chapter1416办公自动化档案管理投资管理review剖析.doc

1. 办公自动化系统的目标应用体系结构办公自动化系统是通过先进成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为领导决策和企业员工的办公提供信息服务，实现企业的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化，从而提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费办公自动化系统是建设银行所需要的重要应用系统之一1.1. 企业办公自动化的主要功能模块银行办公自动化系统的功能模块，可以分为基础性和应用性两类基础性功能是指系统的基础或共用功能；应用性功能是在基础功能之上开发和定制的，针对具体的银行办公业务流程的功能1.1.1. 建行的办公自动化系统的主要基础功能模块建行的办公自动化系统应包含以下几个基础功能模块：个人事务处理个人事务处理包括待办事宜，内部邮件，日程安排和名片夹等待办事宜是整个企业办公系统的重要组成部分，请示报告、督办查办、会议管理等模块产生的用户传递信息都由待办事宜来处理市场上Exchange或Notes平台的内部电子邮件功能，可以成为企业办公系统的内部电子邮件的基础，它不仅是系统各种流程衔接的纽带，同时邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流日程安排的主要目的是记录各人的日程安排情况，通过计算机网络供内部人员进行查询，以便领导及时掌握部门人员动向，为各部门安排本部门的相应工作提供依据。

名片夹的主要目的是为保存、管理用户通讯所用的个人、公司信息而设计的，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为用户的信息管理提供了极大的方便，是用户繁忙工作的好助手名片夹管理的是个人私有信息，用户只能查看自己创建的信息，不与他人共享公文管理公文管理通常包括发文、收文和文档管理发文涉及到的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等收文涉及到的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等在收发文的系统处理中，应特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率收发文中流程应允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求收文系统接收的公文、发文系统的本单位发文自动归档到文档管理子系统文档管理子系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率行政管理行政管理部分主要描述在办公自动化系统中制度管理和会议管理部分的功能要求和业务重点制度管理的内容有企业内部各种制度的制定，包括部门职责、岗位职责、管理制度、各种申请表和记录表等制度管理就是用来管理这些制度或文件（在此是否归为档案管理）。

功能上实现各种制度模板的制定、制度文件的起草、签发、执行会议管理的内容有：会议议题库的管理，会议组织安排，会议内容管理公用信息公用信息通常包括公告板、办事指南、通讯录及社会公用信息等等公告牌是一个在网络中应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告、批评、表扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业单位现有的公告栏功能相似可自动跟踪查看人及查看时间，以便公告发布者及时掌握公告的阅览情况，这对于一些重要的通知很重要超过有效期的信息系统将自动删除办事指南为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构分布等信息通讯录提供企业内各部门的通讯录列表，各部门有关人员将本部门人员的通讯录录入并负责更新维护，这样企业所有员工均可从中方便查询到各部门人员的联系方法，极大地方便了日常工作可按姓名、按职务、按单位分类查询社会公用信息为网上用户提供了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息服务，信息由专人负责维护供所有员工查询系统维护系统维护通常具有以下几方面的功能：人员帐号管理用来管理人员的账号、密码、权限，添加和删除用户账号；信息资源库管理信息资源库中的文件，可创建并管理公用目录；公告板维护和管理公告板中的信息；用户监视使用软件的用户详细情况；数据备份是备份、还原数据的工具。

1.1.2. 建行的办公自动化系统的主要应用功能模块银行各项办公业务处理，可以用规范性与复杂性来分析定位如下图：列在上层椭圆内的应用虽然复杂性程度各有不同，但规范性程度相对较高，可归类为结构化处理过程(生产型银行办公自动化系统)这些应用大部份属于含高处理量的工作过程，且能根据业务规则预定义处理流程由于以下原因，它们是银行办公自动化系统技术的最大受益者：处理事件在过程中都需要被跟踪、监控、催办等；处理活动相互间的一体性极为重要；需要提供媒介，与同一处理过程内别的应用系统或数据库互相协作；能结合工作环境内众多的信息类型，包括文字处理、电子表格、多媒体文件等；最重要的是在业务处理过程受外界动态变更影响时，能作出迅速的响应和调整列在下层椭圆内应用的流程相对不很规范，虽然也有不同程度的复杂性，但可归类为非结构化类型(特别型银行办公自动化系统)这些应用大部份属于低处理量的工作过程，很难对处理流程预作定义，一般都是以项目为驱动的创建与改版型事务处理综上所述，建设银行办公自动化系统的优先考虑的应用范围是图中虚线的上方1.1.3. 对建行办公自动化系统功能模块的建议建行作为国有大型企业，其办公自动化的模块结构应该有别于中小企业的模块结构。

建议建行重点建设主要模块个人事务处理、公文管理中的收文与发文、行政管理、公用信息、系统维护等等对一些在其它系统中涉及的功能，参照建设银行IT应用的总体架构进行简化或分离q 公文管理中的文档管理可以尽量简化，主要功能在档案管理中实现；q 分离人事管理，其功能在企业ERP中的人力资源模块中实现；q 分离固定资产管理，其功能在企业ERP中实现与ERP系统部分重复，是否删除）办公自动化与知识管理的关系办公自动化与知识管理应该很好地结合起来运用知识管理为办公自动化系统提供知识共享，为办公人员提供E-learning等便捷的学习手段办公自动化系统与知识管理系统之间应该有便捷的连接办公自动化与档案管理的关系档案管理系统是办公室自动化系统所有数据的归宿，负责所有办理完毕文件的鉴定归档工作，并最终在网上提供利用，最大限度实现档案资源的共享办公自动化与企业信息站关系办公自动化系统中的内部信息发布可以由系统内的公告板实现，而外部信息的发布则通过企业信息站进行1.1.4. 与其它系统之间的信息交换结构图（通过信息总线与其它系统进行信息交换，图示）1.2. 建设银行的办公自动化系统的基础平台的选择建设银行目前的办公自动化系统是基于Lotus Notes平台的。

另外，目前开发办公自动化系统的主要方式有以下三种：以关系数据库系统为办公自动化系统平台数据库管理系统支持信息共享网络化，数据处理能力强，访问速度快，规模可伸缩，安全性较高，但在用户交互方面需要大量的开发、用户间的相互通讯机制的不足使得工作流驱动成了一个问题，需要自行开发工作流驱动机制另外对复合性文档的支持方面也有缺陷，因此不是一个理想的办公自动化系统平台Microsoft Outlook/Exchange基于Microsoft Exchange的办公自动化系统的解决方案，对稍微复杂的需求如工作流自动化应用则要求大量的开发并且集成其它产品或技术，同时无论是工作流应用还是WEB应用所要求的企业数据集成只能通过ODBC连接关系数据库Lotus Notes/Domino以Lotus Notes/Domino开发的流程事务类管理系统，系统运行的服务器端环境为Domino服务器，客户端环境是Lotus Notes或浏览器采用Lotus Notes/Domino的解决方案有以下的优势：q Lotus Domino文档数据库方便进行文字资料数据的存储和处理，非常适合文件、电子刊物的处理q Lotus Notes Mail系统可以搭建企业通讯平台。

q 系统较高的性能价格比Lotus Domino集文档数据库、Web Server、Mail Server等为一体，给用户带来增值服务q 企业办公系统、业务系统之间数据方便地传递q 便于在公司实现无纸办公、高效办公、移动办公q 减少系统维护人员的工作量，集中体现在对外信息发布（Web）系统的数据更新，可以方便地实现，不需要修改或重新制作主页综上所述，以Lotus Notes/Domino继续作为建设银行办公自动化系统的平台是理想的选择2. 档案管理的应用体系结构2.1. 档案管理在建行IT应用体系中的作用与地位在档案管理数字化之前，档案管理有以下的缺陷：q 档案采用纸介质形式，容易损坏；q 档案无法实现多人共享，利用效率低；q 档案储存占用大量物理空间；q 档案查找非常麻烦，费时费力；q 档案的实物管理形式，与企业办公自动化系统无法配合使用，信息流程不畅通实现档案数字化是解决上述问题的唯一选择在建设银行办公自动化项目中，档案管理作为一个子系统，只解决了文书档案的信息化管理问题，而信贷档案、会计档案、声像档案、基建档案等大量的档案还处于手工管理状态，而且由于办公自动化系统操作平台的局限和程序设计问题，在办公自动化项目中无法达到建行档案管理的设计要求。

2.2. 建行档案管理系统应具备的特点q 保证基本档案管理与银行业务相结合系统不仅要能完成档案管理各环节，数据的录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等，还要具备管理以银行业务为主的多门类档案，比如信贷、财会、审计、科技信息等功能q 标准规范性与可扩展性系统兼备标准规范性与灵活可扩展性，即除了所用词汇、表格、数据等应符合国家最新或现行的制度与标准之外，系统提供的参数、功能、格式等应给用户留有一定的自定义空间q 网络化功能系统还应具备较强的网络化功能，将建行作为一个整体建立统一的档案信息管理和查询系统，以便全行各个查询工作站在权限内可方便地进行档案信息的异地查询和传输2.3. 档案管理与其它系统的关系2.3.1. 档案管理与办公自动化系统的关系档案管理是办公室自动化系统所有数据的归宿，负责所有办理完毕文件的鉴定归档工作，并最终在网上提供利用，最大限度实现档案资源的共享2.3.2. 档案管理与银行业务系统的关系银行的会计凭证、储蓄凭证、信贷文件、信用卡文件、清算文件均可纳入档案管理的范围信贷审批系统应该提供完整的信贷电子档案会计稽核系统应该提供完整的会计电子档案2.3.3. 档案管理与企业信息站的关系档案管理系统能通过总行信息站发布有关信息。

2.4. 档案管理系统的主要功能模块2.4.1. 数据录入、压缩、转换与存储数据录入q 手工录入尽管手工录入是一种基本的原始的数据录入手段，档案管理系统仍旧应该提供该功能来保证录入手段的完整性q 数字化设备录入由于档案管理不可避免涉及到一些照片、录像、录音等等媒介，系统应该能够利用数字化设备将纸质文件、照片、录音、录像进行数字化处理数字化设备包括扫描仪，平板扫描仪，低高速扫描仪，摄像仪，电子录音设备等等q 其它系统的衔接与其它系统建立很好的数据衔接，便于将其它系统中需要归档的文件转入到本系统比如在办公自动化系统的公文文件能够进行自动归档数据压缩、转换与存储档案管理系统要处理大量的图像文件，运用数据压缩技术能有效地减少磁盘空间，提高文件传输速度，降低用户成本q 图像文件的压缩要求采用国际标准格式，具有通用性，能保护用户的劳动成果；q 压缩速度要快，无等待时间，可以提高使用效率；q 图像文件。