这方面的编辑质量血ZL符号批注的界面 见图3,效果见图4使用时，只需要编辑人员选中相关的文字，就能批注出相 应的符号和单位图4符号批注效果图 下载原图 3. 1数据库建立 数据库中收集的主要是国家标准GB3100^3102-93《量和单位》笔者所在的期 刊主要是机械工程方面，因此收录了《机械工程手册》（第2版）共10本中常 用的量和符号在Excel表格中建立标号、量的名称、专业、备注这4个字段标号主要是用来 链接量的符号和单位，标号是唯一的，符号和单位做成了图片，如图4所示备 注里主要记录标准的名字或者符号的出处目前建立了一个3 614条记录的量名称、符号和单位的数据库这个数据库是需 要修改和补充的如SL 2. 3—1998水利水电专业的量和单位，因为作废，则需 要去掉在一定时间内，参考国家标准信息平台上公布的标准，根据现行的和作 废的，对数据库做一些调整3. 2功能实现建立显示窗口。

单击“插入/用户窗体”，然后在窗口中添加一个控件，设置属 性在该窗口中设置如下代码：对以上程序稍做修改，也能增加一个量的符号和单位的查询功能输入查询的量 的名称，即可查出相应的符号和单位4结束语科技期刊的编辑质量是评价期刊的重要指标之一编辑在进行编辑加工工作时， 常常需要处理大量重复、繁琐、单调的工作，有吋还需要查阅相关的资料，耗吋 长，效率低，因而使用计算机辅助编辑加工是很有必要的基于Word VBA及宏 对Word二次开发科技名词检错、编辑批注、量的符号和单位3个功能，在日常 工作中减轻了编辑的负担，提高了编辑的工作效率，也提高了期刊的编辑质量1) 科技名词检错功能能自动查出错误的科技名字，提示正确的科技名词，方便 编辑判断和修改2) 编辑批注功能能使大量重复性的工作方便快捷地完成3) 量的符号和单位功能可以方便作者和编辑查询，提高了规范使用量的名称和 符号的能力参考文献[1] 陈浩元•科技书刊标准化18讲[\1].北京:北京师范大学出版社，1998[2] 李兴昌.科技论文标题的编辑加工[J].编辑学报，1990, 2 (1) :15[3] 刘铁英，张小白，叶慧玲.Word VBA及宏在科技期刊编辑中的应用[J]•编辑 学报，2007, 19 (1) :47.[4] 陈丽春，姚永康.科技名词与图形符号的标准化规范化问题[J]•编辑学报， 2003, 15 (5) :333[5] 游中胜，李若溪，欧红叶，等•利用Word VBA及宏实现编校信息快速查询[J]・ 编辑学报,2009, 21 (1) :72[6] 王存忠•编辑工作中贯彻《量和单位》与使用规范名词的问题[J].科技与出版， 2006 (3) :49[7] 黄鹏•使用规范的量名称及量符号，提高期刊编辑加工质量[J]•中国科技期 刊研究，2013, 24 (2) :406。