编制三合一制度与划分档案保管期限的方法j.ppt

CompanyLOGO编制三合一制度和划分文书档案保管期限湖北省档案局 杨 静第一讲编制“三合一”制度Company Logo《机关文件材料归档范围的文书档案《机关文件材料归档范围的文书档案保管期限规定保管期限规定》》改进的主要方面改进的主要方面调整期限备案制改为审批制合二为一,行政规章永长短改为永久定期条款细化*资料来源：Company Logo第一讲第一讲 “三合一三合一”制度的编制制度的编制 四、常见错误四、常见错误 —— 一、编制和审批的程序一、编制和审批的程序 二、二、编制的一般方法编制的一般方法 三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色2 Company Logo ——一、编制一、编制“三合一三合一”制度的程序制度的程序 认真细致地做好每一个程序的工作认真细致地做好每一个程序的工作 全部流程全部流程分类编写分类编写 制定方案制定方案调查研究调查研究 档案局意见档案局意见汇总汇总内部意见内部意见修改修改领导审签领导审签受理受理业务科初审业务科初审各委员审查各委员审查会审会审通知送达通知送达发文执行发文执行 报送稿报送稿6 6机关内部机关内部档案局档案局Company Logo ——1、各机关编制程序、各机关编制程序调查研究调查研究 形成初稿形成初稿 形成送审稿形成送审稿 调查的对象：本机关历年档案、原有“三合一”制度、本系统及相近单位“三合一”制度。

由办公室牵头，逐类编制编制过程中请档案局有关同志指导由机关分管领导签发，报送档案局审批奠定基础 反复修改反复修改 基本定形基本定形 报送同级档案局的应有：报送同级档案局的应有：“三合一三合一”制度送审稿、本单位制度送审稿、本单位三定方案、本单位原有三定方案、本单位原有“三合一三合一”制度等 编制单位编制单位5 Company Logo2、档案局的审批程序、档案局的审批程序业务指导部门全体委员业务指导部门业务指导部门发文发文会审会审初审初审受理受理Company Logo第一讲第一讲 “三合一三合一”制度的编制制度的编制 四、常见错误四、常见错误 —— 一、编制和审批的程序一、编制和审批的程序 二、编制的一般方法二、编制的一般方法 三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色2 Company Logo ——名称、名称、格式、格式、体例体例 名称：名称：《《某单位文件材料分类方案、归档范围、某单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表保管期限表》》 格式：表格式。

格式：表格式 体例：按机构体例：按机构——条款；问题条款；问题——条款编写条款编写 名称、格式、体例的规范化为科名称、格式、体例的规范化为科学地编制学地编制“三合一三合一”制度奠定基制度奠定基础础 （一）（一）“三合一三合一”制度的名称、格式、体例制度的名称、格式、体例 Company Logo（二）（二）“三合一三合一”制度的分类制度的分类按按机机构构分分类类分类分类按按问问题题分分类类Company Logo 1、按机构分类机构机构…类名类名排序排序其他其他Company Logo2、按问题分类、按问题分类按按机机构构分分类类分类分类按按问问题题分分类类Company Logo 按问题分类按问题分类 —— 问题类目问题类目231 类名类名 排序排序 其他其他 类目设置应考虑内设机构的职能 一般可设”党群”、”业务”、“行政”三个类 注意：类名后应加“类”字Company Logo（三）条款的编制方法（三）条款的编制方法条款编写的要求(后有说明)全全分…准准编号Company Logo1．条款应列全，即归档范围应列全。

一是本机关文件材料归档范围要有全面性二是上级机关及同级机关文件材料归档范围要有针对性三是下级机关文件材料归档范围要有重要性Company Logo2．条款应列准一是归档范围要准二是条款文字要准三是保管期限要准Company Logo3．条款的分类、分层、分条及注释一是分类（分门类及机构、问题）编写二是分层（一般先列上级文件，再列本级本类综合性文件，最后列本级本类专业性文件）编写三是分条（每条一个序号）编写四是注释（不明确的条款可加注释）Company Logo4．条款列举应符合分类原则、符合实际工作、符合历年档案的实际Company Logo5．条款的编号 湖北省内一般用同一类目下的顺序编号法如：党群类下“1、2、3”，业务类下“1、2、3”这样便于条款的增、删、改 机关的条款编号一般不作为分类号，但企事业单位的条款编号可作为分类号Company Logo第一讲第一讲 “三合一三合一”制度的编制制度的编制 四、常见错误四、常见错误 —— 一、编制和审批的程序一、编制和审批的程序 二、编制的一般方法二、编制的一般方法 三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色2 Company Logo三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色对本部分感兴趣的人可参考《中国档案》2007年第4期相关文章。

职 能活动历史面貌经济利益… 个人利益…Company Logo第一讲第一讲 “三合一三合一”制度的编制制度的编制 四、常见错误四、常见错误 —— 一、编制和审批的程序一、编制和审批的程序 二、编制的一般方法二、编制的一般方法 三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色2 Company Logo四、编制三合一制度时常见的错误（11种）v一、在认识上的错误一、在认识上的错误v二、在适用范围和施行时间上的错误二、在适用范围和施行时间上的错误v三、机关编制三、机关编制“三合一三合一”制度的程序制度的程序及方法错及方法错v四、档案行政管理部门的审批程序及四、档案行政管理部门的审批程序及方法错方法错v五、五、“三合一三合一”制度名称与格式的错制度名称与格式的错误误Company Logo 错例之一：“三合一三合一”制度的名称为制度的名称为“某机关档案归档某机关档案归档范围、保管期限表范围、保管期限表”，问题在于，问题在于“档案档案”二字，档案是已归档的文件材料，既然已二字，档案是已归档的文件材料，既然已归档就不用再列入归档范围，应将归档就不用再列入归档范围，应将“档案档案”改为改为“文件材料文件材料”。

Company Logo错例之二： “三合一三合一”制度的名称为制度的名称为“某机关文件材料某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表归档范围、案卷类目、保管期限表”，问，问题在于题在于“案卷类目案卷类目”，案卷是过去立卷时，案卷是过去立卷时的产物，案卷类目是立卷时的分类类目，的产物，案卷类目是立卷时的分类类目，不是以件为单位整理的分类类目应删去不是以件为单位整理的分类类目应删去“案卷类目案卷类目”或将其改为或将其改为“分类方案分类方案”或或“分类类目分类类目”有的机关的有的机关的“三合一三合一”制制度用文字叙述方式，既不用表格，又不分度用文字叙述方式，既不用表格，又不分段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，不能称其为表不能称其为表Company Logo六、“三合一”制度体例结构上的错误v一是没有分类，二是问题类目下按机构分一是没有分类，二是问题类目下按机构分类编制的体例类编制的体例Company Logo七、“三合一”制度类目设置的错误v（（1 1）按）按机构机构设置类目的错误设置类目的错误v一是机构不全如将一是机构不全如将党组党组和独立性不强的和独立性不强的二级单二级单位位（如某工商局的注册局，税务局的稽查局）漏（如某工商局的注册局，税务局的稽查局）漏列，造成文件材料归档不全。

列，造成文件材料归档不全v二是层次不清如将内设二级机构（如国家局某二是层次不清如将内设二级机构（如国家局某某司的某某处）与一级机构（如国家局的某某司）某司的某某处）与一级机构（如国家局的某某司）平列，致使级别混乱，平列，致使级别混乱，“三合一三合一”制度篇幅增大制度篇幅增大v三是范围不明如在三是范围不明如在“档案馆室处档案馆室处”下注明：下注明：“文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办的归档文件入此的归档文件入此Company Logo（2）按问题设置类目的错误v一是类目不均表现为：有的问题类目下一是类目不均表现为：有的问题类目下的条款太多，有的太少应将太少条款的的条款太多，有的太少应将太少条款的类目与邻近类目合并类目与邻近类目合并v二是类名不准如在档案局用二是类名不准如在档案局用“档案工作档案工作”作为问题类目，这个类目过于笼统，等作为问题类目，这个类目过于笼统，等于没有设置类目于没有设置类目v三是职能不符如有的单位将信访文件列三是职能不符如有的单位将信访文件列到办公室，有的列到纪检部门到办公室，有的列到纪检部门v四是表述不一四是表述不一。

如有的问题类后带如有的问题类后带“类类”字，有的没有带一般来说，问题后都应字，有的没有带一般来说，问题后都应用用“类类”字 Company Logo（3）按机构设类与按问题设类时共同的错误v一是类别不清如将会计部门、科研部门一是类别不清如将会计部门、科研部门的公务文书全部放到专业档案中去的公务文书全部放到专业档案中去v二是标准不一二是标准不一v三是层次不简三是层次不简v四是排序不当四是排序不当Company Logo八、“三合一”制度归档范围条款归类的错误v一是归类不准一是归类不准v二是归类交叉二是归类交叉v三是文件多归三是文件多归v四是文件少归四是文件少归v五是文件错归五是文件错归v六是不分主次六是不分主次Company Logo九、“三合一”制度条款编写的错误v一是条款列举不全一是条款列举不全v二是条款不准二是条款不准v三是该分条时未分条三是该分条时未分条v四是类名不清时没用注释四是类名不清时没用注释v五是条款列举不符合分类原则、实际工作五是条款列举不符合分类原则、实际工作和历年档案的实际和历年档案的实际v六是条款最后用句号六是条款最后用句号Company Logo十、“三合一”制度条款编号的错误v主要是编大流水号。

如不分机构或问主要是编大流水号如不分机构或问题类目，将全部条款按顺序编跨类目题类目，将全部条款按顺序编跨类目的累计流水号致使修改的累计流水号致使修改“三合一三合一”制度时不便于插入新增条款制度时不便于插入新增条款Company Logo十一、“三合一”制度的保管期限列错v一是保管期限划长了一是保管期限划长了v二是保管期限划短了二是保管期限划短了v三是没有分重要的与一般的划分保管期限三是没有分重要的与一般的划分保管期限v关于三合一制度的示例见有关部分链接关于三合一制度的示例见有关部分链接v对本部分感兴趣的人可参考《中国档案》对本部分感兴趣的人可参考《中国档案》20072007年第年第8 8期、期、20082008年第年第2 2期相关文章期相关文章Company Logo第二讲第二讲 划分档案的保管期限划分档案的保管期限Company Logo划分档案保管期限划分档案保管期限v在制订在制订“三合一三合一”制度时对制度时对条款设置保管期限条款设置保管期限v在归档文件整理时给归档文在归档文件整理时给归档文件划分保管期限件划分保管期限 ——Company Logo划分档案保管期限的主要分析方法划分档案保管期限的主要分析方法分析责任者分析责任者分析内容分析内容分析形式分析形式确定档案确定档案保管期限保管期限Company Logo（一）分析归档文件的责任者（一）分析归档文件的责任者v文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。

这里的“我”，一是指本机关；二是指本系统，指本机关同一系统或同一战线的上级机关，三是指本级密切相关的机关Company Logo（二）分析归档文件的内容（二）分析归档文件的内容v分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面归档文件保管期限的划分应以“重要的”为主一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料Company Logo（三）分析归档文件的形式（三）分析归档文件的形式v归档文件保管期限划分应以形式重要为主这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”Company Logo1 1．分析归档文件的文种．分析归档文件的文种v一般来说，反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长但通知、函等文种却由于其重要性难以判别，这些归档文件要根据其内容的重要程度来决定其保管期限Company Logo2 2．分析归档文件的稿本。

．分析归档文件的稿本v一般来说，归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限Company Logo3 3．分析归档文件的外形特点．分析归档文件的外形特点v一般来说，有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装祯优秀而具有艺术价值这些归档文件都可作永久保存Company Logo ——制订或修订好制订或修订好“三合一三合一” 1按制度做好档案收集工作按制度做好档案收集工作 2整理好归档文件整理好归档文件3更好地为本单位服务更好地为本单位服务4目标Company LogoCompany Logo。