OA办公系统使用流程.docx

OA办公系统使用流程OA办公系统使用流程 1、管理员登录： 输入账号密码和验证码之后登录 登录后进入欢迎页面 有详细的事务提醒： 2、资料管理，首先添加账号： 先进行部门设置 添加部门： 输入管理员名称，在对应的权限前面打勾 添加完的部门会在列表显示： 添加完部门之后就可以添加用户账号： 添加完的管理员会以列表的形式显示出来，后台可以进行修改删除等操作 添加完账号之后，可以赋予这个账号职务那我们先到职务管理里面去添加一个新的职务 然后到账号管理里面给某个人赋予对应的职务 现用搜索管理搜出来某个人 选好这个点修改就可以了这个人就有了部门经理的权限，他就可以审核本部门的工单了 3、新闻资讯管理 发布新闻： 点击新闻发布输入标题和内容，内容点编辑器管理，可以插入图片，视频等等内容 添加的新闻会以列表的形式显示出来： 可以对应做查看、修改和删除的操作 查看： 点击“查看“会看到刚刚编辑过的内容 可以继续进行编辑处理 发布通知和通知管理： 通知可以选择部门和人员，比如发一次会议通知，不可能是所有的人都参加，只是一部分人参加，我们就发给这一部分人 先选部门： 然后选择部门里的人员： 选中的人会在这里显示出来。

然后编辑通知标题和内容： 通知会以列表的形式显示出来 通知同样可以进行修改、删除和查看的操作 查看： 修改： 删除功能慎用，删除之后不可恢复 4、站内通讯： 站内通讯可以方便的进行站内的交流，部门人员相互之前留言，上下级之间相互发信，节约了办公时间和通信费用，高效便捷，还让所有的业务有迹可循 写信息： 写信息功能也可以根据不同的部门，不同的人员来写，方便快捷，同样的操作也是先选择部门，再选择部门的人员，选的人员会在发送人里显示，邮箱管理无需注册，方便快捷 选完部门，在对应部门中选择人员： 同样的我们把邮箱也添加了编辑器的功能，一般的邮箱都是文本框，而我们加了编辑器，这样就使得系统在使用中更加简单方便，更加人性化，符合日常的使用规律 我们还可以使用信息群发的功能： 首先添加一个分组： 点添加之后会出来添加的界面 输入分组名称，点添加，会出现一个新的分组 添加分组用户来给本组添加用户 把要添加的用户在复选框点击添加，添加到本群组中 也可以使用全选框来全选加入 建好的群组会在列表显示： 我们可以对群组进行一些列的操作，比如修改，删除或添加新用户，也可以来查看分组用户列表的人员名单，简单方便。

点击“修改”来修改群组信息： 删除功能慎用，此功能不可逆转 或者到这里继续来添加分组用户： 点击分组用户列表可以查到到咱们刚才添加进去的分组用户信息 现在我们就可以到信息群发里面来发群组信息： 选中刚才我们添加的“经理组”，把它添加到发送人这个栏目里 本分组的人员名单会在发送人里显示出来 输入和标题和内容，点击发送，此信息就到了各个会员的前台 发送记录： 发送的邮件会在发件箱里保存，记录了发送给了谁，此邮件的标题，发送的时间，现在的状态等等 而同样的我们可以查看或者删除这些邮件，非常简单，我们只要点击一下按钮就可以了 而收件箱就是记录的别人给我们发送的邮件在列表里详细的记录了发件人，发件的标题，发件的时间和状态 同样的，我们可以点击查看，来查看别人发给我们的邮件内容： 也可以点删除，删除一些没有用的信息等等，此处不在一一详述 5、短信平台 我们系统整合了106短信平台的功能，106短信平台是基于中国移动，联通，电信直接提供的短信端口与互联网连接，实现与客户指定号码进行短信批量发送和自定义发送它分为软件客户端CS 结构和网络共享版B/S 结构即你收到的短信在上以106开头的短信称为106短信。

10655联通、10657移动、10659电信，再后面的两位是城市代码，也就是你使用的通道所在的城市还有1065800，这个是三网合一传播不受时间和地域的限制，全国任意一个省市都一样，可同时发送数百万会议通知短信确认、短信日程提醒、公告订阅、招聘短信联系等等都可以通过这个平台来发送，切实方便企业的管理 首先先设置好网关和参数，保存设置 然后建立用户分组： 点添加可以调出来所有的用户，在这个用户群里来添加分组 可以把所有的用户都添加到这一个分组里，也可以单独的添加 在全选上打钩就是把全部名单都添加到这一个分组 而把前面的选框打上勾之后就是选中的单条记录 然后点下面的添加按钮，就可以添加一个独立的分组，这个分组就建立好了 在分组列表的后面有一系列的操作按钮，分别对应修改，删除和用户分组的列表，我们可以对应的做这些操作 通过点击修改来修改本群组名称，通过删除来删除错误添加或者不用的群组，通过分组列表来查看本组的用户情况 短信发送的功能： 短信发送是针对单条短信的群发，先选部门，然后在所选部门中选出人员确认发送 点击发送，短信会自动提交到网关发送出去，而我们上面也介绍了106的短信通道的特点就是无延迟，对方会很快收到发出的短信。

比较常用的应该是短信群发的功能，群发就是针对我们刚才建立的分组发送短信了，也就是我们对一个群或者一个组发送 这个是我们刚刚建立的群组： 点击添加按钮，把他加到右侧的发送人栏目里，输入发送内容，点“发送”就可以了 之后的发放记录会在发放记录里面显示出来 6、邮件管理功能： 我们先来配置好邮箱信息 和短信一样也是可以先建立分组 同样的也分为单独添加和添加全部首先建立一个分组 在分组列表的后面有一系列的操作按钮，分别对应修改，删除和用户分组的列表，我们可以对应操作通过点修改来修改本群组名称，通过删除来删除错误添加或者不用的群组，通过分组列表来查看本组的用户情况 我们添加完了分组就可以根据分组来发送邮件 点击发送就可以了 如果是单独给某个人发邮件，我们用到的功能就是发送邮件了 先选部门，然后选择部门中的某个人 邮件可以发送附件，点击浏览之后选中你要发送的文章或者其他内容 填上相关内容，直接发送即可 所有的发送记录会在发送记录这个模块里记录 7、工单 下面开始进入咱们整个系统核心的部门——工单流程，因为电信运营商类企业特殊的属性，一般的OA业务流程不能满足需要。

而日常业务的核心部门在工单流程上，我公司经过半年多的调研，完整的整理出来业务流程，又历经半年的开发，最终使本套OA系统正式上线 以新建项目流程来举例：新建公网IP数据配置签批单 首先输入工程的名称，选择是那个部门来施工 选好的部门会在左侧的那个部门显示的地方显示出来，可以同时选择多个实施部门 输入工程介绍，工程介绍都带有编辑器，可以加图纸，视频等，方便实际运行中的编辑查看这张表单有网络部的员工来填写，然后到本部门的经理再到分管领导，最后到总经理审核 制表人选择本部门的部门经理，制表时间自动的读出来 我们每提交一个表单，之前实际上已经做了大量的工作了，之前的所有的纸质文档，我们都可以以附件的形式传递过来，只要添加附件就可以了 添加的记录会以列表的形式显示出来： 首先倒序排列IP，第二个栏目是工程名称，第三个是要求实施的部门，第四个是要求的任务完成时间，第五个是状态，第六个是操作按钮 因为每个工程都是有期限的，这里的任务完成时间，就是制表部门要求实施部门的完成时间，状态记录了本表格现在走到了哪个部门在操作里可以删除，修改和查看 本工单在会同时抄送实施部门一份。

而任务完成的时间是我们对施工部门的要求时间，这样就可以清晰的看出来，问题出在哪个流程，哪个部门没有按时完成 而现在工单走到了哪个地方，到了哪一步，状态里也有清晰的显示，便于区分责任，提供公司运营效率 在下一个流程未审核之前，我们还可以做修改和删除的操作，那么点修改，重新回到我们的编辑框 此工单继续往下走，会到该部门经理这里，部门经理登录后台： 部门经理登录后，他有新的未审核的工单，会有提示在首页右下角得提示框里 有几条有红色的数字标示，点击数字，即可到表单 点击查看来审核该表单，完成部门经理的意见审核 然后我们来选择下一步的审核人，选好分管副总后，点击核审，表单继续往下走流程 这个时候表单的状态会变为“网络部已经审核”表单继续往下走流程 分管副总登录他的账号，来看下表单的状态登录系统后，同样的点击右下角的提示 点击这个条数，可以看到工单列表，在工单列表点查看，可以看到工单详细的情况，然后来审核填写自己的意见 输入审核意见： 至此该工单走完整个流程状态对应发生变化 但是这仅仅是一个项目的审核流程，他还有下一步施工要走，而工单相互之间是关联来进行的，这是审批。

我们还可以把这个审批的工单，关联到施工来进行 已经完成的工单，我们在操作里会有个添加工单的按钮，点击此按钮，关联一张新的工单 程序会自动跳到一张新的工单界面 本工单的客户名称会自动调用上一张工单的客户名称，输入好内容之后 选择要审核的下一步 同样的工单也会以列表方式记录 这个时候工单会到部门经理那里，也就是市场部的部门经理，他在登录页面来登录登录进去以后，先查看未办事项 点击这个条数 点击查看来审核这个表单 点击审核提交到下一步分管领导的审核 这样在列表看到状态已经发生了改变了 我们在到市场部分管领导的页面来看下这个工单的状态 查看审核此工单 至此，这两个关联工单走完所有的流程，完全符合用户在实际使用中的流程 现在我们在来看下载OA里面比较常用的，购买材料或者维修常用的表单客户的表单 流程是这样的： 此工单每个部门都可以提交，因为每个部门都会有购置或者维修的计划 点击非材料申请表，添加一个工单申请 然后分管领导来审核这个工单 分管领导来审核完这个工单，然后总经理来审核 那么到下一步总经理的审核 至此整个材料申请的单子走完了完全符合用户的使用流程 电信运营商在实际的工作中会有非常多的客服问题，投诉问题，很多重点客户的客服问题，呢相应的问题会进行督办处理。

针对此会有客服督办通知单 运行流程如下： 此工单为市场部客服来添加 生成一条表格记录 同样的我们可以来操作这个表格，修改删除和查看 分管客服工作的副总登录自己的后台，会看到相应的提示： 点击查看审核工单，然后工单继续往下走流程，到总经理来审核这个工单 然后相应的责任部门来处理这个工单，整个流程结束 在公司的实际运行中，财务调账是个很重要的工作但是财务工作又是最严谨，最重要，最细致的工作，此工作的流程不能出错，必须在相应的监督下完成 首先打开工单列表，找到调账审批工单 添加一个调账审批单，输入好要调账的申请单位，申请部门，要调整的金额，调整的原因等等，表单继续往下走流程 点击添加 表单会列表显示出来，在下一步未审核之前我们可以做删除修改，查看等操作，之前已经有表述，在此不在详述 继续往下走流程，市场部经理登录系统会看到这个表单的提示 点击来查看审核表单 提交审核之后，这个时候工单的状态已。