08会议管理PPT优秀课件.ppt

本版本仅限安博教育集团内部使用第八章 会议管理 2本章结构图会议管理正确认识会议会议的准备会议的实施会议意义会议意义会议要素会议要素会议成本会议成本评估会议必要性评估会议必要性会议准备的会议准备的1H5W主持人的准备主持人的准备会议会议参与者参与者会议会议实施要点实施要点会议主持人会议主持人3课堂讨论你喜欢参加会议吗？•谈谈你对会议的印象，阐述你的观点和理由•以小组为单位进行意见交流和讨论•讨论时间：三分钟4第一部分 正确认识会议5第一部分 正确认识会议î会议的基本功能î会议的基本要素î会议的成本认识 6会议的基本功能î会议是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性、多向性沟通活动ª信息发布、传达资讯信息发布、传达资讯 ª集思广益的渠道集思广益的渠道 ª解决问题解决问题 ª宣传政策宣传政策 ª培育训练培育训练7会议的基本要素 î会议地点会议地点会议会议要素要素î会议时间会议时间î与会者与会者î会议保障会议保障î承办者承办者î会议议题会议议题î主办者主办者8固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划9会议的成本î一次会议产生的成本至少包括 ª直接成本直接成本ª时间成本时间成本ª效率成本效率成本10会议的成本î会议的成本=2A×B×T ªA指的是与会者平均工资的指的是与会者平均工资的3倍倍 ªB指参加会议的总人数指参加会议的总人数ªT指会议召开的时间长短指会议召开的时间长短(以小时计算以小时计算) ª5个人参加，每个人的平均每小时工资是个人参加，每个人的平均每小时工资是15元，开会时元，开会时间是间是2小时，那么此次会议的直接成本就是小时，那么此次会议的直接成本就是=2×15×3×5×2=￥900ª假如类似的会议每周召开一次，则全年按假如类似的会议每周召开一次，则全年按40周计算，总周计算，总计会议成本为：计会议成本为：900×40= ￥36,00011会议成本的启示î会议的召开一定要基于问题解决或目标达成，否则其损失是巨大的。

î一个人的职场发展有效性，很大一部分因素在于会议的有效参与、会议的有效组织，以及从会议获得执行效率的持续提高 12课堂讨论失败的会议•分析：1、你都看到了哪些会议问题？2、什么原因导致这些问题的出现？3、如何减少或避免以上问题的出现？•以小组为单位进行意见交流和讨论•讨论时间：五分钟13课堂讨论第一组 第二组 第三组 第四组 第五组 第六组第一轮问题解答第二轮问题解答14第二部分 会议的准备15第二部分 会议的准备î评估会议召开的必要性î会议准备的5W 1H法î会议主持人的准备 16评估会议召开的必要性î要举行的会议是对解决问题不可或缺的吗？î会议的目标与会议成本之间平衡吗？î会议的准备工作是否充分？17已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果如果18如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果19会议准备的方法 准备工作失败了你就准备着失败吧205W 1H法 WhyWhatWhenWhoWhereHow215W 1H法îWHY 会议的目的îWHAT 讨论的议题îWHO 参加者（确认与否/事先准备）îWHEN 日期及开始/结束时间îWHERE 地点及设备îHOW 会议规则（如何开会，会议纪律等）22会议准备之会议目标设定î良好的会议目标应符合以下基本要求ª会议目标必须用书面列明会议目标必须用书面列明 ª会议目标必须切合实际会议目标必须切合实际 ª会议目标必须具体而且可以衡量会议目标必须具体而且可以衡量 ª会议目标所表明的是会议目标所表明的是“应实现什么应实现什么” 23会议准备之与会人员的选择 î应考虑邀请下列两类人士与会 ª对实现会议目标有潜在贡献的人对实现会议目标有潜在贡献的人 ª会能够因参与会议而获得好处的人会能够因参与会议而获得好处的人 î对于难以分辨是否应该邀请的人士，采取“宁可邀请，而不排斥”的原则 î与会者人数不宜太多î倘若与会人数甚多，可采取分组讨论方式 24会议准备之会议时间的确定 î首先应考虑的是会议主席的时间î其次应考虑方便与会者出席的时间 î会议时间必须包括起止时间î避免会议时间过分冗长25会议准备之会议地点的确定 î场地必须有空档且可供使用 î场地必须够大以便容纳与会者及视听器材î必须拥有包括桌椅在内的适当家具î必须拥有充足的照明及通风设备 î必须能免于声音、、访客等干扰 î必须令主席及与会者大致方便 î成本必须低廉 26会议准备之会议议程的拟定 î议程即是会议的程序表。

议程所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案之外，还包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目 ª按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序 ª每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来27会议准备之会议通知的派发 î一份良好的会议通知，在内容上至少应包括： ª开会的时间（包括日期及起止时间）开会的时间（包括日期及起止时间） ª开会地点开会地点ª 会议的目标会议的目标 ª与会者须事先准备的事项与会者须事先准备的事项 ª其他与会者的姓名其他与会者的姓名 î会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中î最好能在开会前两三天再向与会者提醒开会时间 28会议准备之会场的布置和座次 î应考虑会议的性质及与会人数的多少î在解决问题的会议或培训会里ª圆桌式圆桌式ª马蹄形式马蹄形式ªV 字形式字形式29会议主持人的准备î会议主持人的心态会议主持人的心态 î会议主持的准备会议主持的准备 ª处理好会议议题处理好会议议题 ª应付好与会者应付好与会者ª围绕上述两个方面设定沟通目标、制订行动计划、预备围绕上述两个方面设定沟通目标、制订行动计划、预备可能的争执、进行可能的争执、进行SWOT分析。

分析 30课堂讨论你的会议表现•结合学员实训手册中的会议管理现状调查，总结你在以往会议中的表现，你遇到的会议中的最大困难是什么？ •以小组为单位进行意见交流和讨论•讨论时间：五分钟31第三部分 会议的实施î会议参与者î会议主持人î会议过程控制要点32会议参与者î会议参与者的守则与责任ª会前充分准备会前充分准备ª会中全情投入，贡献自己的创意与意见会中全情投入，贡献自己的创意与意见ª以解决问题为己任以解决问题为己任ª开放的心态，摒除部门之见开放的心态，摒除部门之见ª尽可能多的获取信息尽可能多的获取信息ª耐心聆听，尊重他人的意见耐心聆听，尊重他人的意见ª勇于发言，言之有物勇于发言，言之有物ª不隐善扬恶，不人身攻击不隐善扬恶，不人身攻击ª避免不当的肢体语言避免不当的肢体语言ª会后总结会后总结33会议参与者î会议中行为控制 ª发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）；分钟为限）；ª不可从头到尾沉默到底；不可从头到尾沉默到底；ª不可取用不正确的资料；不可取用不正确的资料；ª不要净谈些期待性的预测；不要净谈些期待性的预测；ª不可做人身攻击；不可做人身攻击； ª不可打断他人的发言；不可打断他人的发言；ª不可不懂装懂，胡言乱语；不可不懂装懂，胡言乱语；ª不要谈到抽象论或观念论；不要谈到抽象论或观念论；ª不可对发言者吹毛求疵；不可对发言者吹毛求疵； ª不要中途离席。

不要中途离席34会议参与者î协助控制会场 ª千万要自律，切莫为主席制造难题千万要自律，切莫为主席制造难题ª假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法使争论假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法使争论的每一方皆能理解对方的观点的每一方皆能理解对方的观点 ª倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其他与会者发表意见，以打破垄断局面他与会者发表意见，以打破垄断局面 ª如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨的目标及问题的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨 35会议主持人î会议主持人的守则与责任会议主持人的守则与责任 ª营造和谐气氛营造和谐气氛ª按照议程进行按照议程进行ª正确讨论总结内容正确讨论总结内容ª引导发言者解释使人困惑的发言引导发言者解释使人困惑的发言ª帮助参会者理清不假思索的想法帮助参会者理清不假思索的想法ª尊重别人，避免会中意见一边倒的情况尊重别人，避免会中意见一边倒的情况ª减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论ª保证中立态度保证中立态度36会议主持人î会议主持人的会议管理技巧会议主持人的会议管理技巧 ª会议必须准时开始会议必须准时开始 ª注意会议议题的先后次序注意会议议题的先后次序 ª对会议应实施有力的引导对会议应实施有力的引导 ª避免琐事占据了会议的时间避免琐事占据了会议的时间ª倾听的技巧倾听的技巧ª实际说话的技巧实际说话的技巧ª应对会议中的意外情况应对会议中的意外情况37会议实施要点î时间进度控制î会议中的沟通î达成有效决议î会议关键记录î会议成本控制î会议决议跟进38会议实施要点î时间进度控制ª主持人控制主持人控制ª与会者控制与会者控制39会议实施要点î会议中的沟通情 境对 策你想令讨论变得热烈问小组一个开放式的问题你想打断某项讨论请某个与会者总结讨论几个与会者在开小会问与会者一个具体的问题两名与会者就一个观点争执请每个与会者总结其他人的发言与会者问了你一个难以回答的问题把问题转回给小组你想调查对一个观点的支持程度问小组一个具体的问题你想知道自己是否是个成功的会议主持人询问小组的反馈意见40会议实施要点î达成有效决议ª彼德彼德·德鲁克决议法德鲁克决议法ª四种群体决策四种群体决策 ª四种团队决策法四种团队决策法 41会议实施要点î会议关键记录ª会议记录会议记录ª会议纪要会议纪要42会议实施要点î会议跟进ª对会议记录的处理对会议记录的处理 ª促进会议达成一致结果的执行促进会议达成一致结果的执行 à强化与会人员对决议的再认同 à建立决议的执行者上级抄送制ª对于参会者的会后跟进对于参会者的会后跟进à拿到会议记录以后要细读à考虑自己任务的完成方法à会议是一项新任务的开始ª对于主持人的会后跟进对于主持人的会后跟进43会议实施要点î会议成本控制ª控制会议直接成本控制会议直接成本ª提高会议时间效率提高会议时间效率ª达成有效的结论达成有效的结论44内容回顾ª课堂讨论：你喜欢参加会议吗？ª知识点：会议的意义、要素和会议成本ª课堂讨论：失败的会议ª知识点：评估会议召开的必要性、会议准备的5W1H法和主持人的准备ª课堂讨论：自己的会议表现ª知识点：会议参与者角色、会议主持人角色、会议过程控制要点正确认识会议正确认识会议1会议的准备会议的准备2会议的实施会议的实施345课堂实训如何规范会议通知与会议记录•结合本专题内容，以小组为单位讨论如何规范会议通知与会议记录的撰写与执行 •讨论时间：十五分钟46结束语î领导力就是开会的能力。

——翟鸿燊 47祝你成功î线上学习内容î21天行为计划î教学评估48联系方式î姓名：î：î电邮：。